Senate Committee — RPRD — Evidence — 15ev-55810

RPRD / Evidence / 15ev-55810

Senate Committees

EVIDENCE TÉMOIGNAGES OTTAWA, Tuesday, November 15, 2022 OTTAWA, le mardi 15 novembre 2022 The Standing Committee on Rules, Procedures and the Rights of Parliament met with videoconference this day at 9:01 a.m. [ET] to consider possible amendments to the Rules, pursuant to rule 12-7(2)(a). Le Comité permanent du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement se réunit aujourd’hui, à 9 h 1 (HE), avec vidéoconférence, pour étudier des amendements possibles au Règlement, conformément à l’article 12-7(2)

a) du Règlement. Senator Diane Bellemare (Chair) in the chair. La sénatrice Diane Bellemare (présidente) occupe le fauteuil. [Translation] [Français] The Chair: My name is Diane Bellemare, and I am the Chair of the Standing Committee on Rules, Procedures and the Rights of Parliament. I would ask each of my colleagues to give their name and the province they’re from. La présidente : Je m’appelle Diane Bellemare, présidente du Comité permanent du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement.

J’invite mes collègues à s’identifier, ainsi que la province d’où ils viennent. [English] [Traduction] Senator Busson: Hello. Bev Busson from British Columbia. La sénatrice Busson : Bonjour. Bev Busson, de la Colombie- Britannique. Senator M. Deacon: Good morning. Marty Deacon, Ontario. La sénatrice M. Deacon : Bonjour. Marty Deacon de l’Ontario. Senator Greene: Stephen Greene from Nova Scotia. Le sénateur Greene : Stephen Greene, de la Nouvelle- Écosse. [Translation] [Français] Senator Ringuette: Pierrette Ringuette from New Brunswick.

La sénatrice Ringuette : Pierrette Ringuette, du Nouveau- Brunswick. [English] [Traduction] Senator Woo: Yuen Pau Woo from British Columbia. Le sénateur Woo : Yuen Pau Woo, de la Colombie- Britannique. Senator Black: Rob Black from Ontario. Le sénateur Black : Rob Black, de l’Ontario. [Translation] [Français] Senator Saint-Germain: Raymonde Saint-Germain from Quebec. La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec. [English] [Traduction] Senator Ataullahjan: Salma Ataullahjan from Ontario.

La sénatrice Ataullahjan : Salma Ataullahjan, de l’Ontario. [Translation] [Français] The Chair: Our objective today is to study amendments to the Rules in response to the letter from the clerk. We have already spent half of two meetings considering amendments proposed at two subsequent meetings: one held on June 14 and the other on September 27. La présidente : Aujourd’hui, notre objectif est d’examiner les modifications au Règlement pour faire suite à la lettre du greffier.

Nous avons déjà passé deux moitiés de réunion à étudier des changements proposés lors de deux réunions subséquentes : l’une qui s’est tenue le 14 juin et l’autre le 27 septembre. 15-11-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 15:1

To refresh your memory, the clerk sent us a set of amendments to the Rules because some rules were outdated or inconsistent — perhaps not inconsistent, but they were duplicative or ineffective in today’s electronic environment. It’s a set of rules, some of which are more important than others. Pour rafraîchir votre mémoire, le greffier nous a fait parvenir un ensemble de modifications au Règlement, soit parce que certaines règles étaient désuètes ou incohérentes — peut-être pas incohérentes, mais elles multipliaient les tâches ou étaient inefficaces dans le contexte électronique actuel.

Il s’agit d’un ensemble de règles, dont certaines sont plus importantes que d’autres. We’ll carefully review the corrected document that was sent by Adam Thompson around November 10. The idea is to see if we agree with the proposed amendments. Some of them will require us to revisit the issue, but that can be done in another context, at another time, if deemed necessary. Nous allons examiner soigneusement le document corrigé qui a été envoyé par Adam Thompson autour du 10 novembre. L’idée est de voir si nous sommes d’accord avec les modifications proposées.

Certaines d’entre elles exigeront que l’on se repenche sur la question, mais on pourra le faire dans un autre contexte, en temps et lieu, si on le juge nécessaire. In terms of the amendments that will be agreed to in committee, they could be consolidated into a report that we will submit to the Senate. We’ll get started without further ado. We didn’t think it was necessary to invite Mr. Heyde and Mr. Lafrenière today. I think Mr. Thompson is able to shed a lot of light on this, so we can get right to it.

Pour ce qui est des modifications qui feront l’objet d’une entente au comité, on pourrait les regrouper dans un rapport que nous soumettrons au Sénat. Nous allons commencer sans plus tarder. Nous n’avons pas cru bon d’inviter M. Heyde et M. Lafrenière aujourd’hui. Je pense que M. Thompson est capable de nous éclairer amplement sur le sujet, donc nous pourrons y aller rondement. As I did at the other meetings, given that we are going into detail, I’ll refer mainly to the English document, but we can come back to the French document from time to time, since there are amendments to the French version of the Rules.

Comme je l’ai fait lors des autres réunions, étant donné que nous allons dans les détails, je vais surtout me référer au document en anglais, mais nous pourrons revenir au document en français à l’occasion, puisqu’il y a des modifications ayant trait à la version française du Règlement. We’ll start with the first element. Nous allons commencer avec le premier élément. [English] [Traduction] The first item was rule 2-8(c), which prohibits smoking.

If you recall, because there is no smoking area anymore, it’s in our habits, so the intent was to take it out of that rule, even though it’s a public rule in governments everywhere. Le premier point concernait l’article 2-8c), sur l’interdiction de fumer. Nous disions donc que, comme il n’existe plus aucun endroit où fumer au Sénat, et comme cela est devenu pratique courante, nous proposons de supprimer cet article, même s’il s’agit d’un règlement qui s’applique à l’ensemble de l’appareil gouvernemental. Are you okay with removing it? Êtes-vous d’accord pour le retirer? Senator M.

Deacon: I’m not fighting for its inclusion; I am just asking at this table where the conversation — it continues to come up, and it came up again this morning in another meeting around smudging and the use of tobacco in the Senate of Canada Building. La sénatrice M. Deacon : Je ne me battrai pas pour le garder. Je demandais simplement, comme le sujet est régulièrement soulevé — et la question a été de nouveau soulevée ce matin, dans une autre réunion sur la purification de l’air et l’usage du tabac dans l’édifice du Sénat du Canada... L’enjeu n’est plus tant celui du tabagisme tel qu’on le connaît.

It is not smoking as we know it, but I know this has been an issue, and I don’t know where that gets addressed — if it is at this table in this area. I know there is an undertone around it that continues. Je sais que c’est un problème, mais je ne sais pas à qui il revient de traiter la question — je ne sais pas si c’est à nous, autour de cette table. Je sais que le flou persiste autour de cette question.

Senator Ringuette: [Technical difficulties] in the Senate chamber and in Senate committees, as an extension — La sénatrice Ringuette : [Difficultés techniques] au Sénat et, par extension, dans les comités sénatoriaux... 15:2 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 15-11-2022

Senator M. Deacon: Yes. I would still hold the same question, because it wasn’t just a building and an office. It came up in any location in the building. La sénatrice M. Deacon : Oui. Je vais reposer la même question, parce qu’elle ne concerne pas un seul endroit, un bureau par exemple, elle vaut pour tous les locaux de cet immeuble. I just wanted to clarify. I don’t want to get sidetracked, but just — Je voulais simplement apporter une précision. Je ne veux pas m’écarter du sujet, mais...

Senator Saint-Germain: This question is addressed by the Internal Economy Committee’s Subcommittee on Long Term Vision and Plan. La sénatrice Saint-Germain : Cette question relève du Sous- comité sur la Vision et le Plan à long terme du Bureau de régie interne. Senator Ringuette: Okay. La sénatrice Ringuette : D’accord. The Chair: Because it is addressed in the Internal Economy Committee, the administrative rules and so forth, then there is no point to have it in our Rules in the Senate.

La présidente : Étant donné que la question est traitée au niveau du Bureau de régie interne, dans les règles administratives et autres, il ne sert à rien de l’inclure dans le Règlement du Sénat. It’s a good point, Senator Deacon, because we have all sorts of electronic cigarettes and so forth nowadays. Bonne remarque, sénatrice Deacon, parce qu’il existe des cigarettes électroniques de nos jours. We will remove rule 2-8(c). Nous allons supprimer l’article 2-8c). [Translation] [Français] The second point concerns the notice of inquiry. There’s no change in French, but a correction needs to be made in English.

Le deuxième point concerne les préavis d’interpellation. Il n’y avait pas de changement en français, mais il fallait faire une correction en anglais. [English] [Traduction] In the English version, it was not clear that the words “raise an inquiry” was the proper way to phrase it, so it was proposed to change it to “initiate an inquiry.” As I said in French, there was no problem with it. Dans la version anglaise, les mots « raise an inquiry » n’étaient pas suffisamment clairs et il a été proposé de les remplacer par « initiate an inquiry ». Comme je l’ai dit, dans la version française il n’y avait pas de problème.

