EVIDENCE TÉMOIGNAGES OTTAWA, Tuesday, November 7, 2023 OTTAWA, le mardi 7 novembre 2023 The Standing Committee on Rules, Procedures and the Rights of Parliament met with videoconference this day at 9:35 a.m. [ET], pursuant to rule 12-7(2)(a), to consider possible amendments to the Rules. Le Comité permanent du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement se réunit aujourd’hui, à 9 h 35 (HE), avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(2)

a) du Règlement, pour étudier des amendements possibles au Règlement. Senator Diane Bellemare (Chair) in the chair. La sénatrice Diane Bellemare (présidente) occupe le fauteuil. [Translation] [Français] The Chair: Welcome to the Standing Committee on Rules, Procedures and the Rights of Parliament. I am Diane Bellemare, senator from Quebec and chair of this committee. Today we are continuing our study of the mandates and structure of committees. Before we begin, I will go around the table, starting on my right. La présidente : Bienvenue au Comité permanent du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement.

Je suis Diane Bellemare, sénatrice du Québec et présidente du comité. Nous poursuivons aujourd’hui l’étude des mandats et de la structure des comités. Cependant, avant d’entrer dans le vif du sujet, je vais faire un tour de table, en commençant par ma droite. [English] [Traduction] Senator Cordy: Jane Cordy, I’m a senator from Nova Scotia. La sénatrice Cordy : Jane Cordy, je suis sénatrice de la Nouvelle-Écosse. [Translation] [Français] Senator Mégie: Marie-Françoise Mégie, Rougemont, Quebec.

La sénatrice Mégie : Marie-Françoise Mégie, division sénatoriale de Rougemont, au Québec. [English] [Traduction] Senator Oh: Victor Oh, Ontario. Le sénateur Oh : Victor Oh, Ontario. Senator Greene: Stephen Greene, Nova Scotia. Le sénateur Greene : Stephen Greene, Nouvelle-Écosse. [Translation] [Français] Senator Ringuette: Pierrette Ringuette from New Brunswick. La sénatrice Ringuette : Pierrette Ringuette, du Nouveau- Brunswick. Senator Saint-Germain: Raymonde Saint-Germain, De la Vallière, Quebec.

La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, division sénatoriale De la Vallière, au Québec. [English] [Traduction] Senator Omidvar: Ratna Omidvar, Ontario. La sénatrice Omidvar : Ratna Omidvar, Ontario. Senator Kutcher: Stan Kutcher, Nova Scotia. Le sénateur Kutcher : Stan Kutcher, Nouvelle-Écosse. Senator Busson: Bev Busson, British Columbia. La sénatrice Busson : Bev Busson, Colombie-Britannique. Senator Ataullahjan: Salma Ataullahjan, Ontario. La sénatrice Ataullahjan : Salma Ataullahjan, Ontario. Senator MacDonald: Michael MacDonald, Nova Scotia.

Le sénateur MacDonald : Michael MacDonald, Nouvelle- Écosse. 7-11-2023 Règlement, procédure et droits du Parlement 31:1

Senator Batters: Denise Batters, Saskatchewan, deputy chair of this committee. La sénatrice Batters : Denise Batters, Saskatchewan, vice- présidente de ce comité. [Translation] [Français] The Chair: Thank you very much for being with us today. We will be hearing from the clerk assistant at the Committees Directorate. Let there be no mistake about her title: She is the head clerk for committees. She is the boss of the other clerks. Today, we will continue our discussion, but will look more specifically at the

schedule for committees and will try to see how many committees can sit at the same time, considering meeting room and staff availability. La présidente : Merci beaucoup d’être avec nous aujourd’hui. Nous allons entendre la greffière adjointe à la Direction des comités. Il ne faut pas se méprendre sur le

titre : elle est bien la greffière en chef des comités. Elle est la patronne des autres greffiers. Aujourd’hui, nous allons poursuivre notre discussion, mais nous allons nous interroger plus particulièrement sur l’horaire des comités et nous tenterons de voir combien de comités peuvent siéger en même temps, compte tenu des locaux et des disponibilités du personnel. In short, I hope this analysis will help us determine the number of committees that can sit. We can of course play with the numbers, but it will give us an idea of what is possible.

It might also give us an idea of how many senators can sit on each committee because, if there are a lot of committees meeting at the same time, that could affect the number of people serving on each committee. Without further delay, I will ask Shaila Anwar to make her presentation. En gros, j’espère que cette analyse pourra nous aider à déterminer le nombre de comités qui peuvent siéger. Évidemment, on pourra jouer avec les chiffres, mais cela nous donnera quand même une idée des possibilités.

Nous pourrons peut-être en même temps avoir des idées sur le nombre de sénateurs qui peuvent siéger à chaque comité, car s’il y a beaucoup de comités qui siègent en même temps, cela peut avoir des conséquences sur le nombre de personnes siégeant à chaque comité. Sans plus tarder, je vais demander à Shaila Anwar de faire sa présentation. Shaila Anwar, Clerk Assistant, Committees Directorate, Senate of Canada: Thank you very much, senator. Shaila Anwar, greffière adjointe, Direction des comités, Sénat du Canada : Merci beaucoup, sénatrice. [English] [Traduction] Good morning, senators.

I have to say it was actually nice to have you introduce yourselves to me. I’m so used to calling your names, it was fun. I could have done the introductions if you needed. I appreciate it. It’s morning, I haven’t had my first coffee yet, so that’s always good. Bonjour, chers sénateurs. Je dois dire que suis très heureuse que vous vous soyez présentés à moi. J’ai tellement l’habitude de donner vos noms que c’était agréable de vous entendre le faire. J’aurais pu faire les présentations si vous le souhaitiez. Je vous remercie. C’est le matin, je n’ai pas encore pris mon premier café, donc c’est apprécié.

Thank you for inviting me back today. This is, I guess, a bit of an update on previous appearances, and, of course, I’ve been following your meetings on this topic with great interest, given that I am, as Senator Bellemare pointed out, in charge of the Committees Directorate. There are many interesting things that have been shared with you by current senators and former senators, and trying to put it all together into a report is the next step, and I hope to provide a little more information to you today. Je vous remercie de m’avoir invitée à revenir aujourd’hui.

Nous allons revenir sur ce dont nous avons parlé lors des comparutions précédentes. J’ai évidemment suivi vos réunions sur ce sujet avec beaucoup d’intérêt, étant donné que, comme l’a souligné la sénatrice Bellemare, je suis responsable de la Direction des comités. Les sénateurs actuels et les anciens sénateurs vous ont fait part de beaucoup de points intéressants, et la prochaine étape consiste à essayer de rassembler tous ces éléments dans un rapport. J’espère pouvoir vous fournir un peu plus de renseignements aujourd’hui. [Translation] [Français] To begin, I will talk about the documents that I just listed.

The first is an update. When I last joined you, I think I provided data for committees per fiscal year. Today, I have the figures for all committees since the start of the session. We cannot compare a Premièrement, je vais juste parler des documents que je viens d’énumérer. Le premier est une mise à jour. Je crois que, lors de ma dernière comparution, j’avais fourni des statistiques pour les comités par exercice financier. Aujourd’hui, j’ai avec moi les 31:2 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 7-11-2023

fiscal year with the start of the session because each session now lasts about three years, or three and a half, but at least it will give you an overview of the activities and workload of each Senate committee. statistiques pour tous les comités depuis le début de la session.

Donc, on ne peut pas comparer un exercice financier avec le début de la session, parce que chaque session dure maintenant à peu près trois ans, trois ans et demi, mais au moins, cela vous donnera un aperçu des activités et de la charge de travail de chacun des comités sénatoriaux. [English] [Traduction] Again, this is just for your information, to give you an idea. I know you’ve talked a lot about certain committees that are busier than others, certain committees that meet longer or need extra meetings.

So when you see it all together, certain patterns emerge: Some committees have longer sitting hours, some committees have more meetings, and some committees invite a lot more witnesses, just to give you that idea. Encore une fois, je vous fournis ces renseignements à

titre d’information, pour vous donner une idée. Je sais que vous avez beaucoup parlé du fait que certains comités ont plus de travail que d’autres, siègent plus longtemps que d’autres ou ont besoin de réunions supplémentaires. Lorsque l’on examine l’ensemble de la situation, certaines tendances se dégagent : Certains comités siègent plus longtemps, certains se réunissent plus souvent et certains convoquent beaucoup plus de témoins, pour vous donner une idée. The second document is a copy of the current approved schedule. I’ve slightly altered it with my crazy colour-coding.

I thought it might be helpful to explain what it is. It’s the one where at the top it says “Available blocks with the current schedule.” It’s exactly the

schedule that you meet at right now, but what I’ve done here is I’ve colour-coded the different blocks. For example, on Tuesday morning, it’s a dark blue. The dark blue block also meets on Wednesday evening. The evening committees today, the green block, they also meet on Thursday mornings, just so you can see the committees that meet twice versus the committees that only meet once, which are in orange. Then you’ve got the committees in pink. That’s a shared time slot in most cases, with the exception of the Internal Economy, Budgets and Administration Committee, or CIBA.

CIBA meets once every two weeks, so it’s not a time slot that is used every week. Then there’s just the regular copy of the schedule, if you’re familiar with that, just if you wanted to compare. Le deuxième document est une copie de l’horaire approuvé actuel. Je l’ai légèrement modifié en utilisant mon code de couleurs un peu farfelu. Je me suis dit qu’il serait utile de l’expliquer. Il s’agit du document intitulé « Plages horaires possibles avec l’horaire actuel ». C’est exactement l’horaire actuel de vos réunions, mais ici, j’ai utilisé un code de couleurs pour les différentes plages horaires.

Par exemple, le mardi matin est en bleu foncé, qui se réunit également le mercredi soir. Les comités du soir d’aujourd’hui, la plage verte, se réunissent aussi le jeudi matin. Vous pouvez donc voir quels comités se réunissent deux fois et quels comités ne se réunissent qu’une fois, en orange. Ensuite, il y a les comités en rose. Dans la plupart des cas, il s’agit d’une plage horaire partagée, à l’exception de celle du Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration, le comité CIBA, qui se réunit une fois toutes les deux semaines. Il n’utilise donc pas cette plage horaire toutes les semaines.

Ensuite, il y a la copie normale de l’horaire, que vous connaissez peut-être, à

titre de comparaison. Finally, I’ve included a list of staffing levels for the Committees Directorate on the House side and the Committees Directorate on the Senate side. Again, it’s merely to give you an idea of resources both here and at the House. I’ll talk in a little more detail about that because the Committees Directorates are not the only directorates providing staffing support to your committees; there’s a big number of staff, and that’s part of the equation.

Enfin, j’ai inclus une liste des niveaux de dotation en personnel de la Direction des comités de la Chambre et de la Direction des comités du Sénat. Là encore, j’essaie simplement de vous donner une idée des ressources disponibles au Sénat et à la Chambre. Je reviendrai plus en détail sur ce point, car les directions des comités ne sont pas les seules à fournir du personnel à vos comités; il y a beaucoup de personnel, et cela fait

partie de l’équation. So in examining the

summary of evidence and going back in my notes for the many hearings that you’ve had, the two recurring themes for me that I thought I would raise today have to do with schedules and with staffing. These two themes are certainly linked. Both are tied to decisions made by senators, and I thought, for today, what would be the most helpful was to provide you with a bit of background on these two items to help you in your deliberations and in the recommendations you might make in your upcoming report.

Après avoir examiné le résumé des preuves et consulté mes notes sur les nombreuses audiences que vous avez tenues, j’ai décidé d’aborder deux thèmes récurrents aujourd’hui, à savoir l’horaire et le personnel. Ces deux thèmes sont évidemment liés. Ils sont tous deux liés aux décisions des sénateurs, et j’ai pensé que le plus utile aujourd’hui serait de vous donner quelques renseignements sur ces deux points pour vous guider dans vos délibérations et dans la formulation des recommandations que vous ferez dans votre prochain rapport. 7-11-2023 Règlement, procédure et droits du Parlement 31:3

[Translation] [Français] Two facts must be taken into consideration in order to increase the number of events per week: the total number of hours and the number of events running concurrently. These two factors have a significant impact on the staff and resources that support committees. Il y a deux facteurs qui doivent être pris en considération pour augmenter le nombre d’événements dans le calendrier hebdomadaire : le nombre total d’heures et le nombre d’événements qui se tiennent simultanément.

Ces deux facteurs ont une incidence assez importante sur les effectifs et les ressources qui soutiennent les comités. [English] [Traduction] First, we can talk about schedules. That’s the colour-coded block document I was talking about. The meeting

schedule itself is prepared in accordance with the Senate Administrative Rules, or the SARs, which direct the Clerk Assistant of Committees, that is me, to consult with all the leaders and facilitators to assign a meeting

schedule and reserve a room for each Senate committee and subcommittee that meets regularly. Typically, that’s done at the start of a session. Since the pandemic, because we have had some changes, I consult usually every fall — sorry, I should say late summer, in preparation for the fall — to see if the whips and leaders have any changes. Or, for example, a couple of weeks ago, the Joint Committee on Medical Assistance in Dying, or MAID, was created, and we needed to find a time slot, so from time to time, I’m also consulting with the whips and leaders about those types of things.

