Page 1 of 4 NFFN 119 Main estimates for the fiscal year ending March 31, 2025 Senator Pate – Hearing rooms were built in detention facilities to the specifications of the Board; however, they have only been used for video appearances. I am curious how this was justified? Senator Smith – Asked all parties to provide a response on the biggest challenge each of them face in their department and how they will overcome it. Question #1 Senator Pate: I think that Senator Dalphond knew exactly where I was going next. As you know, you are moving to these plans with federal prisons.

You have identified Sainte-Anne-des- Plaines. I am curious about where in Sainte-Anne-des-Plaines? I know the facility fairly well. You know there were many concerns raised by senators during committee study about this practice. I’m curious as to what steps you are taking to evaluate and respond to the concerns that the Senate committee members raised, including some of those Senator Dalphond has just raised.

Also, having been to both Laval and Surrey, it was clearly evident to me, having also been in many of the federal and provincial jails, that there was a capacity to fortify those units and it would take less work to fortify those than to start transferring everybody and then have to transfer them back. I’m curious as to whether there is a plan afoot there. I also would like IRB to comment. When I was in those facilities, there were brand-new rooms that were built to the specificity of the IRB to hold hearings, and none of them have been used for hearings except for remote meetings.

Even though they were built to the specifications of the IRB, all the hearings have been held remotely. I’m curious as to how that was justified in terms of a plan, both by the CBSA and IRB. Perhaps you can start. Mr. McCrorie - CBSA: If I may, if I could clarify, earlier I said I wasn’t sure if we could collect the data on individuals who were formerly in care of the state. I can confirm that we are not able to track that data. Our systems don’t have data fields to track that. I wanted to confirm that for you.

In terms of our facilities in Surrey, Toronto and Laval, each have particular challenges in terms of fortifying them. That is what our plan — by the way, fortifying portions of them. If you look at Laval, for example, it was designed deliberately not to take on aspects of a prison. It was designed to be more open. So we don’t want to lose it. They are not locked in the way that they need to be for a higher-risk individual. In Laval’s facility, we need to install new, locking doors in a particular way, and that’s taking time. It is taking time to get the doors.

It is taking time to get the contractor in to install the doors. That work is well under way. I stand to be corrected, but we’re aiming to have capacity for about 50 people in Laval. In Toronto, we are going to do something similar. There is a logistical challenge to doing so, and that is taking time. Our estimation in terms of what our actual capacity is, we only have about 21 people in a provincial facility right now. I would suggest that underestimates what our actual need is.

Page 2 of 4 NFFN 119 Main estimates for the fiscal year ending March 31, 2025 Senator Pate – Hearing rooms were built in detention facilities to the specifications of the Board; however, they have only been used for video appearances. I am curious how this was justified? Senator Smith – Asked all parties to provide a response on the biggest challenge each of them face in their department and how they will overcome it. Our actual need is given based on past practice and based on what we have seen. We probably need space for at least 100 individuals.

That’s why we need to do these renovations in Montreal and Toronto. We’ll look at Surrey later. Surrey is more complicated. You are right. There is work that can be done there. It probably involves doing work in the third floor, which is an attic. Doing that is not as simple as it seems. Again, that is a potential option moving forward. Sainte-Anne-des-Plaines in particular, we’re starting the work with Correctional Service Canada now. It is the reception centre. If you are coming in the front door, if you have been there, it is off to the right. There is a long corridor that leads down to two wings of cells.

That’s the space we would be utilizing, looking to have a separate entrance so we could bring people in, and not through the Correctional Service’s facility, to truly keep it as a separate operating facility. Senator Pate: To Senator Dalphond’s point, the Laval facility is on the property of the Correctional Service of Canada. Is there a reason you didn’t look at Laval? It has the very same kind of secure units. Mr. McCrorie - CBSA: Part of the challenge is — I can’t speak for Correctional Servi ces, but they are facing, as I understand it, significant capacity issues as well.