Do you agree with changing that? Thank you. Êtes-vous d’accord pour effectuer ce changement? Merci. Point number 3 concerns rule 5-5, regarding notice to consider messages from the Commons. Le point numéro 3 concerne l’article 5-5 portant sur le préavis en vue de l’étude d’un message des Communes. Here, if you recall, the point was that there was a notice of one day for amendments that were received from the House of Commons on proposed bills, but there was nothing else in the Rules about how many days’ notice with which we should treat other kinds of questions coming from the other place.

Si vous vous souvenez, il y avait un avis d’une journée pour les amendements reçus de la Chambre des communes au sujet des projets de loi proposés, mais le Règlement n’apportait aucune précision quant au nombre de jours de préavis nécessaires pour traiter les questions provenant d’ailleurs. The idea was to add something in the Rules under rule 5-5(j); right now, it says “any other substantive motion,” but it was not clear enough, so the clerk proposed: L’idée était d’apporter des précisions à l’article 5-5j) du Règlement. À l’heure actuelle, on parle d’une « autre motion de fond », mais cela manque de clarté.

Le greffier a donc proposé ceci : (

j) to consider a message from the House of Commons not related to a Commons amendment to a public bill; or «

j) l’étude d’un message de la Chambre des communes n’ayant pas rapport à un amendement apporté par les Communes à un projet de loi d’intérêt public ». (

k) any other substantive motion. «

k) une autre motion de fond ». 15-11-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 15:3

As I said before, these are the things that would require one day’s notice. Comme je l’ai déjà mentionné, ce genre de questions nécessite un jour de préavis. Adam Thompson, Clerk of the Committee, Senate of Canada: Yes, that’s exactly it. We are just elaborating and explicitly identifying this, as it is an item we do get questions about regularly. While it would be included within the existing text of any other substantive motion, just for clarity’s sake, it specifically and explicitly enumerated it in the list. Adam Thompson, greffier du comité, Sénat du Canada : Oui, c’est tout à fait cela.

Nous souhaitons apporter des précisions et clarifier ces éléments, car nous recevons régulièrement des questions à ce sujet. Par souci de clarté, même si la mention « une autre motion de fond » du texte actuel le sous-entend, la liste du nouveau texte est plus explicite. The Chair: Do we have agreement? Okay, thank you. It is a point of clarity. As you will see later on, there are other points that necessitate discussion. La présidente : Sommes-nous d’accord? Parfait, merci. C’est une question de clarté. Comme vous le verrez plus loin, il y a d’autres points sur lesquels nous devrons nous pencher.

Item number 4 deals with rule 10-3 — introduction, first reading and printing of bills. In the Rules, we have the word “printing,” and we proposed to change it to “publishing.” Le point numéro 4 porte sur l’article 10-3 du Règlement, « Dépôt, première lecture et impression de projets de loi ». Dans le Règlement, nous avons le mot « imprimé », et nous avons proposé de le remplacer par « publié ».

Senator Batters: I wanted to bring up, as I pointed out last week, that a change also needs to be made to that subheading; currently the subheading is “Introduction, first reading and printing” of bills and we need to change that to “publishing.” La sénatrice Batters : Comme je l’ai fait remarquer la semaine dernière, il faut également modifier ce sous-titre; à l’heure actuelle, le sous-titre est « Dépôt, première lecture et impression de projets de loi », et nous devrions remplacer « impression » par « publication ». The Chair: Yes, “publishing.” Absolutely. La présidente : Oui, « publication ».

Tout à fait. [Translation] [Français] In French, it’s “publication,” and we’re saying, “Dépôt, première lecture et publication,” instead of “impression.” En français, c’est « publication », et on dit : « Dépôt, première lecture et publication » au lieu d’« impression ». We’re moving on to point number 5. This one may require a little more discussion. Nous passons à l’article n o 5. Celui-ci exigera peut-être un peu plus de discussions. [English] [Traduction] Item number 5 is with regard to the timing of deferred votes.

If you recall, we had a long discussion on June 14 on this issue, and it’s coming out because it’s not clear. In the Rules it says that a deferred vote will happen at “5:30 on the next sitting day.” So when the next day is a Friday and we finish at 4 p.m., then we have to ask ourselves what we will do. One thing we do is to report it again on the next day. It could be a Monday or a Tuesday. If it’s a Monday and we start at six o’clock at night, then it’s not 5:30. If it happens on a Wednesday, when we finish at four o’clock, then we have to interrupt committees and get back to the chamber to vote.

So there are a lot of problems with this rule nowadays. I will let Mr. Thompson explain the proposition because it’s still a double proposition and not as clear as we may want. Le point numéro 5 concerne le jour et l’heure des votes reportés. Si vous vous souvenez, nous avons eu une longue discussion à ce sujet le 14 juin et elle refait surface parce que la question n’est toujours pas réglée. Le Règlement porte qu’un vote différé a lieu à 17 h 30 le jour de séance suivant. La question est donc de savoir ce qu’il faut faire quand le jour de séance suivant est un vendredi et qu’on termine à 16 heures.

Une des possibilités consiste à reporter le vote au jour suivant, soit au lundi ou au mardi. Par contre, si c’est un lundi, ça ne peut pas être à 17 h 30 puisque nous commençons à 18 heures. Si cela se produit un mercredi, nous terminons à 16 heures, il faudrait donc interrompre les comités pour retourner au Sénat et voter. Cette règle pose donc beaucoup de problèmes, comme c’est là. Je vais laisser M. Thompson expliquer la proposition parce qu’il s’agit encore une fois d’une proposition double et elle n’est pas aussi claire que nous le voudrions. Mr.

Thompson: Senators, there are two elements that are addressed in these proposed amendments. One is a deferred vote on a day when the Senate sits later than the time normally prescribed; normally we would sit at 2 p.m., in which case a vote M. Thompson : Honorables sénateurs, les modifications proposées tiennent compte de deux éléments. Dans le premier cas, il est question d’un vote différé un jour où le Sénat siège plus tard que l’heure prévue. Normalement, nous débutons à 14 15:4 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 15-11-2022

at 5:30 is completely reasonable. However, as you know, when we sit on Mondays we often sit at 6 p.m., which causes some conflict. We’re not entirely sure where to fit it in. We have often worked that into the adjournment motion so that there is a process and it is clear when it would happen. We have explicitly put that into the Rules in this case. heures, dans ce cas un vote à 17 h 30 est tout à fait raisonnable. Toutefois, comme vous le savez, le lundi, nous siégeons souvent à compter de 18 heures, ce qui cause un conflit d’horaire. Nous ne savons pas vraiment où placer le vote dans de tels cas.

Nous avons souvent intégré ce point dans la motion d’ajournement, afin qu’il y ait une procédure et que l’on sache clairement quoi faire quand cela se produit. Dans ce cas, nous l’avons expressément inscrit dans le Règlement. The other issue is with the Friday sittings where we would adjourn at four o’clock. Again, we have that dissonance between our sitting

schedule and the time for a deferred vote. When we discussed this on June 14, there was a desire on the part of the committee to have some sort of consistency as far as when deferred votes happen. But that is a little bit challenging with our Friday sittings in that they start so early in the day. The approach that we took for dealing with Fridays is that, rather than consistency with a particular time of day, we went with a consistency at a particular point within the sitting.

For that situation on Fridays, we would be proposing 12:30 p.m., which would be three and a half hours into the sitting, which would correspond with the three and a half hours into a normal sitting from 2 p.m. to 5:30 p.m. So it fits into that context and would clearly be within the normal sitting time and before the ordinary time of adjournment on a Friday. L’autre problème concerne les séances du vendredi, quand nous devons lever la séance à 16 heures. Encore une fois, il y a un conflit d’horaire entre l’horaire de la séance et l’heure du vote reporté.

Quand nous en avons discuté le 14 juin, les membres du comité ont souhaité une plus grande uniformité pour les votes reportés, mais c’est un peu difficile avec les séances du vendredi, car elles commencent très tôt dans la journée. Pour les vendredis, nous nous sommes dit que, plutôt que de toujours respecter une heure établie, il fallait préférer un certain moment durant la séance.

Si cette situation se présente un vendredi, nous proposons que le vote ait lieu à 12 h 30, soit trois heures et demie après le début de la séance, ce qui correspond aux trois heures et demie d’une séance normale de 14 heures à 17 h 30. Cela répond au désir d’uniformité et inscrit le vote reporté dans le temps de séance habituel, avant l’heure d’ajournement du vendredi. I would note, however, and as you’ll recall in the past couple of weeks, we have had some broader discussions as far as deferral of votes.

I’m in your hands as to whether you would like to consider making these particular changes or whether you would like to roll this into the broader discussion in the context of equity and how to approach a deferral of votes. Je tiens toutefois à souligner, comme vous vous en souviendrez, que nous avons amplement discuté de la question du report des votes dans les dernières semaines. C’est à vous de déterminer si vous souhaitez apporter ces changements précis ou si vous préférez que cela s’inscrive dans une discussion plus générale sur la question de l’équité et la manière de procéder pour le report des votes.

Senator Ringuette: I appreciate the complexity when it’s deferred to a Friday or a Monday. Maybe the issue is that in our thinking we keep the issue of putting it forth on a time frame on the clock. Maybe we should be putting it forth in regard to the Orders of the Day. Maybe the deferred vote should be happening on sitting days after Question Period because we always have Question Period on any given sitting day. La sénatrice Ringuette : Je vois bien la complexité de la situation quand le vote est reporté à un vendredi ou à un lundi.

