EVIDENCE TÉMOIGNAGES OTTAWA, Thursday, November 9, 2023 OTTAWA, le jeudi 9 novembre 2023 The Standing Committee on Internal Economy, Budgets and Administration met with videoconference this day at 9:01 a.m. [ET], pursuant to rule 12-7(1) of the Rules, to consider financial and administrative matters, and in camera, pursuant to rule 12-7(1) of the Rules, to consider financial and administrative matters.

Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 h 1 (HE), avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives. Senator Lucie Moncion (Chair) in the chair. La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil. [Translation] [Français] The Chair: Good morning to all those who braved the storm to be here today.

My name is Lucie Moncion, and I am a senator from Ontario. I have the privilege of chairing the Standing Committee on Internal Economy, Budgets and Administration. I will now ask my fellow senators to introduce themselves. La présidente : Bonjour à tous celles et ceux qui ont bravé la tempête pour être ici ce matin. Je m’appelle Lucie Moncion et je suis une sénatrice de l’Ontario. J’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Je vais demander à mes collègues de se présenter. [English] [Traduction] Senator Moodie: Rosemary Moodie, Ontario.

La sénatrice Moodie : Rosemary Moodie, de l’Ontario. [Translation] [Français] Senator Saint-Germain: I am Raymonde Saint-Germain from Quebec. La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec. Senator Forest: I am Éric Forest, and I represent the Gulf senatorial division, in Quebec. Le sénateur Forest : Éric Forest, de la division du Golfe, au Québec. [English] [Traduction] Senator Tannas: Scott Tannas, Alberta. Le sénateur Tannas : Scott Tannas, de l’Alberta. Senator Smith: Larry Smith, Montreal. Le sénateur Smith : Larry Smith, de Montréal. Senator Quinn: Jim Quinn, New Brunswick.

Le sénateur Quinn : Jim Quinn, du Nouveau-Brunswick. Senator Marshall: Elizabeth Marshall, Newfoundland and Labrador. La sénatrice Marshall : Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve- et-Labrador. Senator Seidman: Judith Seidman, Montreal, Quebec. La sénatrice Seidman : Judith Seidman, de Montréal, au Québec. Senator Plett: Don Plett, Manitoba. Le sénateur Plett : Don Plett, du Manitoba. [Translation] [Français] The Chair: I would also like to welcome all those who are following our proceedings across the country.

La présidente : Je souhaite également la bienvenue à tous celles et ceux qui suivent nos délibérations dans tout le pays. Honourable senators, the first item on our agenda is approving the Minutes of Proceedings from October 26, 2023, which are in your package. Does anyone have any questions or amendments to the minutes? Honorables sénateurs, le premier

article à l’ordre du jour est l’approbation du procès-verbal de la réunion du 26 octobre 2023, qui est dans votre trousse. Y a-t-il des questions ou des modifications? 9-11-2023 Régie interne, budgets et administration 28:1

Can I have a mover for the following motion? Est-ce que quelqu’un peut proposer la motion suivante? That the Minutes of Proceedings of Thursday, October 26, 2023 be adopted. Que le procès-verbal du jeudi 26 octobre 2023 soit adopté. Senator Quinn so moves. Le sénateur Quinn fait la proposition. Shall the motion carry, honourable senators? Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion? Hon. Senators: Agreed. Des voix : Oui. The Chair: I declare the motion carried.

