EVIDENCE TÉMOIGNAGES OTTAWA, Tuesday, May 7, 2024 OTTAWA, le mardi 7 mai 2024 The Standing Committee on Rules, Procedures and the Rights of Parliament met this day at 9:33 a.m. [ET] pursuant to rule 12-7(2)(

a) in consideration of possible amendments to the Rules. Le Comité permanent du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement se réunit aujourd’hui, à 9 h 33 (HE), conformément à l’article 12-7(2)

a) du Règlement pour son étude des amendements possibles au Règlement. Senator Denise Batters (Deputy Chair) in the chair. La sénatrice Denise Batters (vice-présidente ) occupe le fauteuil. [English] [Traduction] The Deputy Chair: Welcome, everyone, to the Standing Senate Committee on Rules, Procedures and the Rights of Parliament. My name is Denise Batters. I’m a senator from Saskatchewan. I’m deputy chair of this committee, but today I’m acting as chair. La vice-présidente : Je vous souhaite la bienvenue au Comité permanent du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement. Je m’appelle Denise Batters.

Je suis une sénatrice de la Saskatchewan. Je suis la vice-présidente du comité, mais j’agirai aujourd’hui à

titre de présidente. Before we begin, I would like to remind all senators and other meeting participants of the following important preventative measures. To prevent disruptive and potentially harmful audio feedback incidents during our meeting that could cause injuries, we remind all in-person participants to keep their earpieces away from all microphones at all times. Avant de commencer, je tiens à rappeler à tous les sénateurs et aux autres participants à la réunion certaines mesures préventives importantes.

Afin d’éviter les rétroactions acoustiques dérangeantes, qui peuvent causer des blessures, les participants en personne doivent garder leur oreillette loin des microphones en tout temps. As indicated in the communiqué from the Speaker to all senators on Monday, April 29, the following measures have been taken to prevent audit feedback incidents. All earpieces have been replaced by a model that greatly reduces the probability of audio feedback. The new earpieces are black in colour,

whereas the former earpieces were grey. Please only use a black approved earpiece. By default, all unused earpieces will be unplugged at the start of the meeting. When you are not using your earpiece, please place it face down on the middle of the round sticker that you see in front of you on the table where indicated. Please consult the card on the table for guidelines to prevent audio feedback incidents. Please ensure that you’re seated in a manner that increases the distance between microphones. Participants should only plug in their earpieces to the microphone console located directly in front of them.

These measures are in place so that we can conduct our business without interruption and to protect the health and safety of all participants, including the interpreters, who do important work for us. Comme l’indiquait la Présidente dans son communiqué du lundi 29 avril à l’intention de tous les sénateurs, les mesures suivantes ont été prises afin d’éviter les incidents sonores. Toutes les oreillettes ont été remplacées par un modèle qui réduit grandement les probabilités de rétroactions acoustiques. Les nouvelles oreillettes sont noires, tandis que les anciennes étaient grises.

Veuillez n’utiliser que les oreillettes noires qui ont été approuvées. Par défaut, toutes les oreillettes inutilisées seront débranchées au début de la réunion. Lorsque vous n’utilisez pas votre oreillette, veuillez la placer face vers le bas sur l’autocollant rond qui se trouve en face de vous. Les fiches sur la table présentent les lignes directrices à suivre pour éviter les incidents sonores. Veuillez vous asseoir de manière à assurer la plus grande distance possible entre les microphones.

Les participants doivent brancher leur oreillette uniquement à la console du microphone qui se trouve directement en face d’eux. Ces mesures ont été mises en place afin de nous permettre de procéder à nos travaux sans interruption et pour protéger la santé et la sécurité de tous les participants, y compris les interprètes qui font un travail important pour nous. Thank you for your cooperation on that, and I would now invite all senators to introduce themselves. Je vous remercie de votre coopération. J’invite maintenant tous les sénateurs à se présenter.

Senator Ataullahjan: Salma Ataullahjan from Ontario La sénatrice Ataullahjan : Salma Ataullahjan, de l’Ontario Senator MacDonald: Michael MacDonald from Nova Scotia. Le sénateur MacDonald : Michael MacDonald, de la Nouvelle-Écosse. Senator Wells: David Wells, Newfoundland and Labrador. Le sénateur Wells : David Wells, de Terre-Neuve-et- Labrador. 7-5-2024 Règlement, procédure et droits du Parlement 40:1

Senator Audette: Kwe. Michèle Audette, Quebec. La sénatrice Audette : Kwe. Michèle Audette, du Québec. Senator Woo: Yuen Pau Woo, British Columbia. Le sénateur Woo : Yuen Pau Woo, de la Colombie- Britannique. [Translation] [Français] Senator Ringuette: Pierrette Ringuette from New Brunswick. La sénatrice Ringuette : Pierrette Ringuette, du Nouveau- Brunswick. [English] [Traduction] Senator Black: Rob Black, Ontario. Le sénateur Black : Rob Black, de l’Ontario. Senator Quinn: Jim Quinn, New Brunswick. Le sénateur Quinn : Jim Quinn, du Nouveau-Brunswick. Senator Busson: Bev Busson from British Columbia. Welcome.

La sénatrice Busson : Bev Busson, de la Colombie- Britannique. Bienvenue. Senator Kutcher: Stan Kutcher, Nova Scotia. Le sénateur Kutcher : Stan Kutcher, de la Nouvelle-Écosse. Senator Yussuff: Senator Yussuff, Ontario. Le sénateur Yussuff : Sénateur Yussuff, de l’Ontario. [Translation] [Français] Senator Mégie: Marie-Françoise Mégie from Quebec. La sénatrice Mégie : Marie-Françoise Mégie, du Québec. [English] [Traduction] Senator Cordy: Jane Cordy from Nova Scotia. La sénatrice Cordy : Jane Cordy, de la Nouvelle-Écosse. The Deputy Chair: Thank you very much.

This morning we will be considering Responses to Written Questions and Delayed Answers to Oral Questions. The committee undertook this study in response to a letter we received almost exactly a year ago from Senator Jim Quinn, who is here with us today, in which he encouraged us to consider amending the Rules to include similar time limits for responses, as in the House of Commons. I quote from his letter: La vice-présidente : Merci beaucoup. Ce matin, nous allons examiner les réponses aux questions écrites et les réponses différées aux questions orales.

Le comité a entrepris cette étude en réponse à une lettre que nous avons reçue il y a presque un an du sénateur Jim Quinn, qui est ici avec nous aujourd’hui, dans laquelle il nous demandait d’étudier la possibilité de modifier le Règlement afin de prévoir des délais semblables à ceux de la Chambre des communes pour les réponses. Dans sa lettre, il fait valoir ceci : It is my suggestion that the Committee consider mirroring the 45-day response deadline of the House of Commons to ensure consistency in the Privy Council Office’s approach to coordinating a response to questions from Parliamentarians of both Houses.

Ma proposition est que le Comité envisage de s’inspirer de la date limite de réponse de la Chambre des communes fixée à 45 jours, et ce, afin d’assurer la cohérence avec l’approche du Bureau du Conseil privé en matière de coordination des réponses aux questions posées par les parlementaires des deux chambres. Today in the first panel we will hear officials from the House of Commons who will help us understand their processes. Thank you very much for coming to help us with this. Aujourd’hui, pour la première

partie de notre réunion, nous allons entendre les représentants de la Chambre des communes qui nous aideront à comprendre leurs processus. Nous vous remercions de nous aider à examiner cette question. I am pleased to welcome Jeffrey LeBlanc, Deputy Clerk, Procedure; and Jean-Philippe Brochu, Clerk Assistant, House Proceedings. C’est avec plaisir que nous accueillons Jeffrey LeBlanc, qui est sous-greffier à la Procédure, et Jean-Philippe Brochu, qui est greffier adjoint au Service de la séance. 40:2 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 7-5-2024

Mr. LeBlanc and Mr. Brochu, I now invite you to make opening remarks of no more than five minutes each, please, so we have lots of time for questions. Thank you. Monsieur LeBlanc et monsieur Brochu, je vous invite maintenant à faire une déclaration préliminaire d’au plus cinq minutes chacun. Nous vous poserons ensuite des questions. Merci. [Translation] [Français] Jeffrey LeBlanc, Deputy Clerk, Procedure, House of Commons: Thank you very much, Madam Chair.

I would like to thank you and the members of the committee for inviting us to appear today to discuss the procedures regarding written questions in the House of Commons. As you mentioned, I am accompanied by Jean-Philippe Brochu, clerk assistant, House proceedings. The contribution we can make today includes some general observations on the situation regarding written questions in the House. We can also provide a bit of historical context and discuss the reforms that led to the current House Standing Orders. I hope our testimony will be helpful to members of the committee in their deliberations.

Jeffrey LeBlanc, sous-greffier, Procédure, Chambre des communes : Merci beaucoup, madame la présidente. Je vous remercie, de même que les membres du comité, de nous avoir invités à comparaître aujourd’hui pour discuter des procédures entourant les questions écrites à la Chambre des communes. Comme vous l’avez dit, je suis accompagné de Jean-Philippe Brochu, greffier adjoint, responsable du Service de la séance. La contribution que nous pouvons apporter aujourd’hui comprend des observations générales sur la situation entourant les questions écrites à la Chambre.

Nous pouvons aussi partager un peu de contexte historique ainsi que discuter des réformes qui nous ont menés au Règlement actuel de la Chambre. J’espère que nos témoignages seront utiles aux membres du comité dans leurs délibérations. Jean-Philippe Brochu, Clerk Assistant, House Proceedings, House of Commons: I will continue, and Jeffrey will conclude the presentation.

Jean-Philippe Brochu, greffier adjoint, Service de la séance, Chambre des communes : Je vais poursuivre et Jeffrey va conclure la présentation. [English] [Traduction] Written questions are a useful way to get precise, detailed information from the government, especially if it is technical. They are one of the key ways in which government is held accountable by Parliament. Les questions écrites sont un moyen pratique d’obtenir des renseignements précis et détaillés du gouvernement, surtout s’il s’agit d’un sujet technique.

Elles représentent l’un des outils clés dont dispose le Parlement pour tenir le gouvernement responsable. [Translation] [Français] Here are some of the existing rules in the House concerning written questions. All written questions must be put on notice 48 hours before appearing on the Order Paper. Members may place questions on the Order Paper seeking information from ministers of the Crown relating to public affairs. No member shall have more than four questions on the Order Paper at any one time, as specified in the House Standing Orders.

Moreover, of those four questions, no more than three shall require an oral answer. It should be noted that, in recent years, answers to questions marked for oral answer have generally not been presented orally. Instead, they have been printed in the debates, as if they had been read in the House, or passed as orders for return. A member may also ask the government to respond to a question within 45 calendar days by indicating so when tabling the question. Note that, if the 45-day period expires while the House is adjourned, answers must be tabled on the first sitting day following the deadline.

Voici quelques-unes des règles en vigueur à la Chambre concernant les questions écrites. Toute question écrite doit être mise en avis 48 heures avant d’apparaître au Feuilleton. Les députés peuvent faire inscrire au Feuilleton des questions adressées à des ministres de la Couronne en vue d’obtenir des renseignements sur quelque affaire publique. Aucun député ne peut avoir plus de quatre questions inscrites au Feuilleton en même temps, comme le précise le Règlement de la Chambre. Qui plus est, de ces quatre questions, trois au plus peuvent demander une réponse orale.

Il est à noter qu’au cours des dernières années, les réponses aux questions marquées pour réponse orale n’ont généralement pas été présentées oralement. Elles ont plutôt été imprimées dans les débats, comme si on en avait fait la lecture à la Chambre, ou transformées en ordre de dépôt de documents. Un député peut également demander au gouvernement de répondre à une question dans les 45 jours civils, en l’indiquant au moment où il dépose l’avis de sa question.

Notons que si le délai de 45 jours vient à échéance pendant une période où la Chambre est ajournée, les réponses doivent être déposées le premier jour de séance suivant l’échéance. 7-5-2024 Règlement, procédure et droits du Parlement 40:3

Under the Standing Orders, if a question remains unanswered at the expiration of that 45-day period, the matter of the failure to respond shall be deemed referred to the appropriate standing committee. Within five sitting days of such a referral, the chair of the committee shall convene a meeting to consider the matter of the failure to respond. It should be noted that it is rare for the government not to table responses to written questions by the deadline. The last time this happened was on March 25, 2011, just before the election was called.

Thirty-three written questions were referred to the appropriate committee at that time, but no consideration was subsequently undertaken in committee because of dissolution of Parliament. The member who tabled the question that would be referred to a committee may rise in the House under Questions on the Order Paper, give notice that they intend to transfer the question and raise the subject matter thereof on the adjournment of the House. En vertu du Règlement, si une question reste sans réponse à l’expiration de ce délai de 45 jours, cette absence de réponse est réputée renvoyée à un comité permanent désigné.