So they have been looking at where do they have the capacity that we could use. There was nothing they identified in the Montreal area, and they looked across the country, and this is what they were able to find for us. It is not ideal. We had looked at other options like Portage la Prairie. We looked at facilities in Bowden, Alberta. We looked quite extensively. Sainte-Anne-des-Plaines is not great, but for proximity to where people are it’s better than Portage la Prairie, for example. We didn’t have a lot of time to adjust, and we’re doing the best we can under the circumstances.

Again, I think first getting Laval and Toronto, building the capacity there is our number one priority. We think we’ll need the capacity in Sainte-Anne-des-Plaines, but it will be limited use if we can get our other facilities up and running as well. Ms. Eatrides - IRB: Sorry, I’m on the refugee side. But are you referring to the Laval facility that has the — Senator Pate: Y es. Special courtrooms were built in both facilities at their request and the specifications of the IRB is what we were advised. Neither of them have been used except for video appearances. Ms.

Eatrides - IRB: We have a practice notice for the IRB where detainees can request an in- person hearing or to have it virtually. I would have to get back to you with the use of that hearing room, but that might explain part of it that they are requesting just a virtual hearing.

Page 3 of 4 NFFN 119 Main estimates for the fiscal year ending March 31, 2025 Senator Pate – Hearing rooms were built in detention facilities to the specifications of the Board; however, they have only been used for video appearances. I am curious how this was justified? Senator Smith – Asked all parties to provide a response on the biggest challenge each of them face in their department and how they will overcome it. Question#2 Senator Smith: This is a question for Ms. Manseau, Ms. Wang and Mr. Pilgrim. It’s a simple question, but if you want to, you could write us an answer.

What is the biggest challenge each of you face in your department, and how are you going to overcome the challenge during this fiscal year coming up? That’s a tough one. A quick response. If you could write it, I would like to see a paragraph. Just write us a little note. Not a big paper, but write us a one-pager.

Because it seems like there are close interrelationships between the various departments, and I’m wondering about bumping, I’m wondering about efficiencies, and I’m wondering about whether there is a path within each of your departments that poses the major problem or issue that you can work on to come to some successful completion that is going to help the efficiency of the total operation. Mr. Pilgrim - CBSA: Thank you. Senator Smith: Could you do that? Mr. Pilgrim - CBSA: With pleasure, yes. Senator Smith: Thank you so much.

Response#1 The Immigration and Refugee Board of Canada’s (IRB or the Board) specifications for hearing rooms at the Surrey Immigration Holding Centre (IHC) were provided to the Canada Border Services Agency (CBSA) approximately eight years ago. With the opening of the Surrey IHC, the IRB was transitioning to a primarily videoconferencing-based hearing model versus a hearing model where almost all immigration detainees in the British Columbia Lower Mainland were being transported by CBSa to IRB premises in downtown Vancouver for their hearings.

Taking into account stakeholder concerns, the Board determined at the time that it would be important to maintain an in-person hearing capacity at the IHC by having a single in-person hearing room in addition to multiple videoconferencing hearing rooms. This would allow hearings to proceed in person in circumstances where videoconferencing may not be appropriate. However, the IRB did not have a chance to use the in-person hearing room prior to the onset of the Covid-19 pandemic in March 2020, which coincided with the opening of the new Surrey IHC.

Since that time, the IRB has transformed its hearing model and now all hearings in each of the four Divisions proceed virtually by default, unless in person hearing is requested. Parties have become comfortable with virtual hearings over the past four years, and accordingly there has not been demand for in-person hearings in-person hearing at the IHC in Surrey, even though this option is provided for within the IRB’s current hearing model.

Page 4 of 4 NFFN 119 Main estimates for the fiscal year ending March 31, 2025 Senator Pate – Hearing rooms were built in detention facilities to the specifications of the Board; however, they have only been used for video appearances. I am curious how this was justified? Senator Smith – Asked all parties to provide a response on the biggest challenge each of them face in their department and how they will overcome it.