La présidente : La motion est adoptée. [English] [Traduction] The next item is a report from the Subcommittee on Human Resources regarding regional offices. Élise Hurtubise-Loranger, Senior Parliamentary Counsel and David Plotkin, Parliamentary Counsel will now join us as witnesses. As usual, this presentation will be followed by time for questions. Le prochain point vise un rapport du Sous-comité sur les ressources humaines sur les bureaux régionaux. Nous accueillons Élise Hurtubise-Loranger, conseillère parlementaire principale, et David Plotkin, conseiller parlementaire, à

titre de témoins. Comme d’habitude, cette intervention sera suivie d’une période de questions. It is my understanding that Senator Saint-Germain will make opening remarks and that Élise and David will assist in answering questions. Je crois savoir que la sénatrice Saint-Germain fera une déclaration préliminaire et que Mme Hurtubise-Loranger et M. Plotkin l’aideront à répondre aux questions. [Translation] [Français] Hon. Raymonde Saint-Germain: Welcome, Élise and David. L’honorable Raymonde Saint-Germain : Bienvenue, Élise et David.

I am pleased to present the Twelfth Report of the Subcommittee on Human Resources, which deals with the Senate’s obligations under the Canada Labour Code and the Accessible Canada Act in relation to regional offices. Under the Senators’ Office Management Policy, SOMP, senators may establish one additional office, also known as a regional office, outside the Parliamentary Precinct. J’ai le plaisir de vous présenter le douzième rapport du Sous- comité sur les ressources humaines, qui porte sur les obligations du Sénat au

titre du Code canadien du travail et de la

Loi canadienne sur l’accessibilité en ce qui a trait aux bureaux régionaux. Selon la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs — dont l’acronyme est PGBS —, les sénateurs peuvent établir un bureau supplémentaire, aussi appelé bureau régional, à l’extérieur de la Cité parlementaire.

As explained in the report, we have concluded from our study of the issue that regional offices, which can be located anywhere, geographically and physically, including rented commercial premises or a senator’s residence, present several challenges with respect to compliance with occupational health and safety requirements and compliance with the Senate Harassment and Violence Prevention Policy.

As an employer, the Senate must meet its legal obligations under the Canada Labour Code in all its workplaces, including ensuring that buildings and facilities are safe, that fire prevention and emergency measures standards are met, and that workplaces and workspaces comply with ergonomic standards. As an employer, the Senate must also ensure that all its workplaces comply with the obligations of the Accessible Canada Act with regard to the built environment. Finally, regional offices in residential and commercial spaces pose difficulties in terms of preventing and resolving cases of harassment in the workplace.

These isolated spaces, where a small number of employees work in enclosed, soundproof and Comme nous l’expliquons dans le rapport, nous avons conclu, après avoir étudié la question, que les bureaux régionaux qui peuvent être situés à divers endroits, géographiquement et physiquement, y compris dans des locaux commerciaux loués ou dans la résidence d’un sénateur, présentent plusieurs défis en ce qui concerne le respect des exigences en matière de santé et sécurité au travail et le respect de la Politique du Sénat sur la prévention du harcèlement et de la violence.

En tant qu’employeur, le Sénat doit satisfaire, dans tous les lieux de travail, aux obligations légales prévues au Code canadien du travail, comme s’assurer que les édifices et les installations sont sûrs, que les normes relatives à la prévention des incendies et aux mesures d’urgence sont respectées et que les lieux et espaces de travail sont conformes aux normes d’ergonomie. De plus, en tant qu’employeur, le Sénat doit rendre tous ses lieux de travail conformes aux obligations de la

Loi canadienne sur l’accessibilité en ce qui concerne l’environnement bâti. Enfin, les bureaux régionaux dans les espaces résidentiels et commerciaux 28:2 Internal Economy, Budgets and Administration 9-11-2023

low-traffic premises, can pose increased risks of harassment in the workplace. posent des difficultés pour ce qui est de la prévention et de la résolution des cas de harcèlement dans les lieux de travail. Ces espaces, isolés par nature, où travaillent un petit nombre d’employés dans des locaux fermés, insonorisés et peu achalandés, peuvent poser des risques accrus de harcèlement dans le lieu de travail.