Dans les cinq jours de séance suivant ce renvoi, le président du comité doit convoquer une réunion pour se pencher sur l’absence de réponse. Il est à noter qu’il est rare que le gouvernement ne dépose pas de réponses aux questions écrites dans les délais impartis. La dernière occurrence remonte au 25 mars 2011, juste avant le déclenchement des élections. Trente-trois questions écrites avaient alors été renvoyées au comité approprié, mais aucune étude n’avait été entreprise en comité par la suite en raison de la dissolution du Parlement.

Le député qui a fait inscrire la question qui serait transférée à un comité peut intervenir à la Chambre à l’appel de la rubrique des Questions inscrites au Feuilleton, donner avis qu’il entend reporter la question et soulever le sujet visé à l’ajournement de la Chambre. I will come back to this in a few moments. The order referring the matter to committee is, therefore, rescinded. J’y reviendrai dans quelques instants.

L’ordre renvoyant l’affaire au comité est, de ce fait, annulé. [English] [Traduction] Given that the purpose of a written question is to seek and receive a precise, detailed answer, it is incumbent on the member submitting a written question to ensure that it is formulated carefully enough to elicit the precise information sought. It is not unusual for members to submit very detailed questions, seeking information from a variety of departments and agencies covering long periods of time.

Puisqu’une question écrite vise à obtenir une réponse précise et détaillée, il incombe au député qui la présente de s’assurer qu’elle est formulée avec suffisamment de soin pour susciter les renseignements précis recherchés. Il n’est pas inhabituel pour les députés de soumettre des questions très détaillées et de demander des renseignements visant de longues périodes à divers ministères et organismes. Since questions must be coherent and concise, the Clerk has the authority through the Standing Orders to split a question into two or more questions if it is too broad or if it contains unrelated sub-questions.

This authority is rarely exercised. Comme les questions doivent être cohérentes et concises, le greffier a le pouvoir, en vertu du Règlement, de diviser une question en deux ou plusieurs questions si elle est trop vaste ou si elle contient des sous-questions sans rapport entre elles. Ce pouvoir est rarement exercé. [Translation] [Français] The concept of a delayed answer does not exist in the House. Instead, the House holds adjournment debates, also known as “late shows.” Le concept de réponse différée n’existe pas à la Chambre.

En revanche, la Chambre tient des débats d’ajournement, aussi connus en anglais sous le nom de « late shows ». [English] [Traduction] “Late shows” are 30-minute periods Mondays through Thursdays prior to the daily adjournment of the House during which members may raise matters they believe have not been dealt with satisfactorily during oral Question Period or, in the case of written questions, as I mentioned already, questions that have not been answered within 45 days. Questions are responded to by a minister or parliamentary secretary.

In practice, the subjects raised during these proceedings are almost always taken from oral questions. Les « débats d’ajournement » sont des périodes de 30 minutes du lundi au jeudi précédant l’ajournement quotidien de la Chambre au cours desquelles les députés peuvent soulever des questions qui, à leur avis, n’ont pas été traitées de façon satisfaisante pendant la période des questions orales ou, dans le cas des questions écrites, auxquelles on n’a pas répondu dans les 45 jours. C’est un ministre ou un secrétaire parlementaire qui répond aux questions.

En pratique, les sujets abordés au cours de ces délibérations sont presque toujours tirés des questions orales. 40:4 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 7-5-2024

[Translation] [Français] As you can see, this is an oral rather than a written process. I will yield the floor to Mr. LeBlanc. Comme vous pouvez le constater, il s’agit d’un processus se déroulant à l’oral plutôt qu’à l’écrit. Je vais céder la parole à M. LeBlanc. [English] [Traduction] Mr.

LeBlanc: Perhaps to give a little bit of a historical context on how we arrived at these rules, since 1986, major changes have been adopted to the Rules surrounding written questions, in particular relating to the number of questions a member may submit, the amount of time afforded to the government to respond to questions and the procedure to be followed if this deadline is not respected. M.

LeBlanc : Pour vous donner un peu de contexte historique sur la façon dont nous en sommes arrivés à ces règles, depuis 1986, des changements importants ont été apportés au Règlement concernant les questions écrites, surtout en ce qui a trait au nombre de questions qu’un député peut présenter, au temps accordé au gouvernement pour répondre aux questions et à la procédure à suivre si ce délai n’est pas respecté. Before the mid-1980s, there was no limit to the number of questions a member could submit, and it was not unusual for there to be over 2,000 questions on the Order Paper at any given moment.

Members were also frequently dissatisfied with how long they had to wait to receive answers to their written questions. Avant le milieu des années 1980, il n’y avait pas de limite au nombre de questions qu’un député pouvait soumettre, et il n’était pas inhabituel qu’il y ait plus de 2 000 questions inscrites au Feuilleton à un moment donné.

Les députés étaient aussi souvent insatisfaits du temps qu’ils devaient attendre pour recevoir des réponses à leurs questions écrites. [Translation] [Français] A compromise was proposed in June 1985 by the Special Committee on Reform of the House of Commons, the McGrath committee. In its report, the committee stated the following on page 46: Un compromis a été proposé en juin 1985 par le Comité spécial sur la réforme de la Chambre des communes, le Comité McGrath.

Dans son rapport, le comité avait indiqué ce qui suit à la page 48 : The Order Paper has become crowded with written questions demanding written answers from the government. As there is no time limit within which the government must respond and no limit to the number of questions a member can place on the Order Paper, this becomes a futile method of trying to elicit information from the government. Le feuilleton est encombré de questions écrites posées par les députés et demandant une réponse par écrit du gouvernement.

Comme le gouvernement n’est pas tenu de répondre dans un délai prescrit et comme les députés peuvent poser autant de questions qu’ils le veulent, cette procédure s’est avérée inefficace pour obtenir des renseignements du gouvernement. In 1986, the House agreed to limit to four the number of questions each member could have on the Order Paper at any one time. At the same time, the House of Commons codified members’ right to demand a response to a written question within 45 calendar days of it being placed on the Order Paper.

In 1991, the rules were amended to allow members whose questions remained unanswered after the 45-day time frame to raise the matter during the adjournment debate. Finally, the rule that the government’s failure to respond should be referred to the relevant standing committee at the expiration of the time frame was implemented in 2001 to impose a consequence if deadlines were missed. En 1986, la Chambre a convenu de limiter à quatre le nombre de questions que chaque député pouvait faire inscrire au Feuilleton en même temps.

C’est au même moment que la Chambre des communes a codifié le droit des députés d’exiger une réponse à une question écrite dans les 45 jours civils suivant son inscription au Feuilleton. En 1991, les règles ont été modifiées afin de permettre aux députés dont les questions étaient demeurées sans réponse après le délai de 45 jours de soulever ce sujet au moment du débat de l’ajournement.

Finalement, la règle selon laquelle l’absence de réponses de la part du gouvernement devait être renvoyée au comité permanent concerné à l’expiration du délai a été mise en place en 2001, avec l’objectif d’imposer une conséquence si les échéances étaient manquées. [English] [Traduction] In conclusion, allow me to share with you some statistics to give you an appreciation of the volume of written questions submitted in the House.

As of April 2, 2024, there had been En conclusion, permettez-moi de vous faire part de quelques statistiques pour vous donner une idée du volume de questions écrites soumises à la Chambre. En date du 2 avril 2024, 7-5-2024 Règlement, procédure et droits du Parlement 40:5

2,496 questions placed on notice since the beginning of the Forty-fourth Parliament. Of these, 2,266 had been answered by the government, 1,478 in the form of an Order for Return which was tabled and 788 in the form of an answer printed in the debates. 2 496 questions avaient fait l’objet d’un avis depuis le début de la 44e législature. Le gouvernement avait répondu à 2 266 d’entre elles, soit 1 478 sous la forme d’un ordre de dépôt de document et 788 sous la forme d’une réponse imprimée dans les débats. I can also give you a breakdown by party.

Of those questions, 1,827 questions were submitted by members of the Conservative Party of Canada, 78 by members of the Bloc Québécois, 572 by members of the New Democratic Party, 9 by members of the Green Party, 3 by an independent MP and 7 by a Liberal MP, and at least 92% of opposition MPs have placed at least one question on the Order Paper. Je peux aussi vous donner une ventilation par parti.

Parmi ces questions, 1 827 ont été soumises par des députés du Parti conservateur du Canada, 78 par des députés du Bloc québécois, 572 par des députés du Nouveau Parti démocratique, 9 par des députés du Parti vert, 3 par un député indépendant et 7 par un député libéral, et au moins 92 % des députés de l’opposition ont inscrit au moins une question au Feuilleton. [Translation] [Français] I would like to end by thanking you once again for inviting us to appear before you. We will be happy to answer any questions you may have.

Je termine en vous remerciant encore une fois de nous avoir invités à comparaître devant vous. Nous serons heureux de répondre à vos questions. [English] [Traduction] The Deputy Chair: Thank you very much for that very helpful information that you’ve provided to us today. First of all, to start off our questioning, we will have Senator Wells. La vice-présidente : Nous vous remercions pour ces renseignements très utiles. Nous allons commencer avec le sénateur Wells pour les questions. Allez-y. Senator Wells: Thank you, Mr. LeBlanc and Mr. Brochu, for your presentation.

Le sénateur Wells : Merci, monsieur LeBlanc et monsieur Brochu, pour votre exposé. In the Senate, it is different. We don’t have regular access to ministers as they have in the House. Would you have a recommendation on our Order Paper questions? Right now they go through the Leader of the Government in the Senate. Part of the circumstance in the House is you can get up and ask a question of a minister or you can submit a question. So would you have any recommendations for the Senate to address this? Les choses au Sénat se passent différemment.

Contrairement aux députés de la Chambre, nous n’avons pas un accès régulier aux ministres. Auriez-vous une recommandation à faire au sujet des questions inscrites au Feuilleton? À l’heure actuelle, elles passent par le leader du gouvernement au Sénat. À la Chambre, un député peut se lever et poser une question au ministre, ou il peut la présenter. Avez-vous des recommandations sur les façons dont le Sénat pourrait procéder? Mr. LeBlanc: That’s an interesting question.

As far as the preparation of answers to written questions and the presentation of those answers, it is largely coordinated by the Privy Council Office and is largely carried out by the parliamentary secretary of the government house leader, so the answers to those questions generally come through that individual, though the ministers themselves, or their parliamentary secretaries, are the ones responsible for signing off on it. M. LeBlanc : C’est une question intéressante. La préparation et la présentation des réponses aux questions écrites sont en grande

partie coordonnées par le Bureau du Conseil privé et exécutées par le secrétaire parlementaire du leader du gouvernement à la Chambre; les réponses viennent donc habituellement de cette personne, bien que les ministres eux‑mêmes, ou leurs secrétaires parlementaires, soient responsables de l’approbation. I would suspect as far as the written questions are concerned, the availability of the ministers may not be an important factor since the process of tabling and providing those responses is generally coordinated through one person in our House.

Je soupçonne qu’en ce qui concerne les questions écrites, la disponibilité des ministres n’est peut-être pas un facteur important puisque le processus de dépôt et de présentation de ces réponses est généralement coordonné par une personne à la Chambre. Senator Wells: Thanks for that. Regularly, I’ll write to ministers on behalf of a constituent or an association or some group. Is there a protocol for a response when I do that outside the Order Paper question procedure? I usually get responses, but Le sénateur Wells : Merci.

J’écris régulièrement aux ministres au nom d’un électeur, d’une association ou d’un groupe. Est-ce qu’il y a un protocole en place pour les réponses, en dehors de la procédure pour les questions inscrites au 40:6 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 7-5-2024

not always. Are you aware of a protocol for that when parliamentarians, senators or MPs write to ministers? Feuilleton? J’obtiens habituellement une réponse, mais pas toujours. Savez-vous s’il existe un protocole pour les lettres que les parlementaires, les sénateurs ou les députés envoient aux ministres? Mr. LeBlanc: I’m not aware of that procedure, senator, because I could only speak to what happens in relation to the parliamentary process. I’m not sure how things happen inside of departments.

I suspect that each department makes an effort to respond to questions from parliamentarians, but I couldn’t speak to how that process works. M. LeBlanc : Je ne connais pas cette procédure, sénateur. Je peux uniquement vous parler de ce qui se passe dans le processus parlementaire. Je ne sais pas comment les choses se passent à l’intérieur des ministères. Je suppose que les ministères s’efforcent de répondre aux questions des parlementaires, mais je ne peux pas vous expliquer comment le processus fonctionne. Senator Wells: Thank you. Le sénateur Wells : Merci. The Deputy Chair: I have a few questions here.

First of all, Mr. Brochu, in your opening remarks you were indicating — I believe with respect to written questions — that of the four questions that MPs are able to ask, a maximum of three can be asked to be answered orally I think you said. So would that happen during adjournment proceedings, would that be the process for that? La vice-présidente : J’aimerais vous poser quelques questions. Premièrement, monsieur Brochu, dans votre déclaration préliminaire, vous avez dit — au sujet des questions écrites, je crois — que l’on pouvait répondre oralement à trois des quatre questions que les députés pouvaient poser.