Response#2 The Immigration and Refugee Board of Canada’s biggest challenge The Immigration and Refugee Board of Canada (IRB or the Board) faces an unprecedented surge in asylum claims, driven largely by evolving global migration patterns. In 2023-24, the Board received 156,900 new asylum claims, up from 79,000 in 2022-23, with intake projected to reach approximately 185,000 claims for 2024-2025. This intake far exceeds the Board's current funded capacity of 57,500 claims.

As per the 2024-2025 Main estimates, the IRB has a budget of $335 million, which includes $281 million in permanent funding and $54 million in temporary funding. This permanent funding allows the Board to process 50,000 refugee claims annually. In addition, Budget 2022 provided a temporary top-up investment of $87 million over two years, starting in 2023-24, aimed at addressing the rise in asylum claims by funding 10,000 claims over two years. This temporary funding is sunsetting at the end of 2024-25 and intake is expected to continue to exceed the Board’s funded capacity.

Efforts implemented by the IRB To address these challenges, the IRB has introduced a suite of measures in the past few years to drive efficiencies across the system – from intake to recourse – all of which have contributed to increasing the Board’s productivity. These measures include a number of digital initiatives, such as the shift to virtual hearings, the launch of the MyCase portal, the adoption of electronic files, and improving interoperability with out partners (IRCC and CBSA).

In addition, the board has established a dedicated Task Force for Less Complex Claims (TFLCC) to process less complex claims more efficiently, recognizing that not all files need to be treated the same. In support of decision making, the board has also enhanced quality assurance measures through advanced training on decision-making and on country and claim types to support both the quality and timeliness of decision-making.

Lastly, the IRB is leveraging advanced technology to realize efficiencies, including new adjudicative tools, such as the Country Landing Pages, which provides members with jurisprudence and research products to support decision-making. Moving forward, the IRB will continue to work to increase its efficiency while working with its asylum system partners on this system-wide challenge.

Page 1 de 5 NFFN 119 – Budget principal des dépenses pour l’exercice se terminant le 31 mars 2025 Sénatrice Pate – Des salles d’audience ont été construites dans des établissements de détention conformément aux spécifications de la Commission, mais elles n’ont été utilisées que pour des comparutions par vidéoconférence. Je me demande comment cela a été justifié. Sénateur Smith – J'ai demandé à toutes les parties de définir le plus grand défi que leur ministère doit relever et la manière dont il y arrivera. Question 1 Sénatrice Pate : Je pense que le sénateur Dalphond savait exactement où je voulais en venir.

Comme vous le savez, vous vous apprêtez à mettre en œuvre ces plans dans les prisons fédérales. Vous avez mentionné Sainte-Anne-des-Plaines. Je suis curieuse de savoir où précisément à Sainte-Anne-des-Plaines, car je connais très bien l’établissement. Vous savez que de nombreuses préoccupations ont été soulevées par les sénateurs lors de l’étude en comité au sujet de cette pratique. J’aimerais savoir quelles mesures vous prenez pour évaluer les préoccupations exprimées par les membres du comité sénatorial et y donner suite, y compris celles que le sénateur Dalphond vient de soulever.

De plus, ayant visité Laval et Surrey, il m’est apparu évident, puisque je me suis déjà aussi rendue dans de nombreuses prisons fédérales et provinciales, qu’il était possible de renforcer ces unités. Il serait plus simple de les renforcer que de commencer à transférer tout le monde pour ensuite les transférer de nouveau. J’aimerais savoir s’il y a un plan à cet égard. Je souhaiterais également entendre les commentaires de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR).

Lorsque j’étais dans ces établissements, il y avait des salles flambant neuves construites conformément aux spécifications de la CISR pour lui permettre de tenir des audiences, et aucune d’entre elles n’a été utilisée pour les audiences, sauf pour les réunions à distance. Même si ces salles ont été conçues conformément aux spécifications de la CISR, toutes les audiences ont été tenues à distance. J’aimerais savoir comment l’Agence des services frontaliers du Canada et la CISR ont justifié ce plan. Peut-être pourriez-vous commencer. M. McCrorie – ASFC : Si vous me le permettez, j’aimerais apporter une précision.