The SOMP provisions authorizing the establishment of regional offices were adopted before the Senate became subject to the occupational health and safety provisions of the Canada Labour Code and the accessibility requirements of the Accessible Canada Act. Les dispositions de notre Politique sur la gestion de bureau des sénateurs qui autorisent l’établissement des bureaux régionaux ont été adoptées avant que le Sénat ne devienne assujetti au Code canadien du travail relativement à la santé et à la sécurité et aux exigences liées à l’accessibilité, conformément à la

Loi canadienne sur l’accessibilité.

It is for these reasons, which are described in more detail in the report, that the subcommittee unanimously recommends that CIBA take the following actions: investigate whether the practice of maintaining senators’ regional offices is appropriate; until the committee makes a decision on this matter, impose a moratorium on the opening of additional regional offices, with a grandparent clause for the four current senators with a regional office in a commercial space; amend the SOMP to eliminate the possibility of a regional office in a residential space; and, if applicable, direct the Office of the Law Clerk and Parliamentary Counsel to draft the amendments to the SOMP and present them to the committee for approval.

I respectfully submit the report on behalf of the subcommittee members.

C’est pour ces raisons que nous expliquons davantage dans le rapport que le sous-comité recommande unanimement que le Comité de la régie interne examine la question de savoir s’il convient de maintenir les bureaux régionaux de sénateurs; qu’il impose, d’ici à ce qu’il prenne sa décision, un moratoire sur l’ouverture d’autres bureaux régionaux, en accordant une dérogation aux quatre sénateurs qui ont actuellement un bureau régional dans un local commercial; qu’il modifie la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs pour éliminer la possibilité d’établir un bureau régional dans une résidence; le cas échéant, qu’il demande au Bureau du légiste et conseiller parlementaire de rédiger les modifications à apporter à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs et de les lui soumettre pour approbation.

Le rapport est respectueusement soumis au nom des membres du sous-comité. The Chair: Thank you, Senator Saint-Germain. Does anyone have any questions or comments? La présidente : Merci, sénatrice Saint-Germain. Y a-t-il des questions ou des commentaires? [English] [Traduction] Senator Quinn: I just have a quick question. I’m wondering what the other house of Parliament does in this case, because each member has, I believe, a regional office. How do they deal with it? It should be no different than our chamber. Le sénateur Quinn : J’aimerais poser une question, rapidement.

Je me demande ce que fait l’autre chambre dans pareils cas, parce que chaque député a un bureau régional, je crois. Comment gère-t-on la situation? Les procédures devraient être les mêmes que les nôtres. Senator Saint-Germain: We have discussed this — as you know, Senator Quinn — at the committee. I will defer to Élise and David for additional information. La sénatrice Saint-Germain : Comme vous le savez, sénateur Quinn, nous avons abordé la question en comité. Je demanderais à Mme Hurtubise-Loranger ou à M. Plotkin de vous donner des renseignements supplémentaires à ce sujet.

We also agreed that the system in place in the House of Commons with the elected parliamentarians — the members of Parliament — is really different and managed on another basis. To that end, the MPs have specific budgets for the offices they have to open and maintain in their constituencies. Nous sommes aussi d’avis que le système en place à la Chambre des communes pour les parlementaires élus — les députés du Parlement — est très différent du nôtre et qu’il est géré autrement. Ainsi, les députés disposent d’un budget précis pour leur bureau, qui doit être en place dans leur circonscription.

Senator Quinn: I understand all that. My question was really around the Canada Labour Code. They have the same requirement as a senator would have in their regional office — so it’s from that perspective, not the budgetary matter. Le sénateur Quinn : Je comprends tout cela. Ma question porte sur le Code canadien du travail. Les exigences sont les mêmes que pour les sénateurs dans les bureaux régionaux... C’est selon cet angle que j’abordais la question, et non selon l’angle budgétaire. 9-11-2023 Régie interne, budgets et administration 28:3

Élise Hurtubise-Loranger, Senior Parliamentary Counsel, Office of the Law Clerk and Parliamentary Counsel, Senate of Canada: I can add to that. They do have the same obligations under the Canada Labour Code. They are structured a bit differently, as individual MPs are employers of their own staff versus the Senate, where the Senate is the employer of all Senate staff. So it is structured a little bit differently because each MP will have its own staff members. That is usually fewer than 20 staff members, so, based on that, the obligations are slightly different.