Est-ce que cela se passe dans le cadre du débat d’ajournement? Est-ce que c’est par ce processus que l’on passe? Mr. Brochu: In theory, those would be answered when the rubric is called. Throughout the day, we have different orders of business. So when we get to Routine Proceedings, that’s the moment when answers to written questions are provided and that’s when those would be provided. M. Brochu : En théorie, on y répondrait au moment d’appeler la rubrique. Nous avons différents points à l’ordre du jour tout au long de la journée.

C’est lorsque nous arrivons aux affaires courantes que les réponses aux questions écrites sont fournies et que ces réponses sont fournies également. That being said, maybe Jeffrey will recall better than I, but I don’t remember the last time one of those questions has been answered orally. So they’re systematically either printed in the Debates as if they had been read, or documents are tabled in response to those. Cela dit, M. LeBlanc a peut-être une meilleure mémoire que moi, mais je ne me souviens pas de la dernière fois qu’on a répondu oralement à l’une de ces questions.

Elles sont donc systématiquement imprimées dans les Débats comme si elles avaient été lues, ou des documents sont déposés en réponse à ces questions. It’s kind of a remnant from old rules that stayed in our Standing Orders, but it’s not used anymore. There is still that possibility, but we never see that happening. Ce sont en quelque sorte les vestiges des anciennes règles qui sont restées dans le Règlement, mais on n’y a plus recours. Cette possibilité existe toujours, mais nous ne la voyons jamais se concrétiser. Mr.

LeBlanc: In theory, a member could insist on an oral answer being given, but it very rarely happens. M. LeBlanc : En théorie, un député pourrait insister pour obtenir une réponse orale, mais c’est rarement le cas. The Deputy Chair: That’s an interesting tool. I just hadn’t seen that. La vice-présidente : C’est un outil intéressant; je n’avais jamais vu cela. You said the last time such an unanswered question was referred to a relevant standing committee was in 2011. How is it determined which one the relevant standing committee would be?

Is that something that’s asked as part of a form when they put the question in initially, determined later or how is that determined? Vous avez dit que la dernière fois qu’une question sans réponse avait été renvoyée à un comité permanent, c’était en 2011. Comment détermine-t-on le comité permanent en question? Est-ce que c’est inscrit dans un formulaire que l’on remplit lorsqu’on présente la question au départ? Est-ce qu’on le détermine plus tard? Comment est-ce qu’on choisit ce comité? Mr.

Brochu: I would say before 2011 and in the early 2000s, we were asking members to provide that information when they were submitting the questions, but it’s so infrequent that they are referred to committees that we don’t ask that anymore. I believe in 2011 when those questions remained unanswered, we just M. Brochu : Avant 2011, et au début des années 2000, nous demandions aux députés de transmettre l’information lorsqu’ils présentaient leurs questions, mais c’est une situation qui est si rare que nous ne leur demandons plus de le faire.

Je crois qu’en 2011, lorsque ces questions sont demeurées sans réponse, 7-5-2024 Règlement, procédure et droits du Parlement 40:7

contacted the members for those specific questions, indicating to which committee they should be sent. nous avons contacté les députés concernés et leur avons posé la question. The Deputy Chair: That’s very interesting that it would be referred to the relevant standing committee. La vice-présidente : C’est très intéressant de transmettre les questions au comité permanent pertinent. Do you recall in 2011 which standing committee — or you said that there was that referral, and then a bunch of written answers were quickly provided? Vous souvenez-vous devant quel comité les questions avaient été renvoyées...

Vous avez dit qu’après le renvoi, on avait fourni des réponses écrites très rapidement? Mr. Brochu: Actually, it was probably in the final days before the election in 2011, and they were never answered. The committees never conducted any study on those. M. Brochu : En fait, c’était probablement dans les quelques jours précédant les élections de 2011, et on n’a jamais répondu à ces questions. Les comités n’ont jamais entrepris d’étude sur le sujet. Mr.

LeBlanc: Ever since the standing orders were changed in 2001 to add that consequence of having to appear before a committee and explain why questions remained unanswered, it has been exceedingly rare that the government hasn’t met the 45‑day deadline. M. LeBlanc : Depuis que le Règlement a été modifié en 2011 pour ajouter l’obligation de témoigner devant un comité pour expliquer pourquoi les questions sont demeurées sans réponse, le gouvernement a toujours respecté le délai de 45 jours, sauf dans de très rares cas. The Deputy Chair: Which is very good. La vice-présidente : Ce qui est une très bonne chose. Mr.

LeBlanc: It’s less than 10 times that it’s happened. M. LeBlanc : C’est arrivé à moins de 10 reprises. The Deputy Chair: That’s good to know. That’s quite a difference with what we’re having. La vice-présidente : C’est bon à savoir. C’est une grande différence avec ce que nous vivons. Thank you very much. Merci beaucoup. Senator Busson: Actually, I think the last sentence that was spoken answered my question, but I’ll ask it, just in case there is something that I missed.

La sénatrice Busson : En fait, je pense que l’on a répondu à ma question avec la dernière phrase, mais je vais la poser, au cas où quelque chose m’aurait échappé. You talked about the reforms done in 1986 and 2006, and in the system that exists in the House of Commons — if I have it right — the person whose question is unanswered after 45 days can “raise the matter.” After that, you mentioned that the committee would have the power to impose a consequence if the question remains unanswered.

Vous avez parlé des réformes de 1986 et de 2006, et vous avez dit que selon le système de la Chambre des communes — si j’ai bien compris —, la personne qui n’obtient pas de réponse après 45 jours peut « soulever la question ». Vous avez dit que le comité pouvait par la suite imposer une conséquence si la question demeurait sans réponse. I understand it’s rare, but what would be the consequence to this continuing to be ignored by the Privy Council Office? Je comprends que cette situation est rare, mais quelles seraient les conséquences imposées si le Bureau du Conseil privé continuait de faire la sourde oreille?

Mr. LeBlanc: The expectation is that if a question is referred to a committee because the deadline is met, the committee has to meet within five days. The usual expectation is that the officials of the relevant department are called to come and explain how it is that the question was unanswered. That usually has been a pretty large disincentive to not meeting the deadline. M. LeBlanc : Si une question est renvoyée à un comité parce que le délai n’a pas été respecté, on s’attend à ce que le comité se réunisse dans les cinq jours.

Habituellement, on s’attend à ce que les fonctionnaires du ministère concerné soient appelés à venir expliquer pourquoi la question est restée sans réponse. Cela a généralement eu un effet dissuasif assez important pour le respect des délais. In some cases, that appearance is seen to be a sufficient consequence, that the department officials have to come and explain themselves.

I think, in most cases, the explanations — either the question is answered by the time the appearance happens or shortly thereafter, or there is some explanation given, Dans certains cas, cette comparution est considérée comme une conséquence suffisante. Je pense que, dans la plupart des cas, les explications... Soit on répond à la question au moment de la comparution ou peu de temps après, soit on donne des explications. On peut faire valoir, par exemple, que la question 40:8 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 7-5-2024

such as the question was too lengthy, and it was impossible to compile the information in time. était trop longue et qu’il était impossible de compiler l’information à temps. I can’t recall a particular sanction ever being advanced, but the appearance itself is almost seen as the sanction, I believe. Je ne me souviens pas qu’une sanction particulière ait été proposée, mais la comparution en soi est presque considérée comme la sanction, je crois. Senator Busson: Thank you very much. That makes it very clear. La sénatrice Busson : Merci beaucoup. C’est très clair.

Senator Quinn: Thank you for being here this morning. Le sénateur Quinn : Nous vous remercions d’être avec nous aujourd’hui. I have a few questions, if I may. First, I want to clarify what you said about when there is a dissolution of Parliament, regardless of whether a member of Parliament has been there for four years or eight years — no matter how long — that question, like legislation, disappears; is that correct? J’aimerais vous poser quelques questions, si vous me le permettez. J’aimerais tout d’abord préciser une chose au sujet de la dissolution du Parlement.

Peu importe si un député est en poste depuis quatre ans ou huit ans, en cas de dissolution, les questions — tout comme les mesures législatives — disparaissent; est-ce exact? Mr. Brochu: Yes. M. Brochu : Oui. Senator Quinn: That would be the same with “late show” referrals, right? That would come to an end? Le sénateur Quinn : Il en va de même pour les renvois dans le cadre des débats d’ajournement, n’est-ce pas? Ils prennent fin. Mr. Brochu: Yes. M. Brochu : Oui.

Senator Quinn: When we do get an answer back for written questions, it’s not the Speaker of the House of Commons who judges the quality of that answer, is it? Le sénateur Quinn : Le Président de la Chambre des communes ne juge pas de la qualité des réponses qui nous sont envoyées. Who judges the quality or the appropriateness of the answer? What triggers the 45 days, and how does it get referred? Qui évalue la qualité ou le caractère approprié des réponses? Qu’est-ce qui déclenche la période de 45 jours et comment procède-t-on au renvoi? Mr.

LeBlanc: You have hit on a frequent complaint of members of Parliament, because there are frequently questions that are answered within the 45 days, but the members will find the answers to be insufficient or incomplete or, perhaps, even contradicted by other information they might have, and that is regularly raised in our House either as a point of order or as a question of privilege by members complaining about the quality of answers. M. LeBlanc : Vous avez mis le doigt sur une plainte fréquente des députés.

Il arrive souvent que des questions reçoivent une réponse dans les 45 jours, mais que les députés la trouvent insuffisante ou incomplète, voire même contredite par d’autres informations à leur disposition. Cet enjeu est régulièrement soulevé à la Chambre, soit sous forme de rappel au Règlement, soit sous forme de question de privilège, par des députés qui se plaignent de la qualité d’une réponse. Our Speaker’s rulings have been fairly consistent in that our Speaker is not empowered to judge the quality, the completeness or the accuracy of an answer. Les décisions du Président ont été assez cohérentes à cet égard.

Il n’est pas en mesure de juger de la qualité, de l’exhaustivité ou de l’exactitude d’une réponse. If the member is dissatisfied with the answer they have received, they can submit the question again, or they can submit a more detailed question, but our Speaker does not get into whether or not the answer was correct, sufficient or complete. Si un député est insatisfait de la réponse qu’il a reçue, il peut soumettre sa question à nouveau, ou alors en soumettre une version plus détaillée, mais le Président ne se prononce pas sur la question de savoir si la réponse était correcte, suffisante ou complète.

The practice has been that if there is an answer tabled, if a question receives an answer — any kind of answer — that is sufficient to meet the deadline. La pratique veut que si une réponse est déposée, si une question reçoit une réponse — peu importe le type de réponse — ce soit suffisant pour respecter le délai. 7-5-2024 Règlement, procédure et droits du Parlement 40:9

In some cases, I will say, the government will subsequently provide either a supplemental answer or a revised answer providing more information that they may have come across after the 45-day deadline, and that’s not that unusual. But there is no check done to ensure that the response is accurate or complete. Il arrive parfois que le gouvernement fournisse une réponse complémentaire ou révisée apportant des informations supplémentaires qu’il a pu découvrir après le délai de 45 jours. Ce n’est pas si inhabituel. Cela dit, on ne vérifie pas que la réponse est exacte ou complète.

Senator Quinn: The content of an answer can be a non- responsive answer, and then it goes — Le sénateur Quinn : Une réponse peut être une non-réponse, et ensuite, c’est... Mr. LeBlanc: It is even possible for the government to provide an answer saying, “We cannot provide an answer,” and for the purposes, that is an answer. M. LeBlanc : Il est même possible que la réponse du gouvernement soit : « Nous ne pouvons pas fournir de réponse ». Cela est considéré comme une réponse. Senator Quinn: Does it then get referred to a committee to further examine that question, or is that it?

Le sénateur Quinn : La question est-elle ensuite renvoyée à un comité chargé de l’étudier de façon plus approfondie, ou est‑ce que cela finit là? Mr. LeBlanc: No. If the answer is, “We can’t answer,” that’s deemed to meet the deadline. M. LeBlanc : Non. Si la réponse est « nous ne pouvons pas répondre », le délai est considéré comme respecté. Senator Quinn: In the Senate, I have an amendment that would try and avoid that situation by having the same 45-day response time, and if the answer is not responsive, then it would be referred to this committee for further examination.

Le sénateur Quinn : J’ai déposé un amendement au Sénat pour tenter d’éviter cette situation. Je prévoirais le même délai de 45 jours, mais si la réponse est jugée insatisfaisante, notre comité se pencherait sur la question de façon plus approfondie. In your opinion, with your years of experience, is that a good process? Serait-ce une bonne façon de faire, selon vous, d’après vos années d’expérience? Mr. LeBlanc: It’s an interesting challenge, and I know many of our Speakers have wrestled with what to do, because members so regularly complain about their dissatisfaction with answers. M.