Peut-être que le problème vient du fait que, dans nos réflexions, nous nous en tenons à un calendrier et à des heures précises. Peut-être devrions-nous faire le report en fonction de l’ordre du jour? Peut-être que le vote reporté devrait avoir lieu les jours de séance après la période des questions, car nous avons toujours une période des questions les jours de séance.

The Chair: Rule 9-10(4) does refer to that under the heading “Vote deferred to a day the Senate sits after 5:15 p.m.”: La présidente : L’article 9-10(4) du Règlement y fait référence dans la rubrique « Vote reporté à un jour de séance du Sénat qui commence après 17 h 15 » : When a standing vote has been deferred to a day on which the sitting of the Senate starts after 5:15 p.m., the vote shall take place following Question Period . . . . « Si un vote est reporté à un jour où la séance du Sénat commence après 17 h 15, il a lieu après la période de questions [...] ».

Senator Ringuette: We should be consistent on that, if I may suggest. So we would eliminate this issue of sitting days and 5:30 and so forth. We would be adding that deferred vote after Question Period where most senators who wish to attend then want to be in the chamber for Question Period. I think that would be — anyway. La sénatrice Ringuette : Si je puis me permettre, nous devrions faire preuve de cohérence. Il faudrait éliminer la question des jours de séance, la mention de 17 h 30 et ainsi de suite.

Il faudrait mentionner que le vote reporté aura lieu après la période de questions, puisque la plupart des sénateurs sont 15-11-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 15:5

présents pour la période de questions. Je pense que ce serait... en tout cas. The Chair: I understand. Because in that discussion we had in June, there were a lot of people that were in agreement with the fact that maybe the vote should take place after Question Period, just before Orders of the Day. La présidente : Je comprends. Parce que lors de la discussion que nous avons eue en juin, beaucoup étaient d’accord pour dire que le vote devait avoir lieu tout de suite après la période de questions, juste avant l’ordre du jour. Senator Busson: I agree wholeheartedly with my colleague.

Especially on the Friday sittings, I have attended some Friday sittings that don’t go until 12:30. Again, that’s a waste of everybody’s time. I think if we’re consistent with Question Period, it’s almost a certain time of the day within five or eight minutes. There is no uncertainty about after Question Period, so I would certainly put my support behind that suggestion. La sénatrice Busson : Je suis tout à fait d’accord avec ma collègue. Surtout en ce qui concerne les séances du vendredi, j’ai assisté à certaines séances du vendredi qui ne commencent pas avant 12 h 30.

Encore une fois, c’est une perte de temps pour tout le monde. Je pense que, pour être cohérents, nous devrions simplement mentionner la période de questions, qui représente à toute fin pratique un moment précis de la journée — dans les cinq ou huit minutes. Il n’y a aucune incertitude quant à l’après- période de questions, je soutiens assurément cette proposition. Senator Cordy: I’m fine with Question Period also. Remember that there are days on which we do have ministerial Question Period which is later in the day. It could also be that the vote is held just prior to Orders of the Day.

So that would be after Question Period on a regular day but it would also hold better on days that we might have ministerial Question Period which could be at any time, whenever the minister is available. La sénatrice Cordy : La période de questions me convient également. N’oubliez pas qu’il y a des jours où nous avons une période de questions ministérielles, qui a lieu plus tard dans la journée. Le vote pourrait avoir lieu juste avant l’ordre du jour.

Ce serait donc après la période de questions les jours ordinaires, mais cela conviendrait aussi quand nous avons une période de questions ministérielles qui peut avoir lieu à tout moment, selon la disponibilité du ministre. The Chair: I understand. La présidente : Je comprends. Senator Batters: I think when we were having this discussion in June and talking about after Question Period, as I recall that was more confined to these other types of days and not necessarily to have the deferred vote to be after Question Period on every sitting day.

I’m not sure that there was much discussion about altering it from a 5:30 time frame, as we see because there hasn’t been any change made to that yet. I could be wrong. It was five months ago, but I don’t recall any talk about that. I mean, 5:30 p.m. was generally on sitting days other than Fridays and unusual days, as has been taken into account here. I don’t think there’s usually a problem, but still, being around at 5:30 p.m. would normally be fine if we were going to have all deferred votes taking place at a time after Question Period.

I think we should have a bit of further discussion and hear what the ramifications could be to that. La sénatrice Batters : Il me semble — si je me souviens bien — que, lorsque nous avons eu cette discussion en juin et que nous avons suggéré le report après la période de questions, cela était limité aux séances particulières et qu’il n’a jamais été question de le reporter après la période de questions pour tous les jours de séance. Je ne suis pas certaine que nous ayons beaucoup discuté de la modification de l’horaire de 17 h 30. On voit qu’il n’y a toujours pas eu de modification à ce niveau. Je peux me tromper.

C’était il y a cinq mois, mais je ne me souviens pas qu’il y ait des discussions à ce sujet. Je veux dire, que les 17 h 30 concernaient les jours de séance autres que les vendredis et les jours spéciaux, comme on vient tout juste de le mentionner. Je ne pense pas que cela pose un problème, mais tout de même, le fait d’être présent à 17 h 30 serait parfait si tous les votes reportés avaient lieu après la période de questions. Je pense que nous devrions avoir une discussion plus approfondie et évaluer les conséquences d’une telle décision. The Chair: Yesterday, I read what we said in June.

There was kind of an agreement that consistency was important. There was an agreement. I think it was Senator Wells who indicated after Question Period and just before Orders of the Day would be a nice way to do that. But was there another — no? La présidente : Hier, j’ai relu les transcriptions de juin. Tout le monde s’est entendu pour dire que la cohérence était importante. Tout le monde était d’accord sur ce point. Il me semble que c’est le sénateur Wells qui a suggéré de procéder au report après la période des questions et juste avant l’ordre du jour, c’était une façon d’harmoniser.

Y avait-il d’autres suggestions...? Je ne crois pas. 15:6 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 15-11-2022

Senator Batters: The other point I want to make is that we don’t have many deferred votes. It’s pretty rare, so I’m not sure it’s necessary to have an agreement as to when those would absolutely, consistently take place on regular days. It is quite a rarity. I can’t recall the last time we had a deferred vote that took place at 5:30 p.m. It’s been several months, I would say. La sénatrice Batters : Je veux ajouter que nous n’avons que très peu de votes reportés.

C’est somme toute assez rare, alors je ne suis pas certaine qu’il soit nécessaire de s’entendre sur le moment exact et de façon absolue pour les jours réguliers. Cela se produit rarement. Je ne me souviens pas de la dernière fois où nous avons eu un vote différé à 17 h 30. Cela fait plusieurs mois, je dirais. The Chair: In this Parliament, I agree with you, but we had some in the previous Parliament. La présidente : Au cours de la présente législature, je suis d’accord avec vous, mais nous en avons eu quelques-uns au cours de la législature précédente. Senator Batters: Absolutely. We definitely did.

La sénatrice Batters : Absolument. C’est un fait. Senator Ringuette: I am listening to Senator Batters, and I’m trying to gauge your reluctance to having a consistent — we are still going to have the deferred vote if there is a deferred vote. It’s just that it will be consistent. Right now, it’s not. I’m trying to understand why you would be opposed to this. La sénatrice Ringuette : J’écoute la sénatrice Batters, et j’essaie de mesurer votre réticence à avoir un vote cohérent. Nous allons tout de même avoir un vote différé au besoin.

C’est simplement que ce sera cohérent, contrairement à ce qui se passe à l’heure actuelle. J’essaie de comprendre pourquoi vous vous y opposez. Senator Batters: I’m not necessarily opposed, chair. I just want to hear a little more about it. We didn’t have a discussion over the consistency of having it at 5:30 p.m. every single day no matter what the sitting day is. My recollection is that we didn’t have that particular discussion previously. So if it’s fine and dandy, great. I just want to know that there aren’t any particular ramifications that we’re maybe not thinking about.

La sénatrice Batters : Je ne suis pas nécessairement contre, madame la présidente. J’aimerais juste en savoir un peu plus à ce sujet. Nous n’avons pas discuté de la nature systématique de voter à 17 h 30 tous les jours, quel que soit le jour de séance. Nous n’avons pas eu cette discussion auparavant si je ne m’abuse. Si tout va bien, tant mieux. Je veux simplement m’assurer qu’il n’y aura pas des ramifications auxquelles nous ne pensons peut-être pas. Senator Busson: I just want to add a comment from the discussion.

I think it would be interesting to have an overview look at it, I suspect, but Wednesdays are also a problem for a 5:30 p.m. deferred vote. I believe that many committees are sitting, or we’re rushing to a six o’clock meeting by 5:30. It also avoids that confusion. La sénatrice Busson : J’aimerais simplement ajouter un commentaire. Je pense qu’il serait intéressant de faire un tour d’horizon, mais les mercredis posent également problème pour un vote différé à 17 h 30.

