EVIDENCE TÉMOIGNAGES OTTAWA, Monday, April 4, 2022 OTTAWA, le lundi 4 avril 2022 The Standing Committee on Rules, Procedures and the Rights of Parliament met with videoconference this day at 11:01 a.m. [ET], pursuant to rule 12-7(2)(c), to consider the orders and practices of the Senate and the privileges of Parliament; and pursuant to rule 12-7(2)(a), to consider possible amendments to the Rules, and to consider a draft agenda (future business). Le Comité permanent du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement se réunit aujourd’hui, à 11 h 1 (HE), avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(2)

c) du Règlement, pour l’étude des ordres et pratiques du Sénat et des privilèges parlementaires; et conformément à l’article 12-7(2)

a) du Règlement, pour l'étude d'amendements possibles au Règlement et l'étude d'un projet d’ordre du jour (travaux futurs). Senator Diane Bellemare (Chair) in the chair. La sénatrice Diane Bellemare (présidente) occupe le fauteuil. [Translation] [Français] The Chair: Good morning, everyone. Today is Monday, April 4, and we will begin our deliberations. The committee is made up of our two deputy chairs, Senator Batters from Saskatchewan and Senator Lankin from Ontario.

Our committee also includes Senator Greene from Nova Scotia, Senator Black from Ontario, Senator Busson from British Columbia, Senator Boniface from Ontario, Senator Clement from Ontario, Senator Cordy from Nova Scotia, Senator Duncan from Yukon, Senator Massicotte from Quebec, Senator Mockler from New Brunswick, Senator Ringuette from New Brunswick, and Senator Wells from Newfoundland and Labrador. La présidente : Bonjour, tout le monde. En ce lundi 4 avril, nous allons commencer les délibérations.

Le comité est composé de nos deux vice-présidentes, la sénatrice Batters, de la Saskatchewan, et la sénatrice Lankin, de l’Ontario.

Notre comité est également composé du sénateur Greene, de la Nouvelle- Écosse, du sénateur Black, de l’Ontario, de la sénatrice Busson, de la Colombie-Britannique, de la sénatrice Boniface, de l’Ontario, de la sénatrice Clement, de l’Ontario, de la sénatrice Cordy, de la Nouvelle-Écosse, de la sénatrice Duncan, du Yukon, du sénateur Massicotte, du Québec, du sénateur Mockler, du Nouveau-Brunswick, de la sénatrice Ringuette, du Nouveau- Brunswick, et du sénateur Wells, de Terre-Neuve-et-Labrador. Thank you, everyone, for being here. As you know, we have several topics to cover today.

The first one is consideration of the draft report on the use of props, raised by Senator McCallum. By way of background, we have talked about this topic, which was submitted in a letter. I invite Mr. Thompson to present the report. I see that Senator Lankin has her hand up. Do you have a question about the report? Merci à tous de participer à cette réunion. Comme vous le savez, nous avons plusieurs sujets à l’ordre du jour aujourd’hui. Le premier est l’examen d’une ébauche de rapport sur la question des accessoires, question soulevée par la sénatrice McCallum.

Pour vous donner un peu de contexte, nous avons discuté de ce sujet qui nous a été soumis au moyen d’une lettre. J’invite M. Thompson à nous présenter le rapport. Je vois que la sénatrice Lankin a la main levée. Avez-vous une question sur ce rapport? [English] [Traduction] Senator Lankin: I am sorry, I was offering to move the report so that it was in front of us. That’s all. La sénatrice Lankin : Je suis désolée, je voulais proposer de présenter le rapport pour que nous l’ayons sous les yeux. C’est tout. [Translation] [Français] At this point, I would ask Adam Thompson to present the report.

Pour le moment, j’invite Adam Thompson à nous présenter le rapport. [English] [Traduction] Adam Thompson, Clerk of the Committee: Thank you very much, Madam Chair. Adam Thompson, greffier du comité : Merci, madame la présidente. 4-4-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 6:1

Just very briefly, you have before you a short draft report that flows from our meeting from two weeks ago where we did hear from Senator McCallum. There was a lengthy discussion amongst the members, and there seemed to be a lot of common ground amongst the committee. I have tried to reflect that in the draft before you. I will just say that I am ready to take any questions that you may have, or, if you have any modifications that you would like to propose, I’d be happy to hear them. Je resterai bref.

Vous avez devant vous un résumé du rapport préliminaire de notre réunion d’il y a deux semaines, au cours de laquelle la sénatrice McCallum était intervenue. Son témoignage a été suivi par de nombreux échanges entre les membres, et la plupart des points semblaient faire consensus au sein du comité. J’ai tenté d’illustrer cela dans ce résumé. Je suis prêt à répondre à vos questions ou à écouter vos suggestions de modifications. [Translation] [Français] The Chair: Thank you, Mr. Thompson. Are there any comments on page 1 of the report? We will go through it page by page. La présidente : Merci, monsieur Thomson.

Est-ce qu’il y a des commentaires sur la page 1 du rapport? Nous allons l’examiner page par page. [English] [Traduction] Are there any comments on page 1 of the report? Est-ce qu’il y a des commentaires sur la première page du rapport? On page 2 of the report? Sur la deuxième page du rapport? And, finally, on page 3 of the report? Et pour finir, sur la troisième page du rapport? I conclude, as everyone did receive that previously, that it was read. Comme les membres ont tous reçu le rapport en amont, j’en conclus qu’ils en ont pris connaissance.

Senator Batters: I was a little surprised to see that it was done as a report, as I thought that it was going to be simply a letter from the committee to the Speaker. Why was it done as a report rather than a letter? I thought that’s what we were going to do, a bit less formal of a scenario. La sénatrice Batters : J’ai été un peu surprise de constater qu’il s’agissait d’un rapport, étant donné que je pensais que le comité allait simplement envoyer une lettre au Président. Pourquoi a-t-on fait un rapport plutôt qu’une lettre? Je pensais que nous allions écrire une lettre, ce qui est un peu moins formel.

Also, as I’m on steering now, I know we had some trouble having a steering committee last week so we didn’t end up having one. I think generally the procedure should be that steering committee reviews the reports before they come to the full committee so that we can make sure that we have any kinks worked out of it, not that there are any on this particular one, but so that we have the kinks worked out before it comes to the full committee. That will save us some time on less controversial matters on that sort of thing. I would like to suggest that for the future. Thank you.

Comme je siège maintenant au comité de direction, je sais que nous avons éprouvé des difficultés à organiser une réunion du comité de direction la semaine dernière et qu’elle n’a finalement pas pu avoir lieu. En général, il me semble que la procédure à suivre est que le comité de direction étudie les rapports avant qu’ils ne reviennent au comité, afin que nous soyons sûrs de résoudre les éventuels problèmes. Je ne parle pas de ce rapport en particulier, mais il est judicieux de résoudre tout problème avant que le rapport ne soit présenté à l’ensemble du comité.

Cela nous laisse plus de temps pour nous occuper de sujets moins controversés. J’aimerais que ce soit le cas à l’avenir. Merci. [Translation] [Français] The Chair: Thank you, Senator Batters. La présidente : Merci, sénatrice Batters. [English] [Traduction] For the benefit of the committee as a whole, we had problems with finding a time for the steering committee to meet, so we exchanged notes. I understand that it would be good to have an in-person or at least a virtual meeting of the steering committee, but we couldn’t have it last week. À

titre d’information pour l’ensemble des membres du comité, le comité de direction a eu des difficultés à trouver un moment pour se rencontrer, alors nous avons échangé des commentaires. Je sais qu’il serait préférable d’avoir une réunion en personne — ou tout du moins à distance — du comité de direction, mais cela ne s’est pas avéré possible la semaine dernière. 6:2 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 4-4-2022

[Translation] [Français] Senator Clement: Thank you, Madam Chair. I have a question. La sénatrice Clement : Merci, madame la présidente. J’ai une question. [English] [Traduction] I know that the report does reflect a general consensus and reflects the conversation that we had. It does give the Speaker a lot of leeway in terms of determining certain things. We opted not to have a prescriptive list, because that would be more complicated to manage, but that does mean that the Speaker has more leeway. Je sais que le rapport montre qu’il y a un certain consensus et reflète les échanges que nous avons eus.

Nos conclusions donnent une grande marge de manœuvre au Président pour décider de certaines choses. Nous avons choisi de ne pas dresser de liste prescriptive, car cette solution serait trop compliquée à gérer, mais il reste que cela laisse beaucoup de marge de manœuvre au Président. Do we know how the Speaker feels about this? Was that part of the conversation? I may have missed that. Savons-nous ce que le Président en pense? Est-ce que cela a été abordé pendant la conversation? Il est possible que je n’y aie pas porté attention. The Chair: I don’t think it was.

I will ask Adam to explain to us the process and why it is a report instead of a letter. La présidente : Il ne me semble pas que nous ayons évoqué ce point. Je demanderais à M. Thompson de nous expliquer le processus et de nous dire pourquoi on a rédigé un rapport plutôt qu’une lettre. Mr. Thompson: Certainly. M. Thompson : Certainement. First of all, as to why it is a report rather than just a letter, my understanding from the conversation at the last meeting on this was that we were going to do both a report and a letter.

As a report, I would just note that the report will be tabled rather than presented, which is a slightly less formal measure. It does not require a decision of the Senate. It’s for the Senate’s information. Pour commencer, en ce qui concerne la raison de faire un rapport plutôt qu’une lettre, j’avais compris durant la dernière réunion que nous allions faire les deux. Pour ce qui est du rapport, je préciserais qu’il sera déposé plutôt que présenté, ce qui est une démarche un peu moins officielle. Cela ne nécessite pas une décision de la part du Sénat, ce rapport étant déposé à

titre d’information. The content of the report is just acknowledging the existing practice and providing some commentary rather than changing anything. That’s really what I understood the feeling of the committee to be, is that we’ve got this practice about props. It’s just a question of how it applies and, no, it doesn’t apply in this case, or it shouldn’t have applied in this case, and we’re acknowledging that. Le contenu du rapport ne fait que reconnaître une pratique existante et fournir des commentaires. Aucun changement n’est demandé.

L’impression que j’ai eue à l’issue des échanges des membres du comité, c’est que cette procédure concernant les accessoires n’était pas remise en question. Il s’agit juste de savoir comment elle s’applique et, dans le cas qui nous occupe, elle ne s’appliquait pas, ou du moins elle n’aurait pas dû s’appliquer, et nous reconnaissons ce fait. As far as how the Speaker would apply that and rule, I’m certain that he would take into account any arguments that are made, including this report.

Having this public and tabled as a report does put that on the record and open for any senator to be aware of as well as the current Speaker, or any future Speaker, to take note of this committee’s feelings on the matter and take that into account in making any ruling that they may choose. Quant au Président et à ce qu’il décidera, je suis certain qu’il prendra en compte tous les arguments, y compris ceux qui figurent dans ce rapport. Le fait de publier et de déposer ces échanges sous forme de rapport permet que ce soit consigné au compte rendu.

Ainsi, tout sénateur peut le consulter, et le Président actuel — ou toute personne occupant ce siège à l’avenir — peut connaître l’avis du comité sur ce point pour le prendre en compte si une décision doit être rendue. Senator Cordy: Thank you for the report. La sénatrice Cordy : Je vous remercie d’avoir écrit ce rapport. I do recall that we had the discussion that we would have a report and a letter to the Speaker. I think the report being tabled in the Senate is good for other senators, because they recognize Je me souviens bien que nous avions décidé de faire un rapport et d’envoyer une lettre au Président.

Je crois qu’il est bon de déposer ce rapport au Sénat pour que les autres sénateurs en 4-4-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 6:3

that the Rules Committee has actually looked at this, something that is a very important issue. prennent connaissance et constatent que cette importante question a bien été discutée au Comité du Règlement. I wouldn’t want to have a list of things because we never know what might arise. I’m very pleased with this report in that it makes a suggestion that if you are wondering whether or not it would be appropriate, that you contact the Speaker beforehand, but it also allows common sense to be part of the decision- making by the Speaker or by the deputy Speaker who happens to be in the chair.

Je ne souhaite pas qu’on ajoute une liste d’accessoires, car on ne sait jamais ce qui peut arriver. Je suis contente que ce rapport suggère que si une personne a un doute concernant un accessoire, elle devrait en parler en amont avec le Président, tout en laissant à ce dernier — ou au Président intérimaire — la possibilité de faire preuve de bon sens dans sa décision. Senator Wells: I’m in agreement with Senator Cordy and others on this. I thought it was a well-written report. It captured our discussion. Le sénateur Wells : Je partage l’avis de la sénatrice Cordy et d’autres sénateurs sur ce point.