Their requirements are not as strenuous, I would say. Élise Hurtubise-Loranger, conseillère parlementaire principale, Bureau du légiste et conseiller parlementaire, Sénat du Canada : Permettez-moi d’ajouter ceci : ils ont en effet les mêmes obligations en vertu du Code canadien du travail. La structure est quelque peu différente, puisque les députés sont les employeurs de leur personnel, tandis que le Sénat est l’employeur de tout le personnel du Sénat. La structure est donc un peu différente, parce que chaque député a ses propres employés.

Ils sont habituellement moins de 20, et donc les obligations diffèrent légèrement. Les exigences ne sont pas aussi strictes, je dirais. I would also add from the perspective of the constituency or riding office that those cannot be located in a personal residence. That’s a key difference between the House and Senate as well. J’ajouterais aussi que les bureaux de circonscription ne peuvent être situés dans la résidence personnelle d’un député. C’est la principale différence entre la Chambre et le Sénat. Senator Quinn: Thank you. Le sénateur Quinn : Merci.

Senator Plett: Some of the comments I was going to make were already made right now. However, I at least want to repeat them in part. Le sénateur Plett : On a déjà abordé certains des sujets que je voulais aborder, mais j’aimerais répéter certains commentaires, en partie. When I first got here, I did have a regional office in Winnipeg. I rented some commercial space. I had a part-time staffer there. I believed at that point I did get a lot of mileage out of it, but as far as the office itself is concerned, I haven’t had it for years already. I have an office in my home with no staff.

Lorsque je suis arrivé ici, j’avais déjà un bureau régional à Winnipeg. Je louais un local commercial. J’avais un employé à temps partiel. Je crois que cela m’a permis d’accomplir beaucoup de choses, mais maintenant je n’ai plus de bureau en tant que tel, depuis plusieurs années. J’ai un bureau à la maison, et je n’ai pas d’employé. I don’t think we can compare ourselves to the House here at all. There are too many differences.

I guess if we wanted to compare ourselves to the House, then we would be able to have a much larger office because we’re actually representing an entire province and not just one riding, even though we may be from a region — certainly outside of Quebec. I’m a senator from Manitoba, not a senator from one part of Manitoba. So we can’t use those comparisons. À mon avis, nous ne pouvons pas nous comparer aux députés de la Chambre. Les différences entre notre travail et le leur sont trop importantes.

Si l’on s’adonnait à une telle comparaison, on en viendrait à la conclusion que nos bureaux devraient être beaucoup plus grands, puisque nous représentons une province entière, et non une seule circonscription, même si nous venons d’une région... C’est certainement le cas à l’extérieur du Québec. Je suis un sénateur du Manitoba, et non un sénateur d’une

partie du Manitoba. Les comparaisons ne sont donc pas possibles. First of all, I support the concept of us stopping having regional offices, number one. I support that part of the report. I do not support having a moratorium until a decision gets made. If four senators have regional offices, then I should be entitled to have a regional office as well until a final decision gets made. I have no intention of opening one, let me tell you; I’m quite happy with the one I have in my home. I don’t need to drive anywhere. I can walk from my living room into my office, and that’s very handy and appropriate.

Premièrement, j’appuie le concept voulant que nous n’ayons plus de bureaux régionaux. J’appuie cette

partie du rapport. Je ne crois pas qu’il devrait y avoir un moratoire jusqu’à ce qu’une décision soit prise. Si quatre sénateurs ont un bureau régional, alors je devrais avoir le droit d’en avoir un également, jusqu’à ce qu’une décision finale soit prise. Je n’ai pas l’intention d’ouvrir un tel bureau, je vous le dis tout de suite; je suis très heureux avec celui que j’ai à la maison. Je n’ai pas à utiliser ma voiture. Je peux marcher de mon salon jusqu’à mon bureau et c’est très pratique, et tout à fait approprié.