Je crois que de nombreux comités siègent à cette heure-là ou encore, c’est le moment de nous dépêcher pour arriver à temps à une réunion qui doit avoir lieu à 18 heures. Cela évite également cette confusion. Mr. Thompson: I would point out that as far as Wednesday sittings go, under the Rules, we don’t stop at four o’clock. That’s done by a sessional order. Provisions have been included with that sessional order to manage the timing of the deferred votes on that day so they would happen at 4:15 p.m. So it’s not something that is fixed in the Rules.

It’s done by a sessional order, and we have addressed that issue as a part of that sessional order. However, I think that gets into a broader question as far as managing Wednesday sittings because there has been for some time now a sessional order addressing the early adjournment for committee meetings. M. Thompson : Je signale qu’en ce qui concerne les séances du mercredi, en vertu du Règlement, nous ne nous arrêtons pas à 16 heures. Cela se fait par ordre sessionnel. Des dispositions ont été incluses dans cet ordre sessionnel pour que les votes différés de ce jour-là aient lieu à 16 h 15.

Ce n’est donc pas quelque chose gravé dans la pierre dans le Règlement. Cela se fait par ordre sessionnel, et nous avons réglé cette question dans le cadre de cet ordre sessionnel. Cependant, je pense que cela nous amène à une question plus générale en ce qui concerne la gestion des séances du mercredi, car il y a depuis un certain temps déjà un ordre sessionnel visant l’ajournement anticipé des réunions de comité. [Translation] [Français] The Chair: What we could do is set it aside for now and come back to it when we discuss other points a little later at another meeting. Okay?

La présidente : Ce que l’on pourrait faire, c’est le mettre de côté maintenant. On y reviendra lors de discussions sur d’autres points un peu plus tard à une autre réunion. D’accord? 15-11-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 15:7

We’re now at point number 6. Nous en sommes à l’article n o 6. [English] [Traduction] Item 6 deals with amendments to bills. I will let Mr. Thompson speak to this item, which is quite technical. Le point 6 porte sur les amendements aux projets de loi. Je vais laisser M. Thompson parler de cette question, qui est très technique. Mr. Thompson: It is, and I will do my best to explain this again. M. Thompson : Oui, et je ferai de mon mieux pour l’expliquer de nouveau. This was an issue raised by the Law Clerk and Parliamentary Counsel and has to do with the existing Rule 10-10, which discusses the form of bills.

It has been left untouched almost since the 1920s when it was first included in the Rules, and it has not kept pace with changes in legislative drafting. Because of that, the Law Clerk’s office has recommended that rule be repealed and that it be replaced with provisions that authorize certain non-controversial or non-substantive corrections to the bills. Cette question a été soulevée par le légiste et conseiller parlementaire et concerne l’article 10-10 actuel, qui traite de la forme des projets de loi.

L’article n’a pas été remanié depuis les années 1920, lorsqu’il a été inclus pour la première fois dans le Règlement, et il n’a pas suivi le rythme des modifications législatives. C’est pourquoi le bureau du légiste a recommandé que la règle soit abrogée et remplacée par des dispositions autorisant certaines corrections de forme mineure aux projets de loi. What they have proposed — and this new rule was drafted by the Law Clerk’s office — is similar to a provision in the House of Commons that would allow them to make typographical corrections across references — things of that nature.

We often find that when we’re doing clause-by-clause consideration in committees and amendments are made, a series of motions are adopted to renumber and deal with cross-references and things like that. This would just put it in the Rules and give them a clear authority to do so and provide a reporting mechanism on any corrections they make. It does not authorize them to make substantive changes — that would still need to be done by motion — but it does authorize certain technical corrections. Ce que le légiste a proposé — le nouvel

article a en fait été rédigé par son bureau — est semblable à une disposition de la Chambre des communes qui lui permettrait d’apporter des corrections typographiques à tous les renvois, par exemple. Lorsque nous procédons à l’étude

article par

article en comité et que des amendements sont apportés, nous constatons souvent qu’une série de motions sont adoptées pour changer la désignation numérique et traiter des renvois et autres détails de ce genre. Il s’agirait simplement d’inscrire clairement dans le Règlement que le légiste a l’autorité voulue pour apporter ces corrections et fournir un mécanisme de rapport pour toute correction apportée. L’article ne l’autorise pas à apporter des changements de fond — il faudrait quand même s’y prendre par voie de motion —, mais il permet certaines corrections d’ordre technique.

The Chair: Is it agreed that we do that? Okay. But we will have to be careful anyhow because there might still be typical errors sometimes. La présidente : Sommes-nous d’accord? Bon. Mais il va falloir faire attention de toute façon parce qu’il y a peut-être encore des erreurs typiques qui peuvent se glisser parfois. Is that done after we adopt? Cela se fait après l’adoption du projet de loi? Mr. Thompson: It’s authorized specifically at any stage in the legislative process. M. Thompson : C’est autorisé expressément à n’importe quelle étape du processus législatif. The Chair: Anytime in the legislative process.

Okay. La présidente : À tout moment du processus législatif. D’accord. Item 7: If it is agreed, we’ll put it in the column of agreements. This item has to do with the Examiner of Petitions. This is the rule we discussed for quite a long time in June. In fact, it’s very simple: it’s to have the title renamed in accordance with the actual nomenclature of the clerks. What makes it difficult to understand is that the clerk in charge is called the Clerk Assistant.

Principal clerks, which we usually think of as being higher in the hierarchy, are, in fact, clerks in committees, and the Point 7 : Si vous êtes d’accord, nous allons mettre cela dans la colonne des points convenus. Cette question concerne l’examen des pétitions. C’est la règle dont nous avons longuement discuté en juin. En fait, c’est très simple : le

titre d’examinateur doit être renommé conformément à la nomenclature des greffiers. Ce qui est difficile à comprendre, c’est que le greffier responsable s’appelle le greffier adjoint. Les greffiers principaux, que nous considérons habituellement comme étant plus haut dans la 15:8 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 15-11-2022

Clerk Assistant is, in fact, the boss — the chief of the principal clerks. hiérarchie, sont en fait les greffiers des comités, et le greffier adjoint est en fait le patron — le chef des greffiers principaux. But the nomenclature here is in accordance with what is done elsewhere in some countries, so for the clerks, it’s better to have the rule change even though it’s bizarre on a common sense basis.

Mais la nomenclature ici est conforme à ce qui se fait ailleurs dans certains pays, de sorte que pour les greffiers, il est préférable de modifier les règles, même si cela fait un peu bizarre et que cela manque de bon sens. Mr. Thompson: If I could just briefly comment, I know that the discussion back in June had led to some questions as to how the procedural team is organized. I do have some copies of an organizational chart here if anyone would be interested just to explain some of those titles.

The Clerk Assistant is what the House of Lords uses to refer to the deputy clerk of the Lords — that is the number 2 position. For many years, we had a clerk and a deputy clerk and then below that were principal clerks. The House of Commons has all of those levels: the clerk, two deputy clerks and then a series of Clerks Assistant leading to principal clerks. For some years now, we have not had a deputy clerk.

Just recently, in the last couple of years, we did restructure and some of the principal clerks were named to Clerks Assistant as they were already at a level that corresponded to that similar title in the House of Commons. M. Thompson : Si vous me permettez un bref commentaire, je sais que la discussion de juin a soulevé des questions sur l’organisation de l’équipe de la procédure. J’ai ici des copies d’un organigramme, si cela vous intéresse, pour vous expliquer certains de ces titres.

C’est le greffier adjoint que la Chambre des lords utilise pour désigner le sous-greffier des lords, c’est-à-dire le deuxième poste. Pendant de nombreuses années, nous avions un greffier et un sous-greffier, puis les greffiers principaux. La Chambre des communes a tous ces niveaux : le greffier, deux sous-greffiers et ensuite une série de greffiers adjoints qui dirigent les greffiers principaux. Depuis quelques années, nous n’avons pas de sous-greffier.

Ces deux dernières années, nous avons procédé à une restructuration et certains greffiers principaux ont été nommés greffiers adjoints, car ils étaient déjà à un niveau correspondant à ce

titre à la Chambre des communes. So this really is just identifying that the position that was formerly called principal clerk of committees is now Clerk Assistant of Committees. It’s no actual change to authority; it’s the same person who held that responsibility in the past. Il s’agit donc simplement de préciser que le greffier principal des comités est maintenant le greffier adjoint des comités. Ce n’est pas l’autorité qui change; c’est la même personne qui assumait cette responsabilité dans le passé. The Chair: Okay. There are no questions, so there is an agreement.

It is going to be in the column of those things that we agree on. La présidente : D’accord. Il n’y a pas de questions, alors c’est entendu. Ce sera dans la colonne des éléments convenus. Number 8 is “Publication of rules respecting notices for private bills.” The recommendation here is to repeal

chapter 11. Is that so, because — Passons au point numéro 8 : « Publication des règles régissant les avis relatifs aux projets de loi d’intérêt privé ». Nous recommandons ici d’abroger le

chapitre 11. Est-ce bien cela, parce que... Mr. Thompson: It just repeals rule 11-4 and renumbers the other rules in that chapter. To reiterate, this is something that has not been done in some time and, obviously, the Rules are far easier to find now with the internet than they were when they were initially drafted. M. Thompson : Il ne fait qu’abroger l’article 11-4 et renuméroter les autres règles dans ce chapitre.