Ce rapport est très bien rédigé et il reflète bien nos échanges. I want to go to a place where Senator Clement mentioned seeking the opinion of the Speaker. This is a good time to mention that, unlike the Speaker in the House where rulings can’t be challenged, we can challenge the ruling of the Speaker in the Senate and, in fact, it’s been done before. This report and any note that might go to the Speaker would be exactly that; it would be for the Speaker to use as guidance in the future on making any rulings, but also knowing those rulings can be challenged by the chamber.

J’aimerais parler du point où la sénatrice Clement mentionne qu’il faudrait demander l’avis du Président. Il me semble que le moment est tout indiqué pour rappeler que contrairement à ce qui se passe à la Chambre des communes où la décision du Président ne peut être contestée, il n’en va pas de même au Sénat; et pour tout dire, cela s’est déjà produit. Ce rapport ou toute note envoyée au Président aurait la même portée : il ne s’agit que de documents de référence pour que le Président puisse rendre ses décisions, sachant que ses décisions peuvent être contestées par notre assemblée.

The Chair: Thank you, Senator Wells. La présidente : Merci, sénateur Wells. If everything has been said, I need a proposer for the report. Senator Lankin proposed that the report be adopted. Si tout a été dit, j’ai besoin que quelqu’un propose l’adoption du rapport. La sénatrice Lankin propose que le rapport soit adopté. Hon. Senators: Agreed. Des voix : D’accord. The Chair: That’s done. La présidente : Voilà qui est fait. Let’s move to the second item on our agenda, a presentation from Shaila Anwar and Till Heyde on the history and evolution of committee structures.

Passons maintenant au second point à l’ordre du jour, soit la présentation de Shaila Anwar et Till Heyde sur l’histoire et l’évolution des structures des comités. [Translation] [Français] Shaila Anwar, Deputy Clerk, Committees Directorate, Senate of Canada: Good day, honourable senators.

Shaila Anwar, greffière adjointe, Direction des comités, Sénat du Canada : Bonjour, honorables sénatrices et sénateurs. [English] [Traduction] We are pleased to join you again this morning to follow up on a few questions from last week’s meeting and also to provide you with a bit of historical perspective on Senate committees to help you in your deliberations. Nous sommes heureux d’être à nouveau parmi vous ce matin pour faire un suivi sur quelques questions posées la semaine dernière, mais aussi pour vous présenter une rétrospective historique sur les comités du Sénat, afin de vous aider dans vos délibérations.

To begin, my colleague Till Heyde will provide you with an overview of Senate committees, their origins and, more importantly, how they have evolved over time to the system and structure we have today. After that, I will address some of the questions and comments from last week’s meeting and review Mon collègue, Till Heyde, commencera par donner un aperçu des comités du Sénat, de leurs origines et surtout de leur évolution dans le temps pour en arriver au système et à la structure que nous connaissons aujourd’hui.

Ensuite, je répondrai à certaines questions et observations formulées lors de la réunion 6:4 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 4-4-2022

some of the more recent issues facing committees with respect to their activities, resources and schedules, and then we will both be available, of course, to answer your questions afterwards. de la semaine passée et je ferai le point sur certains problèmes rencontrés plus récemment par les comités concernant les activités, les ressources et les calendriers. Puis, nous nous ferons un plaisir de répondre à vos questions. With that, I’ll turn things over to my colleague, Till.

Sur ce, je laisse la parole à mon collègue, Till Heyde. [Translation] [Français] Till Heyde, Clerk Assistant, Chamber Operations and Procedure Office, Senate of Canada: Honourable senators, I would like to thank you for giving us the opportunity to meet with you today. As Shaila indicated, I will provide an overview of how Senate committees have evolved over time. Till Heyde, greffier adjoint, Bureau de la procédure et des travaux de la Chambre, Sénat du Canada : Honorables sénateurs, permettez-moi également de vous remercier de nous avoir donné l’occasion de vous rencontrer aujourd’hui.

Comme Shaila l’a indiqué, je vais donner un aperçu de l’évolution historique des comités du Sénat. The evolution of Senate committee structure went through four major historical phases. The first was from Confederation to 1894; the next was from 1894 to 1968; then there was the third half of the 20th century; and last was the last two decades, give or take. Nous pouvons identifier quatre grandes phases historiques dans l’évolution de la structure des comités du Sénat.

Il y a la période de la Confédération jusqu’en 1894, la période qui s’étend de 1894 à 1968, puis la période couvrant le dernier tiers du XXe siècle, puis la période couvrant les deux dernières décennies environ. At Confederation, there was no set list of Senate committees. The Rules Committee was the first one formed. Its mandate was to frame rules, orders and regulations for the governance of the new institution. The accountability committee, which is now CIBA, was formed around the same time. À l’époque de la Confédération, il n’y avait pas de liste établie des comités permanents du Sénat.

Le Comité du Règlement est le premier qui a été créé. Il avait pour mandat d’encadrer les règles et la gouvernance de la nouvelle institution. Les origines de CIBA remontent également à cette époque et origine de l’ancien Comité de la comptabilité. [English] [Traduction] In 1894, the rules were amended to list three standing joint and seven standing Senate committees. Membership was variable, initially between 9 and 25 senators, and the number and size of the committees grew over the following decades. There were also special committees established as required over the years.

This was a fairly shifting phase but tending towards increase. En 1894, le Règlement a été modifié pour indiquer qu’il y avait trois comités mixtes permanents et sept comités permanents au Sénat. La composition de ces comités était variable; ils comptaient entre 9 et 25 sièges. Le nombre et la taille des comités ont continué d’évoluer au cours des décennies suivantes. Certains comités spéciaux ont aussi été créés au besoin au fil des ans. Cette phase a connu de nombreuses évolutions, avec une tendance à la hausse.

By the early 1960s, there were 16 Senate standing committees whose size ranged between 9 and 50 senators. We were just checking before, and I think there were three committees with 50 senators on them. There were also three standing joint committees. Au début des années 1960, on dénombrait 16 comités permanents qui comptaient entre 9 et 50 sièges. Nous venons de vérifier, et il me semble que trois comités comptaient 50 membres. Il y avait aussi trois comités mixtes permanents. A major reorganization of the Senate’s committee structure took place in 1968, taking effect in 1969.

The number of committees was significantly reduced to only eight standing Senate committees, each with a membership of 20, as well as three standing joint committees. General mandates were included in the rules for the first time, and this was also the year that the idea of a committee being able to self-initiate work was introduced, with Rules being authorized to undertake some work on its own, and this idea was extended to CIBA in 1975. Une importante réorganisation de la structure des comités du Sénat a eu lieu en 1968, et a été mise en place en 1969.

Le nombre de comités avait été considérablement réduit pour en arriver à huit comités permanents comptant 20 sièges chacun, et à trois comités mixtes permanents. Pour la première fois, les mandats généraux des comités ont été ajoutés dans le Règlement, et c’est aussi cette année-là qu’apparut l’idée que les comités pourraient prendre des initiatives. Il fut ainsi précisé dans le Règlement que les comités étaient autorisés à entreprendre leurs 4-4-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 6:5

propres travaux. Ce concept a été repris pour le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration en 1975. [Translation] [Français] Over the following years, the number of committees gradually increased. By the end of the 1990s, there were three standing joint committees in addition to 12 standing Senate committees whose membership dropped to between 12 and 15 senators in 1983. Au cours des années suivantes, le nombre de comités a progressivement augmenté.

À la fin des années 1990, trois comités mixtes permanents étaient en fonction, en plus de douze comités sénatoriaux permanents dont la composition est passée à 12 ou 15 sénateurs en 1983. At the dawn of the new millennium, two new committees were created: the Human Rights Committee and the National Security and Defence Committee. These committees had just nine members each. Pursuant to an agreement, the committees were supposed to meet on Mondays, which meant adding to the regular meeting

schedule at the time. That is how things have been ever since. Au début du nouveau millénaire, deux nouveaux comités ont vu le jour, soit le Comité des droits de la personne et le Comité de la sécurité nationale et de la défense. Ces comités étaient composés de neuf membres seulement, et en vertu d’un accord selon lequel les comités devaient se réunir le lundi — ce qui représentait un élargissement du calendrier régulier des réunions à cette journée. Les choses sont restées ainsi jusqu’à aujourd’hui.

In 2002, the Senate pulled out of the Joint Committee on Official Languages to create its own committee, also with nine members. In 2005, the Conflict of Interest Committee was created, and its structure as per the Rules is unique, as you know. Finally, the Senate’s 17th standing committee, the Audit and Oversight Committee, was created in late 2020. En 2002, le Sénat s’est retiré du Comité mixte des langues officielles pour créer son propre comité, toujours composé de neuf membres.

Par la suite, le Comité des conflits d’intérêts a été créé en 2005, avec une structure complètement distincte dans le Règlement, comme vous le savez. Enfin, le 17e comité permanent du Sénat a été créé à la fin de l’année 2020, lorsque le Sénat a mis sur pied le Comité de l’audit et de la surveillance. Shaila will now address some of the questions that were raised during last week’s meeting. I will then be pleased to answer questions whenever you like. Shaila va maintenant traiter de certaines questions qui ont été soulevées au cours de la réunion de la semaine dernière.

Par la suite, c’est avec plaisir que je répondrai à vos questions au moment qui vous conviendra. Ms. Anwar: I would like to focus on the Senate committees’ more recent activities. To support the discussion, we’ve distributed a series of tables showing the committees’ most relevant stats. We use this data to track the volume of activity, which helps us better allocate our resources and monitor workloads. You also have a copy of the old weekly

schedule we used for in-person meetings as well as the current hybrid schedule. We thought these two documents might help explain how resources are allocated according to the approved schedule. Mme Anwar : J’aimerais maintenant me concentrer sur les activités plus récentes des comités du Sénat. Pour aider à la discussion, nous avons distribué une série de tableaux qui illustrent les statistiques les plus importantes des comités. Nous utilisons ces données pour suivre le volume d’activités, ce qui nous aide à mieux répartir nos ressources et à surveiller les charges de travail.

Vous avez également reçu copie de l’ancien calendrier hebdomadaire que nous utilisions pour les réunions en personne, ainsi que l’horaire hybride actuel. Nous avons pensé que ces deux documents pourraient être utiles pour expliquer comment les ressources sont réparties selon l’horaire approuvé. [English] [Traduction] The first report, Committee Activities Five-year Snapshot, covers from March 2017 to March 2022 and spans from about halfway through the Forty-second Parliament, through the Forty- third Parliament and to the start of the Forty-fourth Parliament.

In that time, there were three dissolutions and one prorogation that would have interrupted committee activities, and of course, this also encapsulates the period of the pandemic. Nevertheless, it covers three relatively normal years in terms of parliamentary activity, and the reason why I wanted to share this report with Le premier rapport, Aperçu des activités des comités sur cinq ans, couvre la période allant de mars 2017 à mars 2022, soit la moitié de la 42e législature, la 43e législature et le début de la 44e législature.

Au cours de cette période, il y a eu trois dissolutions et une prorogation du Parlement, ce qui a provoqué l’interruption des activités des comités, sans compter les interruptions dues à la pandémie. Toutefois, ce rapport couvre trois ans d’activité parlementaire relativement normale. Si je voulais vous montrer ce rapport aujourd’hui, c’est parce qu’il 6:6 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 4-4-2022

you today is because it shows a similar overall pattern regardless of whether or not the year was interrupted in any way by a prorogation, dissolution or other event. montre que la tendance générale se maintient, que ce soit pendant les années ayant connu des périodes d’interruptions — à cause d’une prorogation, d’une dissolution ou d’un autre événement — ou non. National Finance, as you’ll see, is far and away the busiest Senate committee in virtually every category. Included in our busy tier of committees, I would put Legal and Constitutional Affairs and Social Affairs.

For these three committees, we typically staff them with senior experienced clerks, and we generally expect all three to need extra meetings, as they are typically tasked with the most legislation. Comme vous pouvez le constater, le Comité des finances nationales est de loin le comité du Sénat le plus actif dans la plupart des catégories. Parmi les comités les plus actifs, je mettrais aussi le Comité des affaires juridiques et constitutionnelles et le Comité des affaires sociales.

Ces trois comités se voient généralement assigner des greffiers chevronnés et expérimentés, et on s’attend habituellement à ce qu’ils aient besoin d’organiser des réunions supplémentaires, étant donné qu’on leur confie un plus grand nombre de textes de loi. [Translation] [Français] The next tier, the middle group, consists of Energy, Aboriginal Peoples and Agriculture. These three committees tend to do longer, more in-depth studies. In typical years, they also travel. L’échelon suivant, ou le groupe moyen, comprend les comités de l’énergie, des peuples autochtones et de l’agriculture.

Ces trois comités ont tendance à mener des études plus longues et plus approfondies. Ils effectuent aussi des déplacements au cours d’une année normale. [English] [Traduction] The next tier, or less busy, gets interesting in that we have committees that have two weekly meetings, such as Transport, Banking, Foreign Affairs, and Fisheries and Oceans, but have comparable hours to committees that normally only meet once per week, such as Defence, Official Languages, CIBA and Human Rights.