J’ai mentionné plus tôt que je n’étais pas certain de pouvoir recueillir des données sur des personnes qui étaient auparavant sous la garde de l’État. Je peux confirmer que nous ne sommes pas en mesure de recueillir ces données, car nos systèmes n’ont pas les champs requis pour cela. Je tenais à vous le confirmer. Pour ce qui est de nos installations à Surrey, Toronto et Laval, chacune présente des défis particuliers en matière de renforcement. C’est d’ailleurs ce que nous projetons de faire, c’est-à- dire en renforcer certaines parties. Prenons Laval, par exemple.

Cet établissement a été délibérément conçu pour ne pas ressembler à une prison. Il a été conçu pour être plus ouvert. Nous ne voulons donc pas compromettre cet aspect. Les installations ne sont pas verrouillées comme elles le devraient pour une personne à risque élevé.

Page 2 de 5 NFFN 119 – Budget principal des dépenses pour l’exercice se terminant le 31 mars 2025 Sénatrice Pate – Des salles d’audience ont été construites dans des établissements de détention conformément aux spécifications de la Commission, mais elles n’ont été utilisées que pour des comparutions par vidéoconférence. Je me demande comment cela a été justifié. Sénateur Smith – J'ai demandé à toutes les parties de définir le plus grand défi que leur ministère doit relever et la manière dont il y arrivera.

À Laval, nous devons installer de nouvelles portes verrouillables d’une certaine manière, et cela prend du temps. Il faut du temps pour acquérir les portes et pour que l’entrepreneur vienne les installer. Cette tâche avance bien. Je peux me tromper, mais nous visons une capacité d’environ 50 personnes à Laval. À Toronto, nous allons entreprendre un projet similaire. Cependant, il existe des défis logistiques à surmonter, ce qui prend également du temps. Actuellement, selon nos estimations, nous ne pouvons accueillir qu’environ 21 personnes dans un établissement provincial.

Je dirais que cela est inférieur à nos besoins réels. Notre besoin réel se fonde sur les pratiques passées et nos observations. Nous avons probablement besoin d’espace pour au moins 100 personnes. C’est pourquoi nous devons procéder à ces rénovations à Montréal et à Toronto. Nous examinerons la situation de Surrey ultérieurement. Ce cas est plus complexe. Vous avez raison, des travaux peuvent y être effectués, notamment au troisième étage, qui est un grenier. Ce n’est pas aussi simple qu’il y paraît, mais cela reste cependant une option possible pour l’avenir.

Pour Sainte-Anne-des-Plaines en particulier, nous commençons à collaborer avec le Service correctionnel du Canada (SCC). C’est le centre d’accueil. Pour ceux qui y sont déjà allés, c’est à droite en entrant par la porte principale. Il y a un long couloir menant à deux ailes de cellules. Nous utiliserions cet espace pour établir une entrée distincte afin d’accueillir des gens sans passer par les installations du Service correctionnel, pour qu’il s’agisse vraiment d’un établissement opérationnel distinct.

Sénatrice Pate : Pour revenir au point soulevé par le sénateur Dalphond, l’établissement de Laval se trouve sur la propriété du SCC. Y a-t-il une raison pour laquelle vous n’avez pas examiné cet établissement? On y trouve les mêmes types d’unités sécurisées. M. McCrorie – ASFC : Je ne peux pas parler au nom des Services correctionnels, mais une

partie du défi, si je ne m’abuse, réside dans le fait qu’ils rencontrent également d’importants problèmes de capacité. Ils doivent donc déterminer où se trouvent les ressources disponibles que nous pourrions utiliser. Rien n’a été trouvé dans la région de Montréal, et ils ont élargi leurs recherches à l’ensemble du pays, et c’est ce qu’ils ont pu trouver pour nous. Ce n’est pas une situation idéale. Nous avons envisagé d’autres options, comme Portage la Prairie, ainsi que des établissements à Bowden, en Alberta. Nous avons examiné la question en profondeur.