Je le répète, c’est quelque chose qui n’a pas été fait depuis un certain temps et, de toute évidence, le Règlement est beaucoup plus facile à trouver sur Internet qu’il ne l’était au moment de sa rédaction. The Chair: I understand from rereading the discussion we had in June that it is costly to print in the Canada Gazette so there is a money-saving tag to this change. We thought it would be more efficient to do it electronically. Everything that we do now is more electronic. It is agreed; it is going to go in the column of agreement.

La présidente : En relisant la discussion que nous avons eue en juin, je crois comprendre qu’il est coûteux d’imprimer dans la Gazette du Canada et que ce changement permet de réaliser des économies. Nous pensions qu’il serait plus efficace de le faire par voie électronique. Tout ce que nous faisons devient de plus en plus électronique. C’est convenu; cela figurera dans la colonne de nos ententes. Next is item 9, which is rule 12-2(4) regarding the Selection Committee. Here the proposition is to make no changes.

As you know, the Selection Committee is neither a standing nor a special committee, but for some parliaments in the sessional order we Nous passons maintenant au point 9, qui est l’article 12-2(4) du Règlement concernant le Comité de sélection. Il s’agit ici de n’apporter aucun changement. Comme vous le savez, le Comité de sélection n’est ni un comité permanent ni un comité spécial, 15-11-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 15:9

considered the Selection Committee as a standing committee. Now the Rules permit that to be done, so we’ll leave it as it is. mais pour certaines législatures, dans l’ordre sessionnel, nous l’avons considéré comme un comité permanent. Maintenant que le Règlement le permet, nous allons laisser les choses telles quelles. Senator Black: I understand or I realize that when we say “For greater certainty,” it spells it out in a different fashion so we are clear. This is saying the same thing twice, exactly. Why is that?

Le sénateur Black : Je me rends compte que lorsque nous disons « Il est entendu que », le libellé varie un peu pour que ce soit clair. On dit exactement la même chose deux fois. Pourquoi? Mr. Thompson: I’m sorry, senator. I’m not sure I understand. M. Thompson : Je suis désolé, sénateur. Je ne suis pas sûr de comprendre.

Senator Black: It says, “is neither a standing nor special committee,” and then, after that, “For greater certainty, the Committee of Selection is neither a standing nor a special committee.” Le sénateur Black : On peut lire : « ni un comité permanent ni un comité spécial », puis : « Il est entendu que le Comité de sélection n’est ni un comité permanent ni un comité spécial. » Mr. Thompson: Senator, what you are seeing above the rule number is actually the marginal note. That is a subheading or it’s the marginal note that would appear next to it in the Rules. It is just a

summary of what that

section is saying. M. Thompson : Sénateur, ce que vous voyez au-dessus du numéro du Règlement, c’est la note marginale. C’est un sous-

titre ou c’est la note marginale qui figure à côté de cela dans le Règlement. Ce n’est qu’un résumé de ce que dit cet article. Senator Black: I understand, but it is saying the same thing. Le sénateur Black : Je comprends, mais cela dit la même chose. Mr. Thompson: It is very short and direct so the

summary is almost verbatim what the actual rule is. M. Thompson : C’est très court et très direct, de sorte que le résumé est presque textuel. Senator Black: Okay. Le sénateur Black : D’accord. Senator Saint-Germain: If I may, and for greater certainty, it is also and it will remain possible that, further to the leaders’ negotiations, this committee for a special Parliament is considered as a standing committee. Is this clear?

La sénatrice Saint-Germain : Si vous me le permettez, et pour plus de certitude, il est également possible et il demeurera possible qu’à la suite des négociations des dirigeants, ce comité soit considéré comme un comité permanent pour une législature donnée. Est-ce clair? Mr. Thompson: Absolutely, senator. That’s why the clerk raised it, because for a number of sessions that sessional order had been adopted. So the question raised was whether this is something that the committee would like to revisit on a more permanent basis.

The committee was clear we’ll leave it as-is and continue to address it on an ad hoc basis as to whatever sessional order the Senate chooses to adopt. M. Thompson : Absolument, sénatrice. C’est pourquoi le greffier a soulevé la question, parce que pour un certain nombre de sessions, l’ordre sessionnel avait été adopté. La question soulevée était donc de savoir si c’est quelque chose que le comité aimerait revoir de façon plus permanente. Le comité a clairement dit qu’il faut le laisser tel quel et continuer de l’examiner de façon ponctuelle, peu importe l’ordre sessionnel que le Sénat choisira d’adopter.

Senator Saint-Germain: I want to add that this committee, for the current Parliament, has a broadened mandate as per this sessional order. Thank you. La sénatrice Saint-Germain : J’aimerais ajouter que ce comité, pour la législature actuelle, a un mandat élargi conformément à cet ordre sessionnel. Merci. The Chair: In fact, if we ever want to debate it again, as you know, we are in the revision of rule 12-7, which is the structure of committees and so forth, so if for any reason we want to talk about it, we could bring it back when we talk about the review we are doing on the structure and mandates of committees.

La présidente : En fait, si jamais nous voulons en débattre de nouveau, comme vous le savez, nous sommes en train de réviser l’article 12-7 du Règlement, qui porte sur la structure des comités, alors si pour une raison quelconque nous voulons en parler, nous pourrions y revenir dans le contexte de l’examen que nous faisons de la structure et des mandats des comités. 15:10 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 15-11-2022

We agree with that. That brings us to item number 10: “Rule 12-7(17)(e) – Role of Audit and Oversight Committee.” This, as I understand, has been taken care of and does not necessitate any change anymore. Nous sommes d’accord. Cela nous amène au point 10 : «

Article 12-7(17)e) — Rôle du Comité de l’audit et de la surveillance ». Si j’ai bien compris, cette question a été réglée et ne nécessite plus aucun changement. Mr. Thompson: That’s absolutely correct, Madam Chair. For both items 10 and 11, the clerk had raised some issues. However, subsequent to his appearance there was a report from the Audit Committee that addressed both of these issues. Those corrections have now been made to the Rules and no further action is required on the part of this committee. M. Thompson : C’est tout à fait exact, madame la présidente.

Pour ce qui est des points 10 et 11, le greffier a soulevé certaines questions. Cependant, après sa comparution, le Comité de l’audit a produit un rapport qui traitait de ces deux questions. Ces corrections ont maintenant été apportées au Règlement et le comité n’a aucune autre mesure à prendre. The Chair: Okay. Item 12 is rule 12-16(1) concerning in camera proceedings. A letter has been addressed to the Chair of the Committee on Internal Economy, Budgets and Administration. I think this is okay, too. La présidente : D’accord.

Le point 12 porte sur l’article 12-16(1) du Règlement concernant les séances de comité à huis clos. Une lettre a été adressée à la présidente du Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration. Je pense que c’est correct aussi. Mr. Thompson: Yes. Madam Chair, you will recall this is an issue that had been raised in a previous Parliament by the Internal Economy Committee. We had not acted on that by the time Parliament had been dissolved. The clerk did raise it.

A decision was made that we would send a letter to the Internal Economy Committee to seek guidance from the chair as to whether this was still a matter of concern. The chair replied that they did not believe this was still a matter of concern and that they were comfortable with the authority they currently had under the Rules. M. Thompson : Oui. Madame la présidente, vous vous souviendrez qu’il s’agit d’une question qui avait été soulevée au cours d’une législature précédente par le Comité de la régie interne. Nous n’y avions pas donné suite lorsque le Parlement a été dissous. Le greffier a soulevé la question.

Il a été décidé que nous enverrions une lettre au Comité de la régie interne pour demander conseil à la présidente quant à savoir si cette question est toujours préoccupante. Elle a répondu que le comité ne croyait pas que la question demeurait préoccupante et qu’il était satisfait des pouvoirs qui lui sont conférés par le Règlement en vigueur. The Chair: Next is item 13: “Rule 12-18(2) – Committees meeting during extended periods of adjournment.” This theme is something we will need to discuss more thoroughly. It is in our list of items, so we will bring it back later.

It was in the list of the clerk, but I think it needs more elaboration. We’ll drop it from our list of agreements for the moment, but we’ll bring it back because it is an important rule. La présidente : Nous passons maintenant au point 13 : «

Article 12-18(2) — Séances de comité en période d’ajournement prolongée du Sénat ». Nous devrons discuter plus en profondeur de ce thème. C’est dans notre liste, alors nous y reviendrons plus tard. C’était dans la liste du greffier, mais je pense qu’il faut s’y arrêter plus longuement. Nous allons le retirer de notre liste de points convenus pour l’instant, mais nous y reviendrons parce que c’est une règle importante. Item number 14, then, is “Rule 12-21 — Smoking in committee rooms.” As we did previously, it is recommended that we repeal this provision. To be consequent with what we did, do you agree that we repeal it from our agreement? Passons donc au point numéro 14, «

Article 12-21 — Interdiction de fumer dans les salles de comité ». Comme nous l’avons déjà fait, il est recommandé d’abroger cette disposition. Pour demeurer cohérents avec ce que nous avons fait, êtes-vous d’accord pour l’abroger de notre entente? Some Hon. Senators: Agreed. Des voix : D’accord. An Hon. Senator: On division. Une voix : Avec dissidence. The Chair: On division. La présidente : Avec dissidence. Number 15 is “Rule 12-22(6) — Debate on tabled report.” This is a minor change in the French version, not in the English. Le numéro 15 porte sur l’«

Article 12-22(6) — Débat sur un rapport déposé ». Il s’agit d’un changement mineur dans la version française, et non dans la version anglaise. 15-11-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 15:11

[Translation] [Français] Therefore, it’s a matter of adding the word “déposé” in “. . . d’un rapport déposé est présentée après que le début sur celui-ci a débuté . . . .” Alors, il est question d’ajouter le mot « déposé » dans « [...] d’un rapport déposé est présentée après que le débat sur celui-ci a débuté [...] ». There is a distinction between a report that is “déposé” and one that is “proposé.” As you know, the “dépôt” of a report does not require a vote, but the “présentation” of a report does. Il y a une distinction entre un rapport « déposé » et « proposé ».