This chart shows CIBA subcommittees as well as some of the special committees, although I would note that some of these were not added to our database that we use to track committee hours until 2019.

Le dernier échelon, celui des comités moins actifs, est intéressant parce qu’il y a des comités qui se réunissent deux fois par semaine, comme le Comité des transports, le Comité des banques, le Comité des affaires étrangères et le Comité des pêches et des océans, mais ont des heures comparables à ceux qui se réunissent généralement une seule fois par semaine, comme le Comité de la défense, le Comité des langues officielles, le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, et le Comité des droits de la personne.

Ce tableau montre les sous-comités du Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, ainsi que certains des comités spéciaux. Je signalerai cependant que certains d’entre eux n’ont pas été ajoutés à la base de données que nous utilisions jusqu’en 2019 pour consigner le nombre d’heures de séance des comités. [Translation] [Français] The next table shows pre- and post-pandemic committee activity.

These two tables show the same information as the first one, but it is split into the two pandemic years, March 2020 to March 2022, and the two pre-pandemic years, March 2018 to March 2020. The purpose of these tables is to give you a better sense of the normal volume of activity compared to the significant decrease in committee activity during the pandemic. As you’ll see, the patterns are similar. Finance, legal affairs and social affairs are still the most active, which isn’t surprising, because these committees were among the first authorized by the Senate to meet virtually.

Le prochain tableau illustre les activités des comités pendant la pandémie et avant la pandémie. Ces deux tableaux présentent les mêmes renseignements que le premier, mais il est réparti sur les deux années de la pandémie, soit de mars 2020 à mars 2022, et les deux années précédant la pandémie, c’est-à-dire de mars 2018 à mars 2020. Le but de ces tableaux est de vous donner une meilleure idée du volume normal d’activités par rapport à la baisse importante des activités des comités pendant la pandémie. Vous constaterez que les tendances sont similaires.

Les comités des finances, des affaires juridiques et des affaires sociales occupent à nouveau les trois premières positions, ce qui n’est pas surprenant, puisque ces comités ont été parmi les premiers à obtenir l’autorisation du Sénat de se réunir de façon virtuelle. 4-4-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 6:7

[English] [Traduction] We also see in this chart that CIBA has now moved into the middle or medium tier, and if you include the hours of its subcommittees, it has more hours than Finance. I mention this because the question about CIBA and its subcommittees was raised last week. CIBA used to have three, maybe four, subcommittees, most of which met occasionally when other committees were not meeting, and they were mostly supported by the CIBA secretariat. However, since 2016, this number has increased to seven subcommittees, some of which met frequently, along with a few advisory working groups.

In the previous fiscal year, CIBA and its subcommittees represented about 35% of the total of all committee activity. We were able to accommodate these additional meetings, because initially other committees were not authorized to meet, and even when they were, CIBA was given priority over other committees, except for the ones meeting on government business. So far this session, CIBA has created four subcommittees and one advisory working group. Ce tableau montre aussi que le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration fait maintenant

partie du groupe moyen et, si on inclut les heures de ses sous-comités, il siège actuellement plus d’heures que le Comité des finances. Je le mentionne parce qu’une question a été posée sur ce comité et ses sous-comités la semaine dernière. Le Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration avait auparavant trois — peut-être quatre — sous-comités, dont la plupart siégeaient occasionnellement quand d’autres comités ne siégeaient pas et qui étaient principalement soutenus par le secrétariat du comité.

Toutefois, depuis 2016, il y a maintenant sept sous-comités, dont certains siègent fréquemment, de même que quelques groupes de travail consultatifs. Lors de l’exercice précédent, environ 35 % de toutes les activités des comités ont été menées par le Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration et ses sous-comités.

Nous avons été en mesure d’autoriser la tenue de ces séances supplémentaires parce que les autres comités n’étaient pas initialement autorisés à siéger et, même lorsqu’ils l’étaient, le Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration avait la priorité par rapport aux autres comités, à

part ceux qui se réunissaient pour discuter d’affaires gouvernementales. Depuis le début de la session, le comité a créé quatre sous-comités et un groupe de travail consultatif. As expected, the statistics during the pandemic show activity levels that are about 40% of the levels from the pre-pandemic period. Pre-pandemic statistics are more aligned to our recent historical trends, but they also give a better impact of the special committees — in this case, Arctic and the Charitable Sector — that kept pace during that period with other committees we consider to be in the less busy tier.

The pandemic also saw the addition of a new Senate Standing Committee on Audit and Oversight, which occupied the middle tier in terms of total number of meeting hours. Comme on pouvait s’y attendre, les statistiques montrent que le volume d’activités pendant la pandémie était d’approximativement 40 % ce qu’il était avant celle-ci.

Les statistiques d’avant la pandémie correspondent davantage aux récentes tendances en la matière, mais donnent aussi une meilleure idée du volume d’activités des comités spéciaux — en l’occurrence, le Comité spécial sur l’Arctique et le Comité spécial sur le secteur de la bienfaisance — qui évoluaient au même rythme que les comités que nous considérons comme étant moins actifs. Pendant la pandémie, on a également ajouté un nouveau comité sénatorial permanent, le Comité de l’audit et de la surveillance, qui fait

partie du groupe moyen en matière d’heures totales de séances. We tend to staff these committees with managers or assign a second committee to an experienced clerk. This is possible on a temporary basis if those subcommittees maintain their historical pattern of monthly or even quarterly meetings. However, if they remain at the current activity levels, it will continue to put a strain on the committee

schedule and resources and could become unsustainable in the longer term with our existing staffing levels. Généralement, nous affectons des gestionnaires à ces comités, ou nous confions la tâche d’un deuxième comité à un greffier expérimenté. C’est possible de le faire de manière temporaire si les sous-comités continuent, comme ils le faisaient antérieurement, à tenir des réunions mensuelles ou même trimestrielles.

Cependant, s’ils maintiennent leur volume d’activités actuel, cela continuera de surcharger leur calendrier et de grever leurs ressources et pourrait devenir intenable à long terme si le nombre d’employés demeure le même. 6:8 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 4-4-2022

[Translation] [Français] It’s interesting to look at these patterns over time, and doing so enables us to better allocate our human resources. I think this information can be useful to you as you consider adjusting schedules or the number of senators on each committee. Ces tendances sont intéressantes à suivre au fil du temps et nous permettent de mieux répartir nos ressources en personnel. Pour les sénateurs, j’ai pensé que ces informations pourraient vous être utiles, alors que vous envisagez d’éventuelles modifications au calendrier ou au nombre de membres devant être affectés à chaque comité.

As Till pointed out, the historical factors that led to certain committees having a particular number of members or a particular meeting time may have evolved, so maybe some changes should be made. Comme Till l’a souligné, certains enjeux historiques, qui ont mené à l’attribution d’un certain nombre de membres ou de certains créneaux horaires à certains comités, peuvent ne plus être les mêmes et pourraient éventuellement faire l’objet d’ajustements. [English] [Traduction] I bring these statistics up in the context of your discussion on schedules, membership and resources.

There may be some useful data for members to take into consideration particularly to see if some committees might be able to move into different tiers to better reflect their actual meeting times. Je présente ces statistiques dans le cadre de votre discussion sur les horaires, la composition et les ressources. Certaines données pourraient être utiles à prendre en considération, plus particulièrement pour déterminer si certains comités pourraient changer d’échelon en vue de mieux refléter leur nombre d’heures de séance. One additional point on the original in-person

schedule is that not every committee had two time slots per week. Eleven committees had two time slots, and of that, if I take Rules as an example, Rules had two time slots but only ever used their one time slot. Their second time slot was almost never used. Fisheries is another committee that often didn’t use their second time slot. Then we had four committees that met once a week and a couple that met on an ad hoc basis, like Selection and Conflict and the standing joint committees that don’t typically meet on a weekly basis.

It would appear already that additional time slots could be drawn from those unused time slots set aside for other committees. Here I’m strictly speaking about the in- person schedule, not the hybrid schedule. J’ajouterais que ce ne sont pas tous les comités qui avaient deux créneaux horaires par semaine lorsque les séances étaient uniquement en présentiel. Onze comités avaient deux créneaux horaires. Le Comité du Règlement était l’un d’entre eux, mais il utilisait presque toujours seulement l’un de ses deux créneaux. Le deuxième n’était presque jamais utilisé.

Le Comité des pêches est un autre comité qui ne se servait pas souvent de son deuxième créneau horaire. Puis, il y avait quatre comités qui se réunissaient une fois par semaine, ainsi qu’un certain nombre, qui se réunissaient de façon ponctuelle, tels que le Comité de sélection, le comité chargé des conflits d’intérêts et les comités mixtes permanents qui ne se réunissent pas habituellement chaque semaine. Il semble déjà que des créneaux supplémentaires pourraient être créés à partir de ces créneaux inutilisés, qui sont réservés pour d’autres comités.

Je parle ici uniquement des séances en présentiel, et non des séances hybrides. My final point has to do with the question of capacity and resources. Support staff for committees come from several sources — your clerks, the room attendants and the pages. Some of the broadcasting and technical support staff are employees of the Senate Administration. Our interpreters are employees of the Translation Bureau, which is Public Works, and they are mandated to provide translation and

interpretation support to Parliament. The terms and conditions of that support is governed by a partnership agreement between the two institutions. Finally, the House of Commons provides multimedia and broadcasting equipment and support as part of a service level agreement between the Senate and the House of Commons. Finalement, je veux parler des capacités et des ressources. Les membres du personnel de soutien des comités peuvent être leurs greffiers, les préposés aux comités et les pages.

Certains des membres du personnel de la télédiffusion et du soutien technique sont des employés de l’Administration du Sénat. Nos interprètes et nos traducteurs sont des employés du Bureau de la traduction, qui relève du ministère des Travaux publics, et ils ont le mandat de fournir des services de traduction et d’interprétation au Parlement. Ces modalités sont régies par une entente de partenariat entre les deux institutions.

Enfin, la Chambre des communes offre du matériel et des services multimédias et de télédiffusion aux termes d’une entente sur les niveaux de service conclue entre le Sénat et la Chambre des communes. 4-4-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 6:9

[Translation] [Français] During the pandemic, the main obstacle was

interpretation. Without getting into the details here, they had to reduce the interpreters’ hours of service by about 30% for health and safety reasons, and they exhausted every possible avenue for hiring qualified staff. Meanwhile, the Senate increased its sitting hours and began sitting regularly until 9 p.m. on Tuesdays and Thursdays. Committees lost three Tuesday evening time slots and lost additional capacity because of the hours of service required for Thursday evening Senate sittings.

Caucus meetings also increased service hours, especially on Tuesdays, and that eliminated another two potential time slots for committees. Pendant la pandémie, le principal point de blocage a été l’interprétation. Sans entrer dans tous les détails ici, ils ont dû réduire les heures de service de leur personnel d’environ 30 % pour des raisons de santé et de sécurité et ils ont épuisé toutes les sources possibles d’embauche de personnel qualifié. En même temps, le Sénat a augmenté ses heures de séance à la Chambre, siégeant régulièrement jusqu’à 21 heures les mardis et les jeudis.

Les comités ont perdu trois créneaux horaires le mardi soir et ont perdu une capacité supplémentaire en raison des heures de service requises pour couvrir les séances du Sénat les jeudis soir. Une autre augmentation de services a eu lieu avec les réunions des caucus, en particulier le mardi, ce qui a encore éliminé deux créneaux horaires potentiels pour les comités. [English] [Traduction] For multimedia technicians from the House of Commons, the SLA was increased last spring by CIBA to support two hybrid meetings per time slot.

This was done in coordination with the Translation Bureau, who could not support any other additional meetings. Pour les techniciens multimédias de la Chambre des communes, le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a renforcé l’entente sur les niveaux de service le printemps dernier pour permettre la tenue de deux séances hybrides par créneau horaire. Cela a été fait en coordination avec le Bureau de la traduction, qui ne pouvait pas soutenir des séances supplémentaires.

For the Committees Directorate, we’re resourced to support 17 standing committees and up to four subcommittees in accordance with the in-person schedule. Hybrid meetings do require more support, which we’ve been able to absorb up until now because existing committees are meeting less. Pour la Direction des comités, nous avons les ressources nécessaires pour soutenir les séances en présentiel de 17 comités permanents et jusqu’à 4 sous-comités. Les séances hybrides exigent plus de soutien, ce que nous avons pu leur donner jusqu’à présent parce que les comités existants siègent moins souvent.

In terms of our operational requirements, thus far this session the Senate has 18 committees, which is an increase of one from the start of last session; four joint committees, which is an increase of two from last session; five subcommittees and one advisory working group, for a total of 27 committees. We are currently under-resourced and need additional resources to support the existing committees and subcommittees. If additional committees or subcommittees are created, the Committees Directorate would need additional resources at the rate of one clerk and one administrative assistant per committee.