Sainte-Anne-des-Plaines n’est pas une solution optimale, mais l’établissement est plus proche des personnes concernées que Portage la Prairie, par exemple.

Page 3 de 5 NFFN 119 – Budget principal des dépenses pour l’exercice se terminant le 31 mars 2025 Sénatrice Pate – Des salles d’audience ont été construites dans des établissements de détention conformément aux spécifications de la Commission, mais elles n’ont été utilisées que pour des comparutions par vidéoconférence. Je me demande comment cela a été justifié. Sénateur Smith – J'ai demandé à toutes les parties de définir le plus grand défi que leur ministère doit relever et la manière dont il y arrivera.

Nous n’avons pas eu beaucoup de temps pour nous adapter, et nous faisons de notre mieux dans les circonstances. Encore une fois, je pense que notre priorité absolue est d’accroître la capacité des établissements de Laval et de Toronto. Nous pensons avoir besoin de la capacité de Sainte-Anne-des-Plaines, mais si nous pouvons mettre en place nos autres installations, son utilisation sera moindre. Mme Eatrides – CISR : Désolée, je travaille avec les réfugiés, mais parlez-vous de l’établissement de Laval qui a… Sénatrice Pate : Oui.

Des salles d’audience spéciales ont été construites dans les deux établissements à leur demande et conformément aux spécifications de la CISR, selon les informations qui nous ont été communiquées. Aucune de ces salles n’a été utilisée, sauf pour des comparutions par vidéoconférence. M me Eatrides – CISR : Nous avons un avis de pratique pour la CISR qui permet aux détenus de demander une audience virtuelle ou en personne.

Je devrai vous confirmer les renseignements sur l’utilisation de cette salle d’audience, mais cela pourrait être une des explications, le fait que les détenus demandent uniquement une audience virtuelle. Question 2 Sénateur Smith : Ma question s’adresse à Mme Manseau, Mme Wang et M. Pilgrim. Elle est simple, mais si vous le souhaitez, vous pouvez nous répondre par écrit. Quel est le plus grand défi que votre ministère doit relever, et comment comptez-vous y arriver au cours du prochain exercice? C’est une question difficile. J’aimerais une réponse rapide.

Si vous pouvez y répondre par écrit, j’aimerais recevoir un paragraphe. Écrivez-nous simplement une petite note. Pas besoin d’un long document, juste une page. Il semble y avoir des liens étroits entre les différents ministères. Je m’interroge donc sur le chevauchement et les gains d’efficience et je me demande si vous pouvez indiquer un problème majeur dans votre ministère sur lequel vous pouvez travailler pour en arriver à une solution qui contribuera à améliorer l’efficacité globale des opérations. M. Pilgrim – ASFC : Merci. Sénateur Smith : Pourriez-vous répondre à cette question? M.

Pilgrim – ASFC : Avec plaisir, oui. Sénateur Smith : Merci beaucoup.

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Réponse 1 Les spécifications de la CISR pour les salles d’audience au Centre de surveillance de l’immigration (CSI) de Surrey ont été communiquées à l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) il y a huit ans environ. Avec l’ouverture du CSI de Surrey, la CISR passait à un modèle d’audience principalement axé sur la vidéoconférence, alors que la quasi-totalité des immigrants détenus dans le Lower Mainland de la Colombie-Britannique étaient transportés par l’ASFC dans les locaux de la CISR au centre-ville de Vancouver pour y être entendus.

Compte tenu des préoccupations des parties intéressées, la Commission avait déterminé à ce moment -là qu’il serait important de maintenir la capacité de tenir des audiences en personne au CSI au moyen d’une seule salle d’audience, en plus de multiples salles d’audience par vidéoconférence. Cela permettrait que des audiences soient tenues en personne dans les situations où la vidéoconférence pourrait ne pas être appropriée.