LeBlanc : C’est un défi intéressant, et je sais que beaucoup de nos présidents se sont questionnés sur la façon de faire, parce que les députés se plaignent régulièrement de leur insatisfaction face aux réponses. The challenge is, of course, how does one objectively judge the quality of an answer? In a political arena, there are going to be disagreements about what is a complete answer, what is a sufficient answer and what is an accurate answer. Our Speakers are reluctant to get involved in that debate. Le défi est, bien sûr, de savoir comment juger objectivement de la qualité d’une réponse.

Dans une arène politique, tous ne s’entendront pas sur ce qui constitue une réponse complète, suffisante et exacte. Nos présidents sont réticents à s’immiscer dans ce débat. In some cases, though, you will see a very detailed question seeking very detailed information be given a relatively generic response that doesn’t at all address the specific questions that were asked, or it doesn’t even attempt to explain why it’s not addressed. I know that is a regular source of frustration to members.

Il arrive qu’une question très détaillée demandant des informations très précises reçoive une réponse relativement générique qui n’aborde pas du tout les enjeux précis invoqués et qui n’essaie même pas de justifier ce manque. Je sais que c’est une source régulière de frustration pour les députés. I would be reluctant to try and involve the Speaker in evaluating the quality of a response. I think that’s a dangerous path to go down, because it would drag the Speaker into a debate. Je serais réticent à essayer d’impliquer le Président dans l’évaluation de la qualité d’une réponse.

Je pense qu’il s’agit d’une voie dangereuse, car cela entraînerait le Président dans un débat. Senator Quinn: Thank you. Le sénateur Quinn : Merci. Senator Yussuff: Thank you for being here. Le sénateur Yussuff : Merci d’être des nôtres. 40:10 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 7-5-2024

If I could follow up on my friend, I guess you don’t get to judge the quality of the question either? A member could ask whatever. Is the sky blue or green? It’s for the individual member to decide what is important for them or their constituency, for that matter. Si je puis me permettre, j’aimerais poursuivre sur la lancée de mon ami. Je présume que vous ne jugez pas non plus la qualité de la question? Un député peut poser n’importe quelle question. Il pourrait demander si le ciel est bleu ou vert, par exemple. C’est à chaque député de décider ce qui est important pour lui ou pour sa circonscription.

Given the difference in our two chambers, we don’t have access to ministers or, in that case, to the government, so we’re dependent on the Leader of the Government in the Senate to get us responses to questions. Compte tenu de la différence entre nos deux chambres, nous n’avons pas accès aux ministres, ou, dans ce cas, au gouvernement, et nous dépendons donc du leader du gouvernement au Sénat pour obtenir des réponses à nos questions. Are you aware of our tradition over here of how questions are answered when senators do pose a written question to the government?

Connaissez-vous notre tradition en matière de réponse aux questions lorsque les sénateurs posent une question écrite au gouvernement? Mr. LeBlanc: I have read a bit in preparation for this appearance. M. LeBlanc : J’ai fait quelques lectures pour me préparer à cette comparution. You have something that we don’t have, which is called “Delayed Answers,” and that is when an oral question is asked, and the government representative can’t respond. We don’t have that practice, and that is a difference.

Vous avez quelque chose que nous n’avons pas, à savoir les « réponses différées », que vous obtenez lorsque vous posez une question orale et que le représentant du gouvernement ne peut pas y répondre. Nous n’avons pas cette pratique. C’est une différence entre nos deux chambres. As I understand it, your current practices for written questions are a bit like ours, where, prior to 1986, there is an unlimited number of questions but no time frame in which to answer them. I suspect you’re coming to the same conclusions as to the problems that kind of system can create.

Si j’ai bien compris, vos pratiques actuelles quant aux questions écrites ressemblent un peu aux nôtres. Avant 1986, il y avait un nombre illimité de questions, mais pas de délai pour y répondre. Je présume que vous en arrivez aux mêmes conclusions que nous quant aux problèmes que ce type de système peut créer. Senator Yussuff: Are you aware how the Privy Council Office might deal with senators’ questions that might get sent over from the Senate to coordinate a response to it?

Le sénateur Yussuff : Savez-vous comment le Bureau du Conseil privé traite les questions des sénateurs envoyées par le Sénat afin de coordonner une réponse à ces dernières? Mr. LeBlanc: I cannot speak to that. I believe you have officials from the Privy Council Office who will be appearing next who could probably speak to that in more detail. M. LeBlanc : Je ne saurais vous le dire. Je crois que vos prochains témoins seront des fonctionnaires du Bureau du Conseil privé. Ils pourraient probablement vous donner plus de détails à ce sujet. Senator Yussuff: Thank you. Le sénateur Yussuff : Merci.

The Deputy Chair: Yes, we do. La vice-présidente : Oui, en effet. Mr. Brochu, you wanted to respond? Vous souhaitiez ajouter quelque chose, monsieur Brochu? Mr. Brochu: If I could add, there are boundaries surrounding written questions. I don’t want to give the impression that anything can be asked. They still have to be technical in nature and cannot be argumentative or contain opinions or statements of fact. They should be seeking information. M. Brochu : Si je puis me permettre, j’ajouterais que les questions écrites sont soumises à des limites. Je ne veux pas donner l’impression que tout est permis.

Les questions doivent toujours être de nature technique. Elles ne peuvent pas donner dans l’argumentaire ou contenir des opinions ou des déclarations de fait. Elles doivent viser à obtenir des informations. Mr. LeBlanc: Seeking information that is within the responsibility of the Government of Canada. M. LeBlanc : Des informations relevant de la responsabilité du gouvernement du Canada, cela dit. 7-5-2024 Règlement, procédure et droits du Parlement 40:11

Senator Yussuff: Thank you. Le sénateur Yussuff : Merci. The Deputy Chair: You were just speaking about what we have in the Senate, the delayed answers, and you were indicating you don’t have a similar proceeding for that. La vice-présidente : Vous venez de parler de ce que nous avons au Sénat, à savoir les réponses différées, et vous avez indiqué ne pas avoir de procédure semblable pour cela. Really, what you have is that is that the members of Parliament have access to the adjournment proceedings. You’ve explained it in a bit of detail.

I wonder if you can explain it a little bit more, since this is something that we are dealing with right now, and I think it would be helpful. Cela dit, les députés bénéficient du débat d’ajournement. Vous l’avez quelque peu expliqué. Pourriez-vous nous donner plus de détails à ce sujet, cela dit, compte tenu du sujet qui nous occupe? Je crois que ce serait utile.

My recollection is that once in a while, if I tune into CPAC — if I am home early enough from our proceedings — this is the sort of thing that we see at about 6:30 or something like that in the evening, shortly before the regular proceedings of the House of Commons end. You were saying that the questions could be answered by either a minister or a parliamentary secretary. Perhaps you could just provide us a little more detail about that. J’arrive à regarder CPAC en soirée de temps en temps, si je rentre assez tôt après nos travaux.

C’est le genre de choses qui se produit vers 18 h 30 environ, en soirée, peu avant la fin des travaux réguliers de la Chambre des communes. Vous avez dit que les réponses peuvent venir d’un ministre ou d’un secrétaire parlementaire. Pourriez-vous nous donner un peu plus de détails à ce sujet? Mr.

LeBlanc: The idea behind the adjournment proceedings is if members are dissatisfied with the response they get during Question Period — and you can imagine that is a relatively rare thing for members to be dissatisfied with answers in Question Period — they can give notice of their intention to raise that question again at the time of adjournment. In practice, we receive multiple notices per day, and there’s only a possibility for three members to raise questions at the adjournment proceedings. M.

LeBlanc : L’idée derrière le débat d’ajournement est que si les députés sont insatisfaits de la réponse qu’ils ont reçue pendant la période de questions — et vous pouvez imaginer que cela est relativement rare — ils peuvent donner avis de leur intention de soulever à nouveau cette question au moment de l’ajournement. Nous recevons plusieurs avis par jour, mais seuls trois députés peuvent poser des questions lors du débat d’ajournement. We set up a schedule, and very often the questions that are raised at adjournment are questions from weeks ago. The idea, though, is that there could be a longer discussion.

Our questions are very tightly time limited to 35 seconds for a question and 35 seconds for an answer. In a “late show” debate, the member is afforded four minutes to ask their question and to elaborate on it, and it’s generally a parliamentary secretary — ministers can, but it’s almost always a parliamentary secretary — who is provided four minutes for a response, and then there’s another sort of one‑minute exchange between each of them. Nous établissons un calendrier, et, très souvent, les questions soulevées lors de l’ajournement sont des questions qui ont été posées il y a plusieurs semaines.

L’idée, cela dit, est de pouvoir avoir une discussion plus longue. Pendant la période de questions, il y a une limite très stricte de 35 secondes pour les questions et les réponses. Pendant le débat d’ajournement, le député dispose de quatre minutes pour poser sa question et la développer, et c’est généralement un secrétaire parlementaire — les ministres peuvent répondre, mais ce sont presque toujours des secrétaires parlementaires qui le font — qui dispose du même temps pour répondre. Chacun dispose ensuite d’une autre minute pour une dernière sorte d’échange.

As Jean-Philippe said, it is possible, if you are unhappy with an Order Paper question, to raise it during the “late show,” but I don’t think that has ever happened. If it’s happened, it’s less than five times. It’s almost exclusively for oral questions. Comme l’a dit M. Brochu, il est possible de soulever une question inscrite au Feuilleton lors du débat d’ajournement si on en est insatisfait, mais je ne crois pas que cela se soit déjà produit. Si c’est le cas, c’est arrivé moins de cinq fois. Il s’agit presque exclusivement de questions orales.

The Deputy Chair: Thank you, and with respect to the written questions that MPs provide, you said it’s not unusual to see complex, lengthy questions, and in fact, there is even the possibility that you said the clerk could split the questions if they were that complex and lengthy, but that’s rare to happen, so that’s good information to have. La vice-présidente : Merci.

En ce qui concerne les questions écrites des députés, vous avez dit qu’il n’est pas inhabituel de voir de longues questions complexes, et en fait, il est même possible que le greffier les scinde si elles le sont autant, même si cela se produit rarement. C’est bon à savoir. 40:12 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 7-5-2024

As well, you were also speaking about the significant disincentive that it would be for departmental officials to have to appear at a relevant standing committee to be able to provide those answers that haven’t previously been provided. It reminds me a little bit of the Standing Joint Committee for the Scrutiny of Regulations — I used to be the co-chair of that committee — and if things would get to a certain process where the departments were not responding, there was the threat looming out there that they could be called as a witness.

Is it almost similar to that, that you’d better make sure you get your answers in because that could be the next step? Vous avez également dit que l’idée que les fonctionnaires ministériels doivent se présenter devant un comité permanent compétent pour fournir les réponses qui n’ont pas été données en premier lieu serait un facteur dissuasif important. Cela me rappelle un peu le Comité mixte permanent d’examen de la réglementation, dont j’étais la vice-présidente. Si les ministères ne répondaient pas aux questions, il y avait la menace imminente de l’appel à témoigner.

Est-ce sensiblement la même chose de votre côté? Avez-vous intérêt à veiller à avoir des réponses parce que cela pourrait être la prochaine étape? Mr. LeBlanc: In 2001, when that requirement was put in, it was because even after we adopted that 45-day limit, there wasn’t a consequence for it being missed. It happened on occasion that the government did miss that, and there was no recourse for the members. So the idea of putting up this consequence was with the express purpose of it almost never being used.

If the threat exists of having to be called before committee, you would make every effort to provide an answer within the 45-day limit, and given the relatively few number of deadlines missed, I would say that has worked fairly well. M. LeBlanc : Cette exigence a été instaurée en 2001, parce qu’il n’y avait pas de conséquence en cas de dépassement du délai de 45 jours. Parfois, le gouvernement ne le respectait pas et les députés n’avaient aucun recours. On a mis en place cette conséquence dans le bus exprès qu’elle ne soit presque jamais utilisée.

Si vous risquez d’être convoqué devant un comité, vous faites tout votre possible pour fournir une réponse dans le délai de 45 jours. Je dirais que cela fonctionne plutôt bien, puisque les délais sont presque toujours respectés. The Deputy Chair: Thank you. La vice-présidente : Merci. Senator Ringuette: I know the process in the House of Commons, and I want to thank you. La sénatrice Ringuette : Je connais le processus à la Chambre des communes, et je tiens à vous remercier. How many resources do you have to dedicate to coordinate all of this? Do you have an idea of that?

I mean coordinating up to the point of having a department come before the committee for an unanswered question. You can’t determine the committee process, depending on the different contexts and situations. What are the human resources required to coordinate all this? Combien de ressources devez-vous consacrer à la coordination de tout cela? Le savez-vous? Je parle de la coordination du processus jusqu’au point où un ministère se présente devant un comité pour répondre à une question qui est demeurée sans réponse.