Tout d’abord, nous pouvons parler de l’horaire. Il s’agit du document dans lequel j’ai utilisé le code de couleurs dont je parlais. L’horaire des réunions est préparé conformément au Règlement administratif du Sénat, qui exige que le greffier adjoint des comités, c’est-à-dire moi, consulte tous les chefs et facilitateurs, afin d’établir un horaire des réunions et de réserver une salle pour chaque comité et sous-comité du Sénat qui se réunit régulièrement. Ce travail se fait habituellement au début d’une session.

Depuis la pandémie, étant donné qu’il y a eu quelques changements, j’effectue généralement ces consultations chaque automne — pardon, je devrais dire à la fin de l’été, en préparation de l’automne — pour voir si les whips et les chefs ont des changements à apporter. Par exemple, il y a quelques semaines, on a créé le Comité mixte spécial sur l’aide médicale à mourir et nous avons dû trouver une plage horaire. Je consulte donc parfois les whips et les chefs sur ce type de choses. Additionally, the SARs direct the Clerk Assistant of Committees to consult with caucus spokespeople to assign a meeting

schedule and reserve a room for each caucus that meets regularly, taking into account the size of the caucus and its status as a recognized party or group. I know that’s not part of your mandate, but the caucus

schedule also has an impact on the committee schedule, so I just wanted to point that out to you. Le Règlement administratif du Sénat exige en outre que le greffier adjoint des comités consulte les porte-parole des caucus afin d’établir un horaire des réunions et de réserver une salle pour chaque caucus qui se réunit régulièrement, en tenant compte de la taille du caucus et de son statut en tant que parti ou groupe reconnu. Je sais que cela ne fait pas

partie de votre mandat, mais l’horaire des réunions des caucus a également une incidence sur l’horaire des comités, et je tenais donc à vous le signaler. The current approved schedule, if you look at the document with the blocks, accounts for three regular sittings of the Senate. Those are the dark pink, I guess, blocks on Tuesday, Wednesday and Thursday, but it can include more, as you know, so that’s sort of the lighter pink. Those are the areas where the Senate may sit on a sitting week but not always.

L’horaire actuel approuvé, si vous regardez le document qui présente les plages horaires, prévoit trois séances régulières du Sénat. Ce sont les plages rose foncé, soit les mardi, mercredi et jeudi. Il peut y en avoir plus, comme vous le savez, et ces plages sont indiquées en rose plus clair. Ce sont les heures où le Sénat pourrait également siéger au cours d’une semaine de séance. Then we have four blocks with four simultaneous committee meetings, so Tuesday morning, Wednesday afternoon and then Thursday morning back to back.

There are four blocks in total with four simultaneous meetings, and then there are three blocks with three simultaneous meetings on Monday afternoon, Tuesday evening and Wednesday, the later of the two time slots. Ensuite, nous avons quatre plages avec quatre réunions simultanées des comités, soit le mardi matin, le mercredi après- midi et le jeudi matin. Il y a quatre plages au total avec quatre réunions simultanées, puis trois plages avec trois réunions simultanées le lundi après-midi, le mardi soir et le mercredi, la plus tardive des deux plages horaires. Then there are three stand-alone meetings.

I have a time slot that is shared by the Scrutiny of Regulations Committee and the Library of Parliament Committee. I have a time slot shared by the Audit Committee and the Conflict of Interest Committee, and then there’s the CIBA time slot, which is a bit of a stand-alone. Il y a ensuite trois réunions indépendantes. Il y a une plage horaire partagée par le Comité d’examen de la réglementation et le Comité de la Bibliothèque du Parlement.

J’ai une plage horaire qui est partagée par le Comité de vérification et le Comité sur les conflits d’intérêts, puis il y a la plage horaire du comité CIBA, 31:4 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 7-11-2023

Then there are four simultaneous caucus and group meetings on Tuesday mornings and one stand-alone group meeting on Wednesday around lunchtime. qui est un peu indépendante. Il y a ensuite quatre réunions simultanées de caucus et de groupes le mardi matin et une réunion de groupe unique le mercredi à l’heure du déjeuner. That gives us a total of roughly 28 weekly committee meetings that sit for around 66 hours per week, 5 weekly caucus meetings that sit for around 20 hours per week, and 3 sittings of the Senate, which is generally 10 hours, but often more. That’s about 96 hours or more per sitting week.

Cela nous donne un total d’environ 28 réunions hebdomadaires de comité qui totalisent environ 66 heures par semaine, cinq réunions hebdomadaires de caucus pour une durée d’environ 20 heures par semaine, et trois séances du Sénat, soit généralement 10 heures par semaine, mais souvent plus. Cela représente environ 96 heures ou plus de séances par semaine. [Translation] [Français] By comparison, the Translation Bureau stated last June that, in terms of House of Commons events, it can support roughly 160 hours per sitting week, which includes House sittings, 57 committee meetings and about three caucus meetings.

You also have to remember that the House is much larger than the Senate. It has more members, events and committees, more sitting hours and meetings. The services provided to the two houses are roughly proportional. À

titre de comparaison, le Bureau de la traduction a indiqué, en juin dernier, que sa capacité à soutenir les événements de la Chambre des communes serait d’environ 160 heures par semaine de séance, ce qui couvre les séances de la Chambre, de 57 réunions de comités et de 3 réunions de caucus environ. Il faut toutefois tenir compte du fait que la Chambre est beaucoup plus grande que le Sénat. Elle implique plus de membres, plus d’événements, plus de comités, plus d’heures de séances et de réunions. Les services entre les deux Chambres sont donc à peu près proportionnels.

Since the Senate resumed its meetings in person, there have been very few instances in which normally scheduled meetings had to be cancelled or could not take place owing to a lack of resources. In most cases, Senate committee meetings are cancelled if the Senate sitting is extended, since the Rules prohibit committees from meeting while the Senate is in session. Depuis que le Sénat a repris ses travaux en personne, il n’y a eu que très peu de cas où des réunions prévues à l’horaire normal ont dû être annulées ou ne pouvaient pas avoir lieu à cause d’un manque de ressources.

Le plus souvent, les réunions de comités du Sénat sont annulées si la séance de la Chambre est prolongée, étant donné que le Règlement interdit actuellement aux comités de se réunir quand le Sénat siège. [English] [Traduction] Sometimes, extended sittings may lead to some limitations or a lack of flexibility for committees to extend their meetings, but what we’ve lost is the flexibility for committees that wish to sit outside of their time slot or wish to have additional meetings or overlap with other committee time slot blocks. We have a limited capacity for those extras right now.

Parfois, les séances prolongées peuvent entraîner des limitations ou un manque de flexibilité pour les comités qui souhaitent prolonger leurs réunions, mais ce que nous avons perdu, c’est la flexibilité pour les comités qui souhaitent siéger en dehors de leur plage horaire ou organiser des réunions supplémentaires ou des réunions qui se chevauchent avec d’autres plages horaires de comités. À l’heure actuelle, notre capacité est limitée pour ce type d’ajout. For example, right now, the National Security and Defence Committee is meeting on Bill C-21, and they needed to

schedule extra hearings. What they’re doing is using their Subcommittee on Veterans Affairs time slot and also using the time slot every other week when CIBA doesn’t meet. They are getting extra meetings, but they are using other time slots that are not being used. Par exemple, en ce moment, le Comité permanent de la sécurité nationale et de la défense se réunit pour étudier le projet de loi C-21, et il a dû prévoir des audiences supplémentaires.

Il utilise donc la plage horaire du sous-comité des affaires des anciens combattants et, une semaine sur deux, il utilise également la plage horaire du comité CIBA, lorsqu’il ne se réunit pas. Ils organisent des réunions supplémentaires, mais ils utilisent des plages horaires qui ne sont pas utilisées. There is an area for the Senate to explore some extra meetings. Again, in the available blocks document, I’ve highlighted some areas in yellow, and the areas in grey I’ve taken from the comments and notes.

I would have to say for as many comments that I saw about committees using Mondays and Fridays for Le Sénat pourrait envisager d’organiser des réunions supplémentaires à d’autres moments. Encore une fois, dans le document qui montre les plages disponibles, j’ai surligné certaines zones en jaune, et les zones en gris sont tirées des commentaires et des notes. Je dois dire que j’ai vu autant de 7-11-2023 Règlement, procédure et droits du Parlement 31:5

meetings, there were just as many comments saying, “Please don’t use Mondays and Fridays.” That’s kind of the boat I’m in. I have some senators who want us to use those times, and I have many senators who don’t. So until there’s a consensus, I’ve blocked off that time, but within the other times that are available, there are little pockets where we might be able to add either extra hours or one or two extra committees. Those are the blocks that are marked in yellow.

I realize that some of these are also probably not the most desirable time slots, but I wanted to at least give you that option for consideration. commentaires sur l’organisation de réunions de comités les lundis et vendredis, que de commentaires disant, « S’il vous plaît, n’utilisez pas les lundis et vendredis ». C’est un peu la situation dans laquelle je me trouve. Il y a des sénateurs qui veulent que nous utilisions ces plages horaires, et il y en a beaucoup qui ne le souhaitent pas.

Étant donné qu’il n’y a pas de consensus, j’ai bloqué ces plages horaires, mais dans les autres temps disponibles, il y a de petites poches où nous pourrions ajouter soit des heures supplémentaires, soit un ou deux comités supplémentaires. Il s’agit des plages indiquées en jaune. Je suis consciente que certaines de ces plages ne sont probablement pas les plus souhaitables, mais je voulais au moins vous donner cette possibilité.

The other thing is on Mondays right now we have three committees that have a four-hour time slot each, and for a variety of different reasons, I don’t think that all of them are using the full four hours. Most of them are three hours, so it’s not enough maybe to create a time slot, but if we take an hour from one committee, an hour from another committee and an hour from another committee, that gives us another three-hour time slot to consider. I’m saying all of this setting aside the resources question, which I will bring up next.

D’autre part, le lundi, nous avons actuellement trois comités qui disposent chacun d’une plage de quatre heures et, pour diverses raisons, je ne pense pas qu’ils utilisent tous ces quatre heures. La plupart d’entre eux siègent pendant trois heures. Ce n’est peut-être pas suffisant pour créer une plage horaire, mais si nous prenons une heure à trois comités différents, cela nous donne une autre plage horaire de trois heures à envisager. Je n’ai pas abordé la question des ressources, mais j’y reviendrai plus tard. I know Tuesday evenings is also an issue for the evening committees.

They often choose not to meet because of the uncertainty of whether or not the Senate will be sitting and to avoid having to cancel meetings at the last minute, or they make arrangements to have either local witnesses or no witnesses. They’ll hold in camera meetings, for example, to try to avoid the disruption, but that’s definitely an issue that has been raised. Je sais que le mardi soir pose également problème pour les comités du soir.

Ils choisissent souvent de ne pas se réunir parce qu’ils ne savent pas si le Sénat siégera ou non et pour éviter de devoir annuler des réunions à la dernière minute, ou ils s’arrangent pour convoquer des témoins locaux ou ne pas convoquer de témoins du tout. Ils organisent des réunions à huis clos, par exemple, pour essayer d’éviter les perturbations, mais ce problème a été soulevé.

That being said, all three of those committees in the olden days before the pandemic used to meet at 8 a.m. on Thursday mornings, which — don’t get me wrong — I’m not advocating for committees to start at 8 a.m., but that is an option to give them an extra hour on Thursday mornings instead of the Tuesday nights. That’s something for you to consider. Cela dit, ces trois comités se réunissaient autrefois, avant la pandémie, le jeudi matin à huit heures.

Ne vous méprenez pas, je ne préconise pas que les comités commencent à huit heures, mais ils ont là une possibilité de siéger une heure de plus le jeudi matin au lieu du mardi soir. C’est une solution que vous pouvez envisager. On Wednesday evenings, at 4:15 p.m. we have four committees that meet, and at 6:45 p.m. we have three committees that meet. Long ago, that fourth time slot used to belong to this committee, but it rarely ever used that time slot, and oftentimes the Legal Committee, which meets at 4:15, needed to extend, so Legal essentially took that time slot.

And because the Rules Committee kind of stopped using it, it sort of gradually fell away. Could that be a time slot that is used or a bit of flex time for some of the committees? That’s again something for you to consider. Le mercredi soir, quatre comités se réunissent à 16 h 15 et trois à 18 h 45. Il y a longtemps, cette quatrième plage horaire appartenait à ce comité, mais il ne l’utilisait que rarement et, souvent, le Comité des affaires juridiques, qui se réunit à 16 h 15, avait besoin d’une prolongation, de sorte que ce dernier s’est essentiellement approprié cette plage horaire.