Cependant, la CISR n’a pas eu la chance d’utiliser la salle d’audience en personne avant le début de la pandémie de COVID-19 en mars 2020, laquelle a coïncidé avec l’ouverture du nouveau CSI de Surrey. Depuis, la CISR a transformé son modèle d’audience : toutes les audiences dans les quatre sections sont par défaut tenues virtuellement, à moins qu’une audience en personne ne soit demandée.

Les parties ont appris à travailler en mode virtuel au cours des quatre dernières années et, en conséquence, il n’y a pas eu de demande pour des audiences en personne aux CSI de Surrey, même si cette option est offerte dans le modèle d’audience actuel de la CISR.

Réponse 2 Le plus grand défi de la Commission de l’Immigration et du statut de réfugié du Canada La Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR ou la Commission) est aux prises avec une augmentation sans précédent du nombre de demandes d’asile, principalement en raison des schémas migratoires mondiaux changeants, ce qui est hors de son contrôle.

En 202 3-2024, elle a reçu 156 900 nouvelles demandes d’asile, une hausse de 79 000 par rapport à 2022-2023, et prévoit de recevoir environ 185 000 demandes d’asile en 2024-2025, ce qui dépasse de loin sa capacité financée de 57 500 demandes d’asile. Selon le budget principal 2024-2025, la Commission dispose de 335 millions de dollars, dont 281 millions de dollars en financement permanent et 54 millions de dollars en financement temporaire. Ce financement temporaire se terminera à la fin de l’exercice 2024-2025, et le nombre de cas reçus continuera vraisemblablement de dépasser la capacité financée de la CISR.

La Commission collabore avec ses partenaires pour obtenir le financement prévu au budget

Malgré ce financement additionnel, si

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Sénateur Smith – J'ai demandé à toutes les parties de définir le plus grand défi que leur ministère doit relever et la manière dont il y arrivera. le nombre de cas reçus se maintient, le nombre de cas en instance atteindra les 300 000 à la fin du présent exercice financier.

Efforts déployés par la CISR Pour surmonter ses défis, la CISR a mis en place une série de mesures au cours des dernières années afin d’améliorer l’efficacité du système – de la réception des demandes d’asile jusqu’à leur règlement – qui ont toutes contribué à optimiser la capacité opérationnelle de la CISR et à augmenter le nombre de cas réglés.

Ces mesures comprennent un certain nombre d’initiatives numériques telles que le passage aux audiences virtuelles, le lancement du portail Mon dossier, l’adoption de dossiers électroniques et l’amélioration de l’interopérabilité avec nos partenaires (Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada et l’Agence des services frontaliers du Canada), ainsi que des stratégies améliorées de mise au rôle et de gestion des cas afin de réduire les cas de report et de traiter plus rapidement les dossiers dans le système.

De plus, la CISR, consciente que tous les dossiers n’ont pas besoin d’être traités de la même manière, a constitué une équipe spéciale responsable des demandes d’asile peu complexes afin de traiter celles-ci de manière plus efficace. La Commission a également fourni une formation avancée sur la prise de décisions ainsi que sur les types de pays et de demandes d’asile pour appuyer la prise de décisions de qualité en temps opportun.

Enfin, la CISR tire profit des technologies de pointe pour réaliser des gains d’efficacité, notamment de nouveaux outils décisionnels, qui offrent aux commissaires l’accès à la jurisprudence et à des outils de recherche pour appuyer leur prise de décisions. En bref, la CISR, comme acteur central du système d’octroi de l’asile du Canada, fait tout en son pouvoir pour régler les cas de façon efficace, équitable et respectueuse de la loi. Elle continuera à s’efforcer d’accroître son efficacité tout en collaborant avec ses partenaires du régime d’asile pour relever ce défi systémique.