En ce qui concerne nos besoins opérationnels, depuis le début de la session, le Sénat a 18 comités, ce qui représente une augmentation de 1 par rapport à la session précédente; 4 comités mixtes, 2 de plus que la session dernière; 5 sous-comités et 1 groupe de travail consultatif, pour un total de 27 comités. Nous manquons actuellement de ressources, et nous avons besoin de ressources supplémentaires pour appuyer les comités et les sous- comités existants.

Si de nouveaux comités ou sous-comités sont créés, la Direction des comités aurait besoin d’un greffier et d’un adjoint administratif pour chaque nouveau comité. By way of comparison, the House of Commons Committees Directorate currently supports 26 standing committees, one special committee and four joint committees. The joint committees are supported between both houses. Each provides clerks and administrative assistants, and the technical support is usually a shared responsibility. They also have three subcommittees and one working group, which works out to 35 committees and subcommittees.

In terms of staffing, they employ 6 managers, 27 procedural clerks, 3 legislative clerks and 43 administrative support staff. En comparaison, la Direction des comités de la Chambre des communes soutient actuellement 26 comités, 1 comité spécial et 4 comités mixtes. Les comités mixtes relèvent des deux Chambres. Chaque Chambre fournit des greffiers et des adjoints administratifs, et le soutien technique constitue habituellement une responsabilité partagée. La Direction des comités de la Chambre des communes soutient aussi 3 sous-comités et 1 groupe de travail, pour un total de 35 comités et sous-comités.

Elle emploie 6 gestionnaires, 27 greffiers à la procédure, 3 greffiers législatifs et 43 employés de soutien administratif. 6:10 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 4-4-2022

By comparison, the Senate Committees Directorate has 34 employees in total, with 14 procedural clerks, 12 administrative assistants, 3 managers and 3 legislative and logistical support staff. As a point of information, we currently have four vacancies; however, we’re recruiting to try to fill three of the four positions. La Direction des comités du Sénat, elle, compte 34 employés en tout. Elle emploie 14 greffiers à la procédure, 12 adjoints administratifs, 3 gestionnaires et 3 membres du personnel législatif et du soutien logistique. À

titre d’information, il y a actuellement quatre postes vacants, mais nous tentons de recruter des gens pour doter trois de ces postes. I think I’ll stop there, and at this point, Till and I are both available to answer any questions you may have. Je pense que je m’arrêterai là. Till et moi sommes tous les deux disponibles pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir à ce stade. The Chair: Thank you very much, both of you, for this interesting presentation. La présidente : Je vous remercie tous les deux de vos interventions intéressantes.

Senator Ringuette: Shaila and Till, this is very interesting. La sénatrice Ringuette : Shaila et Till, ce que vous dites est très intéressant. I don’t want to talk about resources, because whatever recommendation we make, either for additional resources via additional working groups, sub or whatever, that is not what we should lie our decision on. Je ne souhaite pas parler de ressources.

En effet, peu importe les recommandations que nous formulons, que ce soit l’attribution de ressources supplémentaires par l’entremise de groupes de travail ou de sous-comités supplémentaires ou d’autres mesures, nous ne devrions pas fonder notre décision là- dessus. That being said, Shaila — and maybe, Senator Mockler, if you would like to also comment on this — we have the Monday committee that meets for four straight hours, and then we have other committees that meet two times for two hours. I’m talking about the regular sitting that we have.

My question is, what is the comment regarding whether or not four hours is too difficult to manage in regard to the senators and the staff involved to be efficient in those four hours? To be honest, my question is, are we effective in having two two-hour committee meetings, or is it too long to have one four-hour meeting? Should we look at an efficient streamlining of having a three-hour per week committee meeting, considering the number of committees that we have on our plate right now?

Cela dit, Shaila — et le sénateur Mockler voudrait peut-être lui aussi se prononcer sur la question —, nous avons un comité qui siège pendant quatre heures consécutives chaque lundi, puis d’autres comités qui siègent deux fois par semaine pendant deux heures. Je parle des séances régulières. J’ai quelques questions à vous poser. Croyez-vous qu’il est trop difficile pour les sénateurs et le personnel de demeurer efficaces pendant quatre heures? Est- il efficace d’avoir deux séances de deux heures, une séance de quatre heures consécutives est-elle trop longue?

Devrions-nous plutôt envisager, par souci d’efficacité, d’avoir des séances de trois heures par semaine, étant donné le nombre de comités qui existent actuellement? I open this for your comments. Thank you. J’aimerais connaître votre opinion. Merci. [Translation] [Français] The Chair: Thank you for your questions. Ms. Anwar and Mr. Heyde, do you want to answer now? La présidente : Merci pour ces questions. Voulez-vous répondre maintenant, madame Anwar et monsieur Heyde? Ms. Anwar: I think it would probably be best to ask the senators who are members of committees that usually sit on Mondays.

I see Senator Boniface here. She was the Chair of the Standing Senate Committee on National Security and Defence last session, and that was the committee that sat longest on Mondays. Mme Anwar : Je pense que c’est probablement préférable de demander aux sénateurs membres des comités qui siègent normalement le lundi. Je vois que la sénatrice Boniface est parmi nous.

Elle était présidente du Comité sénatorial permanent de la sécurité nationale et de la défense pendant la dernière session, et c’est ce comité qui siégeait le plus longtemps le lundi. [English] [Traduction] I would say there are probably some advantages in terms of allowing senators to focus on a subject matter study, a special study. When you have that extended time, you’re immersed in that.

I know when the Legal Committee was studying certain Je dirais qu’il y a probablement quelques avantages à permettre aux sénateurs de se concentrer sur l’étude de la teneur d’un projet de loi, d’entreprendre une étude spéciale. Des séances plus longues permettent de se plonger dans un sujet. Je 4-4-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 6:11

bills, we would hold all-day hearings or big blocks of hearings, and that allows you to absorb a topic. That being said, I know senators are busy and sometimes the

schedule needs to be broken down. sais que, quand le Comité des affaires juridiques étudiait certains projets de loi, nous tenions des audiences durant toute la journée ou nous réservions de longs blocs d’audience, ce qui permet d’assimiler un sujet. Cela dit, je sais que les sénateurs sont occupés et que, parfois, il peut être nécessaire d’étendre l’étude d’un sujet sur plusieurs séances. Basically, there are advantages and disadvantages to having fewer but longer meetings versus lots of two-hour blocks.

What the stats show is there are some committees that typically were not using their full two two-hour meetings per week. In that sense, there are efficiencies that could be built into the schedule. The problem is that if committees are only allotted two two-hour time slots, unless they proactively say they are not going to sit on a certain day, we presume that slot is available to them. Il y a des avantages et des inconvénients à la tenue de séances moins nombreuses, mais plus longues plutôt qu’à la tenue de nombreuses séances de deux heures.

Les statistiques révèlent que certains comités n’utilisaient pas généralement au complet leurs deux séances hebdomadaires de deux heures. En ce sens, nous pourrions utiliser les heures de séance de manière plus efficace. Le problème, c’est que si seulement deux créneaux horaires de deux heures sont attribués aux comités, nous présumons qu’ils se serviront de ces créneaux, sauf indication contraire de leur part. The Rules Committee, under the old schedule, when we were still meeting in East Block, had the time slot after the Legal Committee, and I was the clerk of Legal for probably five years.

I think if they ever asked me for that time slot, I would have fallen off my chair because they certainly never used it when I was the clerk, and the Legal Committee often sat longer. Lorsque ses séances avaient encore lieu à l’édifice de l’Est, le Comité du Règlement avait le créneau après le Comité des affaires juridiques.

J’étais la greffière du Comité des affaires juridiques pendant cinq ans, je crois, et je pense que si ses membres m’avaient demandé de leur attribuer ce créneau, je serais tombée à la renverse parce qu’ils ne l’ont certes jamais utilisé quand j’étais greffière, et il siégeait souvent de longues heures. Senator Boniface: I’ve sat on the National Defence Committee where we did four hours and have sat on the Legal Committee where we split it up for two hours. I think it often depends on what you’re dealing with.

For instance, if you’re dealing with a bill and you’re going to clause by clause, sometimes the time in between gives you time to better prepare as opposed to flipping directly into clause by clause. I think that studies of four hours are helpful on studies on legislation. From my personal perspective, two and two works quite well. La sénatrice Boniface : J’ai siégé au Comité de la défense nationale, où les séances duraient quatre heures, et j’ai siégé au Comité des affaires juridiques, où elles étaient divisées en séances de deux heures. Je pense que cela dépend souvent du sujet de l’étude.

Par exemple, si vous procédez à l’étude

article par

article d’un projet de loi, un intervalle vous donne parfois le temps de mieux vous préparer au lieu de passer directement à cette étude. Je pense que les séances de quatre heures sont utiles quand on étudie la teneur d’un projet de loi. J’estime que pour le reste, il est très efficace d’avoir deux séances de deux heures. Senator Lankin: I want to ask Shaila and Till whether the joint committees that are more temporary in nature are already counted in the numbers you presented. For example, I’m thinking about the Emergencies Act review and of MAID.

If they are not counted here, at least on the schedule, even though they may not be just Senate committees, it would be useful to see them reflected. La sénatrice Lankin : Je voudrais que Shaila et Till nous disent si les comités mixtes qui sont de nature temporaire sont déjà comptés dans les chiffres présentés. Par exemple, je pense à l’examen de la

Loi sur les mesures d’urgence et de l’aide médicale à mourir. S’ils ne sont pas pris en compte, du moins sur le calendrier, même s’il ne s’agit pas à proprement parler de comités sénatoriaux, il serait utile qu’ils soient reflétés. The second thing is a committee that is not a standing Senate committee or a parliamentary committee but the committee of parliamentarians, which is different, but its time slots are not reflected in any way. For forward planning, it could be helpful to see it, even if they’re not part of the statistics that we need to have resources for. Thanks.

L’autre chose, ce sont les comités qui ne sont pas des comités sénatoriaux permanents ni des comités parlementaires, mais des comités des parlementaires, ce qui est différent. Les créneaux de ces comités ne sont pas pris en compte. Aux fins de la planification, il pourrait être utile de voir leurs créneaux, même si ces comités ne sont pas comptabilisés dans les statistiques concernant les ressources dont nous avons besoin. Merci. Ms.

Anwar: With respect to the joint committees and the schedules that I provided in the bundles, they are prior to the Special Joint Committee on the Declaration of Emergency and Mme Anwar : En ce qui concerne les comités mixtes et les calendriers que j’ai inclus dans les documents que je vous ai remis, le Comité mixte spécial sur la déclaration de situation de 6:12 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 4-4-2022

the Special Joint Committee on Medical Assistance in Dying that was just created last week, so no, those are not included. We do have a time slot for the two standing joint committees, Scrutiny of Regulations and Library of Parliament. As I mentioned, they don’t often sit every week. The Library Committee hasn’t sat in a couple of years, in fact. However, we do set aside the time slot for them, and it’s dedicated to them. crise et le Comité mixte spécial sur l’aide médicale à mourir — créé la semaine dernière — n’avaient pas encore été formés, alors ils ne sont pas inclus dans les calendriers.

Un créneau est prévu pour les deux comités mixtes permanents, le Comité mixte de l’examen de la réglementation et le Comité mixte de la Bibliothèque. Comme je l’ai mentionné, ils ne siègent habituellement pas toutes les semaines. D’ailleurs, le Comité de la Bibliothèque n’a pas tenu de réunion depuis quelques années. Par contre, un créneau leur est spécifiquement dédié. For the two special joint committees recently created, I will add them to an upcoming

schedule so you can see it. I don’t know when the MAID committee will meet. That’s a discussion we will have with the House of Commons. For the National Security and Intelligence Committee, NISICOP, that is not supported by Parliament Hill, either the House or the Senate. I notionally know that you meet on Fridays, but I have no idea when or where. Those resources are accounted for separately. They are not supported by either the Senate or the House of Commons, but I imagine that you have

interpretation provided by the Translation Bureau. Pour ce qui est des deux comités mixtes spéciaux récemment créés, je les ajouterai dans un calendrier que je produirai bientôt pour que vous puissiez les voir. Je ne sais pas quand le Comité sur l’aide médicale à mourir se réunira. Il faudra en discuter avec la Chambre des communes. En ce qui concerne le Comité sur la sécurité nationale et le renseignement, ce comité ne relève pas du Parlement; il ne relève ni de la Chambre ni du Sénat. Je sais qu’il est censé se réunir les vendredis, mais je ne sais absolument pas où ni à quelle heure il se réunit exactement.

Les ressources pour ce comité sont comptabilisées séparément. Elles ne sont pas du ressort du Sénat ni de la Chambre des communes, mais j’imagine qu’un service d’interprétation est fourni par le Bureau de la traduction.