Et comme le Comité du Règlement a cessé de l’utiliser, elle a peu à peu disparu. Certains comités pourraient peut-être utiliser cette plage horaire ou s’en servir pour avoir un peu plus de flexibilité? C’est une autre question à examiner. Next, I just want to touch a little bit on resources. The Senate is normally resourced to support the needs of committees and caucuses based on this long-standing

schedule for in-person meetings that are in Ottawa during sitting weeks. The SARs direct the Clerk Assistant — me — to assign one clerk for each J’aimerais maintenant aborder brièvement la question des ressources. Le Sénat dispose normalement des ressources nécessaires pour répondre aux besoins des comités et des caucus sur la base de cet horaire établi de longue date pour les réunions en personne qui ont lieu à Ottawa pendant les semaines de 31:6 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 7-11-2023

Senate committee and to provide any additional staff that might be necessary. I presume, even though the SARs don’t say it explicitly, that means Senate staff, not other staff. séance. Le Règlement administratif du Sénat exige que le greffier adjoint — moi-même — affecte un greffier à chaque comité du Sénat et fournisse le personnel supplémentaire nécessaire. Je présume, bien que cela ne figure pas dans le Règlement administratif du Sénat, qu’il s’agit du personnel du Sénat et non d’autres employés.

Although I’m directed to assign a clerk for every committee, I’m also only allotted a certain number of clerks by CIBA. Currently, that number is 15 to support 18 committees, 6 subcommittees and 4 joint committees. Bien qu’on me demande d’affecter un greffier à chaque comité, le comité CIBA ne m’attribue qu’un nombre limité de greffiers. Actuellement, il y en a 15 pour soutenir 18 comités, six sous-comités et quatre comités mixtes. [Translation] [Français] By comparison, the House of Commons Committees Directorate has 32 clerks to support 27 committees, two subcommittees and four joint committees. Donc, à

titre de comparaison, la Direction des comités de la Chambre des communes dispose de 32 greffiers pour appuyer 27 comités, 2 sous-comités et 4 comités mixtes. [English] [Traduction] My team is mandated to support committees in very specific ways. We provide procedural, administrative, logistical and financial management/budget support. However, that’s only one piece of the puzzle. It might surprise you to learn that for a typical televised meeting such as this, there can be up to 31 people working to support a meeting.

They’re either in the room, near the room, somewhere else on the Hill, and we even have staff that support remotely, depending on what services are required. Mon équipe est chargée d’offrir un type très particulier de soutien aux comités. Nous leur apportons un soutien en matière de procédure, d’administration, de logistique et de gestion financière et budgétaire. Mais ce n’est qu’une

partie du tableau. Vous serez peut-être surpris d’apprendre que la tenue d’une réunion télévisée classique comme celle-ci peut exiger le soutien de jusqu’à 31 personnes. Ces personnes sont soit dans la salle, soit à proximité de la salle, soit ailleurs sur la Colline, et nous avons même du personnel qui apporte son soutien à distance, en fonction des services requis. Senate committees are supported in their work by an array of staff, not all of whom report to me and not all of whom are even Senate employees.

We have our colleagues from the Library of Parliament, for example, from the House of Commons and from the Translation Bureau and Public Works. Many of those staff can support multiple meetings at the same time, but there’s a certain number of positions that can’t really be duplicated or repeated or can’t work multiple meetings at the same time. Les comités du Sénat sont soutenus dans leur travail par tout un éventail de membres du personnel, qui ne relèvent pas tous de moi et qui ne sont pas tous des employés du Sénat.

Il y a notamment nos collègues de la Bibliothèque du Parlement, de la Chambre des communes, du Bureau de la traduction et de Travaux publics. Beaucoup de ces employés peuvent soutenir plusieurs réunions en même temps, mais un certain nombre de postes ne peuvent pas vraiment être dédoublés ou répétés, ou ne peuvent pas fonctionner pour plusieurs réunions en même temps. The first group I’ll talk about is clerks. We are a specialized subject-matter resource that is difficult to duplicate and certainly difficult to put in two meetings at the same time.

We need one clerk per meeting, and there’s no real way around that that I’ve figured out. I know AI and things like that are coming up, but we’re not quite at the level of robot clerks yet, and I’ll be ready to retire by the time that happens. Je vais d’abord parler des greffiers. Nous sommes une ressource spécialisée qu’il est difficile de dédoubler et qu’il est assurément difficile d’affecter à deux réunions en même temps. Il doit y avoir un greffier par réunion, et je ne vois pas vraiment de possibilité de contourner ce problème.

Je sais que l’intelligence artificielle et d’autres outils de ce genre sont en train d’apparaître, mais nous n’en sommes pas encore à l’époque des greffiers robots, et je serai prête à prendre ma retraite lorsque nous y arriverons. If committees meet outside their time slot, if they travel or if they experience one of the many upticks that happen throughout the course of the parliamentary calendar, it can be really challenging if I assign one clerk to two committees. We sometimes do that, for example, with the Monday committees because they meet only once a week.

Those clerks will be Si les comités se réunissent en dehors de leur plage horaire, s’ils voyagent ou s’ils connaissent l’un des nombreux changements qui surviennent au cours du calendrier parlementaire, le fait d’affecter un greffier à deux comités peut poser des problèmes. Nous le faisons parfois, par exemple, avec les comités du lundi parce qu’ils ne se réunissent qu’une fois par 7-11-2023 Règlement, procédure et droits du Parlement 31:7

assigned to another committee, but as I said, if one of those two committees travels, that means I have to find a replacement for the other committee that is not busy or not travelling. semaine. Ces greffiers seront affectés à un autre comité, mais comme je l’ai dit, si l’un de ces deux comités voyage, je dois trouver un remplaçant pour l’autre comité qui n’est pas occupé ou qui ne voyage pas. In addition, all three managers in the Committees Directorate support one standing committee and at least one subcommittee of CIBA.

En outre, les trois gestionnaires de la Direction des comités soutiennent un comité permanent et au moins un sous-comité du comité CIBA. The clerks, the logistics officers and the administrative assistants are all managed by me, but I only control how those resources are assigned and distributed among our various committees. C’est moi que gère les greffiers, les agents de la logistique et les adjoints administratifs, mais je ne contrôle que l’affectation et la répartition de ces ressources entre nos différents comités.

I was saying yesterday when I was talking with some of my staff that it’s like I get a pie every year and I’m responsible for how that pie gets divided, and sometimes when people want more pie, the only thing I can do is cut a slice in half, and that means we’re rationing the resources a little bit. I like this pie analogy because it fits for a few of the other resources that we have. Je disais hier, en discutant avec certains membres de mon personnel, que c’est comme si je recevais une tarte chaque année et que j’étais responsable de la façon dont cette tarte est divisée.

Parfois, lorsque quelqu’un veut un plus de tarte, la seule chose que je puisse faire est de couper une part en deux, ce qui signifie que nous rationnons un peu les ressources. J’aime cette analogie de la tarte parce qu’elle s’applique à quelques-unes des autres ressources dont nous disposons. Our analysts from the Library of Parliament are quite similar in that they tend to be subject-matter experts, so somebody who has experience in Fisheries and Oceans might not be able to just substitute for the analyst at Legal and Constitutional Affairs, which requires some more legal expertise.

They are a different organization, they are a partner organization, and they report to management at the Library of Parliament, which is run by the Parliamentary Librarian. They also support both houses. It’s a joint service. C’est un peu la même chose pour nos analystes de la Bibliothèque du Parlement en ce sens qu’ils ont tendance à être des experts, de sorte que quelqu’un qui a de l’expérience dans le domaine de la pêche et des océans ne pourra peut-être pas se substituer à l’analyste d’Affaires juridiques et constitutionnelles, qui a besoin d’une expertise juridique plus poussée.

Il s’agit d’une organisation différente, d’une organisation partenaire. Celle-ci rend des comptes à la direction de la Bibliothèque du Parlement, qui est dirigée par le bibliothécaire parlementaire. Elle soutient également les deux chambres. Il s’agit d’un service conjoint. Then we have the resources that are a bit more general and can cover more than one committee — in some cases at one time.

Interpretation can’t cover more than one committee at the same time, or an individual interpreter can’t, but they are less specialized than the clerks and the analysts are, although they do tend to become very familiar with the subject that they’re interpreting. That’s why we like to have the same interpreters on similar meetings, but they have a bit more flexibility than we do.

Interpretation has indicated to us that they have limited flexibility to increase their capacity for the extras, but they’re less affected by the number of simultaneous events. So I had said at the beginning the two big factors for us are the total number of hours and the number of simultaneous events. For them, the total number of hours of service they provide is more important than the number of simultaneous events, but not unlimited. Ensuite, nous avons les ressources qui sont un peu plus générales et qui peuvent couvrir plus d’un comité, dans certains cas, en même temps.

L’interprétation ne peut pas couvrir plus d’un comité à la fois, ou un interprète individuel ne peut pas le faire, mais ils sont moins spécialisés que les greffiers et les analystes, bien qu’ils aient tendance à très bien connaître le sujet qu’ils interprètent. C’est pourquoi nous aimons avoir les mêmes interprètes pour des réunions similaires, mais ils ont un peu plus de flexibilité que nous. Les services d’interprétation nous ont indiqué qu’ils disposaient d’une marge de manœuvre limitée pour augmenter leur capacité en cas d’ajout, mais qu’ils étaient moins affectés par le nombre d’événements simultanés.

J’ai donc dit au début que les deux grands facteurs sont pour nous le nombre total d’heures et le nombre d’événements simultanés. Pour eux, le nombre total d’heures de service qu’ils fournissent est plus important que le nombre d’événements simultanés, mais il n’est pas illimité. Our current service levels for

interpretation and translation are governed by a partnership agreement between the Senate and the Translation Bureau, which is approved by CIBA. Nos niveaux de service actuels en matière d’interprétation et de traduction sont régis par un accord de partenariat entre le Sénat et le Bureau de la traduction, qui est approuvé par le comité CIBA. 31:8 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 7-11-2023

The other important support service that we have is the technical, multimedia and broadcasting support, which comes from the multimedia services, technicians and the TV crews, and that is a resource provided by the House of Commons. This is also an arrangement governed by a service-level agreement between the Senate and the House of Commons, and that is also approved by CIBA. Le soutien technique, multimédia et de diffusion est l’autre service de soutien important dont nous disposons.

Il est assuré par les services multimédias, les techniciens et les équipes de télévision, et c’est une ressource fournie par la Chambre des communes. Il s’agit également d’une entente régie par un accord sur les niveaux de service conclu entre le Sénat et la Chambre des communes, qui un accord qui est également approuvé par le comité CIBA. I should note one key change in the service levels to the Senate occurred when we moved out of Centre Block and came here and started broadcasting the chamber, and we also increased the number of simultaneous committees to four per time block.

Prior to that, it used to be three, and it used to be a common occurrence that committees would have to submit their TV requests, and the whips would settle on a weekly or daily basis which of the three of four committees could be televised. Je devrais vous faire remarquer qu’un changement important dans les niveaux de service offerts au Sénat est survenu lorsque nous avons quitté l’édifice du Centre pour venir ici, que nous avons commencé à diffuser les délibérations du Sénat et que nous avons également fait passer à quatre le nombre de séances de comité qui se déroulent simultanément pendant une plage horaire.

Avant cela, il y en avait seulement trois, et il n’était pas rare que les comités soumettent leurs demandes de télédiffusion. Chaque semaine ou chaque jour, les whips décidaient laquelle des trois ou quatre séances de comité pouvait être télévisée. I wanted to mention that because if the overall number of meetings requiring broadcasting were to increase, we would be working within the existing service levels, so that slice of pie would again have to be cut in half.

When I started in the Senate, not all meetings were televised, so it’s something that we have been fortunate to able to support for the past eight or nine years; however, it’s not that long ago in the Senate’s past where sometimes some committees could not televise. Otherwise, we would need the service-level agreement to be renegotiated, and that’s something that would be under the purview of CIBA.

Je tenais à le mentionner parce que si le nombre total de réunions qui devaient être télédiffusées devait augmenter, nous serions assujettis aux limites des niveaux de service existants, de sorte que cette part du gâteau devrait à nouveau être réduite de moitié. Lorsque j’ai commencé à travailler au Sénat, toutes les réunions n’étaient pas télévisées. C’est donc un service que nous avons eu la chance de pouvoir soutenir au cours des huit ou neuf dernières années. Cependant, il n’y a pas si longtemps dans le passé du Sénat, certaines séances de comité ne pouvaient pas être télévisées.

Sinon, il faudrait renégocier l’accord sur les niveaux de service, ce qui relèverait de la compétence du comité CIBA. Beyond that, we have support staff that come from the Senate Administration. We have our console operators, we have the pages who support our meetings, and we have our IT staff, and these are also staff who can do maybe not more than one meeting at the same time, but they can do multiple different meetings. They’re not as dedicated to a particular committee, so there’s a bit more flexibility that way.

All of those things would have to be looked at if you are looking at increasing the total number of meetings and also if you’re looking at increasing the number of simultaneous meetings. De plus, nous disposons d’un personnel de soutien provenant de l’Administration du Sénat. Il y a nos opérateurs de console, les pages qui soutiennent nos réunions, et notre personnel des TI. Ce sont également des employés qui ne peuvent peut-être pas s’occuper de plus d’une réunion à la fois, mais ils peuvent s’occuper de plusieurs réunions différentes.

Ils ne sont pas réservés à un comité particulier, ce qui nous apporte un peu plus de souplesse. Tous ces éléments devront être pris en compte si vous envisagez d’accroître le nombre total de réunions et le nombre de réunions simultanées. I’ll stop there, and I’m sure you have questions. I know there are a number of other issues that were raised over the course of your hearings. I didn’t address everything today, but if you do have questions, I have gone through all the material and I’m happy to help. Je vais m’arrêter là, et je suis sûre que vous avez des questions à me poser.