I don’t think we can have a moratorium and say a certain number of senators are allowed to have this until we make a decision. Je ne crois pas qu’il devrait y avoir un moratoire et que seuls quelques sénateurs aient le droit d’avoir un bureau jusqu’à ce qu’une décision soit prise. 28:4 Internal Economy, Budgets and Administration 9-11-2023

I’m saying this only in discussion; it’s not a formal amendment. I would suggest we do one of two things. We either have these four senators close their offices until we make a decision, or we allow anyone who wants a regional office to have one until we make a decision. I don’t think we can differentiate. Je voulais en discuter seulement; il ne s’agit pas d’un amendement officiel.

Je propose deux choix : nous pouvons demander à ces quatre sénateurs de fermer leur bureau jusqu’à ce que nous prenions une décision ou nous pouvons permettre à tous ceux qui le souhaitent d’avoir un bureau régional jusqu’à ce que nous prenions une décision. Je ne crois pas que nous puissions faire une distinction entre les sénateurs. I’m sorry, Senator Saint-Germain. That’s the only part of the report that I disagree with. Je suis désolé, sénatrice Saint-Germain. C’est la seule

partie du rapport que je n’appuie pas. Senator Saint-Germain: Yes, that’s a very good point. We recommend a moratorium because these four senators — one of whom, by the way, will be retiring in a few months — have leases in commercial spaces. One of our options was to recommend we have this moratorium until the end of their specific leases. At the same time, your comment would urge us to make a decision. Perhaps we need to discuss it further before making a decision, but I believe this decision has to be made in a timely way.

Otherwise, we cannot authorize senators to open offices when we know that we may decide in a few months that it will no longer be possible to do so. La sénatrice Saint-Germain : Vous faites valoir un très bon point. Nous recommandons le moratoire parce que ces quatre sénateurs — dont l’un prendra sa retraite dans quelques mois — ont des baux pour des locaux commerciaux. Nous aurions pu recommander d’appliquer le moratoire jusqu’à la fin de ces baux. Votre proposition nous forcerait à prendre une décision rapidement.

Il faudrait peut-être en discuter davantage, mais je crois qu’il faut prendre une décision sans tarder. Autrement, nous ne pouvons permettre aux sénateurs d’ouvrir des bureaux alors que nous savons qu’il ne sera peut-être plus possible de le faire dans quelques mois. Senator Plett: I would be happy, Senator Saint-Germain, to vote on something like this today. I would support that. I would even support a clause in there saying we have decided — if you have a lease, whatever the lease is, you clearly have an obligation — that no other offices can be opened when these leases expire.

Le sénateur Plett : Je voterai avec plaisir sur une telle question aujourd’hui, sénatrice Saint-Germain. J’appuie la proposition. Je crois même que nous pourrions ajouter une disposition qui établirait qu’aucun bureau ne pourrait être ouvert à l’expiration des baux. Je comprends que ceux qui ont déjà un bail ont des obligations à respecter. As I understood your report, the moratorium would be there until we made a decision. That’s the

part I don’t like. I do not think we should be breaking leases and having penalties, but if that was the decision — that these offices can stay until the leases have expired but the leases can’t be renewed — I’d be happy to support you. Selon ce que je comprends de votre rapport, le moratoire serait en place jusqu’à ce que nous prenions une décision. C’est cette

partie que je n’aime pas. Je ne crois pas que l’on doive résilier les baux et subir des pénalités, mais si nous décidons que les bureaux pourraient demeurer ouverts jusqu’à l’expiration des baux, qui ne pourraient être renouvelés, alors je serai heureux d’appuyer la proposition. Senator Marshall: Thank you, Senator Saint-Germain, for your presentation, and to the officials for being here. La sénatrice Marshall : Nous vous remercions pour votre déclaration, sénatrice Saint-Germain. Nous remercions également les représentants d’être avec nous.