Senator Batters: First of all, as somebody who has been on the Legal Committee for basically all of the nine years that I’ve been in the Senate, generally the lengthy day-long studies that were done about bills were precisely because those particular bills had very rigorous time frames for being reported, because we were doing a pre-study or they had to be reported back to the Senate in a very limited time frame. That was generally the reason. Having two two-hour sessions per week, it would have taken us weeks to be able to do that properly.

That’s generally why Legal occasionally does have those lengthy meetings. But I would say, having been on those types of committees, having a committee like Legal meet for four hours at a time would not be efficient. My impression is that it’s more efficient to have those two two-hour time slots, particularly during a sitting week.

La sénatrice Batters : D’abord et avant tout, comme j’ai pratiquement toujours été membre du Comité des affaires juridiques depuis que j’ai été nommée au Sénat, il y a neuf ans, je sais que les longues études qui durent toute la journée concernent habituellement des projets de loi visés par un échéancier très strict, parce que nous devons faire une étude préalable ou parce qu’il faut renvoyer le projet de loi au Sénat dans un délai très serré. C’est habituellement la raison. Si nous avions tenu deux réunions de deux heures chaque semaine, il nous aurait fallu des semaines pour faire notre travail correctement.

C’est pour cette raison que le Comité des affaires juridiques tient, à l’occasion, de longues réunions. Cependant, ayant été membre de ce genre de comité, je peux dire que prévoir des réunions de quatre heures pour le Comité des affaires juridiques n’est pas la meilleure solution. D’après moi, il est plus efficace d’organiser deux réunions de deux heures, surtout pendant les semaines où le Sénat siège.

As well, clause by clause, in my view, should always be, if possible, on a different day than when you’re actually considering that particular bill in front of witnesses so that everyone can have the proper time to reflect and perhaps come up with amendments or observations, rather than just go right into it. I also don’t think it shows the proper respect to the witnesses that you’ve just heard from because at that point your mind would probably be almost made up.

Witnesses may certainly have that impression. “Did it even matter that I was heard from today?” That is another reason that I think that a committee like Legal, which considers a lot of legislation, should be in two two-hour spots rather than one four-hour spot. De plus, à mon avis, l’étude

article par

article ne devrait jamais se faire, lorsque c’est possible, le même jour que le comité reçoit des témoins au sujet du projet de loi concerné, afin de laisser le temps aux membres de réfléchir et de penser à des amendements et à des observations, plutôt que de plonger immédiatement dans ce genre d’étude. Je crois également que passer immédiatement à l’étude

article par

article est un manque de respect à l’endroit des témoins reçus, parce que cela indique que l’opinion des membres du comité était probablement déjà arrêtée. C’est du moins l’impression que cela pourrait laisser aux témoins. Ces derniers pourraient se demander si leur présence a servi à quelque chose. C’est une autre raison pour laquelle, 4-4-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 6:13

à mon sens, les comités comme le Comité des affaires juridiques, qui doivent étudier de nombreux projets de loi, devraient tenir deux séances de deux heures plutôt qu’une seule de quatre heures. There are a couple of things coming out of what Ms. Anwar was just saying. Could you please tell us what the Emergency Committee time slot is? I believe you said you know what those time slots are, just not the MAID one. I hope that joint committees are taking away from House of Commons resources for committees and not Senate resources, because those are limited.

J’ai noté différents points dans ce que Mme Anwar vient de dire. Savez-vous quel est le créneau du Comité sur la situation d’urgence? Je crois que vous avez dit connaître le créneau de ce comité, mais pas celui du Comité sur l’aide médicale à mourir. J’espère que les comités mixtes utilisent les ressources de la Chambre des communes plutôt que celles du Sénat, parce que ces dernières sont limitées. My last question is if you could please explain why the House of Commons has, throughout the pandemic, had priority over Senate committees in their sittings and resources allocated, particularly translators.

They have basically been back to normal with their committees in the House of Commons for 18 months or more. We’re still not back to normal, not even close. We’re probably at half, at best, of the particular committee regimen that we had before. Thank you. Finalement, j’aimerais que vous nous expliquiez pourquoi, depuis le début de la pandémie, la Chambre des communes a préséance sur le Sénat pour ce qui est des réunions et des ressources requises, notamment des interprètes. Les comités de la Chambre des communes ont repris leur rythme normal depuis 18 mois ou plus.

Du côté du Sénat, la situation des comités est loin d’être revenue à la normale. Au mieux, nous sommes probablement revenus à 50 % du rythme de travail normal des comités. Merci. Ms. Anwar: With respect to Scrutiny and the Library joint committee, we’ve had an agreement with the House of Commons that the Senate provides all of the back-end support for Scrutiny and the House provides all of the back-end support for the Library Committee.

Mme Anwar : En ce qui concerne le Comité d’examen de la réglementation et le Comité de la Bibliothèque, il y a une entente entre la Chambre des communes et le Sénat : le Sénat s’occupe du soutien du Comité d’examen de la réglementation et la Chambre, du soutien du Comité de la Bibliothèque.

For the two special joint committees, because our resources are so tight, this is a conversation we had with our partners in the House of Commons to say that we don’t have the ability right now to do the back-end support — by that I mean provide the committee rooms, the committee time, the interpreters, the multimedia support and the tech support — so the House has agreed to provide that support for both the Emergency Declaration Committee and for MAID.

Dans le cas des deux comités mixtes spéciaux, comme nos ressources sont déjà très sollicitées, nous avons déjà expliqué à nos partenaires de la Chambre des communes que nous n’avions pas la capacité, à l’heure actuelle, de fournir le soutien — soit les salles de comités, les créneaux, les interprètes, le soutien multimédia et le soutien technique —, alors la Chambre a accepté de se charger du soutien du Comité sur la déclaration de la situation d’urgence et du Comité sur l’aide médicale à mourir.

For the time slot, the Emergency Declaration Committee has settled, I believe, on Tuesday evenings, either 6:00 to 9:00 or 6:30 to 9:30. For the MAID committee, those discussions have not yet started. The members from the House of Commons have not yet been named. I imagine that will be a discussion that will take place typically between the whips of both houses and in consultation with the members of the committee. I don’t know at this point when it will be, but once it is, we will add it to the schedule.

It will be back-end supported by the House of Commons, but we will, of course, have a Senate clerk and administrative assistant assigned to work with the senators on the committee. En ce qui concerne le créneau du Comité sur la déclaration de la situation d’urgence, je crois qu’il a choisi les mardis soirs, de 18 heures à 21 heures ou de 18 h 30 à 21 h 30. Dans le cas du Comité sur l’aide médicale à mourir, les discussions à ce sujet n’ont pas commencé. Les députés qui seront membres du comité n’ont pas encore été nommés.

Habituellement, des discussions ont lieu entre les whips des deux Chambres, en consultation avec les membres du comité. Pour le moment, je ne sais pas quand se réunira ce comité, mais, dès que nous le saurons, nous l’inscrirons au calendrier. C’est la Chambre des communes qui s’occupera du soutien de ce comité, mais, évidemment, un greffier et un adjoint administratif du Sénat seront affectés au comité afin de soutenir les sénateurs qui en seront membres. Did that answer all of your questions, senator? I think you had one other. Est-ce que cela répond à vos questions, sénatrice?

Je crois qu’il y en avait une autre. 6:14 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 4-4-2022

Senator Batters: My main question is if you can please explain, because I think the public will want to know — this is something I talked about in my speech about hybrid Parliament and the fact that it’s an extremely unfair situation that the House of Commons has their committees having priority over the Senate committees, yet it’s something I believe that the Senate Administration agreed to throughout. Can you please explain why this is happening? They have basically been back to normal for 18 months, and we have not at all. We’re still not even close to back to normal.

La sénatrice Batters : Je vous demandais principalement d’expliquer — parce que je crois que la population veut le savoir — pourquoi le Sénat se trouve dans la situation tout à fait injuste où les comités de la Chambre ont droit à un traitement prioritaire face à ceux du Sénat, une situation dont j’ai parlé dans mon discours au sujet des séances hybrides du Parlement. Il semble que, depuis le début, l’Administration du Sénat ait donné son aval. Pourriez-vous expliquer pourquoi? Les comités à l’autre endroit fonctionnent à peu près normalement depuis 18 mois, alors que c’est tout le contraire au Sénat.

Les comités du Sénat sont loin d’avoir repris leur rythme normal. Ms. Anwar: From my perspective, I track very carefully the committee statistics and, as I said, right now we’re down about 30%, almost 40%, from what we did before the pandemic. Mme Anwar : De ce que j’en sais, je suis de près les statistiques relatives aux comités et, comme je l’ai mentionné, présentement, nous sommes à 30 %, presque 40 %, du rythme d’avant la pandémie. For the House committees, I can’t really comment on who gives priority to what.

I know that we have a partnership agreement with the Translation Bureau that prioritizes chamber sittings, followed by committee meetings, followed by caucus meetings. They have been down in their service, and my understanding is that the service on the House side has also been reduced. It’s just that they have more committees that sit longer, and their chamber also sits Monday to Friday and longer hours than our chamber does. So while they are down a bit, we are down a little bit more. I think the difference is their numbers are down across the board,

whereas on our side it has been more acutely felt by committees. The chamber statistics are — Till can probably comment on that more than I can — reasonably close to what they were before the pandemic now,

whereas the committee numbers are not yet back up to where they were before. In terms of how — Dans le cas des comités de la Chambre, je ne sais pas qui établit les priorités. Je sais que nous avons une entente de partenariat avec le Bureau de la traduction qui prévoit que, dans l’ordre, les priorités sont : les séances du Sénat, les réunions des comités et enfin les réunions des caucus. Le bureau a réduit la quantité de services qu’il offre et, de ce que j’en comprends, c’est la même chose du côté de la Chambre.

C’est simplement qu’il y a plus de comités de la Chambre qui tiennent de longues réunions et que la Chambre comme telle siège du lundi au vendredi et que ses séances sont plus longues que celles du Sénat. Donc, les services offerts à la Chambre ont été réduits, mais ils l’ont été davantage pour le Sénat. Je crois que la différence est que, du côté de la Chambre, la réduction est généralisée alors que, du côté du Sénat, ce sont surtout les comités qui s’en sont ressentis.

Les chiffres pour les séances du Sénat — Till serait mieux placé que moi pour en parler — sont assez semblables à ceux d’avant la pandémie, alors que, pour les comités, le niveau d’avant la pandémie n’a toujours pas été atteint. En ce qui a trait à... Senator Batters: It’s particularly about committees, all committees basically. That’s what I’m focused on, because the chamber — I don’t believe we can even have a committee sitting at the same time as the chamber, or at least we couldn’t for a significant part of the pandemic,

whereas the House of Commons has committees all the time. My comment was that it took us so many months to get any committees going at all. The House of Commons had their committees going by the summer of 2020, and quite soon after that they had basically all of their committees running at their full capacity that they had prior to the pandemic starting. They had those going. But we have never even come close committee-wise. Legal, for example, is meeting at best at half the capacity that we did before. La sénatrice Batters : Je parle surtout des comités, de tous les comités en gros.

C’est la situation des comités qui me préoccupe, parce que, du côté du Sénat, je ne crois pas qu’il soit même possible de tenir une réunion d’un comité pendant que siège le Sénat, du moins, ce n’était pas possible pendant une bonne

partie de la pandémie, alors que les comités de la Chambre des communes tiennent des réunions à peu près n’importe quand. Le point que je soulève est qu’il a fallu de nombreux mois avant de simplement recommencer à tenir des réunions des comités du Sénat. Dès l’été 2020, les comités de la Chambre des communes avaient recommencé à se réunir et, peu de temps après, l’ensemble des comités de la Chambre avaient à peu près repris leur rythme d’avant la pandémie. Leurs réunions avaient repris normalement, alors que les comités du Sénat n’ont jamais été près de revenir à la normale.

Par exemple, le Comité des affaires juridiques fonctionne à peine à 50 % de son rythme normal. 4-4-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 6:15

Ms. Anwar: For us, the challenge has been — we deal with our direct support partner in this regard, which is the Translation Bureau. I can’t really comment on how they have decided — they’ve given us, “Here is the sum total of what we can support in a week.” How that was divided was a conversation or a decision that essentially happened at the Selection Committee where different options for scheduling were provided, and the determination was made to have every committee have one time slot per week rather than try to manage certain committees getting more or less than others at certain times of the year.

Mme Anwar : Pour nous, le défi... nous devons traiter avec notre partenaire qui fournit directement les services, soit le Bureau de la traduction. Je ne peux pas décrire à la place du bureau la façon dont les choses se sont décidées... ils nous ont dit : « Voici le nombre d’heures totales que nous pouvons offrir chaque semaine. » La façon dont ces heures ont été réparties découle d’une discussion ou d’une décision prise au Comité de sélection où différentes solutions ont été présentées pour l’établissement du calendrier.