Vous ne pouvez pas déterminer le processus d’un comité, compte tenu des contextes et des situations qui varient. Quelles sont les ressources humaines nécessaires pour coordonner le tout? Mr. LeBlanc: Given how rarely those committee appearances happen, it would be part of the normal work of a committee clerk. It wouldn’t require any extra resources.

In terms of preparing Order Paper questions, I think the bulk of the work is in reviewing and coordinating the back and forth with members’ offices on the form of the question; and from the staff in our journals branch, there’s one clerk responsible for preparing the Notice Paper every week. I would say that clerk spends the bulk of their time on Order Paper questions. Realistically, it’s the longest part of the job. M. LeBlanc : Compte tenu de la rareté de ces comparutions en comité, cela ferait

partie du travail normal d’un greffier de comité. Cela ne nécessiterait pas de ressources supplémentaires. En ce qui concerne la préparation des questions inscrites au Feuilleton, je pense que la majeure

partie du travail consiste à revoir et à coordonner les échanges avec les bureaux des députés sur la forme de la question. Notre personnel de la Direction des journaux compte un greffier chargé de préparer le Feuilleton des avis chaque semaine. Cet employé consacre la majeure

partie de son temps aux questions inscrites au Feuilleton. C’est ce qui prend le plus de temps. Senator Ringuette: Okay, so roughly we can entertain — La sénatrice Ringuette : D’accord, donc en gros nous pouvons dire... Mr. LeBlanc: I suspect the workload would be probably — I don’t think it would impose. By limiting the number of questions you may actually find that you’re getting fewer questions, but one of the consequences of limiting the number of questions is M. LeBlanc : Je pense que la charge de travail serait probablement... Je ne crois pas qu’elle serait imposante.

Si vous limitez le nombre de questions, vous en recevrez peut-être moins. Cela dit, l’une des conséquences d’une telle limite est que 7-5-2024 Règlement, procédure et droits du Parlement 40:13

the questions got longer, and so a question may have 54 sub‑questions, for example. les questions deviennent plus longues. Une question pourrait donc comporter 54 sous-questions, par exemple. Senator Ringuette: Which is not kosher, and we know that, and that’s why there’s a need for vetting the process. La sénatrice Ringuette : Ce qui n’est pas casher, et nous le savons. C’est pourquoi il est nécessaire d’examiner le processus. Mr. LeBlanc: We found that process has not increased human resources needs. M. LeBlanc : Le processus n’a pas augmenté les besoins en ressources humaines. Senator Ringuette: Thank you.

La sénatrice Ringuette : Merci. The Deputy Chair: Thank you. You have been very efficient today and have provided us with a lot of answers, including answering our questions, so thank you very much to Mr. Brochu and Mr. LeBlanc for being here. La vice-présidente : Merci. Vous avez été très efficaces aujourd’hui et vous nous avez fourni de nombreuses réponses, notamment à nos questions. Je remercie donc M. Brochu et M. LeBlanc d’avoir été des nôtres.

Honourable senators, in the second panel we will hear from the Privy Council Office of the federal government that will help us understand their processes in preparing responses to both our questions and questions for the House of Commons. Honorables sénateurs, nous entendrons le Bureau du Conseil privé du gouvernement fédéral dans le deuxième groupe de témoins. Il nous aidera à comprendre ses processus de préparation des réponses à nos questions et à celles de la Chambre des communes.

I’m pleased to welcome, to answer these questions, Jean Cintrat, Director of Operations, Parliamentary Affairs for the Privy Council Office. Mr. Cintrat, I would now invite you to make opening remarks of approximately five minutes, after which we will have some questions from senators. Pour répondre à ces questions, j’ai le plaisir d’accueillir Jean Cintrat, directeur des opérations des affaires parlementaires au Bureau du Conseil privé.

Monsieur Cintrat, je vous invite maintenant à livrer vos remarques liminaires pendant environ cinq minutes, après quoi nous passerons à la période de questions avec les sénateurs. [Translation] [Français] Jean Cintrat, Director of Operations, Parliamentary Affairs, Privy Council Office: Thank you very much. Madam Chair, honourable senators, thank you for the invitation to appear before you as part of your study on Senate written questions and delayed answers, and in particular the role of the Privy Council Office in the response process.

Jean Cintrat, directeur des opérations, Affaires parlementaires, Bureau du Conseil privé : Merci beaucoup. Madame la présidente, honorables sénatrices et sénateurs, je vous remercie de l’invitation à comparaître devant vous dans le cadre de votre étude concernant les questions écrites et les réponses différées du Sénat, et en particulier le rôle du Bureau du Conseil privé dans le processus de traitement des réponses. The Office for the Coordination of Parliamentary Returns, as its name suggests, is responsible for the coordination of government responses to Senate written questions and delayed answers.

That office comes under my responsibility. Le Bureau de la coordination des documents parlementaires, comme son nom l’indique, est chargé de la coordination des réponses du gouvernement aux questions écrites et aux réponses différées du Sénat. Ce bureau se trouve sous ma responsabilité. The same applies to written questions, petitions and notices of motion for the production of House of Commons documents. Il en va de même pour les questions écrites, les pétitions et les avis de motion portant production de documents de la Chambre des communes.

The office basically applies the same steps and carries out the same work, for both questions from the Senate and those from the House of Commons. The office ensures that questions are sent to the appropriate departments and organizations, depending on the subject of the questions. The office also prepares the documentation required for the Leader of the Government in the House of Commons and the Government Representative in the Senate to table the responses in each chamber.

Le bureau applique grosso modo les mêmes étapes et effectue le même travail, tant pour les questions en provenance du Sénat que pour celles issues de la Chambre des communes. Le bureau veille à ce que les questions soient transmises aux ministères et à tout organisme approprié, selon le sujet des questions. C’est aussi le bureau qui prépare la documentation requise pour que le leader du gouvernement à la Chambre des communes et le représentant du gouvernement au Sénat puissent effectuer le dépôt des réponses dans chacune des Chambres. 40:14 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 7-5-2024

[English] [Traduction] With respect to Senate written questions, the process begins on the day that a question appears on the Order Paper and Notice Paper. The Office for the Coordination of Parliamentary Returns retrieves the question directly from the Order Paper and Notice Paper and begins the assignment process. En ce qui concerne les questions écrites du Sénat, le processus commence le jour où une question apparaît sur le Feuilleton et Feuilleton des avis.

Le Bureau du coordonnateur des documents parlementaires récupère la question directement à partir du Feuilleton et Feuilleton des avis et entame le processus d’attribution des tâches. Delayed answers to oral questions are identified by the Government Representative Office in the Senate and are sent to Privy Council Office, or PCO, where the office determines which department is best suited to respond. Typically within 24 hours, an assignment is sent to the appropriate department or to multiple organizations, depending on the question.

This can take a little longer if consultations are required to determine which departments would be better positioned to provide an answer. Les réponses différées aux questions orales sont relevées par le bureau du représentant du gouvernement au Sénat et sont envoyées au Bureau du Conseil privé, qui détermine quel ministère est le mieux à même d’y répondre. Normalement, la tâche est envoyée au ministère concerné ou à plusieurs organisations dans un délai de 24 heures, dépendamment de la question.

Le processus peut être un peu plus long s’il est nécessaire de mener des consultations pour déterminer quels sont les ministères les mieux placés pour fournir une réponse. The assignment paperwork sets out the question, templates if required, any clarifying instructions if necessary and a due date to the office. Upon receiving the assignment, departments are required to prepare a proposed response and to provide it to their respective minister’s office for review and approval. Departments are responsible for the accuracy and completeness of the proposed responses submitted to ministers’ offices.

Once the proposed response is reviewed and approved, the minister or the minister’s parliamentary secretary signs the appropriate form containing the response. The department then sends the signed response to the office. Le document d’attribution de tâche comprend la question, des gabarits et des instructions de clarification au besoin, et une date d’échéance pour renvoyer la réponse au bureau. Les ministères doivent préparer une proposition de réponse et la soumettre au bureau de leur ministre respectif aux fins d’examen et d’approbation après avoir reçu la tâche.

Les ministères sont responsables de l’exactitude et de l’exhaustivité des propositions de réponses soumises aux bureaux des ministres. Une fois la proposition de réponse examinée et approuvée, le ministre ou son secrétaire parlementaire signe le formulaire approprié contenant la réponse. Le ministère envoie ensuite la réponse signée au bureau. Since the Rules of the Senate do not set a deadline for responding to Written Questions and Delayed Answers, the assignment form indicates that organizations should be responding within a reasonable time.

Throughout the process, the office tracks the assignments and prepares weekly reports on the status of questions. The reports are shared with the Leader of the Government in the House of Commons’ office, the Government Representative Office in the Senate and the Prime Minister’s Office. For each question, once all signed individual responses have been received, the office performs a review to ensure consistency of English and French versions and that all formatting requirements have been met.

Étant donné que le Règlement du Sénat ne fixe pas de délai pour répondre aux questions écrites et aux réponses différées, le formulaire d’attribution de tâche indique que les organisations doivent répondre à la question dans un délai raisonnable. Le bureau assure un suivi des tâches tout au long du processus et prépare des rapports hebdomadaires sur l’état d’avancement des questions. Ces rapports sont transmis au leader du gouvernement à la Chambre des communes, au bureau du représentant du gouvernement au Sénat et au Cabinet du premier ministre.

Pour chaque question, le Bureau procède à un examen pour s’assurer de la cohérence des versions anglaise et française et que toutes les exigences de formatage ont été respectées après avoir reçu toutes les réponses individuelles signées. The office also collates individual responses for a single question when multiple organizations are tasked. The role of the office does not include approving the content of responses, which is the responsibility of the originating organization. If technical errors are found, the office sends the response back to the department for correction.

Le bureau rassemble également les réponses individuelles à une même question lorsque plusieurs organisations sont chargées d’y répondre. Le rôle du bureau n’inclut pas l’approbation du contenu des réponses, qui relève de l’organisation d’origine. S’il détecte des erreurs techniques dans la réponse, il la renvoie au ministère pour correction. 7-5-2024 Règlement, procédure et droits du Parlement 40:15

[Translation] [Français] The final step in the process consists in tabling the response — in other words, in preparing the documentation that is used for this purpose. La dernière étape du processus consiste à effectuer le dépôt des réponses, c’est-à-dire la préparation de la documentation qui est utilisée à cette fin. For tabling in the House of Commons, the office prepares speaking notes for the Parliamentary Secretary to the Leader of the Government in the House, which include the list of questions whose answers are ready to be tabled.

Pour les dépôts à la Chambre des communes, le bureau prépare des notes d’allocution pour le secrétaire parlementaire du leader du gouvernement en Chambre, qui comprennent la liste des questions dont les réponses sont prêtes à être déposées. Sometime before that, the office electronically sends to the Journals of the House the answers to be tabled that day. Quelque temps auparavant, le bureau envoie aux Journaux de la Chambre, par voie électronique, les réponses devant être déposées ce jour-là.

With respect to the tabling of responses to Senate written questions and delayed answers, the office sends a letter to the Office of the Government Representative in the Senate and a copy to the Office of the Clerk of the Senate, to which are attached the answers ready for tabling. Pour ce qui est du dépôt des réponses aux questions écrites et des réponses différées du Sénat, le bureau envoie une lettre au bureau du représentant du gouvernement au Sénat et une copie au bureau du greffier du Sénat, à laquelle sont jointes les réponses prêtes à être déposées.

Madam Chair, that in a nutshell describes the process and role of the Privy Council Office. Madame la présidente, voilà ce qui décrit en quelques mots le processus et le rôle du Bureau du Conseil privé. I’ll be happy to answer any questions. Je serai heureux de répondre à vos questions. [English] [Traduction] The Deputy Chair: Thank you very much, Mr. Cintrat. Now we will have questions. La vice-présidente : Merci beaucoup, monsieur Cintrat. Nous allons maintenant passer aux questions. Senator Quinn: Thank you for being here this morning. Le sénateur Quinn : Merci d’être des nôtres ce matin.

I have just a few questions around the process and some of the history. So six-and-a-half years ago there was an audit done by the PCO Audit and Evaluation Division on the parliamentary returns process. At that time, they said the quality of the work was good but that there was frustration with some of the slowness of the system and that IT at the time would be looking to help improve that process. Has that been completed? Has the process been improved? J’ai quelques questions sur le processus et l’historique.

Il y a six ans et demi, le bureau de l’audit et de l’évaluation du Bureau du Conseil privé a mené un audit sur le processus des documents parlementaires. À l’époque, il a déclaré que la qualité du travail était bonne, mais que la lenteur du système suscitait des frustrations et que le service informatique chercherait à améliorer le processus. Cela a-t-il été fait? Le processus a-t-il été amélioré? Mr. Cintrat: The answer is yes. We have seen a significant level of improvement in the way we coordinate this parliamentary business.