Le dépôt d’un rapport, comme vous le savez, n’exige pas la tenue d’un vote, mais la présentation d’un rapport exige la tenue d’un vote. As a result, the French version wasn’t clear. Donc, dans la version française, ce n’était pas clair. [English] [Traduction] So we will correct it in the French version. Is that agreed? Okay. Nous allons donc le corriger dans la version française. Est-ce d’accord? D’accord. Item 16: “Rule 12-23(6) — Signing of amended bill.” On June 14, we were okay with modifying and repealing this article. Point 16 : «

Article 12-23(6) — Signature du projet de loi amendé ». Le 14 juin, nous avions convenu de modifier et d’abroger cet article. [Translation] [Français] Could you tell us a little more about this proposal, Mr. Thompson? Pourriez-vous nous en dire un peu plus sur cette proposition, monsieur Thompson? [English] [Traduction] Mr. Thompson: I think the Clerk was fairly thorough when he appeared in June that the practice from this

section necessitated a fair amount of work in preparing a report, and we have seen some bills that have had multiple amendments. It was really a bizarre exercise, the cutting and pasting and connecting things. I might be able to pull out an example and show you sometime. But I know when we had to present these to committee chairs that they have been a little shocked at what was required of them to then sit and initial each individual amendment and present this bizarre document. So for that reason we are recommending that be repealed. M.

Thompson : Je pense que le greffier a été assez rigoureux lorsqu’il a comparu en juin. L’article en question impose selon lui beaucoup de travail dans la pratique puisqu’il exige la préparation d’un rapport sur les amendements, et nous avons vu combien de projets de loi font l’objet de multiples amendements. C’était vraiment une drôle d’affaire, couper-coller et relier les choses. Je pourrais peut-être vous montrer un exemple. Je sais que les présidents de comité n’étaient pas tellement ravis de devoir parapher chaque amendement et de présenter ce drôle de document.

C’est pourquoi nous recommandons l’abrogation de cette disposition. The Chair: Because it’s not used, okay. Is that agreed? La présidente : Parce qu’elle n’est pas utilisée, bon. Vous êtes d’accord? Next is item number 17: “Rule 12-25 — Payment of witnesses’ expenses.” It was agreed in June to incorporate a more substantive list of expenses that would be paid to witnesses. It is understood that witnesses don’t receive any remuneration, but sometimes there are some expenses we may reimburse, like headsets and some services that some witnesses had to pay to be able to testify.

I’ll read the proposed rule: Passons maintenant au point 17 : «

Article 12-25 du Règlement — Remboursement des frais des témoins ». Il a été convenu en juin d’intégrer une liste plus étoffée des dépenses qui seraient payées aux témoins. Il est entendu que les témoins ne reçoivent aucune rémunération, mais il y a parfois des dépenses que nous pouvons rembourser, comme les casques d’écoute et certains services que les gens se trouvent à devoir payer pour pouvoir témoigner.

Je vais lire la règle proposée : The Clerk is authorized to pay witnesses invited or summoned before a Senate committee a reasonable sum for their living, and travelling and such other expenses authorized by the Standing Committee on Internal Le greffier du Sénat est autorisé, sur réception d’une attestation du greffier d’un comité du Sénat, à rembourser tout témoin invité ou sommé par le comité, ses frais de déplacement et de séjour raisonnables. 15:12 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 15-11-2022

Economy, Budgets and Administration, upon the certificate of the clerk of the committee. Senator Batters: If the clerk could elaborate, it says “upon the certificate of the clerk of the committee;” what does that mean? La sénatrice Batters : Le greffier pourrait-il préciser? On dit « sur réception d’une attestation du greffier d’un comité ». Qu’est-ce que cela signifie? Mr. Thompson: When a witness submits an expense claim, they are reviewed and certified by the clerk of the committee. M.

Thompson : Lorsqu’un témoin présente une demande de remboursement, celle-ci est examinée et certifiée par le greffier du comité. Senator Ataullahjan: In the Human Rights Committee, in our last study, we had some witnesses take mental health supports. Would that be included in this too? La sénatrice Ataullahjan : Au Comité des droits de la personne, dans le cadre de notre dernière étude, certains témoins ont reçu des services de soutien en santé mentale. Est-ce que ce genre de dépense serait également inclus? Mr.

Thompson: I think that is an excellent example of one of those other expenses that is not related to travel or living expenses, but it would now be explicitly included as another expense that is authorized by the Internal Economy Committee. If I understand correctly, they have authorized a pilot in that regard. M. Thompson : Je pense que c’est un excellent exemple de l’une de ces autres dépenses qui ne sont pas liées aux frais de déplacement ou de subsistance, mais qui seraient désormais explicitement incluses comme autre dépense autorisée par le Comité de la régie interne.

Si je comprends bien, on a autorisé un essai pilote à cet égard. The Chair: Okay. La présidente : D’accord. Senator Busson: For clarification, to me this suggests these expenses be authorized prior. Is there any prescription around that or is the list so extensive that reasonable things fall into it? La sénatrice Busson : Pour que les choses soient bien claires, je suppose que ces dépenses sont autorisées au préalable. Y a-t-il une disposition à cet égard ou la liste est-elle si longue que les frais raisonnables y sont inscrits? Mr. Thompson: Reasonable things fall into it.

I think your assumption is correct that there would normally be a prior approval. There is often discussion between a committee clerk and a witness if there are any out-of-the-ordinary expenses that could be required, and where necessary, permission from the Internal Economy Committee can be sought. M. Thompson : Les frais raisonnables en font partie. Vous avez raison de supposer qu’il y a normalement une approbation préalable.

Il y a souvent des discussions entre un greffier de comité et un témoin lorsque des dépenses inhabituelles pourraient être requises, et il faut au besoin demander la permission du Comité de la régie interne. Senator Busson: So if something extraordinary happened during their testimony, et cetera, is there is a clause for that as well? La sénatrice Busson : Ainsi, si quelque chose d’extraordinaire se produit pendant leur témoignage, y a-t-il une disposition à cet égard également? Mr.

Thompson: There is some flexibility that could certainly address that related to travel if there were unexpected circumstances that necessitated a longer stay. M. Thompson : Il y a une certaine marge de manœuvre pour régler les dépenses de déplacement si des circonstances imprévues obligent le témoin à rallonger son séjour. Senator Busson: Or a companion? La sénatrice Busson : Ou pour un accompagnateur? Mr. Thompson: Yes. I would remind senators that the policy for witnesses often normally allows two representatives for a given group.

Most committees by order will limit that to one with the chair being able to authorize a second person, and that has often been used to allow an accompanying person for support. M. Thompson : Oui. Je rappelle aux sénateurs que la politique qui s’applique aux témoins permet souvent deux représentants pour un groupe donné. Le mandat de la plupart des comités limite cela à un seul, le président étant habilité à autoriser une deuxième personne au besoin, comme il arrive souvent. The Chair: So we have incorporated that into our list of agreed items.

La présidente : Nous avons donc intégré cela à notre liste de points convenus. 15-11-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 15:13

Number 18: “Rule 12-26(2) to 12-26(4) — Tabling of report concerning committee’s financial expenditures.” Here the proposition is to repeal those subsections and renumbering the rule. The reason is there is a federal law that suffices to take account of those financial expenditures. I will ask Mr. Thompson to explain. Numéro 18 : « Articles 12-26(2) à 12-26(4) — Dépôt d’un rapport sur les dépenses d’un Comité. » On propose ici d’abroger ces paragraphes et de renuméroter l’article. La raison en est qu’il existe une loi fédérale qui suffit pour tenir compte de ces dépenses. Je vais demander à M.

Thompson de vous l’expliquer. Mr. Thompson: This is not in any way to diminish accountability. It is just to acknowledge that other processes have taken over and there are other means by which committee expenditures are reported. It also alleviates some confusion as the reports that were done under this rule covered an entire session. That often caused some confusion and conflict when reports were made on an annual basis and it was not clear how things added up. M. Thompson : Il ne s’agit aucunement de réduire l’obligation de rendre compte.

C’est simplement pour reconnaître que d’autres mécanismes ont pris le dessus et qu’il existe d’autres moyens par lesquels les dépenses des comités sont déclarées. Cela évite également une certaine confusion, car les rapports qui ont été produits en vertu de cette règle couvraient toute une session, alors qu’ils étaient produits sur une base annuelle, d’où un manque de clarté à l’heure de faire correspondre les chiffres. The expenditures would still be made public. It is just removing some duplication of reporting and trying to minimize confusion in the accounting.