Il a été décidé que chaque comité obtiendrait un créneau par semaine plutôt que d’essayer de déterminer que tel comité devrait avoir plus de temps que tel autre comité en fonction du moment de l’année. That being said, one of the things adopted by the Senate both last year and this year was to prioritize committees with government bills. As a result, some of the committees that would normally sit once a week even lost those time slots in order to allow committees studying government bills to meet a little more often on the Senate side.

Cela dit, une des décisions prises par le Sénat pour l’année dernière et cette année, c’est de prioriser les projets de loi du gouvernement. Cela a eu pour effet d’empêcher certains comités qui avaient un créneau par semaine de siéger afin de permettre aux comités chargés de l’étude des projets de loi du gouvernement de se réunir un peu plus souvent du côté du Sénat. As to who gets more service or not, as I said, the House did sit more and did have more committees before the pandemic, and that continues.

I think our percentages, in terms of lack of service, are higher than what the House has said their reductions are in service, but that’s really a question I think for the Translation Bureau. I can’t really answer for what their relationship is with the House of Commons. I can just speak to what our relationship is with the Translation Bureau. Pour ce qui est de décider qui obtient plus de services, comme je l’ai dit, la Chambre siégeait davantage et avait déjà plus de comités avant la pandémie, et c’est toujours le cas.

Je crois que, en ce qui a trait à la réduction des services, les pourcentages au Sénat sont plus élevés que ceux rapportés par la Chambre, mais ce serait plutôt au Bureau de la traduction de répondre à cette question. Je ne suis pas au courant de la relation entre le bureau et la Chambre des communes; je ne connais que la relation que nous entretenons avec le Bureau de la traduction. The Chair: Thank you, Shaila. I don’t know if Till wants to add some information about those issues. La présidente : Merci, Shaila. Je ne sais pas si Till aurait d’autres renseignements à nous communiquer au sujet de ces questions.

Mr. Heyde: The one point I would make is something to which Shaila alluded in her presentation. With the hybrid sittings, we have seen the Senate tending to sit longer than would have historically been the pattern on Tuesday afternoons, routinely going until 9 p.m.,

whereas previously we would often be done on a Tuesday afternoon before the dinner break. As I believe Shaila pointed out and, Senator Batters, you also made the point that while the Senate is sitting, it is out of the ordinary for a committee to be meeting. That means, in effect, the Tuesday afternoon periods are lost for possible committee meetings while the Senate is sitting. M. Heyde : Le point que j’ajouterais concerne un élément soulevé par Shaila dans sa présentation.

Depuis qu’il tient des séances hybrides, le Sénat a tendance à siéger plus longtemps les mardis après-midi, les séances se poursuivant régulièrement jusqu’à 21 heures, alors que, auparavant, la séance était habituellement levée avant la pause du souper les mardis. Je crois que Shaila et vous, sénatrice Batters, l’avez souligné, lorsque le Sénat siège, il est inhabituel que les comités tiennent des réunions. Cela signifie qu’il n’est pratiquement plus possible pour les comités de se réunir les mardis après-midi lorsque le Sénat siège.

What we’ve seen in the last two weeks is a bit more reflective of where historically we might have been. The Senate would meet in the afternoon for several hours and then adjourns perhaps a bit before or after the dinner break without seeing the clock, and then committees are able to meet. I know at one point when I was with Committees quite some time ago, there actually were two periods in the

schedule for Tuesday afternoons. I don’t think in practice the very late committees used that time very aggressively because it was really inconvenient. But that is La longueur des séances des deux dernières semaines s’apparentait davantage à ce que nous avions l’habitude de voir. Le Sénat siégeait l’après-midi pendant plusieurs heures et levait la séance un peu avant ou après la pause du souper, sans tenir compte de l’heure, ce qui laissait la possibilité aux comités de se réunir.

Je me souviens que, à l’époque où j’étais aux comités, il y a assez longtemps, le calendrier prévoyait deux créneaux les mardis après-midi. Je ne crois pas que, en pratique, les comités qui avaient le créneau le plus tardif s’en servaient beaucoup, 6:16 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 4-4-2022

another factor that has played in, in that the Senate is perhaps taking a bit more time, which then has ratchet-on effects for committees. parce que c’était plutôt un inconvénient. C’est cependant un autre facteur qui intervient; le Sénat siège peut-être un peu plus longtemps, ce qui ajoute des contraintes aux comités. Senator Duncan: I apologize to my colleagues if this has been covered and I missed it. I certainly would defer to our able Chair of National Finance, who I see is in attendance. This committee, as noted — and as a member, I can say — is very active. We also have the challenge of — we have government legislation in terms of the budget. Our able clerks are always trying to

schedule witnesses, trying to obtain witnesses. Obtaining answers from those witnesses is a separate subject. Scheduling of those witnesses has an impact in terms of the committee meetings that we’re talking about. La sénatrice Duncan : Je m’excuse auprès de mes collègues si on a déjà répondu à la question que je soulève et que j’ai manqué la réponse. Je laisserais bien la parole au président du Comité des finances nationales, dont j’ai remarqué la présence. Ce comité est très occupé comme on l’a déjà dit — j’en suis membre et je peux le confirmer.

Un des défis du comité est qu’il doit étudier les projets de loi budgétaires du gouvernement. Les greffiers du comité sont très compétents et travaillent sans relâche à trouver des témoins et à organiser leur venue. Obtenir des réponses de ces témoins est une autre affaire. L’organisation des témoignages a un impact sur les réunions des comités dont nous discutons. I would like if Shaila could perhaps take a moment and just talk about the issue of scheduling witnesses and its impact upon this schedule.

Is it possible that there is a date that might be better suited for some committees in terms of scheduling witnesses? Has that question been answered or raised before? Thank you. J’aimerais que Shaila nous parle un instant de la question de l’organisation des témoignages et des impacts sur le calendrier. Y a-t-il une journée qui serait préférable pour certains comités pour recevoir des témoins? Cette question avait-elle déjà été posée plus tôt? Merci. Ms. Anwar: Thank you, senator, for the question. Mme Anwar : Merci, sénatrice, de votre question.

I think now, because we’re inviting all witnesses to appear virtually, some of our scheduling constraints have — I wouldn’t say been eliminated, but it has been a bit reduced. We used to have to be able to account for allowing people to travel to Ottawa, which, depending on where they were coming from, was not always a 24-hour turnaround, and people need time to make travel plans. It is a bit less of an issue now because it is easier for people to tune into a meeting via Zoom, but people are still busy and overscheduled whether they’re working remotely or not.

Essentially, we like to give people at least a week’s notice. Je crois que maintenant, puisque tous les témoins participent aux réunions à distance, une

partie des problèmes liés à l’organisation des témoignages ont été, je ne dirais pas éliminés, mais légèrement réduits. Il fallait habituellement prévoir les déplacements des témoins jusqu’à Ottawa qui, selon l’endroit où ils habitent, pouvaient prendre plus de 24 heures, sans compter le temps nécessaire pour les préparatifs de voyage.

Ce n’est donc plus un problème, parce qu’il est beaucoup plus facile pour un témoin de se connecter à la réunion par Zoom, mais il n’en demeure pas moins que les gens sont occupés et qu’ils ont de la difficulté à trouver de la place dans leur horaire, qu’ils travaillent de la maison ou pas. Essentiellement, nous essayons de donner un préavis d’au moins une semaine aux témoins. I don’t know if that specifically is answering your question. I don’t know that it makes a huge difference in terms of if a committee sits twice versus longer. In terms of witnesses, I don’t think it makes a huge difference.

Je ne sais pas si cela répond à votre question. Je ne saurais dire si le fait qu’un comité tienne deux réunions au lieu d’une seule plus longue changerait vraiment quelque chose. En ce qui concerne les témoins, je crois qu’il n’y aurait pas vraiment de différence. Senator Duncan: Thank you, Shaila, for that. I really appreciate your answer. What I heard you say, though, gives me great concern in that it’s easier to

schedule witnesses and to hear from witnesses and thus also to hear from folks across the country in the hybrid format. My concern is if that hybrid format doesn’t continue, where will we be in terms of trying to organize witnesses? We will be back in an issue of having to give a week’s notice, which will delay reporting and delay committee work. Thank you for the information. La sénatrice Duncan : Merci, Shaila, de votre réponse, je l’apprécie.

Par contre, ce que vous avez dit m’inquiète beaucoup, parce que vous dites qu’il est plus facile de trouver des témoins et d’organiser leur témoignage, peu importe où ils sont au pays, depuis que nous avons adopté le format hybride. Qu’arrivera-t-il à l’organisation des témoignages si nous laissons tomber le format hybride? Nous devrons recommencer à donner des préavis d’une semaine, ce qui retardera le travail des comités et repoussera la présentation de leurs rapports. Merci de me communiquer ces informations. 4-4-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 6:17

Senator Busson: I want to compliment Shaila and Till and the staff for putting together this incredibly comprehensive and useful chart on the different committees and the comparisons between prior and pandemic scheduling. La sénatrice Busson : Je veux féliciter Shaila et Till et tout le personnel du tableau incroyablement complet et utile qu’ils ont préparé au sujet des différents comités et des comparaisons entre les calendriers avant et pendant la pandémie. There is one other thing I want to make a quick comment on, and it was alluded to.

Till made a point when he was talking about the history of the committees. He said when National Defence was created, it was created and scheduled for Mondays, back in 1968, I believe, and it’s still on Mondays. It’s an anecdotal observation on my part, but I think the Monday sittings sometimes deter some people from being on that very, very important committee. I wonder if Till has a comment about why. Is there a reason it’s on Mondays? Is that something you can comment on, Till? Il y a un autre point sur lequel je voudrais revenir rapidement. Till en a parlé lorsqu’il a abordé l’histoire des comités.

Il a dit que, lorsque le Comité de la défense nationale a été créé, le créneau qui lui avait été réservé, en 1968 je crois, était le lundi et c’est encore le cas à ce jour. C’est une observation anecdotique, mais je pense que le fait que le comité se réunisse les lundis décourage certaines personnes de devenir membres de ce très important comité. Je me demande si Till aurait quelque chose à ajouter à ce sujet. Y a-t-il une raison pour laquelle les réunions de ce comité ont lieu le lundi? Pouvez-vous nous en dire plus à ce sujet, Till? Mr.

Heyde: I think I will let Shaila take that, if you don’t mind, Senator Busson. M. Heyde : Je crois que vais laisser Shaila répondre, si cela ne vous dérange pas, sénatrice Busson. Ms. Anwar: In 2001, when Defence and Human Rights were added and, shortly thereafter, Official Languages, that was part of the negotiations, I guess, to add those extra committees, because the Tuesday-Wednesday-Thursday was full in terms of capacity to support committee meeting time slots. To add senators to a new committee, you also have to make sure that the time slot doesn’t conflict with other committee assignments.

Those were the considerations behind giving them the Monday time slot. Mme Anwar : En 2001, lorsque le Comité de la défense, le Comité des droits de la personne et, peu de temps après, le Comité des langues officielles ont été ajoutés, cela avait fait

partie des négociations, j’imagine, pour l’inclusion de ces comités, parce qu’il n’y avait plus de créneaux pour les comités les mardis, mercredis et jeudis. Lorsqu’il faut former un nouveau comité, il ne faut pas que les membres aient des conflits d’horaire avec les réunions des autres comités dont ils sont membres. Ce sont les éléments qui avaient mené à l’attribution d’un créneau le lundi à ce comité. I was assigned to the Defence Committee way back when, and I’ve been here for 15 years. The Monday committees have been asking why they have to be on Mondays for all of the 15 years that I’ve been here.

This comes up at least 20 times a year. It’s certainly nothing new. J’avais été affectée au Comité de la défense à l’époque. Je suis ici depuis 15 ans et les comités qui ont le créneau du lundi demandent constamment pourquoi ils doivent tenir leurs réunions le lundi. C’est une question qui revient au moins 20 fois par année, alors ce n’est certainement rien de nouveau. The Senate has taken the approach of having a set

schedule and not a rotating schedule. The house, by comparison, does a rotating

schedule so that everyone sits in the mornings sometimes, in the afternoon sometimes, on Mondays- Wednesdays sometimes, on Tuesdays-Thursdays sometimes. Both systems have pros and cons. There is a bit more certainty to your

schedule on the Senate side because committees tend to meet at the same times. With the pandemic, we’ve had to shift things around, and that has been very disruptive to everyone as a result. Le Sénat a choisi un horaire fixe plutôt qu’un horaire en rotation. En comparaison, la Chambre a un horaire en rotation, ce qui fait que chaque comité siège parfois le matin, parfois l’après- midi, les lundis et les mercredis ou les mardis et les jeudis. Les deux solutions ont des avantages et des inconvénients.