Je sais qu’un certain nombre d’autres problèmes ont été mentionnés au cours de vos audiences. Je n’ai pas abordé tous les sujets aujourd’hui, mais si vous avez des questions, j’ai passé en revue tous les documents, et c’est avec plaisir que je vous aiderai. [Translation] [Français] The Chair: Thank you very much, Ms. Anwar. I have a long list, starting with Senator Saint-Germain, then Senator Mégie, Senator Ataullahjan, Senator Batters and Senator Omidvar. La présidente : Merci beaucoup, madame Anwar.

J’ai une liste qui s’allonge, avec la sénatrice Saint-Germain d’abord, la sénatrice Mégie, la sénatrice Ataulahjan, la sénatrice Batters et la sénatrice Omidvar. 7-11-2023 Règlement, procédure et droits du Parlement 31:9

Senator Saint-Germain: Thank you for these very effective and informative documents. I will add to your problems and then suggest a solution. To add to your problems, on the colour-coded table, it looks like there are not really any meetings on Fridays. In reality, however, the five Internal Economy subcommittees, which actually met 51 times in the past year, very often meet on Fridays. There is also the Joint Interparliamentary Council, which increasingly — nearly once per month — meets on Monday morning or on Friday.

La sénatrice Saint-Germain : Merci, madame Anwar, pour ces documents éclairants et fort bien faits. Je vais ajouter des éléments à vos problèmes avant de vous proposer une solution. L’ajout à vos problèmes, c’est le fait que, le vendredi, quand on regarde le tableau en couleur, on a l’impression qu’il n’y a pas véritablement de réunions. Pourtant, en réalité, les cinq sous‑comités du Comité de la régie interne, qui se sont réunis 51 fois au cours de la dernière année, se rencontrent très souvent le vendredi.

Il y a aussi le Comité interparlementaire mixte qui se réunit de plus en plus souvent — presque une fois par mois —, soit le lundi matin ou le vendredi. So those must be added to the time slots. Further, it has been noted that Mondays and Fridays are usually when senators travel to their home province. Increasingly, senators are being asked to be available five days per week. Looking at the five committees that met most often, none of them meet on Monday evening. There are no doubt various explanations, such as that they are not authorized to meet.

Those five committees are the Standing Senate Committee on Legal and Constitutional Affairs, with an equal number of meetings as the Standing Senate Committee on National Finance. Next is the Standing Senate Committee on Social Affairs, Science and Technology, the Standing Senate Committee on Indigenous Peoples and finally, the Standing Senate Committee on Foreign Affairs and International Trade. Donc, cela ajoute des réunions aux plages horaires.

On nous dit par ailleurs que généralement, les lundis et les vendredis sont consacrés au temps consacré aux voyages des sénateurs pour rentrer dans leur province de résidence. De plus en plus, on demande quand même plus de disponibilité aux sénateurs cinq jours par semaine. Lorsque je regarde les cinq comités qui ont siégé le plus, aucun des cinq ne se réunit le lundi soir. Il y a sans doute plusieurs explications, comme le fait qu’ils n’ont pas l’autorisation de siéger.

Les cinq comités sont les suivants : le Comité sénatorial permanent des affaires juridiques et constitutionnelles, à égalité avec le Comité sénatorial permanent des finances nationales. Ensuite, le Comité sénatorial permanent des affaires sociales, des sciences et de la technologie, puis le Comité sénatorial permanent des peuples autochtones, et enfin, le Comité sénatorial permanent des affaires étrangères et du commerce international. Those are the additional problems I have identified. Voilà pour la série de problèmes additionnels que j’ai identifiés.

My question for you as to solutions is the following: Aside from the five committees that met the most often and that could keep two time slots per week, do you think it would be possible to let the other committees meet for a longer period, let’s say for three hours, and for some committees, including ours, to meet just once every two weeks to ensure better balance and also to allow senators to respect their commitments as committee members and to avoid

schedule conflicts?

La question que je poserais pour apporter des solutions est la suivante : est-ce que vous croyez que, au-delà des cinq comités qui se sont réunis le plus souvent et qui pourraient conserver deux plages horaires par semaine, il serait possible de ne donner aux autres comités qu’une plage allongée, de trois heures disons, et même à certains d’entre eux — ce qui est le cas de notre comité — une réunion aux deux semaines seulement, pour assurer un meilleur équilibre, pour que les sénateurs puissent aussi respecter leurs engagements lorsqu’ils sont membres des comités et pour qu’il n’y ait pas de conflits d’horaire?

Ms. Anwar: Thank you very much for your comments and questions. Mme Anwar : Merci beaucoup pour les commentaires et les questions. Let me begin with the subcommittees and Joint Interparliamentary Council. The Internal Economy subcommittees and the Joint Interparliamentary Council usually meet on Mondays and Fridays because that is essentially the only time available. It should be noted, however, that they can continue to meet virtually. Standing Senate committees may not do so.

That is an option available to them that relieves some of the pressure since those two days are travel days and because senators may participate from home or while they are travelling and so on. Je vais commencer par les sous-comités et le Comité interparlementaire mixte. Effectivement, les sous-comités du Comité de la régie interne et le Comité interparlementaire mixte se réunissent normalement les lundis et les vendredis, parce que c’est essentiellement le seul moment qui est disponible. Il faut quand même mentionner que ces entités peuvent toujours continuer de se réunir de façon virtuelle.

Les comités permanents du Sénat ne peuvent pas le faire. C’est une flexibilité qui existe pour eux et qui réduit peut-être un peu la pression, à cause du fait que ces deux jours sont des journées de voyage, et parce que 31:10 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 7-11-2023

c’est possible pour les sénateurs de participer à partir de chez eux ou lorsqu’ils sont en déplacement et ainsi de suite. In the case of standing committees, they sometimes meet on those days when a committee needs additional meetings, but that has been extremely rare since last September because senators use those days for travel. Parfois, pour les comités permanents, ce sont des jours qui sont utilisés si, par exemple, un comité doit tenir des réunions supplémentaires, mais c’est très, très rare depuis septembre dernier, parce que les sénateurs utilisent ces jours-là pour voyager.

For the committees that meet the most often, we also have to remember that the committees you mentioned are the ones that consider the most legislation. There is interaction with the Senate: They have to report on the bills that have a deadline or that are very urgent, and the committees have to report to the Senate — on Thursday, for instance — before week’s end. It is important for them to finish their work by Thursday at the latest because their work has an impact on what the Senate does.

Pour ce qui est des comités qui siègent le plus souvent, il faut aussi tenir compte du fait que les comités que vous avez mentionnés sont ceux qui étudient le plus grand nombre de projets de loi. Il y a une interaction avec le Sénat; il faut qu’ils fassent rapport sur des projets de loi qui ont un délai fixe ou très urgent, et il faut que les comités fassent rapport au Sénat — le jeudi, par exemple — avant que la semaine soit terminée. Pour eux, c’est important qu’ils finissent leurs travaux pas plus tard que le jeudi, parce que leur travail a une influence sur ce que le Sénat va faire.

For the other committees that primarily conduct special studies, the deadlines are in essence determined by the committees. In some cases, there are deadlines to be met because it is June and the committees want to table their report before the summer, before an election or before a potential prorogation, but those deadlines are set by the committees themselves. Pour les autres comités qui font plutôt des études spéciales, les délais sont essentiellement déterminés par les comités.

Parfois, il y a des délais, parce que c’est le mois de juin et que les comités veulent déposer leur rapport avant l’été, avant une élection ou avant la possibilité d’une prorogation, mais les délais sont établis par les comités eux-mêmes. Would it be possible to give them one time slot per week that would be longer than two hours? Yes, adjustments would have to be made, but that means cutting one thing in order to increase something else. That is something we could consider, but I really need a decision from senators.

They have to tell me whether those four committees will stay as they are and which other committees I can make changes for or propose a different schedule. I need a clear and specific decision from senators. Est-ce qu’il y a une possibilité de leur donner une plage horaire par semaine, qui serait peut-être plus longue que deux heures? Oui; il faudra faire des ajustements, mais cela signifie que l’on réduit d’un côté pour augmenter de l’autre. C’est quelque chose qu’on pourrait examiner, mais j’ai vraiment besoin d’une décision de la part des sénateurs.

Ils doivent me dire si ces quatre comités vont rester comme tels et quels sont les autres comités pour lesquels je peux faire des changements ou proposer un horaire différent. La décision claire et précise doit venir des sénateurs. Senator Mégie: You partially answered the question I had for you and that Senator Saint-Germain asked, but I will ask it anyway because that would create a precedent for us. The Official Languages Committee meets Monday afternoons; we were always told that was because senators often travel on Monday afternoons.

By comparison, looking at the very informative tables that you proposed, we can also see that the joint committees and House committees continue to hold hybrid sessions. This might be a slippery slope, but yesterday afternoon we needed a motion to authorize the committee to continue to hear from witnesses if members left during the meeting and we lost quorum. La sénatrice Mégie : Vous avez répondu partiellement à la question que je voulais poser et que la sénatrice Saint-Germain a posée, mais je la pose quand même, parce que cela a créé un précédent pour nous.

Le Comité des langues officielles siège le lundi après-midi; on se faisait toujours dire que c’est parce que le lundi après-midi est une plage horaire durant laquelle les sénateurs voyagent beaucoup. Quand on fait la comparaison en regardant les tableaux très bien faits que vous nous avez proposés, on voit aussi que les comités mixtes et les comités de l’autre continuent de se réunir en mode hybride.

Je vous amène peut-être sur un terrain glissant, mais hier après-midi, on a dû avoir recours à une motion pour autoriser le comité à continuer de recevoir des témoins, si le comité perdait des joueurs en cours de réunion et s’il n’avait plus le quorum. 7-11-2023 Règlement, procédure et droits du Parlement 31:11

So to avoid that, for committees discussing topics that are not too contentious but which are less likely to have quorum, would it be possible for them to hold virtual meetings, even though they are Senate committees? Donc, pour éviter cela, pour les comités qui siègent dans des zones pas trop litigieuses, mais où on a moins de chance d’avoir le quorum, serait-il possible de considérer pour eux de tenir des réunions en mode virtuel, même si ce sont des comités sénatoriaux? Ms. Anwar: Once again, it is really up to senators to decide whether they want to open the door to hybrid meetings.

I can tell you that is one of the reasons that fewer members attend meetings on Mondays. I think there are nine members at the Official Languages Committee and nine at the Human Rights Committee. The National Security, Defence and Veterans Affairs Committee has nine members according to the Rules, but a sessional order increased that to 12 members. Mme Anwar : Encore une fois, c’est vraiment aux sénateurs de décider s’ils veulent ouvrir la porte aux réunions hybrides. Ce que je peux vous dire, c’est que c’est l’une des raisons pour lesquelles le nombre de membres pour les comités du lundi est réduit.

Je crois que c’est neuf membres pour le Comité des langues officielles et neuf pour le Comité des droits de la personne. Le Comité de la sécurité nationale, de la défense et des anciens combattants compte 9 membres dans le Règlement, mais il y a un ordre sessionnel qui l’a fait augmenter à 12 membres. That partly explains why the numbers are lower, because those committees were added 25 years ago, so they are no longer new committees. That is really one of the reasons for this. The other factor I want to mention is that the decision to return to in-person meetings was also related to

interpretation staff. If the Senate continued to hold committee meetings and hybrid meetings, there would be fewer interpreters available. So that decision was made to increase our access to

interpretation services. C’est l’une des raisons pour lesquelles les nombres sont un peu réduits, parce que ces comités ont été ajoutés il y a 25 ans, donc ce ne sont plus de nouveaux comités. C’est vraiment l’une des raisons pour lesquelles c’est arrivé. L’autre aspect dont j’aimerais parler, c’est que la décision de revenir en personne était aussi liée aux ressources sur le plan de l’interprétation. En effet, pour les services d’interprétation, si le Sénat conservait les réunions de comités et les séances hybrides, on aurait accès à moins de ressources.

Donc, c’est aussi une décision qui a été prise pour augmenter notre capacité par rapport aux services d’interprétation. Senator Mégie: Thank you. I know we are talking about numbers, the number of meetings and so forth. My question pertains instead to quality and the clerks’ work in choosing witnesses to appear before committees. Do they ever compile data about the number of diversity witnesses who are invited or the number of witnesses who are Black as compared to other ethnic origins? How many francophones and how many anglophones?

How can we tell if there is enough diversity in the witnesses chosen since the individuals who appear can impact the committee’s work? Do the clerks do that or do senators chose them? La sénatrice Mégie : Merci. Je sais qu’on est dans le quantitatif, le nombre de réunions et ainsi de suite. Ma question est plutôt d’ordre qualitatif et a trait au travail des greffiers quand ils choisissent les témoins qui viennent devant les comités.

Est-ce qu’ils doivent, à un certain moment, compiler des données, notamment sur le nombre de personnes issues de la diversité qu’on invite comme témoins ou sur le nombre de Noirs par opposition aux autres ethnies? Combien y a-t-il de francophones ou d’anglophones? Comment savoir s’il y a suffisamment de diversité dans le choix des témoins, parce que cela peut influencer le travail du comité, selon les personnes qui viennent témoigner? Est-ce qu’ils font ce travail ou est-ce laissé au choix des sénateurs? Ms.