Les dépenses seraient quand même rendues publiques. Il s’agit simplement d’éliminer le dédoublement des rapports et d’empêcher autant que possible toute confusion sur le plan de la comptabilité. The Chair: So for the sake of clarity, having looked at the financial reports of committees recently, in fact, it is true that you look at the financial reports of committees and you try to figure out what has been authorized in the Senate because we still authorize financial expenditures and budgets in committees in the Senate. Then we look at what has been spent.

Those numbers will still be there in the annual report of expenditures of committees, but what it will not be is monthly, or — La présidente : Par souci de clarté, ayant examiné récemment les rapports financiers des comités, en fait, il est vrai qu’il nous coûte parfois de déterminer ce qui a été autorisé au Sénat. Nous continuons d’autoriser les dépenses et les budgets des comités sénatoriaux et nous examinons ensuite ce qui a été dépensé. Ces chiffres figureront toujours dans le rapport annuel des dépenses des comités, mais ils ne seront pas mensuels, ou bien... Mr.

Thompson: There are still reporting requirements for proactive disclosure in those regards. Those are more the reports that I think have overtaken the utility of this rule where things are reported. I do believe it’s quarterly that those reports are made. However, there would not be that sessional number that doesn’t always — M. Thompson : Il y a encore des exigences de divulgation proactive à cet égard. Ce sont plutôt ces rapports qui, à mon avis, ont dépassé l’utilité de cette règle visant la déclaration des dépenses. Je crois que ces rapports sont trimestriels.

Cependant, le numéro de la session pourrait parfois différer... The Chair: But will we still be able to see what has been authorized and what has been spent when a committee gathers information elsewhere, outside the country? La présidente : Mais pourra-t-on quand même voir ce qui a été autorisé et ce qui a été dépensé lorsqu’un comité recueille de l’information ailleurs, à l’extérieur du pays? Mr. Thompson: Absolutely. M. Thompson : Absolument. The Chair: Is it agreed that we make that change? Okay. La présidente : Sommes-nous d’accord pour apporter ce changement? D’accord.

Number 19: “Rule 12-30 — Timelines for consideration of a report from CONF concerning a senator.” CONF, of course, is the Ethics and Conflict of Interest for Senators Committee. Numéro 19 : «

Article 12-30 — Délais pour l’étude d’un rapport du comité CONF concernant un sénateur ». CONF, bien sûr, c’est le Comité sur l’éthique et les conflits d’intérêts des sénateurs. Here we don’t yet have a proposal. We propose that we wait until the Ethics Committee brings us their suggestions, because the clerks did bring it out in their letter. What happened the last time, if you remember, is we had a problem: We wanted to vote on the report of the Ethics Committee but we had to wait for the Nous n’avons pas encore de proposition.

Nous proposons d’attendre que le comité sur l’éthique nous fasse part de ses suggestions, parce que les greffiers en ont fait état dans leur lettre. Ce qui s’est passé la dernière fois, si vous vous en souvenez, c’est que nous avions un problème : nous voulions 15:14 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 15-11-2022

senator to talk and the report was never called because Government Business was taking time and it was at the end of the Orders of the Day. voter sur le rapport du comité sur l’éthique, mais nous avons dû attendre que le sénateur parle et le rapport n’a jamais eu son tour parce que les affaires du gouvernement prenaient du temps et que c’était à la toute fin de l’ordre du jour. The idea here is to maybe find a way. When we have a report from the Ethics Committee, maybe the rule could say that we bring it before the Orders of the Day, or something like that.

But we asked the Ethics Committee to think about it and to suggest to us the proper way to proceed. We haven’t heard from them yet. Il s’agirait peut-être de trouver un moyen. Lorsque nous avons un rapport du comité sur l’éthique, il faudrait que la règle stipule qu’il soit inscrit à l’ordre du jour, ou quelque chose du genre. En attendant, nous avons demandé au comité d’y réfléchir et de nous suggérer la bonne façon de procéder. Nous n’avons pas encore eu de ses nouvelles. Senator Batters: We did write them a letter on this topic and asked for their input but they haven’t gotten back to us yet.

La sénatrice Batters : Nous lui avons écrit une lettre à ce sujet et lui avons demandé son avis, mais il ne nous a pas encore répondu. The Chair: Yes, we are waiting for that. I know we have other things on our list to talk about regarding the Ethics Committee. They had a report tabled in the preceding Parliament. I don’t know if that is still something that they want to bring forward, but we’ll see. La présidente : Oui, nous l’attendons. Je sais que nous avons d’autres sujets à aborder au sujet du comité sur l’éthique. Un rapport a été déposé au cours de la législature précédente.

Je ne sais pas si c’est quelque chose que le comité veut toujours proposer, mais nous verrons. Number 20: “Rule 14-1(6) — Electronic tabling of reports.” Here the proposal is to add to the rule the words “in either print or electronic form,” so we would add the possibility to have the reports tabled in electronic form. Numéro 20 : «

Article 14-1(6) — Dépôt électronique des rapports ». On propose ici d’ajouter à la règle les mots « sur support papier ou sur support électronique », afin d’ajouter la possibilité que les rapports soient déposés sous forme électronique. Again, I will ask Mr. Thompson to speak to the efficiency of this. Une fois de plus, je vais demander à M. Thompson de parler de l’efficacité de ce processus. Mr. Thompson: Thank you. The clerk certainly spoke to the efficiency of this back in June. I would add that at the end of June there was a sessional order adopted to allow this for the remainder of the session.

This amendment to the Rules would be in keeping with that and would entrench it within the Rules going forward. M. Thompson : Merci. Le greffier a certainement parlé de l’efficacité du processus en juin. J’ajouterais qu’à la fin de juin, un ordre sessionnel a été adopté pour permettre qu’il en soit ainsi pendant tout le reste de la session. Cette modification serait conforme à cet ordre et l’enchâsserait dans le Règlement à l’avenir. The Chair: Is it agreed that we add that to the list? Thank you. La présidente : Est-on d’accord pour ajouter cela à la liste? Merci.

Number 21: “Appendix I — Terminology.” This is a change in the appendix and terminology to be in conformity with the election that we have and the way we nominate our Speaker pro tempore. This is in accordance with that. Do you agree that we make the correction to the appendix? Thank you. Numéro 21 : «

Annexe I — Terminologie ». Il s’agit d’un changement apporté à l’annexe et à la terminologie pour être conforme à l’élection que nous avons et à la façon dont nous nommons notre Président intérimaire. C’est conforme à cela. Êtes-vous d’accord pour qu’on apporte la correction à l’annexe? Merci. Number 22: “General — Accessibility.” This is a new provision, so I will read it. I had a discussion with Senator Petitclerc on this issue. She thinks she agrees, but we may want to think about it. It is a new rule.

As I recall, it’s for the rule in the chamber and committees regarding how we proceed with people who have certain disabilities. The rule would be as follows: Numéro 22 : « Généralités — Accessibilité ». Comme il s’agit d’une nouvelle disposition, je vais la lire. J’ai discuté de cette question avec la sénatrice Petitclerc. Elle pense qu’elle est d’accord, mais nous voudrons peut-être y réfléchir. C’est une nouvelle règle. Si je me souviens bien, il s’agit de la règle à suivre à la Chambre et aux comités concernant la façon dont nous traitons les personnes qui ont certains handicaps.

La règle serait la suivante : 15-11-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 15:15

1-1.

(3) If a provision of these Rules or a practice of the Senate constitutes a barrier to a senator’s full and equal participation in proceedings solely due to a disability, as defined in the Accessible Canada Act, the Speaker, or the chair of a committee, may authorize reasonable adjustments to the application of the rule or practice. 1-1.

(3) Si une disposition du Règlement ou une pratique du Sénat constitue un obstacle à la participation pleine et égale d’un sénateur aux délibérations uniquement en raison d’un handicap, au sens de la

Loi canadienne sur l’accessibilité , le Président du Sénat ou le président d’un comité peut autoriser des modifications raisonnables à l’application du Règlement ou de la pratique. I will read it in French: Voilà pour la version française. [Translation] [Français] Si une disposition du Règlement ou une pratique du Sénat constitue un obstacle à la participation pleine et égale d’un sénateur aux délibérations uniquement en raison d’un handicap, au sens de la

Loi canadienne sur l’accessibilité , le Président du Sénat ou le président d’un comité peut autoriser des modifications raisonnables à l’application du Règlement ou de la pratique. Si une disposition du Règlement ou une pratique du Sénat constitue un obstacle à la participation pleine et égale d’un sénateur aux délibérations uniquement en raison d’un handicap, au sens de la

Loi canadienne sur l’accessibilité , le Président du Sénat ou le président d’un comité peut autoriser des modifications raisonnables à l’application du Règlement ou de la pratique. [English] [Traduction] As you can see, because we cannot foresee the future, instead of being specific we usually have to have a discussion with a person who has a disability to see how to adjust things. When we had that discussion, we were talking about “accommodation” and Senator Petitclerc raised that this word is not a good word to use, so we proposed “adjustment.” When I talked to her, she said it looks fine.