La façon de faire au Sénat amène plus de stabilité, parce que les comités se réunissent habituellement toujours à la même heure. Avec la pandémie, il a fallu changer un peu les choses et cela a causé beaucoup de perturbations pour tout le monde. That’s the reason behind the Mondays, but we’re talking about 22 years ago when that decision was made. Is that decision still valid? Are the reasons still valid? Ce sont les raisons qui ont amené le choix des lundis, mais cette décision a été prise il y a 22 ans. Est-elle toujours valide? Les raisons sont-elles toujours valides?

Originally, if I take Defence as an example, the committee had nine senators. For the last two sessions, the Senate has adopted a sessional order to increase it to 12 members, which is a reflection of the interest that people do have, despite the fact it meets on Mondays. I guess it’s a question of, if you know going into it À l’origine, si je prends l’exemple du Comité de la défense, le comité était formé de neuf sénateurs.

Au cours des deux dernières sessions, le Sénat a adopté un ordre sessionnel portant le nombre de membres de ce comité à 12, ce qui montre l’intérêt des sénateurs pour ce comité malgré le fait qu’il tienne ses 6:18 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 4-4-2022

that this is when the committee meets and has always met, you can make decisions as a senator that way. réunions les lundis. Je crois que, sachant que ce comité se réunit les lundis et que cela a toujours été ainsi, les sénateurs peuvent prendre une décision éclairée quant à la possibilité de devenir membre du comité. By the same token, there are senators who have two committees sitting in the same time slot. If those time slots never change, that means on a Thursday afternoon, the senator has to pick whether to be on Legal or on Social or on Foreign Affairs.

You can’t be on all three because they all meet at the same time. Maybe that’s also a way to keep everyone spread out. Otherwise, probably the whole Senate would be on Foreign Affairs because everybody wants to be on Foreign Affairs, and quite a few people want to be on Legal. D’un autre côté, il y a des sénateurs qui constatent que deux comités ont le même créneau. Si les créneaux demeurent toujours les mêmes, cela signifie que, pour les jeudis après-midi, un sénateur devrait choisir entre le Comité des affaires juridiques, le Comité des affaires sociales ou le Comité des affaires étrangères.

Il est impossible de participer aux trois réunions, parce qu’elles ont lieu en même temps. C’est peut-être une bonne façon d’assurer une bonne répartition des sénateurs entre les comités. Autrement, j’imagine que tous les sénateurs seraient membres du Comité des affaires étrangères, parce que tout le monde veut être membre de ce comité; beaucoup de gens veulent aussi être membres du Comité des affaires juridiques. I want to address a point from Senator Duncan’s last intervention. With respect to video conferencing of witnesses, we did that before the pandemic.

We had witnesses who appeared by video conference if there was a time constraint or if they didn’t want to travel. That capacity always existed. We had the flexibility to have some witnesses coming in or for last- minute witnesses to appear by video conference if necessary. The difference with Zoom is that it has become so much more widespread that we can increase the number of video conference witnesses we hear. That may or may not be a good thing, but certainly in a time-constraint situation, it can be easier for witnesses to join that way.

Je voudrais également revenir sur un point soulevé par la sénatrice Duncan dans sa dernière intervention. En ce qui concerne les témoignages par vidéoconférence, il y en avait déjà avant la pandémie. Il arrivait que des témoins participent aux réunions à distance lorsqu’ils n’avaient pas le temps de se déplacer ou qu’ils ne voulaient pas le faire. Cela a toujours été possible. Nous étions en mesure de faire témoigner les gens à distance au besoin, notamment lorsque des témoins étaient convoqués à la dernière minute.

La différence avec Zoom, c’est que cet outil est tellement répandu que nous pouvons augmenter le nombre de témoins que nous recevons par vidéoconférence. C’est peut-être une bonne chose ou une mauvaise chose, mais assurément, lorsque le temps est limité, c’est plus facile pour les témoins de participer à la réunion de cette façon. Senator Massicotte: I’m having a debate with myself while we discuss this thing in such great depth. Are we looking toward making recommendations about committee hours? I’m not sure that’s the case.

But I share the frustration about the fact that we’re meeting 40% less than we were pre-pandemic. It’s not the fault of our people. There is just not enough staff. That is best dealt with on Internal Economy. I highly recommend, if the committee agrees, that you as our chair should remind Internal Economy that we are frustrated by the lack of support staff and frustrated by the fact that we’re at 60% capacity. I think the committee does very good work, and it is very important to Canadians that the committee does its work. We’re still lagging behind so significantly.

The problem is not our staff, but the problem is a lack of staff. Let’s focus on that. I have a sense that every committee is talking about their slots at this point. I hear that comment from everyone else. But it isn’t everyone’s responsibility. It is Internal Economy’s responsibility, and we should lay our comments there. Le sénateur Massicotte : Je suis en train de débattre avec moi-même pendant que nous discutons de ce sujet de manière si approfondie. Cherchons-nous à faire des recommandations sur l’heure des réunions du comité? Je ne suis pas sûr que ce soit le cas.

Je partage toutefois la frustration des membres concernant le fait que nous nous réunissons 40 % de moins qu’avant la pandémie. Ce n’est pas la faute de notre personnel. Il n’y a tout simplement pas assez de personnel. Il serait préférable de laisser le Comité de la régie interne régler ce problème. Si le comité est d’accord, je recommande vivement que vous, en tant que présidente, rappeliez au Comité de la régie interne que nous sommes frustrés par le manque de personnel de soutien et par le fait que nous travaillons à 60 % de notre capacité.

Je pense que le comité fait du très bon travail et il est très important pour les Canadiens que le comité effectue son travail. Nous accusons toujours un retard considérable. Ce n’est pas notre personnel qui est le problème, mais le manque de personnel. Mettons l’accent sur ce point. J’ai l’impression que tous les comités parlent de leurs créneaux horaires en ce moment. J’entends ce commentaire de la part de tout le monde, mais ce n’est pas la responsabilité de tout le monde.

C’est la responsabilité du Comité de la régie interne et nous devrions leur communiquer nos commentaires. 4-4-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 6:19

The Chair: That is a good point, Senator Massicotte. Maybe in our concluding remarks, we will decide to have a letter sent to CIBA. La présidente : C’est un bon point, sénateur Massicotte. Lorsque nous ferons notre conclusion, nous déciderons peut-être d’envoyer une lettre au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Senator Busson: I had mentioned how helpful these charts are at getting a snapshot of the world of committees. I want to ask Shaila this: On Tuesday afternoons, right now, CONF meets with the permission of the Senate.

In the permanent schedule, CONF isn’t marked down at all. Is that a moving target, the Ethics Committee hours, when we’re out of hybrid? Is there a reason why Ethics isn’t on that permanent chart? La sénatrice Busson : J’ai mentionné à quel point ces tableaux sont utiles pour obtenir un aperçu du monde des comités. Ma question s’adresse à Mme Anwar : à l’heure actuelle, les membres du Comité de l’éthique se réunissent les mardis après-midi avec l’autorisation du Sénat. Ses réunions ne sont aucunement inscrites au calendrier permanent.

L’heure des réunions du Comité d’éthique après l’élimination des réunions hybrides représente-t-elle une cible mobile? Est-ce pour cette raison que les réunions du Comité de l’éthique ne figurent pas dans le calendrier permanent? Ms. Anwar: Two committees, CONF and Selection, have always met on an ad hoc basis, and now Audit is in the same position. They have permission to sit when the Senate is sitting, and they have permission to meet during adjournments. They’re relatively small in terms of the number of members. They meet when they need to meet as opposed to at a fixed time or on a fixed schedule.

We gave them each a fixed time slot for the hybrid

schedule just to reserve it because the slots were so tight in terms of availability. If we did it on an ad hoc basis, we would be spending all of our time to try to find them a time. That’s the reason. Mme Anwar : Deux comités, soit le Comité de l’éthique et le Comité de sélection, ont toujours organisé leurs réunions de façon ponctuelle et le Comité de l’audit se trouve maintenant dans la même position. Ils ont l’autorisation de siéger lorsque le Sénat siège et pendant les ajournements. Ils sont relativement petits en ce qui concerne le nombre de membres.

Ils tiennent des réunions lorsqu’ils en ont besoin plutôt qu’à une heure fixe ou selon un horaire fixe. Nous avons attribué à chacun de ces comités un créneau horaire fixe dans le calendrier hybride dans le simple but de réserver des créneaux horaires, car elles étaient très serrées sur le plan de la disponibilité. Si nous organisions nos réunions de façon ponctuelle, nous passerions tout notre temps à essayer de leur trouver un moment. C’est pour cette raison. Going forward, it may help senators, as it certainly helps me, to know that this is the time slot for this particular committee.

We probably will consider giving each of those committees — not necessarily a dedicated slot. We will probably say, “If they’re going to meet, this is their meeting time,” but we haven’t gotten there yet. À l’avenir, il pourrait être utile pour les sénateurs de savoir que tel créneau horaire a été attribué à tel comité, cela l’a certainement été pour moi. Nous envisagerons probablement de donner à chacun de ces comités un créneau horaire, mais pas nécessairement un créneau réservé. Nous dirons probablement : « Si les membres d’un comité doivent se réunir, ils le feront à l’heure suivante. »

Cependant, nous n’en sommes pas encore là. Senator Busson: Thank you so much. La sénatrice Busson : Merci beaucoup. [Translation] [Français] Senator Ringuette: My question is for Senator Mockler as Chair of the Standing Senate Committee on National Finance, which always has a fair amount of work to do. Let’s keep in mind that we don’t like committees meeting at the same time as the Senate. Every time your committee has to meet at the same time as the Senate, you constantly have to ask for consent to meet. La sénatrice Ringuette : Ma question s’adresse au sénateur Mockler, à

titre de président du Comité sénatorial permanent des finances nationales. Ce comité a une bonne quantité de travail à faire, et ce, de façon continue. Il faut se rappeler que nous n’aimons pas que les comités siègent en même temps que le Sénat. Chaque fois que votre comité doit se réunir en même temps que le Sénat, vous devez constamment demander le consentement de la Chambre pour être en mesure de siéger. I’ve noticed that you tend to be in the chamber at the last possible minute to move your motion.

Should the Standing Committee on Rules, Procedures and Rights of Parliament give some thought to an exception that allows the Standing Senate J’ai remarqué que vous êtes présent à la Chambre pratiquement jusqu’à la dernière minute pour pouvoir présenter votre motion. Est-ce que le Comité permanent du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement devrait envisager 6:20 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 4-4-2022

Committee on National Finance to sit at any time even if the Senate is sitting? d’établir une exception pour que le Comité sénatorial permanent des finances nationales puisse siéger en tout temps, même si le Sénat siège? Senator Mockler: Thank you, Senator Ringuette. That’s a very good question. Le sénateur Mockler : Merci beaucoup, sénatrice Ringuette.

Il s’agit d’une très bonne question. [English] [Traduction] Since the entry into force of hybrid sessions, I have to share with you that we’re always looking for best practices in order to assure ourselves that we give proper time to the witnesses and to give proper time to the senators. I want to bring that to your attention in view of the question that was asked by Senator Ringuette. Depuis l’entrée en vigueur des séances hybrides, je dois vous dire que nous sommes toujours à la recherche de pratiques exemplaires qui permettent d’accorder le temps nécessaire aux témoins et aux sénateurs.

Je veux attirer votre attention sur ce point en raison de la question posée par la sénatrice Ringuette. With those best practices at both levels, the steering committee and the members of the committee, we’re using all our slots. We’re using all our minutes. In the four-hour slots that we have, plus sitting when the Senate is sitting, we try to permit all senators, that being 12 members — and I see that Senator Duncan is an able member of our committee — a minimum of five to seven minutes per Senator to ask questions of the witnesses. Why seven minutes?

It allows the senator to ask more than one or two questions of the witnesses. Grâce à ces pratiques exemplaires à l’échelle du comité directeur et des membres du comité, nous utilisons tous nos créneaux horaires. Nous utilisons toutes nos minutes. Au cours des créneaux horaires de quatre heures dont nous disposons et des réunions qui ont lieu pendant que le Sénat siège, nous essayons d’accorder à tous les sénateurs, soit aux 12 membres — et je vois que la sénatrice Duncan est une membre compétente de notre comité —, au moins de cinq à sept minutes par sénateur pour poser des questions aux témoins.

Pourquoi sept minutes? Cela permet au sénateur de poser plus d’une ou deux questions aux témoins. [Translation] [Français] Having the option to ask witnesses more than one or two questions would help us dig deeper into a topic because the committee’s mandate is national finance.

Avoir la possibilité de poser plus d’une ou deux questions aux témoins nous permettrait d’élaborer davantage sur un sujet, parce que le mandat du comité, ce sont les finances nationales. [English] [Traduction] I think that doing that, given the way the format is broken down, one hour and 30 minutes at the beginning for the first slot, a break for 30 minutes, and then we move on to the other one hour and thirty minutes, giving the opportunity to each of our senators to have seven minutes, that, for us, is best practices.