Anwar: Witness selection is really the senators’ prerogative, whether the decision is made by the steering committee or the committee as a whole. Of course, analysts at the Library of Parliament assist committees by preparing witness lists for senators’ consideration, but the final choice to invite this or that witness remains with the senators. Mme Anwar : Le choix des témoins, c’est vraiment une décision des sénateurs, que ce soit le comité directeur ou l’ensemble du comité.

Évidemment, les analystes de la Bibliothèque du Parlement aident les comités en préparant des listes de témoins pour étude pour les sénateurs, mais le choix final d’inviter tel ou tel témoin reste celui des sénateurs. As for statistics on the diversity front, currently, no, we don’t keep data. Maybe that’s something we could do, because sometimes the types of diversity aren’t visible, so we need the collaboration of witnesses who can self-identify. Pour ce qui est des statistiques sur le plan de la diversité, actuellement, non, nous ne gardons pas de données.

C’est peut- être quelque chose que l’on pourrait faire, parce que parfois, les éléments de diversité ne sont pas visibles, alors on a besoin de la collaboration des témoins qui peuvent s’auto-identifier. 31:12 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 7-11-2023

It’s a system where the witnesses themselves declare that they’re a member of one group or another, because I might have a bit of a fear if the clerk were responsible for identifying characteristics of a witness, like whether they’re English- speaking or French-speaking. Sometimes they’re bilingual, but we don’t always know their mother tongue. So, we’ve never thought about that, but maybe it’s something we could do in the future.

C’est un système où c’est le témoin lui-même qui déclare qu’il est membre d’un groupe ou d’un autre, parce que j’aurais peut- être un peu de crainte si c’est le greffier qui est responsable d’identifier des caractéristiques d’un témoin, comme s’ils sont anglophones ou francophones. Parfois, ils sont bilingues, mais on ne connaît pas toujours leur langue maternelle. Donc, on n’a jamais pensé à cela, mais c’est peut-être quelque chose que l’on pourrait faire à l’avenir. Senator Mégie: Thank you. La sénatrice Mégie : Merci. [English] [Traduction] Senator Ataullahjan: Thank you.

My question is similar to Senator Saint-Germain’s and Senator Mégie’s. The Human Rights Committee is supposed to meet for four hours on Monday. We have a lot of problems sometimes having quorum. Yesterday, one of my senators told me that to come to a 4:30 meeting, she has to leave on Sunday, which she felt wasn’t fair. We used to meet on Wednesdays between 11:30 and 1:30. Is there any possibility of getting that time slot in the near future? La sénatrice Ataullahjan : Je vous remercie. Ma question ressemble à celles des sénatrices Saint-Germain et Mégie.

Le comité des droits de la personne est censé se réunir pendant quatre heures le lundi. Nous avons parfois beaucoup de mal à atteindre le quorum. Hier, une sénatrice m’a dit que pour participer à une réunion prévue à 16 h 30, elle devait partir le dimanche, ce qu’elle trouvait injuste. Nous avions l’habitude de nous réunir le mercredi entre 11 h 30 et 13 h 30. Est-il possible d’obtenir ce créneau horaire dans un avenir proche? Also, you said that most committees do not use the four hours. Truthfully, if you travel on Monday, you are very tired, and to sit until eight o’clock without any food is very difficult.

I’m constantly asked, “Why don’t you try to get back the Wednesday slot?” So I’m asking you. Vous avez également mentionné que la plupart des comités n’utilisent pas les quatre heures prévues. En vérité, si vous voyagez le lundi, vous êtes très fatigué, et il est très difficile de siéger jusqu’à 20 heures sans manger. On me pose constamment la question suivante : « Pourquoi n’essayez-vous pas de récupérer le créneau du mercredi? ». Je vous pose donc la question. Ms. Anwar: It is the pie analogy again.

If the Human Rights Committee were to take a Wednesday time slot, we would have to take it away from someone else, whether it is Audit, Conflict of Interest or the Veterans Affairs Subcommittee. Certainly, that is something that can be put forward as a proposal to the whips. That would be the appropriate way to go. Mme Anwar : C’est encore l’analogie de la tarte. Si le Comité des droits de la personne devait se réunir le mercredi, il faudrait retirer ce créneau à un autre groupe, qu’il s’agisse du Sous-comité de la vérification, des conflits d’intérêts ou des anciens combattants.

C’est certainement quelque chose qui peut être proposé aux whips. Ce serait la bonne façon de procéder. The one issue is that Audit and Conflict of Interest both have permission to sit while the Senate is sitting. They actually don’t sit at noon; they sit at 1:30 p.m. Really it is the Veterans Affairs Subcommittee that meets at that time. Les Sous-comités de la vérification et les conflits d’intérêts sont tous les deux autorisés à siéger pendant que le Sénat siège. De fait, ils ne siègent pas à midi; ils siègent à 13 h 30. C’est en fait le Sous-comité des anciens combattants qui se réunit à ce moment-là.

Certainly, a committee would typically get priority over a subcommittee, but that would be something to raise with the whips. Yes, it could be done. But we would need to have the whips make a decision on which committee would be moved from that time slot. Certes, un comité aurait habituellement la priorité sur un sous- comité, mais ce serait une question à soulever auprès des whips. Oui, cela pourrait être fait, mais il faudrait que les whips décident quel comité sera déplacé de ce créneau. Senator Ataullahjan: Thank you. La sénatrice Ataullahjan : Je vous remercie.

Senator Batters: Thank you for being here today, Ms. Anwar. La sénatrice Batters : Je vous remercie de témoigner aujourd’hui, madame Anwar. There were a couple of things that I wanted to raise given the points you made in your presentation. You pointed out that CIBA now meets only once every two weeks. I wonder when Il y a certaines choses que je voudrais aborder, compte tenu des points que vous avez soulevés dans votre exposé. Vous avez fait remarquer que le Comité de la régie interne, des budgets et 7-11-2023 Règlement, procédure et droits du Parlement 31:13

that started. I was on CIBA for a number of years. I was deputy chair for the last three years, ending very soon after the COVID pandemic started. Certainly, at that point we were meeting regularly once a week and with a very full agenda of, for sure, two hours every time we met. I imagine maybe this started with COVID, but I’m surprised that it has continued to go on once every two weeks. I’m surprised that they can get all of their work done in that time frame. de l’administration ne se réunit maintenant qu’une fois toutes les deux semaines. Je me demande quand cette pratique a commencé. J’ai fait

partie de ce comité pendant un certain nombre d’années. J’en ai été la vice-présidente pendant les trois dernières années, mais tout a pris fin rapidement après le début de la pandémie de COVID-19. Il est certain qu’à l’époque, nous nous réunissions régulièrement une fois par semaine et que nous avions un programme très chargé, bien sûr, travaillant deux heures chaque fois que nous nous rencontrions. J’imagine que cet horaire a peut-être commencé avec la COVID-19, mais je suis surprise que le comité continue de se réunir une fois toutes les deux semaines.

Je m’étonne qu’il puisse abattre tout son travail dans ce laps de temps. Ms. Anwar: Right now, the steering committee meets on alternate weeks. CIBA itself is not using the full time slot, which means that gives us a room that is available, a broadcast crew and stenographers who are available because they are already here for that time slot anyways. That is the change. Mme Anwar : À l’heure actuelle, le comité directeur se réunit une semaine sur deux.

Le Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration lui-même n’utilise pas la plage horaire en entier, ce qui signifie que nous avons une salle disponible avec une équipe de diffusion et des sténographes parce qu’ils sont déjà sur place pour cette plage horaire de toute façon. Voilà ce qui change. I’m not totally sure why they went to one week or alternating weeks, but it is something that has evolved. Probably the pandemic is part of it. But even just moving to this building, it has just evolved that way over time. Now, it is still their time slot.

If something urgent came up and they had to meet, they would get priority over other committees, but it is probably worth looking at whether that particular time slot can be assigned to somebody else on a more regular basis. Again, it would be an alternating time slot. Je ne sais pas exactement pourquoi ce comité est passé à une semaine ou à des semaines alternées, mais c’est quelque chose qui a évolué. La pandémie y est probablement pour quelque chose, mais le simple fait d’avoir déménagé dans cet édifice a fait évoluer les choses au fil du temps. Maintenant, c’est toujours le créneau horaire de ce comité.

Si quelque chose d’urgent se présentait et qu’il devait se réunir, il aurait la priorité sur les autres comités, mais il vaut probablement la peine de voir si ce créneau peut être attribué à quelqu’un d’autre de façon plus régulière. Encore une fois, ce serait une plage horaire alternée. Senator Batters: The steering committee used to meet weekly for a lengthy meeting. That is also biweekly now? La sénatrice Batters : Le comité directeur avait l’habitude de tenir une longue réunion une fois par semaine. Se réunit-il aux deux semaines également? Ms. Anwar: As far as I know.

They may meet more frequently or on an as-needed basis, but, generally speaking, that has been the pattern now for a couple of years at least. Mme Anwar : À ma connaissance. Il se réunit peut-être plus fréquemment ou selon les besoins, mais de façon générale, il procède ainsi depuis au moins deux ans. Senator Batters: I have a few other things. I am looking at the comparison with the House of Commons. We have talked about this as a part of one of the early drafts of a report that we have been talking about. People have been saying that maybe we could have more committee sittings when the chamber is sitting.

La sénatrice Batters : J’ai un ou deux autres points à aborder. J’examine la comparaison avec la Chambre des communes. Nous en avons parlé dans le cadre d’une des premières ébauches d’un rapport dont nous avons parlé. Certains ont proposé de peut-être tenir plus de réunions de comités lorsque la Chambre siège. In a recent discussion, I was talking about how the House of Commons really has longer sitting hours than the Senate Chamber.

You pointed out with your chart here, as far as the Senate general sitting is concerned, normal Senate sitting hours were about 10 hours a week, and normal House of Commons sitting hours would be more like 35 hours a week. There has historically, generally been the perspective that the House of Commons obviously has three or more times as many members as the Senate. And in the Senate, there has been a general desire Lors d’une récente discussion, j’ai parlé du fait que la Chambre des communes a des heures de séance plus longues que celles de la Chambre du Sénat.

Vous avez indiqué, dans votre tableau, que les heures normales de séance du Sénat étaient d’environ 10 heures par semaine, alors que celles de la Chambre des communes étaient plutôt de 35 heures par semaine. Au fil de l’histoire, on constate généralement que la Chambre des communes compte évidemment trois fois plus de membres que le Sénat, voire plus. Et au Sénat, on souhaite généralement que les 31:14 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 7-11-2023

to have committee meetings sitting outside of Senate hours because of the smaller number in the Senate Chamber. Is that your historical perspective on that issue? réunions des comités se tiennent en dehors des heures de séance du Sénat, puisque ce dernier compte moins de membres. Est-ce ainsi que vous considérez les choses du point de vue historique? Ms. Anwar: Definitely. The cultures are different, and the rules are different. On the House side, their committees are allowed to meet when their chamber meets.

Although we see Question Period on TV in the House where it is full of members, if you go at other times, there is not a whole lot of MPs. Certainly, the seats are not filled because, most of the time, members are at committee meetings that are meeting at those times. It is an institutional choice. Mme Anwar : Certainement. Les cultures et les règles sont différentes. Du côté de la Chambre, les comités sont autorisés à se réunir lorsque leur Chambre siège. Même si l’on voit la Chambre pleine de députés lors de la télédiffusion de la période de questions, il n’y en a pas beaucoup à d’autres moments.

Il est certain que les sièges ne sont pas tous occupés parce que, la plupart du temps, les députés assistent à des réunions de comité qui ont lieu à ce moment-là. C’est un choix institutionnel. On the Senate side, certainly, the work of committees is something that senators take very seriously. It is something that the Senate is known for. There is an attempt, also, not to interfere with that. Du côté du Sénat, les sénateurs prennent certainement le travail des comités avec grand sérieux. C’est une caractéristique pour laquelle le Sénat est connu. On essaie aussi de ne pas changer cela. I can give you examples.

Every year there is always a budget implementation bill that comes in. Typically, there is a pre-study and it is split between multiple committees. The Senate always gives permission to all of those committees to meet when the Senate is sitting, and I go crazy because if four committees meet while the Senate is sitting, that is basically pulling 50 senators out of the chamber for a committee meeting. My sense is that senators do not want the image of an empty chamber and only the people participating in a particular debate.

Our culture is very much geared towards that when the Senate is sitting, senators should be in the Senate, and when committees are meeting, senators should be in committee. Je peux vous donner des exemples. Chaque année, un projet de loi d’exécution du budget est toujours déposé. Habituellement, une étude préalable est répartie entre plusieurs comités.

Le Sénat donne toujours la permission à tous les comités de se réunir lorsque le Sénat siège, et je deviens folle, car si quatre comités se réunissent pendant que le Sénat siège, cela revient essentiellement à retirer 50 sénateurs du Sénat pour des réunions de comités. J’ai l’impression que les sénateurs ne veulent pas donner l’image d’une Chambre vide avec seulement des personnes qui participent à un débat quelconque. Notre culture est très axée sur le fait que lorsque le Sénat siège, les sénateurs devraient être au Sénat, et lorsque les comités se réunissent, les sénateurs devraient être au sein du comité.