Ever since the initial audit in the early 2000s, there were subsequent internal audits at PCO that gave us an opportunity to enhance our systems even more — anything from better tracking to setting up a database and a management system that enables us to transact with departments directly, electronically, both our instructions and the responses coming back. M. Cintrat : La réponse est oui. Nous avons constaté une amélioration considérable sur le plan de la coordination des travaux parlementaires.

Depuis la vérification initiale du début des années 2000, des vérifications internes ultérieures menées au BCP nous ont donné l’occasion d’améliorer davantage nos systèmes. Cela va d’un meilleur suivi à la création d’une base de données et d’un système de gestion, qui permettent une communication directe avec les ministères, par voie électronique, tant pour l’envoi de nos instructions que pour la réception de réponses. Senator Quinn: For clarity, Written Questions and Delayed Answers from the Senate are subject to that 45-day process. Is that correct?

Le sénateur Quinn : Pour que ce soit clair, les réponses aux questions écrites et les réponses différées du Sénat font l’objet du processus de 45 jours. Est-ce exact? 40:16 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 7-5-2024

Mr. Cintrat: The responses from the Senate — when we assign the questions, we indicate in our assignment form that they should be responded to within a reasonable time. We interpret that as being as close as possible to what we use in the House of Commons. M. Cintrat : Les réponses du Sénat... Lors de l’envoi des questions, il est indiqué sur notre formulaire que la réponse doit être présentée dans un délai raisonnable. Pour nous, cela signifie un délai se rapprochant le plus près possible du délai que nous utilisons pour la Chambre des communes.

Senator Quinn: The directives that were attached to that audit and the directives that I understand are in place today talk about 45 days. That’s accurate, I believe. Yes or no? Le sénateur Quinn : Selon les directives jointes à cette vérification, qui sont actuellement en place, si j’ai bien compris, le délai est de 45 jours. Je crois savoir que c’est exact. Oui ou non? Mr. Cintrat: So the 45 days is a period that is set for responses to House of Commons questions, and that’s the basis on which we try to sort of push the system in getting responses for Senate questions as well. M.

Cintrat : Le délai de 45 jours est le délai fixé pour les réponses aux questions de la Chambre des communes et nous essayons de pousser le système pour obtenir aussi les réponses aux questions du Sénat dans ce même délai. Senator Quinn: So we have rule changes being proposed in the Senate, and I think there’s wide agreement that a lot of those rule changes are very good and timely, and I proposed an amendment to, rather than having a 60-day response time, have 45.

Could PCO accommodate a 45-day response time for the Senate for Delayed Answers and Written Questions given that you farm them out to departments and whatnot? Could you accommodate 45 days? Le sénateur Quinn : Donc, il est proposé de modifier les règles pour le Sénat, et je pense qu’il est généralement admis que bon nombre de ces changements sont très pertinents et opportuns. J’ai proposé un amendement pour fixer le délai de réponse à 45 jours plutôt que 60 jours.

Le BCP aurait-il la capacité de composer avec un délai de 45 jours pour les réponses aux questions écrites et les réponses différées du Sénat, puisque c’est vous qui transmettez les questions aux ministères, entre autres? Pourriez-vous respecter un délai de 45 jours? Mr. Cintrat: I think whatever the wish of the Senate is in changing their rules, we will adapt and abide to. There is a tremendous volume of questions across the board. I can talk a little bit about what that actually means. We are looking at a 400% increase over the last 15 to 20 years.

Any additional volume will have an impact on our ability to do the work, but I think the record shows and the previous witnesses here have indicated that we have not tabled any late responses over a number of years. I believe if the Senate were to have a rule in place, whether it’s 60 days or 45 days, we will work with departments all across to make that happen. M. Cintrat : Je dirais que nous nous adapterons et nous conformerons à toute modification des règles souhaitée par le Sénat. Il y a un volume considérable de questions, de manière générale. Je peux expliquer brièvement ce que cela signifie.

Nous constatons une augmentation de 400 % au cours des 15 à 20 dernières années. Tout volume supplémentaire aura une incidence sur notre capacité de faire le travail, mais je pense que les faits prouvent, comme les témoins précédents l’ont indiqué, qu’il n’y a eu aucune réponse en retard depuis un certain nombre d’années. À mon avis, si le Sénat adoptait une règle précise, que ce soit 60 jours ou 45 jours, nous travaillerions avec l’ensemble des ministères pour satisfaire aux exigences. Senator Quinn: Maybe I can summarize that.

Regardless of what source questions come from, whether it be the Senate or the lower chamber, we all should be treated as parliamentarians. Is that a fair comment? Le sénateur Quinn : Permettez-moi de résumer. Quelle que soit la provenance des questions — Sénat ou de la Chambre basse —, nous devrions tous être traités comme des parlementaires. Est-ce une observation juste? Mr. Cintrat: It’s a fair comment, yes. M. Cintrat : Oui, tout à fait. Senator Quinn: Okay. Do you use limitation language as part of an answer if there is an inability to answer a question? Is that something you do?

Le sénateur Quinn : D’accord. Dans le cadre d’une réponse, utilisez-vous un langage dit restrictif s’il est impossible de répondre à une question? Est-ce quelque chose que vous faites? Mr. Cintrat: It is sometimes not possible, for a variety of reasons, for a department to provide a complete response. Some responses require manual searches, for instance, that are just simply not doable in the prescribed period. We have seen responses coming back to us indicating that there is just no time to provide a response. I would say that they are not frequent.

They are used, but looking at the total of responses that have M. Cintrat : Il arrive, pour diverses raisons, qu’un ministère ne puisse pas fournir une réponse complète. Par exemple, certaines réponses nécessitent des recherches manuelles, ce qui n’est tout simplement pas faisable dans le délai imparti. Il est arrivé qu’on nous réponde qu’on n’avait pas le temps de fournir une réponse. Je dirais que ce n’est pas fréquent. Cette raison est invoquée, mais étant donné le nombre de réponses qui ont été 7-5-2024 Règlement, procédure et droits du Parlement 40:17

been tabled in this Parliament alone, I think it’s only a fraction where departments are simply not able to do the work. déposées durant la présente législature seulement, je dirais que le nombre de cas où les ministères n’ont pas pu faire le travail demandé est minime. Senator Quinn: Currently, you mentioned that there’s no defined time for issues coming from the Senate. You try and do it in as a timely fashion as you can, but there is no defined timeline. Le sénateur Quinn : Vous avez indiqué qu’aucun délai n’est actuellement fixé pour les questions émanant du Sénat.

Vous essayez de les traiter le plus rapidement possible, mais il n’y a pas de délai établi. Mr. Cintrat: There is no deadline hard-wired in the Rules of the Senate like in the House of Commons. M. Cintrat : Le Règlement du Sénat ne prévoit pas de délai précis, contrairement à la Chambre des communes. Senator Quinn: I’m talking about the PCO rules. There is nothing in the Senate, I know — Le sénateur Quinn : Je parle des règles du BCP. Il n’y a rien au Sénat, je sais... Mr. Cintrat: That’s right. M. Cintrat : C’est exact.

Senator Quinn: — but then you take that as literal and it gets answered when it gets answered? Le sénateur Quinn : ... mais dans ce cas, vous prenez cela au pied de la lettre et l’on prend la réponse quand elle arrive? Mr. Cintrat: Yes, though we do monitor the whereabouts of the questions and where they are in the process and put pressure where we can on departments to expedite that. They are tracked. We indicate that for us, a reasonable time should be closer to the 45 days that we use in the House than anything else, but I think there is — sorry. Go ahead. M.

Cintrat : Oui, mais nous faisons un suivi du cheminement des questions et des progrès à cet égard. En outre, nous faisons pression sur les ministères pour qu’ils accélèrent le processus. Il y a un suivi. Nous indiquons qu’on entend par « délai raisonnable » un nombre de jours se rapprochant le plus du critère des 45 jours que nous utilisons au Parlement, mais je pense qu’il y a... Je suis désolé; allez-y. Senator Quinn: Thanks for that part of it. If I may — I am sorry, because I am on a timeline. Le sénateur Quinn : Merci de votre réponse pour cette partie. Permettez-moi... Je suis désolé; mon temps est limité.

Mr. Cintrat: Of course. M. Cintrat : Bien sûr. Senator Quinn: Since there was an Access to Information and Privacy, or ATIP, request done in 2023 that involved a series of emails amongst PCO folks, and one of the answers to an email was the questions from the Senate, there is no timeline, so take your time, there’s flexibility, unless there’s something of high priority — if there’s something of any higher priority, deal with that first before the Senate. Le sénateur Quinn : En 2023, une demande d’accès à l’information a donné lieu à une série de courriels internes au sein du BCP.

Dans l’une des réponses à un courriel, on indiquait qu’il n’y avait pas de délai pour les questions du Sénat, sous‑entendant que les gens pouvaient prendre leur temps, qu’il y a une certaine latitude, à moins qu’il y ait une question hautement prioritaire. Le cas échéant, cela passait avant le Sénat. So my question then comes back to, if we’re to be treated equally as parliamentarians, shouldn’t we be subject to the same rules as other parliamentarians? Ma question est donc la suivante.

Si, en tant que parlementaires, nous devions être traités de manière égale, les règles applicables aux autres parlementaires ne devraient-elles pas s’appliquer à nous? Mr. Cintrat: I think I should leave that question for the Senate, generally speaking. M. Cintrat : Je pense que je devrais laisser le Sénat répondre à cela, de façon générale. Senator Quinn: Okay. Fair enough. Le sénateur Quinn : D’accord. C’est de bonne guerre. Mr. Cintrat: You decide on your rules, and we will adapt — M. Cintrat : Il vous appartient de définir vos propres règles, et nous nous adapterons...

Senator Quinn: But you do agree we are parliamentarians and should be treated equally? Le sénateur Quinn : Vous convenez toutefois que nous sommes des parlementaires et que nous devrions être traités de manière égale, n’est-ce pas? 40:18 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 7-5-2024

Mr. Cintrat: I believe that’s a fair comment, as I said earlier. M. Cintrat : Je crois que c’est une remarque juste, comme je l’ai dit plus tôt. Senator Quinn: Great, thank you. Le sénateur Quinn : Très bien, merci. The Deputy Chair: Thank you. Certainly, 45 days is a far cry from two and a half years. La vice-présidente : Je vous remercie. Il va sans dire que 45 jours, c’est loin de deux ans et demi. Senator Busson: I too am interested in following up. Thank you very much for the hard work and the pressures that you deal with in getting these important questions answered. I appreciate you coming here today.

La sénatrice Busson : J’ai aussi une question complémentaire. Je vous remercie beaucoup de votre travail acharné. Merci de composer avec les pressions que vous subissez pour obtenir des réponses à ces importantes questions. Je vous suis reconnaissante de votre présence ici aujourd’hui. It is an interesting difference in that the time period is unlimited vis-à-vis the Senate at this point. Although you try, as you say, to get as close as possible to a reasonable time and use the 45 days as a guideline.

La différence est intéressante, étant donné l’actuel délai illimité pour les questions du Sénat, même si, comme vous l’avez indiqué, vous tentez le plus possible de respecter un délai raisonnable en prenant les 45 jours comme ligne directrice. Would you agree that perhaps the defining difference or the defining issue for you in dealing with these strict deadlines is the fact that we, as senators, have no limitation on the number of questions that we can put forward? Would that affect your ability to make the answers more or less timely?

En ce qui concerne des délais stricts, seriez-vous d’accord pour dire que pour vous, la différence ou question déterminante, c’est le fait qu’aucune limite n’est fixée quant au nombre de questions que les sénateurs peuvent poser? Cela a-t-il une incidence sur votre capacité de fournir des réponses en temps plus ou moins opportun? Mr. Cintrat: I think volume is definitely a factor. Previous witnesses here have indicated how many questions are put forward in the House of Commons at any given time, and that has also increased by 400% over the last few years. M.

Cintrat : Je pense que le volume est certainement un facteur. Les témoins précédents ont indiqué le nombre de questions émanant de la Chambre des communes à tout moment, et ce nombre a aussi augmenté de 400 % ces dernières années. What we are interested in seeing, if ever this rule is put in place, is the impact on the number of questions senators would put forward, whether there’s a limit of four or no limit at all. With the number of questions that we’ve seen in this Parliament, if that trend were to continue, I think that’s very well manageable.

If that were to go up twofold or threefold, we would have to do some serious internal recalibration of our systems to process that, but it’s doable. I think it’s doable, but there could be an impact on volume, absolutely. Ce qui suscite notre intérêt, c’est l’incidence de cette règle, advenant sa mise en place, sur le nombre de questions posées par les sénateurs, qu’il y ait une limite de quatre questions ou aucune limite. Étant donné le nombre de questions que nous avons vues au cours de la présente législature, si la tendance se maintenait, je pense que ce serait tout à fait gérable.