We may want to agree now or to think it over. L’avenir étant imprévisible, il vaut mieux ne pas trop concrétiser. Il faut habituellement avoir un entretien avec la personne qui a un handicap pour voir comment modifier les choses. Lorsque nous avons eu cette discussion sur les mesures d’adaptation, la sénatrice Petitclerc a signalé qu’elle n’était pas d’accord avec l’expression anglaise « accommodation ». Nous avons donc proposé « adjustment » à la place. Nous parlons de modifications en français. Lorsque je lui ai parlé, elle m’a dit que tout allait bien.

Nous pourrions vouloir nous entendre là-dessus dès maintenant ou y réfléchir plus longuement. Senator Batters: I have a question. It says in the English version “due to a disability, as defined in the Accessible Canada Act,” and in the French version it refers to “handicap” in the French title of that act. So that is the actual word that is used and that is defined in the act for both of those cases, the English and French versions? La sénatrice Batters : J’ai une question.

Dans la version anglaise, on dit « due to a disability, as defined in the Accessible Canada Act », et dans la version française, on parle de « handicap » dans le

titre français de cette loi. C’est donc le mot qui est utilisé et qui est défini dans la loi pour ces deux cas, les versions anglaise et française? [Translation] [Français] The Chair: That’s a good question, and we’ll check on that right away. I think it is. La présidente : C’est une bonne question et on va vérifier tout de suite. Je crois que oui. [English] [Traduction] Senator Batters: To change the rule, we should have the right word. La sénatrice Batters : Pour changer la règle, il faudrait avoir le bon mot. Senator Black: We passed it.

We have checked with Senator Petitclerc and we checked with anyone that deals with the Accessible Canada Act on a daily or regular basis. Le sénateur Black : Nous l’avons adopté. Nous avons vérifié auprès de la sénatrice Petitclerc et de tous ceux qui ont quelque chose à voir avec la

Loi canadienne sur l’accessibilité au quotidien ou assez régulièrement. Mr. Thompson: I just did speak with our Law Clerk’s office in this regard. I know they are involved in some of our own preparations institutionally for the implementation of that act. I M. Thompson : Je viens d’avoir un entretien avec le bureau du légiste à ce sujet. Je sais qu’il participe à certains de nos préparatifs institutionnels pour la mise en œuvre de cette loi. 15:16 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 15-11-2022

would just confirm for Senator Batters that in French the word used is “handicap,” and it is “disability,” yes. J’aimerais simplement confirmer à la sénatrice Batters qu’en français, le mot utilisé est « handicap », et qu’il s’agit bien de « déficience », oui. The Chair: I will rely on your wisdom. Would you prefer to wait before we introduce that or do we think it is okay? That is agreed, okay. It is a minimum, of course, yes. La présidente : Je m’en remets à votre sagesse. Préférez-vous attendre pour présenter cette motion ou pensez-vous que ce soit acceptable? C’est d’accord, bon. C’est un minimum, bien sûr.

Senator Cordy: I’m not a lawyer. It says: “. . . the Speaker, or the chair of a committee, may authorize . . . .” Should it be stronger than “may” or does “may” in legalese mean you have to do it? La sénatrice Cordy : Je ne suis pas avocate. On dit : « ... [...] le Président du Sénat ou le président d’un comité peut autoriser [...] » Devrait-on utiliser quelque chose de plus fort que « peut » ou est-ce que « peut » indique une obligation dans le jargon juridique?

Senator Saint-Germain: On this, I suggest that we keep “may” because we may have, I would say, frivolous requests, and then the Speaker, with his common sense, would be able to have a merging of the new word. La sénatrice Saint-Germain : À ce sujet, je suggère que nous conservions le mot « peut » parce que nous pourrions avoir des demandes frivoles. Le Président pourra alors user de son bon sens pour agir en conséquence. The Chair: Okay. So we’ll leave it at that for the moment and we’ll put that in the agreement column.

The report will go to the Senate for recommendations, adoption and then the change to the Rules. La présidente : D’accord. Nous allons donc nous en tenir à cela pour l’instant et mettre cet élément dans la colonne des points convenus. Le rapport sera soumis au Sénat pour recommandation, adoption et modification du Règlement. We have finished going through the clerk’s letter. That’s good work. Thank you, Mr. Thompson, for your work. Nous avons terminé l’examen de la lettre du greffier. C’est du bon travail. Merci, monsieur Thompson, pour votre travail. Mr.

Thompson: Madam Chair, if I could, I will just say that obviously the way that things have been presented to you here is for your ease of reference. It is not the form that a final report would take. Perhaps we could get a decision from the committee to agree to those elements and perhaps delegate to the steering committee the authority to approve the final report which would go in. M. Thompson : Madame la présidente, si vous me le permettez, je dirais simplement que nous avons cherché à vous faciliter la tâche en vous présentant les divers éléments de la sorte.

Ce n’est pas la forme que prendrait un rapport final. Le comité pourrait décider d’accepter ces éléments et de déléguer au comité directeur le pouvoir d’approuver le rapport final. The Chair: Okay, and we’ll have the steering committee have a look at the details of the report before it is tabled in the Senate. La présidente : D’accord, et le comité directeur examinera les détails du rapport avant qu’il ne soit déposé au Sénat. So that’s the end of the order. Next week, we won’t meet. I won’t be able to chair the meeting. We will meet on November 29. We will resume the discussion on the equity of the groups.

You will receive this week — the tentative date is November 17 — a document from Mr. Thompson which brings about the work we did up to now on the amended rules on the equity topics. Nous arrivons ainsi à la fin de l’ordre du jour. Il n’y aura pas de réunion la semaine prochaine, car je ne pourrai pas la présider. Nous nous réunirons le 29 novembre. Nous allons reprendre la discussion sur l’équité des groupes. M.

Thompson vous fera parvenir cette semaine — en principe d’ici le 17 novembre — un document qui fait état du travail que nous avons accompli jusqu’ici sur les règles modifiées portant sur les questions d’équité. I will ask you to discuss with your groups those elements because when we come back we’ll see what we’ll do with that. There are the issues that have not been agreed on yet. If I may say, they are all around the status of the official opposition: What is an official opposition, and what are their privileges, rights and duties?

I think those issues involve a discussion on the role of the official opposition. It is recognized in the Parliament of Canada Act, but we are a second chamber so we also have to recognize it in our Rules. The debate now is: What is the role of the opposition in the multiparty group? When it was government Je vais vous demander d’en discuter avec vos groupes respectifs, car à notre retour, nous verrons ce que nous en ferons. Il y a des questions sur lesquelles on ne s’est pas encore entendu.

Je dirais que tout tourne autour du statut de l’opposition officielle : qu’est-ce qu’une opposition officielle et quels sont ses privilèges, ses droits et ses obligations? Je pense que ces questions feront

partie d’un débat sur le rôle de l’opposition officielle. Il est reconnu dans la

Loi sur le Parlement du Canada, mais nous sommes une deuxième Chambre, alors nous devons aussi le reconnaître dans notre Règlement. Le débat s’articule 15-11-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 15:17

and opposition it was easy, but now it has to be asked what the privilege of the official opposition is in a multiparty environment. autour du rôle de l’opposition dans le groupe multipartite. Quand il y avait juste le gouvernement au pouvoir et l’opposition, c’était facile, mais il faut maintenant se demander quels sont les privilèges de l’opposition officielle dans un environnement multipartite. I know that some of you don’t want to have a witness to talk about that, but we had that discussion in the steering committee last week.

At my request, there was a kind of agreement that we have at least a one-hour discussion with some people that have talked about the role of the official opposition, if we can find them — not on the specifics of the Rules, but on the principle of an official opposition. I will talk with the steering committee to see if we can find somebody that can just answer our questions or give us some broad perspectives on the role of the official opposition. We will discuss that with the steering committee.

Je sais que certains d’entre vous ne veulent pas entendre de témoin à ce sujet, mais nous en avons discuté au comité directeur la semaine dernière. À ma demande, nous nous sommes plus ou moins entendus pour avoir au moins une heure de discussion avec certaines personnes qui ont parlé du rôle de l’opposition officielle — pas sur les détails du Règlement, mais sur le principe de l’existence d’une opposition officielle. Je vais parler avec le comité directeur pour voir si nous pouvons trouver quelqu’un qui peut simplement répondre à nos questions ou nous donner un aperçu général du rôle de l’opposition officielle.

Nous en discuterons avec le comité directeur. Having said that, I will ask that after the meeting, maybe the steering committee could talk briefly today. Cela dit, je demanderais qu’après la réunion, le comité directeur en discute brièvement aujourd’hui. I will bring this meeting to an end, unless there are questions. We will see you on November 29, 2022. Thank you very much. Je vais mettre fin à la réunion, à moins qu’il y ait des questions. Nous nous reverrons le 29 novembre 2022. Merci beaucoup. (The committee adjourned.) (La séance est levée.) 15:18 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 15-11-2022

Document details

Collection	Senate Committees
Citation	RPRD / Evidence / 15ev-55810
Type	committee
Volume / chapter	441 / Evidence / 15ev-55810
Language	en
Format	pdf
Source	COMM_SEN
Identifier	37db2ce91a057a2f6c13f0906cc46a7b36a2c9c5

Source file is stored in the law ingest library (pdf).