Compte tenu du format, c’est-à-dire la première tranche d’une heure et demie au début, suivie d’une pause de 30 minutes, puis de l’autre tranche d’une heure et demie, je pense que le fait de donner à chacun de nos sénateurs la possibilité de disposer de sept minutes correspond à une pratique exemplaire pour nous. Second, I will comment on the hybrid system and how it works in Finance. Je vais ensuite commenter le système hybride et son fonctionnement pour le Comité des finances nationales. [Translation] [Français] Madam Chair, I’d just like to take this opportunity to tell Shaila and her team, via the clerk, Ms.

Aubé, that they’re doing an incredible job of supporting the committee and making sure we adhere to best practices in preparing committee reports and gathering relevant information and expertise. J’aimerais profiter de l’occasion, madame la présidente, pour dire à Shaila et à son équipe, par l’intermédiaire de la greffière, Mme Aubé, qu’ils font un travail incroyable pour appuyer le comité, pour veiller aux meilleures pratiques dans la préparation des rapports du comité et pour recueillir les informations et l’expertise pertinentes. 4-4-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 6:21

[English] [Traduction] When it comes directly to some of the challenges certainly going forward — and I want to bring this to the committee — we are, however, challenged by some of the answers when we give a time frame to the witnesses, both in the private sector and officials of governments, to make sure that they can answer in writing on the due date that is shared with them and us when we ask to get the information. We’re trying to address that.

Many times we do not have the answers at the proper date and time that we have agreed upon, so during the process, when the time comes to write the draft report, we cannot use the information that has been provided after the date in our report. That is a grave concern for Finance. I have verified with a few other committees, and they tell me it does sometimes happen in other committees.

En ce qui concerne certains des défis que nous devrons certainement relever à l’avenir — et que je tiens à porter à l’attention du comité —, nous sommes toutefois confrontés à des difficultés à l’égard de certaines réponses lorsque nous donnons un délai aux témoins, qu’il s’agisse de représentants du secteur privé ou de fonctionnaires, afin qu’ils puissent répondre par écrit d’ici la date butoir qui leur est communiquée, ainsi qu’à nous, lorsque nous demandons l’information. Nous essayons de remédier au problème.

Souvent, nous ne recevons pas les réponses à la date et à l’heure convenues, de sorte qu’au cours du processus, lorsque vient le moment de rédiger le rapport provisoire, nous ne pouvons pas inclure dans notre rapport les informations qui ont été fournies après la date butoir. Cela inquiète énormément le Comité des finances nationales. J’ai vérifié auprès de quelques-uns des autres comités et ils me disent que le problème survient parfois dans d’autres comités. I think the question that is asked is certainly pertinent.

Je pense que la question qui est posée est tout à fait pertinente. [Translation] [Français] Also, our committee, like any other committee, has to make sure the written answers meet the deadline that is publicly agreed upon by the committee and the witnesses. As to the four hours, and I’ll end on this, when we give our 12 senators seven minutes each to ask questions, the meeting lasts 90 minutes. If we still have time, we go to a second round of questions.

De plus, notre comité ou un autre comité devrait voir à ce que les réponses écrites attendues respectent la date butoir qui a été publiquement acceptée par le comité et par les témoins. Pour la question des quatre heures — et je conclus avec cet élément —, lorsqu’on permet à nos 12 sénateurs d’utiliser sept minutes chacun pour poser des questions, la durée du comité est de 90 minutes. S’il reste du temps, nous procédons à une deuxième ronde de questions. Thank you for the opportunity to talk about best practices.

Je vous remercie de me donner l’occasion de m’exprimer sur les pratiques exemplaires. [English] [Traduction] But there is no doubt that there are other best practices that could be implemented. Cependant, il ne fait aucun doute qu’il existe d’autres pratiques exemplaires qui pourraient être mises en œuvre. [Translation] [Français] The Chair: Thank you. I have a question for you, Senator Mockler.

Given your vast experience and the fact that you have been chairing the Standing Senate Committee on National Finance for some time, you are in a position to compare the time before COVID-19, the time during COVID-19 and now. La présidente : Merci. J’ai une question pour vous, sénateur Mockler. Étant donné votre vaste expérience et puisque vous êtes président du Comité sénatorial permanent des finances nationales depuis un certain temps, vous êtes en mesure de faire des comparaisons entre la période précédant la COVID-19, la période de la COVID-19 et maintenant.

Are hybrid meetings just as effective, more effective or less effective than in-person meetings? There are certainly pros and cons to both formats. As chair, did you find your committee to be just as productive, more productive or less productive while it was doing hybrid meetings? Est-ce que les réunions hybrides sont tout aussi efficaces, plus efficaces ou moins efficaces que les réunions en présentiel? Il y a certainement des avantages et des désavantages aux deux formats.

En tant que président, avez-vous trouvé que votre comité avait été tout aussi performant, plus performant ou moins performant pendant la période des réunions en mode hybride? 6:22 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 4-4-2022

Senator Mockler: That’s a very good question. I’m going to give it some thought and talk to the steering committee and members of our committee. Generally speaking, I would say that we use as much time as necessary during hybrid meetings. When we go back to in-person meetings, I’m pretty sure there will be best practices that can be implemented in either format. The public service is currently looking at telework and what kind of changes can be made. Various surveys conducted across the country point to arguments for and against.

Modernizing our institutions, if that is what we are talking about, means that the hybrid format and tools like Zoom and Teams are certainly things we should take a closer look at. Le sénateur Mockler : C’est une très bonne question. Je vais prendre votre question en délibéré et j’en parlerai avec le comité directeur et les membres de notre comité. Règle générale, je dois vous dire qu’on utilise tout le temps requis durant les réunions en mode hybride. Lorsqu’on sera en mode présentiel, je crois qu’il y aura sûrement de meilleures pratiques qui pourront être implantées dans l’un ou l’autre des formats.

La fonction publique tient actuellement un débat sur le télétravail et sur les changements à effectuer. Si on examine les différents sondages réalisés partout au pays, il y a des arguments pour et contre. La modernisation de nos institutions, si c’est de cela qu’on parle, le format hybride, les outils Zoom et Teams sont certainement des véhicules qui doivent être examinés davantage. The Chair: Thank you, Senator Mockler. With that I will give the floor to Senator Batters, but first, I have a question for Ms. Anwar and Mr. Heyde about schedules in terms of Friday sittings.

I know Fridays have never been an option for committee meetings, but I was wondering if House of Commons committees meet on Fridays. Could we have hybrid committee meetings on Fridays instead of in-person meetings to reduce accommodation costs, for example? Is that out of the question? We have not talked about this. Mornings, for example, could be reserved for certain committees that do not meet on Mondays. La présidente : Merci, sénateur Mockler. Sur ce, je vais donner la parole à la sénatrice Batters, mais avant, j’aimerais poser une question à Mme Anwar et à M.

Heyde au sujet des horaires en ce qui concerne les séances du vendredi. Je sais que les vendredis ont toujours été exclus pour les réunions des comités, mais je me demandais s’il y avait des réunions de comité les vendredis à la Chambre des communes. Est-ce qu’on pourrait utiliser les vendredis pour des séances de comité hybrides plutôt qu’en mode présentiel pour réduire les coûts d’hébergement, par exemple? Est-ce complètement exclu? On n’en a pas parlé. L’avant-midi, par exemple, pourrait être réservé à certains comités qui ne se réunissent pas les lundis. Ms.

Anwar: Before the pandemic, Senate committee meetings happened from Monday afternoon to Thursday before Senate sittings. Mme Anwar : Avant la pandémie, les réunions des comités du Sénat avaient lieu du lundi après-midi au jeudi précédant la séance du Sénat. Fridays were for additional meetings and subcommittee meetings. On utilisait les vendredis pour les réunions supplémentaires et pour celles des sous-comités. Before the pandemic, the House of Commons’ usual

schedule was from Monday morning to Thursday afternoon. On Fridays, there was only a House of Commons sitting for part of the day. During the pandemic, the House of Commons started using Fridays for committee meetings. We did the same. They were mostly extra meetings when a committee had a bill to study. Some subcommittees also sat that day. For extra meeting needs, we used Fridays. L’horaire normal de la Chambre des communes, avant la pandémie, était du lundi matin au jeudi après-midi. Les vendredis, seule la Chambre des communes siégeait pendant une

partie de la journée. Pendant la pandémie, la Chambre des communes a commencé à utiliser les vendredis pour les réunions des comités. Nous en avons fait autant. Il s’agissait surtout de réunions supplémentaires, lorsqu’un comité avait un projet de loi à étudier. Certains sous-comités ont aussi siégé cette journée-là. Pour les demandes supplémentaires, on utilisait le vendredi. We can do this in the short term, but here is what I think the problem is. When senators start returning to Ottawa and the Senate sits, Fridays are often travel days.

Since this winter, it has been hard to find a time, even for a five-member subcommittee, when all five members are available on Friday. The main problem with Fridays is logistical. On peut le faire à court terme. Toutefois, je crois que le problème est le suivant. Lorsque les sénateurs commencent à revenir à Ottawa et que le Sénat siège, les vendredis sont souvent des journées de voyage. Depuis l’hiver, c’est difficile de trouver un moment, même pour un sous-comité composé seulement de cinq sénateurs, où les cinq membres du comité sont disponibles le vendredi.

C’est plutôt la logistique qui pose problème pour ce qui est des vendredis. We’ll see. Do we have the resources for meetings on Fridays or hybrid meetings? Maybe, but that is up to senators to decide. Nous verrons. Avons-nous les ressources nécessaires pour un créneau horaire les vendredis ou pour des réunions en mode hybride? Peut-être, mais cette décision revient aux sénateurs. 4-4-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 6:23

[English] [Traduction] Senator Batters: I just wanted to make a couple of comments based on my experience with hybrid committees, particularly with the Legal Committee that I’ve been on. As I was saying before, I was on it for pretty much all of the nine years that I’ve been in the Senate. In that time frame, some very significant studies took place: the prostitution bill, the marijuana bill and two assisted suicide bills, one of which was before the pandemic and one during the pandemic.

La sénatrice Batters : Je voulais simplement faire quelques commentaires en fonction de mon expérience des comités hybrides, en particulier du Comité des affaires juridiques dont j’ai fait partie. Comme je l’ai dit plus tôt, j’y ai siégé pendant la quasi-totalité des neuf années qui se sont écoulées depuis que j’ai été nommée au Sénat. Au cours de cette période, des études très importantes ont été menées dans le cadre du projet de

loi sur la prostitution, du projet de

loi sur la marijuana et de deux projets de

loi sur l’aide au suicide, dont l’un avant la pandémie et l’autre pendant la pandémie. What I noticed was just the inability to have any interaction with the witnesses. They’re on the screen for the time that they’re on Zoom, and you don’t have that interaction before and after the committee and even really during the committee with the senators there. As well, you don’t have the interaction with the senators who are attending the committee because you can attend now either way.

There were times during the pandemic where we were only able to have virtual committee meetings, and I thought that was most unfortunate. In those times when you’re able to be there, it’s just so much better when you can have those interactions with your fellow committee members and the witnesses that are presenting to you and to have the opportunity to perhaps meet with them beforehand and that sort of thing. Zoom just isn’t as good. J’ai remarqué l’incapacité d’avoir une quelconque interaction avec les témoins.

Ils apparaissent à l’écran pendant le temps qu’ils témoignent sur Zoom et vous ne pouvez pas interagir avec eux avant et après la réunion du comité ou même pendant le comité avec les sénateurs présents. De plus, vous n’avez pas l’interaction avec les sénateurs qui assistent aux réunions du comité, car vous pouvez maintenant y assister d’une manière ou l’autre. Pendant la pandémie, il y a eu des occasions où le comité pouvait seulement tenir des réunions virtuelles, ce que j’ai trouvé très malheureux.

Lorsque vous pouvez être présent, c’est juste tellement mieux de pouvoir interagir avec les autres membres du comité et les témoins qui viennent vous donner des présentations et d’avoir l’occasion de les rencontrer à l’avance et ainsi de suite. Zoom n’est tout simplement pas aussi bon. Also, yes, we certainly did have video conference witnesses for the Legal Committee many times prior to the pandemic, but one trouble we’ve certainly noticed — and this has been across the board, both the House of Commons and us — is this major problem with interpreters having trouble.

This was particularly true for committees a lot of time because while we can mandate the exact type of headphones and that sort of thing so that, hopefully, there’s less trouble to the interpreters and less potential health risks, you can’t mandate those for regular witnesses. Sometimes I’ve been in committees where it’s been extremely poor quality — sometimes not good enough quality for the witness to even testify, actually. We have had occasions where, unfortunately, the witness has not been able to testify because the qualit