Par contre, si le volume devait doubler ou tripler, nous devrions apporter d’importants ajustements à nos systèmes internes pour traiter ce volume, mais c’est faisable. Je pense que c’est faisable, mais cela pourrait avoir une incidence sur le volume, c’est certain. I’ve noticed, looking at where questions come from, that there’s quite a discrepancy. Some senators put a few in, others many more. How would that trend be affected by a rule and a four-question limit? That’s to be seen. J’ai remarqué une importante disparité quant à la provenance des questions.

Certains sénateurs posent peu de questions, d’autres beaucoup plus. Quelle serait l’incidence d’une règle et d’une limite de quatre questions sur cette tendance? Nous verrons. Senator Busson: Thank you. La sénatrice Busson : Merci. [Translation] [Français] Senator Ringuette: Thank you, Mr. Cintrat, for being with us; it’s very nice to have your operational perspectives. La sénatrice Ringuette : Merci, monsieur Cintrat, d’être parmi nous; c’est très agréable d’avoir vos perspectives opérationnelles. 7-5-2024 Règlement, procédure et droits du Parlement 40:19

Since any senator can ask any question that goes on the agenda, we still have no verification process in the Senate to determine whether the question is appropriate, like in the House of Commons. I believe that we will eventually have to put in place what I call a “verification process.” If I’m not mistaken, last week the Deputy Leader tabled an answer to a question, and the document was 2 inches thick. There must be a framework.

Étant donné que n’importe quel sénateur peut poser n’importe quelle question qui va à l’ordre du jour, on n’a au Sénat à ce jour aucun processus de vérification pour déterminer si la question est adéquate, tout comme à la Chambre des communes. Je crois qu’éventuellement, nous devrons mettre en place ce que j’appelle un « processus de vérification ». Si je ne me trompe pas, la semaine dernière, la leader ajointe a déposé une réponse à une question et le document mesurait 2 pouces d’épaisseur. Il doit y avoir un encadrement.

Since we still don’t have a framework, I feel that a 60-day time frame to begin the first step of answering questions, especially written ones, is the desirable time frame. Here is my question. In the questions you receive from senators, how do you manage to target the real question, since we don’t have this process? I’m talking about targeting the real question so that the senator gets the real answer. Étant donné qu’on n’a pas d’encadrement à ce jour, je considère que le délai de 60 jours pour entamer la première étape en vue de répondre à des questions, particulièrement écrites, est celui qui est souhaitable.

Voici ma question. Dans les questions que vous recevez des sénateurs, comment réussissez-vous à cibler la vraie question, puisqu’on n’a pas ce processus? Je parle de cibler la vraie question pour que le sénateur ait la vraie réponse. Mr. Cintrat: That’s a good question. I would say that, generally speaking, we avoid interpreting the intentions of a senator who asks a question. We will give instructions to the department — when I say instructions, I don’t mean directives that have to be applied.

It’s more like: “Here’s the period covered by the question, for example.” If it’s a question on financial matters, sometimes the details of the question can lead to confusion about the period covered. We can work with the department to try to calibrate all that. M. Cintrat : C’est une bonne question. Je vous dirais que, de manière générale, nous évitons d’être nous-mêmes les interprètes des intentions d’un sénateur qui pose une question. On va donner des instructions au ministère — quand je parle d’instructions, il ne s’agit pas de directives qui doivent être appliquées.

C’est plutôt : « Voici par exemple la période couverte par la question. » Si c’est une question sur des sujets financiers, parfois les détails de la question peuvent porter à confusion sur la période qui est couverte. On peut travailler avec le ministère pour essayer de calibrer tout cela. If we have to interpret what is asked in the question, we will provide instructions that will be included in the answer tabled. This gives the member or senator, in this case, an idea of how the question has been interpreted, so that the answer can be read in light of that

interpretation, if applicable. Si on est obligé de faire une certaine interprétation de ce qui est demandé dans la question, on va donner des instructions qui seront incluses dans la réponse déposée. Cela donne au député ou au sénateur, dans ce cas-ci, une idée de la manière dont la question a été interprétée, pour que la réponse puisse être lue à la lumière de cette interprétation, s’il y a lieu. There are some very simple questions that fit on one line. There’s nothing to worry about there.

It’s mostly when the questions start to contain multiple parts, with subsections and “sub-subsections,” that it can get a bit more complex. Il y a des questions très simples, qui tiennent sur une ligne. Il n’y a pas de souci. C’est surtout lorsque les questions commencent à être multipartites, avec des sous-sections et des « sous-sous-sections », que cela peut devenir un peu plus complexe. Senator Ringuette: To date, we have no mechanism in the Senate to ensure optimization of the question and optimization of the answer.

La sénatrice Ringuette : À ce jour, on n’a aucun mécanisme au Sénat pour faire en sorte qu’il y ait une optimisation de la question et une optimisation de la réponse. Thank you very much, Mr. Cintrat. Merci beaucoup, monsieur Cintrat. [English] [Traduction] The Deputy Chair: Mr. Cintrat, I have a couple of questions. With the Senate Rules, as you indicated, not specifying any time limit, your assignment form states, “reasonable time.” I understand that you are interpreting that as close as possible to the House of Commons’ 45 days.

Unfortunately, it seems like La vice-présidente : Monsieur Cintrat, j’ai deux ou trois questions. Comme vous l’avez indiqué, le Règlement du Sénat ne précise pas de délai, mais la mention « délai raisonnable » figure sur votre formulaire d’affectation. Je comprends que pour vous, cela signifie le plus près possible des 45 jours de la Chambre des 40:20 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 7-5-2024

some departments that are providing answers are routinely giving answers to us that are two-and-a-half years old. communes. Malheureusement, il semble que certains ministères prennent régulièrement deux ans et demi à nous répondre. I absolutely take your point that Privy Council Office determines which department is best to answer and you don’t approve the questions, it goes to the ministerial offices and they are the ones who prepare the questions and go through whatever approval process they have.

But with these weekly reports that are prepared that show the number of questions that are ongoing at any given time — and that are sent to all three of the House of Commons house leader, the Government Representative Office in the Senate, and the PMO — does that weekly report show what departments are routinely the slowest in responding to these written answers and getting these written answers? What is the follow-up on that after a weekly report shows time and again that there are a couple of departments that are very slow in getting these answers?

Je comprends parfaitement que le Bureau du Conseil privé détermine quel ministère est le mieux placé pour répondre et que vous n’approuvez pas les questions. Elles sont envoyées aux cabinets ministériels, qui préparent les questions et suivent leurs processus d’approbation respectifs.

Cependant, les rapports hebdomadaires qui sont préparés et qui font état du nombre de questions en traitement en tout temps — rapports qui sont envoyés aux trois leaders à la Chambre des communes, au Bureau du représentant du gouvernement au Sénat et au Cabinet du premier ministre — indiquent-ils quels ministères prennent systématiquement plus de temps à répondre aux questions écrites et à les fournir? Après maints rapports hebdomadaires indiquant que certains ministères tardent considérablement à fournir ces réponses, quel suivi a-t-on fait à cet égard? Mr.

Cintrat: Our reports for House questions, which are based on a hard deadline, do track where the question is with respect to either in the department in development or in the minister’s office for approval. With respect to Senate questions, our reports indicate when the question was put, who was tasked and the question itself. After a certain period of time — which, again, we consider to be about 45 days — we start going back to departments to remind them that they have X number of questions from the Senate, and we ask that they do something about it. M.

Cintrat : Nos rapports relatifs aux questions de la Chambre des communes, qui sont fondés sur un délai précis, permettent de faire un suivi des progrès d’une question, soit auprès du ministère responsable de l’élaboration, soit auprès du cabinet du ministre pour approbation. Quant aux questions du Sénat, nos rapports indiquent la date à laquelle la question a été transmise, le nom de la personne chargée d’y répondre et la question elle-même.

Après un certain temps — soit 45 jours environ, encore une fois —, nous commençons un suivi auprès des ministères pour leur rappeler qu’ils doivent examiner un certain nombre de questions du Sénat et nous leur demandons de s’en occuper. I can’t control what gets done at the other end.

I certainly cannot have any influence over a response that is awaiting approval in a minister’s office, for instance, but given that these reports are provided to the political offices that run this process and we are a support to them, there can be — and I have no reason to believe that there isn’t — conversations at the political level concerning the progress of work on these questions. These reports are essentially there to highlight the fact that some questions may be at various stages in the approvals or development process, and political deciders can do something about it if they so wish.

We do the same kind of work at the officials level when departments are still developing questions, where the minister’s office doesn’t have the opportunity to review and approve because they don’t have it. Je n’ai aucun contrôle de ce qui se fait à l’autre bout.

Je ne peux certainement pas avoir une influence quelconque par rapport à une réponse en attente d’approbation au cabinet d’un ministre, par exemple, mais puisque ces rapports sont fournis aux bureaux politiques qui gèrent ce processus et que nous appuyons, il est possible — et rien ne me porte à croire le contraire — qu’il y ait des discussions sur les progrès relatifs à ces questions au niveau politique. Essentiellement, ces rapports servent à indiquer où se trouvent les questions dans le processus d’approbation ou d’élaboration. Les décideurs politiques peuvent intervenir s’ils le souhaitent.

Nous effectuons le même genre de travail auprès des fonctionnaires lorsque les ministères en sont encore à la préparation des questions et que le cabinet du ministre ne peut les examiner et les approuver parce qu’il ne les a pas reçues. This is where we can push, and we do, on a weekly basis, on a bilateral basis. The person behind me, who is the manager of the group, has conversations on a daily basis with departments and organizations in that regard. Voilà où nous pouvons faire des pressions. Nous le faisons, de façon hebdomadaire et de manière bilatérale.

La personne qui est derrière moi, qui est gestionnaire du groupe, discute de ces questions au quotidien avec les gens des ministères et organismes concernés. The Deputy Chair: Soon after the 45-day level, the phone calls start going out in a certain manner. What do those phone calls get like when you hit the two-year mark and answers still have not been provided to the Senate? Just last week, we saw La vice-présidente : D’une certaine façon, les appels téléphoniques commencent peu après le délai des 45 jours.

Après deux ans, lorsque le Sénat n’a toujours pas reçu de réponse, quelle est la teneur de ces appels téléphoniques? Pas plus tard 7-5-2024 Règlement, procédure et droits du Parlement 40:21

several answers provided that were two and a half years old. Does that get escalated to a more senior person for Privy Council to contact those departments? What additional steps are taken? que la semaine dernière, nous avons reçu plusieurs réponses à des questions qui remontaient à deux ans et demi. Ces questions sont-elles renvoyées à un plus haut responsable au Bureau du Conseil privé pour qu’il communique avec les ministères concernés? Quelles mesures supplémentaires sont prises? Mr.

Cintrat: To be very frank, for these questions, those that are perhaps very late in the process — again, to what I was saying earlier — we take that up to the political level. There can be conversations if there is a desire to do so. I don’t have a line of sight about what happens there, but my job is to alert, underscore where things are at, and I let my political masters tell me what I should be doing. M.

Cintrat : Pour être très franc, pour les questions qui sont possiblement à un stade très avancé dans le processus — encore une fois, pour revenir à ce que je disais plus tôt —, nous remontons au niveau politique. Il peut y avoir des discussions, si la volonté est là. Je ne sais pas ce qui se passe à cet échelon, mais mon travail consiste à attirer l’attention, à indiquer où en sont les choses, et je laisse mes dirigeants politiques me donner des instructions. The Deputy Chair: Absolutely. Also, the House of Commons has a very fixed time limit. Does the tracking on those forms have a certain suggested time?

Like, you have 45 days, so, at this point, this stage should be complete, and at this point, this stage — how does that work for the House of Commons which does have a time limit? Perhaps, therefore, when the Senate gets a time limit, whether it be 45 days or 60 days, we could expect a similar sort of process for that? La vice-présidente : Absolument. En outre, la Chambre des communes a un délai très rigoureux. Pour ce qui est du suivi, y a-t-il des jalons suggérés pour ces formulaires, indiquant que certaines étapes devraient être complétées à un stade donné au cours de la période prévue de 45 jours?

Comment cela fonctionne-t-il pour la Chambre des communes, qui a une limite de temps? Pourrait-on s’attendre à avoir un processus semblable au Sénat lorsque nous aurons un délai, qu’il soit de 45 ou de 60 jours? Mr. Cintrat: The time limit we set in our assignment forms is actually not the tabling due date. We try to avoid having departments work from that date. We want them to work from the date where we need the response in order to process the responses at our end. There is a significant amount of work to do to review the response, to compile the responses under multiple organizations.

We have questions that can have up to hundreds of different individual responses that have to be put together and formatted. M. Cintrat : Le délai que nous établissons dans nos formulaires d’affectation n’est pas la date limite de dépôt. Nous essayons d’éviter que les ministères travaillent en fonction de cette date. Nous voulons qu’ils travaillent en fonction de la date à laquelle nous avons besoin de la réponse afin de traiter les réponses de notre côté. L’examen et la compilation des réponses provenant de divers organismes requièrent beaucoup de travail.