There are probably some adjustments that could be made if that is something that senators want to do. I would just be mindful of the fact that one committee is 12 senators, two is 24 senators, and so on and so forth. That leaves a different impression of who is left in the chamber and what is going on. I don’t know if that answers your question fully. Des ajustements pourraient probablement être apportés si les sénateurs le souhaitent. Je ferais toutefois attention au fait qu’un comité compte 12 sénateurs, deux en comptent 24 et ainsi de suite.

Cela laisse une impression différente de qui reste à la Chambre et de ce qui se passe. Je ne sais pas si cela répond entièrement à votre question. Senator Batters: It does, yes. Also, there is much important work that is being done in the chamber too. It is not only in Senate committees that there is important work being done. La sénatrice Batters : Oui. Il s’effectue beaucoup de travail important à la Chambre également. Il n’y a pas que les comités sénatoriaux qui font un travail important. Ms. Anwar: I am biased towards the work done in Senate committees, as you know. But I take your point.

I’m also a table officer, so I would not discount that. Mme Anwar : Comme vous le savez, je suis partiale à l’égard du travail effectué par les comités sénatoriaux, mais je comprends ce que vous voulez dire. Je suis également greffière du Bureau, alors ce n’est pas quelque chose dont je ferai fi. It would also change the resources that we have available if both events were going on at the same time. We have the luxury that when the Senate is sitting and if it is going to sit late, we can throw all our resources at supporting the chamber.

Si les deux événements avaient lieu en même temps, cela aurait également une incidence sur les ressources dont nous disposons. Quand le Sénat siège et s’il siège tard, nous avons le luxe de consacrer toutes nos ressources pour l’appuyer. That is our belief system here in the Senate that the chamber is the pre-eminent entity, which then is followed by committees. That is how all of our structures work, how our Rules work and how our resources are distributed. Au Sénat, nous considérons que la Chambre est l’entité prééminente, suivie ensuite par les comités.

C’est ainsi que toutes nos structures fonctionnent, que nos Règles fonctionnent et que nos ressources sont réparties. 7-11-2023 Règlement, procédure et droits du Parlement 31:15

The only thing is that because the Senate sits from 2 p.m. to 6 p.m. or from 2 p.m. until 4 p.m., that is the chunk of the day that the committees cannot meet. La seule chose, c’est que puisque le Sénat siège de 14 à 18 heures ou de 14 à 16 heures, c’est la

partie de la journée où les comités ne peuvent pas se réunir. Senator Omidvar: Thank you, Ms. Anwar. I appreciate your testimony and, in particular, the visualization tools you have provided to us. La sénatrice Omidvar : Merci, madame Anwar. J’apprécie votre témoignage et, en particulier, les outils de visualisation que vous nous avez fournis. Outside of the issue of resources, when I look at this chart of available blocks, am I wrong in assuming that there is space on Wednesday mornings from 9 a.m. to 11 a.m.?

En dehors de la question des ressources, lorsque je regarde le tableau des blocs disponibles, ai-je tort de supposer qu’il y a de la place le mercredi matin de 9 à 11 heures? Ms. Anwar: That is traditionally the national caucus time, so we have not had committees that met on Wednesday mornings, not until 11:30 a.m. or 12 p.m. at the earliest. That is the reason. Mme Anwar : C’est traditionnellement l’heure des caucus nationaux, de sorte que les comités ne se réunissent pas le mercredi matin, pas avant 11 h 30 ou 12 heures au plus tôt. Voilà la raison.

Again, because there are caucus meetings going on, there is a concentration of resources that particular day. Senate caucus was always on Tuesday mornings, and House or national caucus was always on Wednesdays. Encore une fois, parce qu’il y a des réunions de caucus en cours, il y a une concentration des ressources ce jour-là. Le caucus du Sénat était toujours le mardi matin, et le caucus national ou de la Chambre se réunissait toujours le mercredi. I should mention that is one of the evolving changes of the Senate. We used to have to support two caucus meetings. Now we have greater needs.

We didn’t get four times the resources to support four caucuses, so we have to be more flexible in how those resources are divided. Je devrais souligner que c’est l’un des changements évolutifs du Sénat. Nous devions auparavant appuyer deux réunions de caucus. Maintenant, les besoins sont plus grands. N’ayant pas obtenu quatre fois plus de ressources pour appuyer quatre caucus, nous devons être plus souples dans la répartition de ces ressources. Senator Omidvar: Thank you. That answers my question. La sénatrice Omidvar : Je vous remercie. Cela répond à ma question. Senator Kutcher: Thank you, Ms. Anwar.

I want to make a comment before the question to congratulate you. This is probably the most colourful presentation that I have seen in any Senate committee that I have ever been on. It is delightful. Le sénateur Kutcher : Merci, madame Anwar. Je voudrais formuler une observation avant de poser ma question afin de vous féliciter. C’est probablement la présentation le plus colorée que j’aie jamais vue dans un comité sénatorial. C’est merveilleux. Ms. Anwar: You can tell that I’m left-handed. I need visuals. Colours drive some people crazy, but it makes it easier for me to picture what I am talking about.

Mme Anwar : Vous pouvez voir que je suis gauchère. J’ai besoin d’éléments visuels. Les couleurs rendent certaines personnes folles, mais elles me permettent d’illustrer plus facilement ce dont je parle. Senator Kutcher: Not being a Gen-Xer myself, I find that this really beautiful in how it is laid out, so thank you very much. Le sénateur Kutcher : N’étant pas moi-même membre de la génération X, je trouve la présentation vraiment magnifique. Je vous remercie beaucoup. Ms. Anwar: Thank you for thinking I’m a Gen-Xer. I really appreciate it, senator. You have made my day.

Mme Anwar : Merci de penser que j’appartiens à cette génération. Cela me va droit au cœur. Vous avez ensoleillé ma journée. Senator Kutcher: I want to ask about special committees. We had some discussion about potential use of these. I see that there are potential time slots, but what about resources? If we struck some special committees on topics of the day, what additional resources would be necessary for special committees? Are those resources available? Le sénateur Kutcher : Je veux vous interroger à propos des comités spéciaux. Nous avons discuté de leur utilisation possible.

Je vois qu’il y a des créneaux potentiels, mais qu’en est-il des ressources? Si nous mettions sur pied des comités spéciaux sur des sujets d’actualité, de quelles ressources supplémentaires auraient-ils besoin? Ces ressources sont-elles disponibles? 31:16 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 7-11-2023

For example, on a Monday evening from 4 p.m. to 8 p.m., there is a slot there. Does that mean that resources are already available to be used for that? Could you help to sort that out? Thank you. Par exemple, il y a un créneau libre le lundi soir de 16 h à 20 h. Cela veut-il dire qu’il y a déjà des ressources disponibles qu’on peut utiliser à cette fin? Pourriez-vous nous aider à y voir clair? Merci. Ms. Anwar: At this time, no, just to answer your question in the absolute simplest way. It does not mean that it is impossible. We would have to do a reorganization and then examination of resources.

In some cases, we would have to take resources from somewhere else. In other cases, we would have to go to CIBA and ask for additional resources. That might involve going to some of our partner and support organizations and ask them for more resources. Mme Anwar : Juste pour répondre à votre question le plus simplement possible, c’est non pour l’instant. Cela ne veut pas dire que c’est impossible. Il faudrait procéder à une réorganisation et à un examen des ressources.

Dans certains cas, il faudrait aller chercher des ressources ailleurs, et dans d’autres, réclamer des ressources supplémentaires au Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration. Nous pourrions devoir faire appel à certains de nos partenaires et organismes de soutien pour leur demander des ressources supplémentaires. If I take the Special Joint Committee on Medical Assistance in Dying, that was a negotiation with the House of Commons, which has greater access to resources, certainly, than the Senate does.

We asked them to administratively support the committee, so the meetings are happening on the House side with House resources. I still have to provide a clerk, administrative support, et cetera. There are things that we split 70-30. That special committee has an end date, which is something I can work with. Dans le cas du Comité mixte spécial sur l’aide médicale à mourir, nous avons négocié avec la Chambre des communes, qui jouit certainement d’un meilleur accès aux ressources que le Sénat.

Nous lui avons demandé d’assurer le soutien administratif de ce comité; les réunions se déroulent donc du côté de la Chambre avec les ressources de la Chambre. Je dois encore fournir un greffier, du soutien administratif et d’autres ressources. Il y a des choses que nous partageons 70-30. Ce comité spécial ayant une date de fin, c’est quelque chose avec laquelle je peux travailler. When I speak about the pie, I don’t have an extra clerk for that committee, so I have taken a clerk from another committee and have given him an extra assignment. He will be working on two committees.

But if the committee sticks to the end-of- January deadline, we can manage that. If it extends beyond that, I will need extra resources. Lorsque je parle de la tarte, je n’ai pas de greffier supplémentaire pour ce comité. J’ai donc j’ai pris un greffier d’un autre comité et je lui ai donné une affectation supplémentaire. Il travaillera pour deux comités. Mais si le comité s’en tient à la date limite de fin janvier, nous pouvons gérer la situation. S’il prolonge ses travaux, j’aurai besoin de ressources supplémentaires.

To answer your question, if the Senate created a special committee with an end-of-the-session end date or until they prepare their final report, which is at an undetermined time, I would need to get extra clerk resources. I would have to speak to our partners at the Library of Parliament, at

interpretation and at the House of Commons to see what resources they have. Pour répondre à votre question, si le Sénat créait un comité spécial dont la date de fin coïncidait avec la fin de la session ou qui poursuivrait ses travaux jusqu’à ce qu’il prépare son rapport final — c’est-à-dire jusqu’à une date indéterminée —, j’aurais besoin de greffiers et de ressources supplémentaires. Il faudrait que je parle à nos partenaires de la Bibliothèque du Parlement, de l’interprétation et de la Chambre des communes pour voir quelles ressources ils ont. There is always a little bit.

It is just that if it is a one-off or a short-term thing, those are all things that we can absorb with existing resources. If it is intended to be a longer-term thing, that is when we have to start looking at what additional resources can be acquired. Il y en a toujours un peu. S’il s’agit d’un comité éphémère ou à court terme, nous pouvons combler tous des besoins avec les ressources existantes. Si c’est un projet à plus long terme, c’est à ce moment-là que nous devons commencer à examiner quelles ressources supplémentaires peuvent être acquises. Senator Kutcher: Thank you for that.

To nuance that a little bit, for special committees just within the Senate, would the same issues apply? Le sénateur Kutcher : Je vous remercie de ces explications. Pour nuancer un peu les choses, en va-t-il de même pour les comités spéciaux relevant exclusivement du Sénat? Ms. Anwar: Yes. Mme Anwar : Oui. 7-11-2023 Règlement, procédure et droits du Parlement 31:17

Senator Kutcher: What I am hearing you say is that it might be possible, but two at the same time would be really a far stretch. Le sénateur Kutcher : Ce que je vous entends dire, c’est que ce pourrait être possible, mais que ce serait difficile pour deux comités en même temps. Ms. Anwar: Without additional resources, it would be difficult. If you told me that we needed a special committee for six months — and I have been told that before, and it has not worked out to being only six months, so I am wary of that. Other things get in the way. Senators are also busy.

If you create a special committee, you are not getting 10 extra senators assigned to that committee. Someone is getting an extra committee. That means extra work for you as well. Things get in the way. Sittings get in the way. Meetings have to be cancelled. That tends to extend the life of a special committee. Mme Anwar : Sans ressources supplémentaires, ce serait difficile. Si vous me disiez que nous avons besoin d’un comité spécial pendant six mois, c’est quelque chose qu’on m’a déjà dit et ce comité n’a pas cessé ses travaux après six mois, alors cela me laisse méfiante. D’autres choses surviennent.

Les sénateurs sont également occupés. Si vous créez un comité spécial, il n’y aura pas 10 sénateurs de plus. Quelqu’un fera

partie d’un comité supplémentaire. Cela fera du travail supplémentaire pour vous aussi. Les choses se compliquent. Les séances posent des problèmes. Des réunions doivent être annulées. Cela tend à prolonger la vie d’un comité spécial. We have had less resources to work with before. We are doing okay. We can support the Medical Assistance in Dying Committee for the duration it is expected to meet. If it were a longer-term special committee, I would need additional clerk resources for sure, and we would have to renegotiate to see what is available for others.

Nous avons moins de ressources qu’avant pour travailler, mais nous nous en sortons. Nous pouvons appuyer le Comité sur l’aide médicale à mourir pour le temps qu’il soit censé se réunir. S’il s’agissait d’un comité spécial à plus long terme, j’aurais certainement besoin de greffiers et de ressources supplémentaires, et nous devrions renégocier pour voir ce qui est disponible pour les autres comités. Senator Kutcher: Also if we just have a special committee in the Senate for the Senate, yes? Le sénateur Kutcher : De plus, s’il y a un seul comité spécial au Sénat pour le Sénat, c’est correct? Ms. Anwar: Correct.

Mme Anwar : Oui. Senator Kutcher: Thank you for that. Le sénateur Kutcher : Je vous remercie. Senator Cordy: This was an excellent presentation, and I also like the colours. Maybe we’re the same age, Senator Kutcher. I like that. It clarifies it so you can see where the resources are. La sénatrice Cordy : C’était une excellente présentation, et j’aime aussi les couleurs. Nous avons peut-être le même âge, sénateur Kutcher. J’aime cette façon de faire. Cela clarifie les choses pour qu’on puisse voir où se trouvent les ressources. I would like to talk about resources for translation.

I know the priority is the Senate and committees. My staff of all our group and leadership staff like to have a meeting once a week for an hour or whatever. There just aren’t the resources. They are having the meetings in one language, which totally goes against everything we believe in for the Government of Canada. J’aimerais parler des ressources pour l’interprétation. Je sais que la priorité va au Sénat et aux comités. Les membres de mon personnel pour tout notre groupe et la direction aiment tenir une réunion hebdomadaire d’une heure ou quelque chose comme cela. Il n’y a tout simplement pas de ressources.

Les réunions se déroulent dans une seule langue, ce qui va totalement à l’encontre de tout ce en quoi nous croyons pour le gouvernement du Canada. Ms. Anwar: I am aware of that issue. We are looking at different ways that we can try to augment our capacity. One of those is through the use of remote

interpretation, which is being tested on a pilot-project basis at the House of Commons. We did some testing with remote

interpretation; that’s where the interpreters are in Toronto, Vancouver, and they are doing their work through Zoom. It has worked very well. We have not live- tested it on actual parliamentary events. That is probably the next step that we are looking at. Mme Anwar : Je suis au fait du problème. Nous examinons diverses façons d’accroître notre capacité. L’une d’elles consiste à utiliser l’interprétation à distance, qui est mise à l’essai dans le cadre d’un projet pilote à la Chambre des communes.

Nous avons fait des essais avec l’interprétation à distance; les interprètes font leur travail depuis Toronto ou Vancouver par l’intermédiaire de Zoom. Cela a très bien fonctionné. Nous ne l’avons toutefois pas testée en temps réel lors de vrais événements parlementaires. C’est probablement la prochaine étape que nous envisageons. 31:18 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 7-11-2023

That is what you are talking about; it is one of the extras. We just have not had the capacity. We have been so focused on getting the regular parliamentary business back up and running. If I use last week as an example, there were a number of special events. The Teachers Institute, Take Our Kids to Work Day — they are big institutional events. Typically, simultaneous

interpretation is provided. This was the first year when it wasn’t 100% interpreted. We did bilingual presentations, things like that. C’est ce dont vous parlez; c’est l’une des ressources supplémentaires. Nous n’avions tout simplement pas la capacité, car nous nous sommes principalement employés à remettre les activités parlementaires régulières en route. Si je prends la semaine dernière comme exemple, il y a eu un certain nombre d’événements spéciaux, comme le Forum des enseignants et Invitons nos jeunes au travail. Ce sont de grands événements institutionnels.

Habituellement, l’interprétation simultanée est offerte. C’est la première année où tout n’était pas entièrement interprété. Nous avons fait des exposés bilingues ou des choses comme cela. It is a new reality. We are trying to find different ways. That is where, though, I have to do a lot of

schedule management every week, which I did not have to do before, because as soon as a clerk tells me that their committee is only going to do an hour this week, I take that hour and I try to find somebody else who needs to use it and, invariably, there is somebody who needs to use that hour for an extra whatever that they are doing. C’est une nouvelle réalité. Nous essayons de trouver des moyens différents.

Cependant, c’est là que je dois faire beaucoup de gestion d’horaire chaque semaine, ce que je n’avais pas à faire auparavant, parce que dès qu’un greffier m’avise que son comité ne se réunira qu’une heure cette semaine-là, j’essaie de trouver quelqu’un d’autre qui a besoin de cette heure. Invariablement, il y a quelqu’un qui doit l’utiliser pour je ne sais quelle tâche supplémentaire. That is something we — Maxime, our representative for the Senate with the Translation Bureau, and I — have talked to them about.

When we have Monday committees, for example, if they are not using the full hour, we want to be able to use that resource somewhere else. As to how we decide, we don’t have a solid proposal to give to you yet as senators. The next step will be to try to incorporate those extras and the redundancies that we have to see if we can be more efficient in the use. We are trying to be as efficient as we can. C’est quelque chose dont nous — Maxime, notre représentant du Sénat au Bureau de la traduction, et moi — avons discuté avec cet organisme.

Lorsque des comités se réunissent le lundi, par exemple, s’ils n’utilisent pas l’heure en entier, nous voulons pouvoir utiliser cette ressource ailleurs. Quant à la façon de décider, nous n’avons pas encore de proposition solide à vous présenter, honorables sénateurs. La prochaine étape consistera à essayer d’intégrer ces ressources inutilisées et redondantes afin de voir si nous pouvons les utiliser plus efficacement. Nous essayons d’être aussi efficaces que possible.

Even with the Senate, sometimes at the start of the day we’re told that the Senate will sit until 10:00 p.m., and we reorganize things to make sure that the chamber is going to be supported, and then the chamber adjourns at 6 p.m. or 5 p.m. or whatever. Then all of those resources had been rearranged and deployed for the longer sitting, and we end up not needing them. It ends up being a bit of a wasted resource, but, at the same time, we have to allow the Senate to do what it needs to do, and some of that is organic and not predetermined.

Même au Sénat, on nous indique parfois en début de journée que le Sénat siégera jusqu’à 22 heures. Nous réorganisions alors les choses pour que la Chambre soit appuyée, mais le Sénat s’ajourne finalement à 18 heures ou à 17 heures. Toutes les ressources ont été réorganisées et déployées en vue d’une séance prolongée, et voilà que nous n’en avons plus besoin. C’est un peu un gaspillage de ressources, mais d’un autre côté, nous devons permettre au Sénat de faire ce qu’il doit faire, et une

partie de ce travail organique et non prédéterminé. Senator Cordy: Is there a shortage of translators in the Ottawa region, or is it a financial issue? La sénatrice Cordy : Manque-t-il d’interprètes dans la région d’Ottawa ou s’agit-il d’une question d’ordre financier? Ms. Anwar: It is a shortage of interpreters. They have had many retirements and injuries over the course of the pandemic, but it is also from a demographic standpoint. It is attrition; they have not replaced at the same levels that they have lost. Mme Anwar : C’est une pénurie d’interprètes.

Il y a eu beaucoup de départs à la retraite et de blessures au cours de la pandémie, mais c’est aussi une question démographique. C’est de l’attrition; il y a eu moins de remplacements que de pertes. Senator Cordy: We have had people appear before the committees talking about potential changes. Some suggested having, rather than two committee meetings a week, having one that would be three or four hours a week. That is particularly true when you look at the Tuesday evenings. You brought it up earlier that they are often cancelled.

For example, the Fisheries and Oceans Committee is often cancelled because the Senate is La sénatrice Cordy : Des gens ont comparu devant les comités pour parler des possibilités de changement. Certains d’entre eux ont suggéré d’organiser une réunion de comité de trois ou quatre heures par semaine au lieu de deux réunions plus courtes par semaine. C’est particulièrement vrai pour les mardis soir. Vous avez dit tout à l’heure que ces réunions étaient souvent annulées. Par exemple, les réunions du Comité 7-11-2023 Règlement, procédure et droits du Parlement 31:19

sitting longer on Tuesday night. Would that even out, meaning it’s not going to help with resources, or would it make a difference? sénatorial permanent des pêches et des océans sont souvent annulées parce que le Sénat siège plus longtemps le mardi soir. Est-ce que cela reviendrait au même, c’est-à-dire qu’il faudrait autant de ressources, ou est-ce que cela changerait la donne? Ms. Anwar: Right now, I proactively work with the clerks to find out who is meeting. Tonight, for example, I know that Agriculture and Energy both want to meet.

We don’t know if the Senate will extend, so I have dedicated resources for both those committees. We’ll find out when we find out whether or not those committees can meet. If we had more certainty, could we use those resources elsewhere? Probably. Right now, I don’t have the ability to reassign, let’s say, those resources until we know for sure that they’re not needed. Mme Anwar : Actuellement, je travaille de manière proactive avec les greffiers pour savoir quels comités se réunissent. Ce soir, par exemple, je sais que le comité de l’agriculture et le comité de l’énergie souhaitent se réunir.

Nous ne savons pas si le Sénat prolongera sa séance, et c’est la raison pour laquelle j’ai prévu des ressources pour ces deux comités. Nous en saurons plus lorsque nous saurons si ces comités peuvent ou non se réunir. Si nous avions une plus grande certitude, pourrions-nous utiliser ces ressources ailleurs? Oui, probablement. Pour l’instant, je n’ai pas la possibilité de réattribuer ces ressources jusqu’à ce que nous sachions avec certitude qu’elles ne seront pas utilisées. [Translation] [Français] The Chair: Before I yield the floor to Senator Busson, can you tell us how long it takes to train a new clerk?

La présidente : Avant de céder la parole à la sénatrice Busson, pouvez-vous nous dire combien il faut de temps pour entraîner un nouveau greffier? Ms. Anwar: It depends. The legislative clerk position is an entry-level position for someone who wants to be a procedural clerk. If you hire a legislative clerk who’s already been working for two or three years in that role, it probably takes less time before they become a self-sufficient clerk. Mme Anwar : Cela dépend. Le poste de greffier législatif est un poste d’entrée pour quelqu’un qui veut être greffier à la procédure.

Si on engage un greffier législatif qui travaille déjà depuis deux ou trois ans dans cette fonction, cela prend probablement moins de temps avant qu’il devienne un greffier autonome. On the other hand, if you hire someone from the outside who has never worked on Parliament Hill, there’s bound to be a learning period. When we hire someone from outside, for the first two or three months, he or she will work with a more experienced clerk, who will act as a mentor and help with training. We have benchmarks, things we monitor to see if the person is able to do the job increasingly independently.

Par contre, si on engage quelqu’un de l’extérieur qui n’a jamais travaillé sur la Colline du Parlement, c’est sûr qu’il y aura une période d’apprentissage. Lorsqu’on engage quelqu’un de l’extérieur, pour les deux ou trois premiers mois, il travaillera avec un greffier plus expérimenté, qui agira comme mentor et qui l’aidera dans sa formation. On a des points de référence, des choses que l’on surveille pour voir si la personne est capable de faire le travail de façon de plus en plus indépendante.

So I would say that if it’s someone from in-house, it will probably take three to six months; if it’s someone from the outside, it may take a little longer. I can’t say a year, because we’ll be doing the exercise after a parliamentary cycle — in fact, if we hire someone in June, they won’t really be working over the summer. So we’re trying to hire people to start in September, and by January, people should be trained enough to become self- sufficient. On the other hand, it’s an art; it’s not an exact science.

Je dirais donc que si c’est quelqu’un qui vient l’interne, cela prendra probablement de trois à six mois; si c’est quelqu’un de l’extérieur, cela peut prendre un peu plus de temps. Je ne peux pas dire un an, parce qu’on fera l’exercice après un cycle parlementaire — en fait, si on engage quelqu’un en juin, il ne travaillera pas réellement durant l’été. On essaie donc d’engager du personnel pour commencer en septembre, et en janvier, les gens devraient être assez formés pour devenir autonomes. Par contre, c’est un art; ce n’est pas une science, ce n’est pas exact. The Chair: I understand; thank you very much.

La présidente : Je comprends, merci beaucoup. [English] [Traduction] Senator Busson: A number of the questions I wanted to ask are already covered, but I’m going to get into a few of the details, if you don’t mind. La sénatrice Busson : Plusieurs des questions que je voulais poser ont déjà été abordées, mais j’aimerais entrer dans les détails, si vous me le permettez. 31:20 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 7-11-2023

First, I hope I’m not the only person in this room who is absolutely amazed at the level of complexity to keep all these things in the air and well serviced. It looks so smooth from our side of the fence that I needed to comment on that. Tout d’abord, j’espère ne pas être la seule personne dans cette salle qui est absolument stupéfaite du niveau de complexité nécessaire pour maintenir toutes ces choses en mouvement et en bon état de fonctionnement. De notre côté, tout semble si bien se dérouler que je me devais de faire un commentaire à ce sujet. Ms. Anwar: Thank you, senator.

Mme Anwar : Je vous remercie, sénatrice. Senator Busson: I always say that if it looks easy, it usually takes a lot of work. La sénatrice Busson : Je dis toujours que si les choses semblent faciles, c’est que quelqu’un accomplit beaucoup de travail en coulisse. The other thing I wanted to talk about — and I think our chair covered it to a point — is we have 15 clerks, and the other place has 32. Are the 15 clerks a function purely of our budget? If we had a bigger budget, could we have more clerks? I understand the training. A clerk school is obviously non-existent; it takes resources to train people as well.