Pour certaines questions, il arrive qu’il y ait jusqu’à des centaines de réponses distinctes qui doivent être regroupées et mises en page. We typically ask departments to send us their signed responses at least five days before the 45-day deadline for individual responses where one organization is tasked. We ask for 10 days if there are multiple organizations because there’s more work to do. That’s what they’re supposed to be working under.

Habituellement, lorsqu’un seul ministère est chargé de la tâche, nous lui demandons de nous faire parvenir chacune des réponses signées au moins cinq jours avant le délai de 45 jours. Lorsque cela concerne plusieurs organisations, cela passe à 10 jours, puisque cela exige plus de travail. C’est dans ce cadre qu’ils sont censés travailler. I must admit, given the volume, we rarely receive our signed responses by those due dates. We get them later. Sometimes that means working evenings and weekends to finish the work and get them to the House leader for a final check and then being able to table the responses.

Je dois admettre qu’en raison du volume, nous recevons rarement nos réponses signées dans les délais impartis. Nous les recevons plus tard. Parfois, cela signifie qu’il faut travailler le soir et la fin de semaine pour terminer le travail et transmettre le tout au leader à la Chambre pour une dernière vérification avant le dépôt des réponses. The Deputy Chair: Okay, great. I just want to clarify — your process for the Senate is essentially the same for the Senate questions as compared to the House of Commons ones? La vice-présidente : D’accord, très bien.

Je veux simplement une précision : pour les questions du Sénat, votre processus est-il essentiellement le même que pour les questions de la Chambre des communes? Mr. Cintrat: The process is the same, correct. M. Cintrat : C’est exact; le processus est le même. 40:22 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 7-5-2024

The Deputy Chair: Thank you. La vice-présidente : Je vous remercie. Senator Cordy: Thank you for taking the time to come and speak with us about this. It is frustrating. Last week, I got a response that was from 2022, and then I had to try and recollect what I had actually asked to get the response. Anyway, thank you very much for being here. La sénatrice Cordy : Je vous remercie d’avoir pris le temps de venir nous parler de cette question. C’est frustrant. La semaine dernière, j’ai reçu une réponse à une question qui datait de 2022.

Il m’a fallu un effort pour me souvenir de la question que j’avais posée pour obtenir cette réponse. Quoi qu’il en soit, merci beaucoup d’être ici. My question is similar to what others have asked about the limit. Should we have a limited number of questions on the Order Paper as the House of Commons does? We did hear from our previous witnesses from the House that they limit it to four questions, but they found that the questions just became longer and longer and longer. They found that the points being made in the question were not even related.

There could be one question on transportation, one question on official languages and one question on social affairs. They were basically using the system to ask five questions instead of one. Ma question est semblable à celle de mes collègues au sujet de la limite. Devrions-nous limiter le nombre de questions au Feuilleton, à l’instar de la Chambre des communes? Précédemment, nos témoins de la Chambre des communes ont indiqué qu’ils limitaient le nombre de questions à quatre, mais ils ont constaté que les questions devenaient de plus en plus longues.

Ils ont aussi constaté que les points soulevés dans la question n’étaient même pas liés. On pouvait retrouver une question sur les transports, une question sur les langues officielles et une question sur les affaires sociales. Essentiellement, ils utilisaient le système pour poser cinq questions plutôt qu’une. If we were to go to three or four or whatever number we were to choose, should we have criteria in place to ensure that the kind of thing that is happening in the House does not or would not happen in the Senate?

Si nous passions à trois ou quatre questions, peu importe, devrions-nous avoir des critères pour garantir que le genre de chose qui se passe à la Chambre ne se produise pas au Sénat? Mr. Cintrat: My first response would be that we will process any questions that come our way. Obviously, the more concise the question, the more direct the question, the easier it is to process, to interpret. Multiple, multi-layered questions can be no issue if they all relate to the same subject matter, as a first instance, but it is really up to the senator or to the members to decide what they put forward.

We do our best to provide responses. M. Cintrat : Je répondrais d’abord que nous traiterons toutes les questions que nous recevrons. Évidemment, plus la question est concise et directe, plus il est facile de la traiter et de l’interpréter. Les questions multiples, à plusieurs volets, ne posent pas de problème si elles portent toutes sur le même sujet, dans un premier temps, mais c’est vraiment aux sénateurs ou aux députés de décider ce qu’ils demandent. Nous faisons de notre mieux pour fournir des réponses. It may mean sometimes that our responses are limited.

There may be some limitations given the complexity and the multi‑layered structure of these questions, but the best we can do, as a public service anyway, is to provide our best advice and best proposed responses for consideration by ministers’ offices. Dans ce contexte, nos réponses peuvent parfois être limitées.

Il peut y avoir certaines limites étant donné la complexité et la structure à plusieurs volets de ces questions, mais le mieux que nous pouvons faire — en tout cas, en tant que service public — est de fournir nos meilleurs conseils et les meilleures propositions de réponses pour examen par les cabinets des ministres. Senator Cordy: You don’t have to wade into how the Senate would do that. I understand that totally. La sénatrice Cordy : Vous n’avez pas à vous prononcer sur la façon dont le Sénat s’y prendrait. Je comprends parfaitement. Mr. Cintrat: I leave that to you. M.

Cintrat : Je vous laisse vous pencher là-dessus. Senator Cordy: We have heard that the volume is a factor and that the volume has increased by over 400%. There’s going to come a time that it’s just impossible unless we hire 100 new people for your department, and their job would only be answering written or oral questions. La sénatrice Cordy : Nous avons entendu dire que le volume est un facteur et qu’il a augmenté de plus de 400 %.

À un certain stade, il deviendra tout simplement impossible de répondre à la demande, à moins d’embaucher 100 nouveaux employés dans votre ministère, dont le travail consisterait uniquement à répondre à des questions écrites ou orales. 7-5-2024 Règlement, procédure et droits du Parlement 40:23

Mr. Cintrat: It could be an issue; it can be. The work that is going on in putting these responses together takes time, obviously, and resources. These are the same people who run programs or do policy work in departments. There is no dedicated team of public servants in any given department who strictly work on parliamentary questions. M. Cintrat : Ce pourrait être un problème; c’est possible. La rédaction de ces réponses demande du temps, évidemment, et des ressources. Ce sont les mêmes employés qui gèrent les programmes ou qui travaillent sur les politiques des ministères.

Aucun ministère n’est doté d’une équipe de fonctionnaires qui se consacre exclusivement aux questions parlementaires. Again, the work we do needs to be done, and if resources are an issue, that’s something for the public service to look into. Encore une fois, le travail que nous effectuons doit être fait, et si les ressources sont un problème, la fonction publique devra trouver une solution. I mentioned the 400% increase in volume. That’s 400% increase in the number of questions. These are statistics that we figured out based on a sitting day.

It’s hard to measure the number of questions over a Parliament because the duration of a Parliament differs, but it’s over particular sitting days. J’ai mentionné l’augmentation de 400 % du volume. Il s’agit d’une augmentation de 400 % du nombre de questions. Ce sont des statistiques que nous avons calculées sur la base d’un jour de séance. Il est difficile de calculer le nombre de questions sur l’ensemble d’une législature, car les durées des législatures diffèrent. Le calcul se base sur un nombre de jours de séance précis.

In this Parliament alone, we’re at about 20,000 individual responses that have been put forward. This is the total of both Senate and House questions and responses to petitions, which we also do on the House side. It’s a significant amount of work, about 20,000, just in this Parliament. It’s a lot of work; there’s no question. It mobilizes a great number of people across government. Rien que pour la législature en cours, nous en sommes à environ 20 000 réponses.

Il s’agit du total des questions posées au Sénat et à la Chambre, ainsi que des réponses aux pétitions, dont nous nous occupons également du côté de la Chambre. C’est une quantité de travail considérable — environ 20 000 questions —, rien que pour cette législature. C’est un travail considérable, cela ne fait aucun doute. Cela mobilise un grand nombre de fonctionnaires au sein du gouvernement. Senator Cordy: Thank you. La sénatrice Cordy : Merci.

The Deputy Chair: It is an important part, as you say, though, of democracy because sometimes certain questions that are much more able to be asked in a written form, both because they’re a complex thing to describe and may not be conducive to a Question Period question but also anticipating that it will take a considerable period of time. It will not be an answer that a government leader or someone else would have on the top of their fingers, but they want precise answers. All of those things are important.

Sometimes they end up making news stories because the information they seek is very important to the public as well. La vice-présidente : Comme vous l’avez dit, c’est un élément important de la démocratie, car certaines questions se posent parfois mieux par écrit, à la fois parce qu’elles sont complexes à décrire et qu’elles ne se prêtent peut-être pas à une période de questions, mais aussi parce qu’il faut s’attendre à ce que la réponse exige beaucoup de temps.

Il peut s’agir de réponses qu’un leader du gouvernement ou que quelqu’un d’autre ne connaîtra pas sur le bout des doigts, mais les parlementaires qui posent les questions veulent des réponses précises. Tous ces éléments sont importants. Parfois, les réponses finissent par faire les manchettes parce que les informations demandées sont également très importantes pour le public. Senator Yussuff: Mr. Cintrat, thank you for being here. I have a couple of questions. Obviously, whatever your time constraint that you monitor right now is not working very well for us in the Senate.

On some questions, yes, we do get timely answers, but two years, according to my colleagues and the other evidence, would suggest that whoever is responding to the question is either asleep or taking a vacation or forgot there was a question. It can’t be reasonable to suggest that, for two and a half years, you don’t get an answer to the question. Le sénateur Yussuff : Monsieur Cintrat, je vous remercie de votre présence. J’ai quelques questions à vous poser. Manifestement, les échéanciers que vous suivez en ce moment ne nous conviennent pas vraiment, au Sénat.

Pour certaines questions, oui, nous obtenons des réponses en temps voulu, mais quand on attend deux ans — si on se fie à mes collègues et à d’autres faits entendus —, on peut conclure que la personne qui répond à la question est soit endormie, soit en vacances, ou qu’elle a oublié qu’une question avait été posée. Il n’est pas raisonnable de penser que, pendant deux ans et demi, la question reste sans réponse. 40:24 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 7-5-2024

No, we don’t have the rules, as the House does, where we would drag you before a committee and the minister would have to provide an answer. Non, nous n’avons pas de règles, contrairement à la Chambre, qui nous permettraient de faire comparaître un témoin devant un comité et de demander au ministre de fournir une réponse. It would seem to me it’s quite appropriate for us to figure out a way to get better responses to senators when they raise their questions. It would be a reasonable thing to set. If it’s a 45-day rule or a 60-day rule, we should get an answer.

I’m not speaking to the quality of the answer — or the quality of the question either, for that matter — but the reality is that it would be reasonable to suggest we should be able to get an answer. Il me semble tout à fait approprié que nous trouvions un moyen d’obtenir de meilleures réponses aux questions des sénateurs. Ce serait un mécanisme raisonnable à mettre en place. Il pourrait y avoir une règle de 45 ou de 60 jours pour obtenir une réponse.

Je ne parle pas de la qualité de la réponse — ni de la qualité de la question, d’ailleurs —, mais il serait raisonnable que nous soyons en mesure d’obtenir une réponse. We are less than one third of the House complement in regard to the number of senators. It would be reasonable for us to put some rules in place to say we need to get some reasonable answers in a reasonable time from you and your officials who are asking the department to respond. Nous, les sénateurs, sommes moins de trois fois moins nombreux que les députés à la Chambre.

Il serait raisonnable que nous adoptions des règles pour obtenir des réponses raisonnables dans un délai raisonnable de la part de vous et de vos fonctionnaires qui demandent une réponse d’un ministère. Mr. Cintrat: I think this is, again, a fair comment. Again, we will abide by whatever rule changes the Senate wants to put forward, whether it’s a limitation on the number of questions or setting a deadline. M. Cintrat : Je pense qu’il s’agit là encore d’un commentaire juste.

Encore une fois, nous nous conformerons à toute modification du règlement que le Sénat souhaitera proposer, qu’il s’agisse de limiter le nombre de questions ou de fixer une date limite. Previous witnesses have given a little bit of a history as to why the rules in the House changed over time. It seems like you’re having a similar debate now about that in order to address similar challenges. D’autres témoins avant moi ont fait un peu l’historique des raisons pour lesquelles les règles de la Chambre ont changé au fil du temps.

Il semble que vous ayez aujourd’hui un débat similaire à ce sujet afin de relever des défis semblables. Senator Yussuff: Let me try to understand. You don’t have the easiest job, because you’re in the middle trying to mediate what is considered to be reasonable. Le sénateur Yussuff : Je vais essayer de comprendre. Vous n’avez pas le travail le plus facile, parce que vous êtes pris au milieu des parties prenantes et que vous essayez de déterminer ce qu