Could you comment on that for me? L’autre point que je souhaitais aborder — et je pense que notre présidente en a parlé dans une certaine mesure —, c’est que nous avons 15 greffiers et que l’autre endroit a 32 greffiers. Avons- nous 15 greffiers uniquement en raison de notre budget? Si nous avions un budget plus important, pourrions-nous avoir plus de greffiers? Je comprends qu’il faut donner la formation nécessaire, car il n’y a manifestement pas d’école de greffiers. Il faut donc avoir les ressources nécessaires pour les former. Pourriez-vous me faire part de vos commentaires à ce sujet? Ms.

Anwar: It’s really done in function of what the operational needs are. One thing that is very different between the House and the Senate is the House has a rotating committee schedule. They have committees in Blocks A, B, C, D, and there are seven committees in each block. In September, Block A’s time slot is, say, 8:30 to 11:30; Block B will be 3:30 to 5:30; Block C will be at a different time slot. In January, everybody rotates and, because of that, you have to assign only one clerk per committee because there’s too much crossover. It also affects membership, but they have 330-odd MPs to fill their committees.

We don’t have that many senators and, correspondingly, we don’t have as many clerks. Mme Anwar : Cela dépend réellement des besoins opérationnels. La grande différence entre la Chambre et le Sénat, c’est que la Chambre a un calendrier de rotation des comités qui comprend les blocs A, B, C et D. Il y a sept comités dans chaque bloc. En septembre, la plage horaire du bloc A est, par exemple, de 8 h 30 à 11 h 30. Celle du bloc B sera de 15 h 30 à 17 h 30. Le bloc C aura une plage horaire différente.

En janvier, tous les comités changent de place et, pour cette raison, il ne faut assigner qu’un seul greffier par comité, car il y a trop de chevauchement. Cela a aussi une incidence sur le nombre de membres, mais il y a quelque 330 députés pour remplir ces comités. Nous n’avons pas autant de sénateurs et, par conséquent, nous n’avons pas autant de greffiers. Regarding where we’ve had increases, definitely the CIBA subcommittees have increased our workload, but to address that, we’ve assigned those to management. We’ve had a demographic shift. I don’t want to leave the impression that clerks have left.

It’s not that clerks have left, but every time somebody retires or leaves for a promotion, everybody sort of moves up a rung, and we have to backfill those positions. The cohort of clerks we have right now is quite inexperienced. De notre côté, il est certain que les sous-comités du comité CIBA ont fait augmenter notre charge de travail, mais pour y remédier, nous les avons confiés à la gestion. Nous avons aussi connu un changement démographique. Je ne veux pas donner l’impression que des greffiers ont démissionné.

Ce n’est pas le cas, mais chaque fois que quelqu’un prend sa retraite ou accepte une promotion ailleurs, tout le monde monte en quelque sorte d’un échelon et nous devons remplacer ces gens. La cohorte de greffiers que nous avons actuellement n’a donc pas beaucoup d’expérience dans ce domaine. When I started in the Senate as a committee clerk, I was the first hire that the Committees Directorate had had in probably four or five years. The next clerk to be hired wasn’t until three years later. We’re certainly “going through” people a lot faster now. The demographics have shifted.

The pandemic was a huge disrupter to the workforce, and we’ve had a lot of promotions internally. Of our current cohort of clerks, I think I have one or two who have five years’ experience or more. That means I have Lorsque j’ai commencé à travailler au Sénat à

titre de greffière de comité, j’étais la première personne embauchée par la Direction des comités depuis probablement quatre ou cinq ans. Il a fallu attendre trois ans avant qu’un autre greffier soit embauché. Le roulement du personnel est certainement beaucoup plus rapide aujourd’hui. Le profil démographique a changé. La pandémie a fortement perturbé la main-d’œuvre et nous avons eu de nombreuses promotions à l’interne. Dans notre cohorte 7-11-2023 Règlement, procédure et droits du Parlement 31:21

an inexperienced group, which means they need more of our attention, guidance and support. They need mentorship, and that pulls us away from some of the other things that senators would like us to do. actuelle, je pense qu’un ou deux greffiers ont cinq ans d’expérience ou plus. Cela signifie que j’ai un groupe d’employés qui ont peu d’expérience et qui ont donc davantage besoin de notre attention, de nos conseils et de notre soutien. Ils ont besoin d’être encadrés, ce qui nous éloigne des autres tâches que les sénateurs aimeraient que nous accomplissions. Do I think we need 32 clerks? No, I don’t.

However, I have no flex right now, and I know senators want to create two more committees. I want to be able to support you with qualified, experienced, ready-to-go and hit-the-ground-running clerks, but I don’t have that right now. I don’t have any extra resources to give you, which means I have to hire somebody new. That means I would be adding more new people to my already new group. I’m thinking ahead to what might be asked of us. If some of those committees that are being considered are created, I would need time to staff those up. Est-ce que je pense que nous avons besoin de 32 greffiers?

Non, je ne le pense pas. Cependant, je n’ai aucune marge de manœuvre en ce moment, et je sais que les sénateurs souhaitent créer deux nouveaux comités. J’aimerais pouvoir vous aider avec des greffiers qualifiés, expérimentés, prêts à l’emploi et autonomes, mais ce n’est pas possible pour l’instant. Je n’ai pas de ressources supplémentaires à vous fournir, ce qui signifie que je dois embaucher de nouveaux employés. Je devrai donc ajouter de nouvelles personnes à mon effectif qui est déjà composé d’un grand nombre de nouveaux employés. J’essaie d’anticiper ce que l’on pourrait nous demander.

Si certains des comités envisagés sont créés, j’aurai besoin de temps pour les doter en personnel. Senator Busson: For my own clarification, certainly, one or two or three more clerks would add flexibility not just to your planning but to the needs of the Senate, am I right? La sénatrice Busson : À des fins d’éclaircissements, il est certain qu’un, deux ou trois greffiers de plus offriraient une plus grande marge de manœuvre, non seulement pour votre planification, mais aussi pour répondre aux besoins du Sénat, n’est-ce pas? Ms. Anwar: Yes, it would.

It would also reduce overtime, which is another concern I have as a manager. We have a lot of clerks incurring a lot of overtime. Mme Anwar : Oui, en effet. Cela permettrait également de réduire les heures supplémentaires, ce qui est une autre de mes préoccupations à

titre de gestionnaire, car de nombreux greffiers font de nombreuses heures supplémentaires. Senator Busson: I have that circled on my page. I’m not on CIBA and I didn’t want to get into the weeds, but I’m wondering if there are efficiencies to be gained in being able to address these concerns. I’m sure, with seeing the clock and all of that, overtime just ticks like crazy. La sénatrice Busson : J’ai encerclé ce point sur ma page. Je ne fais pas

partie du comité CIBA et je ne voulais pas entrer dans les détails, mais j’aimerais savoir s’il est possible de réaliser des gains d’efficacité pour répondre à ces préoccupations. Je suis certaine que les heures supplémentaires s’accumulent à un rythme effréné. Ms. Anwar: It can. Certainly, that’s a factor. Certainty in the

schedule and having a bit of identified flex time for when committees have to sit those extra times would be helpful. Mme Anwar : C’est possible. C’est certainement un facteur. Il serait utile d’avoir plus de certitude en ce qui concerne le calendrier et de disposer de créneaux adaptables lorsque les comités doivent avoir des séances supplémentaires. We used to typically expect December and June to be busy months. When committees travel, that takes up a lot of time in terms of planning, but also the trips themselves are long days. We don’t go for social activities. You’ve been on committee trips.

You’re running from breakfast to dinner to after dinner, right? Those things happen. It’s the pattern at which they happen. Nous avions l’habitude de nous attendre à ce que les mois de décembre et de juin soient très occupés. Il nous faut aussi beaucoup de temps pour planifier les déplacements des comités, mais les voyages eux-mêmes représentent de longues journées de travail. Les comités ne se déplacent pas pour s’amuser. Vous avez déjà participé à des voyages de comités. Vous courez du matin au soir et même plus tard, n’est-ce pas?

Ce sont des choses qui arrivent, mais ce qui compte, c’est la fréquence à laquelle elles se produisent. Some of it is the uptick of activity since the pandemic, when activity levels were much, much lower. People are getting used to it. A less experienced clerk, in my experience, doesn’t have the same capacity to handle multiple activities and multiple Cela s’explique en

partie par le regain d’activité depuis la pandémie, car le niveau d’activité était considérablement moins élevé pendant la pandémie. Les gens s’y habituent. D’après mon expérience, un greffier moins expérimenté n’a pas la même 31:22 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 7-11-2023

committees at the same time. That comes over time. We have a really solid group, and they’re gaining great experience, especially over the last year, with a lot of interesting procedural challenges, logistical challenges and budget challenges. They will be stronger as a result, but every time I have to cut that pie, it’s weakening the strength of my team. I don’t want to see that happen either. capacité à gérer plusieurs activités et plusieurs comités en même temps. Cela vient avec le temps.

Nous avons un groupe composé de gens compétents qui acquiert une grande expérience, en particulier au cours de l’année qui vient de s’écouler, car ils ont fait face à de nombreux défis intéressants sur les plans de la procédure, de la logistique et du budget. Ils s’en sortiront plus forts, mais chaque fois que je dois utiliser plus de ressources, cela affaiblit mon équipe, et c’est une chose que j’aimerais éviter. Senator Busson: Do you have any figures on the overtime? La sénatrice Busson : Avez-vous des données sur les heures supplémentaires? Ms. Anwar: I meant to bring that with me.

I don’t have it at the ready. Mme Anwar : J’avais l’intention de les apporter, mais je ne les ai pas sous la main. Senator Busson: Could you supply it to the committee? La sénatrice Busson : Pourriez-vous les envoyer au comité? Ms. Anwar: Absolutely. I have it; I just didn’t bring it with me today. Mme Anwar : Certainement. J’ai ces données, mais je ne les ai pas avec moi aujourd’hui.

Senator Ringuette: Notwithstanding the fact that we have, from my perspective, too many committees and too many members on committees, which reduces the overall efficiency, you have confirmed to us this morning that the committees that meet on Monday night have a slot of four hours, but most of the time they achieve their work in a three-hour time frame.

La sénatrice Ringuette : Nonobstant le fait que nous avons, à mon avis, trop de comités et trop de membres dans ces comités, ce qui réduit l’efficacité générale, vous nous avez confirmé ce matin que les comités qui se réunissent le lundi soir disposent d’un créneau de quatre heures, mais que la plupart du temps, ils accomplissent leur travail en trois heures. That is a strong indication that committee work with a three- hour slot would be as efficient as two committees of two hours. There’s no doubt in my mind about that. It is efficiency for senators, efficiency for Senate staff, et cetera.

Cela laisse fortement croire que le travail en comité serait accompli aussi efficacement dans une réunion de trois heures que dans deux réunions de deux heures. Je n’ai aucun doute à ce sujet. Cela représenterait des gains d’efficacité pour les sénateurs, pour le personnel du Sénat, et cetera. The two problems we heard constantly from our witnesses is the fact that Monday meetings are a problem and Tuesday meetings are a problem because, more often than not, the Senate sits on Tuesday night. I’m looking at the very nice chart you gave us today.

If we moved to three-hour meetings on Tuesday from 8 a.m. to 11 a.m. and from 11 a.m. to 2 p.m., and on Thursday from 8 a.m. to 11 a.m. and from 11 a.m. to 2 p.m., that would free up Wednesday evening for the committees that are currently meeting on Monday night. This would be so efficient from my perspective, never mind the issue of food. On the issue of food, I remember Senator Lowell Murray said, “I will not sit on the committee if I don’t have decent food.” That was an indication of respect for the work that senators are doing.

Les deux problèmes dont nous parlent constamment nos témoins, c’est que les réunions du lundi posent problème et que les réunions du mardi posent aussi problème parce que, la plupart du temps, le Sénat siège le mardi soir. Je regarde le très beau tableau que vous nous avez remis aujourd’hui. Si nous passions à des réunions de trois heures le mardi, c’est-à-dire de 8 heures à 11 heures et de 11 heures à 14 heures, et le jeudi de 8 heures à 11 heures et de 11 heures à 14 heures, cela libérerait le mercredi soir pour les comités qui se réunissent actuellement le lundi soir.

Selon moi, ce serait très efficace, sans parler de la question de l’alimentation. À ce sujet, je me souviens que le sénateur Lowell Murray a déclaré qu’il ne siégerait pas au comité s’il n’était pas bien nourri. C’était un signe de respect pour le travail des sénateurs. If it was a decision by CIBA, they have to revise that decision, because we’re here to work, and if we have to eat while we work, so be it, in order to be efficient and do the job that we need to do.

Si c’était une décision du comité CIBA, elle doit être révisée, car nous sommes ici pour travailler, et si nous devons manger pendant que nous travaillons, qu’il en soit ainsi, afin d’être efficaces et de faire le travail qui nous est demandé. 7-11-2023 Règlement, procédure et droits du Parlement 31:23

Given all the premises that I’ve stated, could you provide us with a block of three-hour committee meetings that would remove Monday night and Tuesday night meetings, and the Monday could be easily moved to Wednesday? Compte tenu de toutes les raisons que j’ai énoncées, pourriez- vous nous proposer un bloc de réunion de comité de trois heures qui permettrait d’éliminer les réunions du lundi soir et du mardi soir, celle du lundi pouvant être facilement déplacée au mercredi? Legal and Constitutional Affairs and Nationa