Just to clarify something you said in your opening remarks, did you say that the recommendations were unanimous? J’aimerais obtenir une précision au sujet de votre déclaration préliminaire. Avez-vous dit que les recommandations étaient unanimes? Senator Saint-Germain: Yes. La sénatrice Saint-Germain : Oui. Senator Marshall: I support the recommendations that you’ve made there, but I was surprised that we have regional offices. How many regional offices do we have? That’s my first question. I have three more after that.

La sénatrice Marshall : J’appuie vos recommandations, mais j’ai été surprise d’apprendre que nous avions des bureaux régionaux. Combien y en a-t-il? C’est ma première question. J’en aurai trois autres ensuite. Senator Saint-Germain: We have four. La sénatrice Saint-Germain : Nous en avons quatre. 9-11-2023 Régie interne, budgets et administration 28:5

Senator Marshall: I was surprised, because I was on CIBA for 13 years, and I was only aware of one regional office. Is that information publicly disclosed anywhere on our website? We provide a lot of information on our website. La sénatrice Marshall : Cela me surprend, parce que j’ai siégé au comité CIBA pendant 13 ans, et je croyais qu’il n’y avait qu’un seul bureau régional. Est-ce que l’information est publiée sur notre site Web? On y trouve beaucoup de renseignements. Senator Saint-Germain: These offices are paid for by each senator from his or her budget.

I don’t know if the breakdown of the budget regarding the offices is available publicly. I don’t know. La sénatrice Saint-Germain : Ces bureaux sont payés par ces sénateurs, à même leur budget. Je ne sais pas si la ventilation des budgets pour les bureaux est publiée. Je ne le sais pas. Pascale Legault, Chief Corporate Services Officer and Clerk of the Standing Committee on Internal Economy, Budgets and Administration, Senate of Canada: Yes. The expenses related to the regional offices are paid from the office budgets.

All expenses from the office budgets are disclosed — Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, Sénat du Canada : Oui. Les dépenses associées aux bureaux régionaux sont payées à partir des budgets de bureau. Toutes les dépenses des budgets de bureau sont publiées... Senator Marshall: If I look down to the information that’s publicly disclosed, will I be able to identify the four senators who have regional offices?

La sénatrice Marshall : Si je consulte les renseignements qui sont publiés, est-ce que je serai en mesure d’identifier les quatre sénateurs qui ont des bureaux régionaux? Ms. Legault: I don’t know if it would be easy to identify this. I can look to see how it’s being disclosed. We can come back with this information, senator. Mme Legault : Je ne sais pas s’il est facile de les identifier. Je peux vérifier la façon dont les renseignements sont présentés. Nous pourrions vous revenir avec cette information, sénatrice. Senator Marshall: Okay. Well, that answers my question. Thank you.

La sénatrice Marshall : D’accord. Cela répond à ma question. Merci. Senator Quinn: I appreciate all the comments that have been made. My last question is, whatever avenue we choose, is there a current liability with the offices open, given that we’re supposed to be following the Canada Labour Code? Is there a liability in the current situation? Le sénateur Quinn : Je remercie tous les intervenants pour leurs commentaires.

Ma dernière question est la suivante : sans égard à la solution que nous choisirons, est-ce qu’il y a certaines responsabilités associées aux bureaux ouverts, puisque nous devons respecter le Code canadien du travail? The Chair: Is there a liability, Ms. Hurtubise-Loranger or Mr. Plotkin? La présidente : Madame Hurtubise-Loranger ou monsieur Plotkin, y a-t-il des responsabilités associées aux bureaux? Ms. Hurtubise-Loranger: Liability in what sense? Mme Hurtubise-Loranger : Que voulez-vous dire? Senator Quinn: In the information note, it says we have an obligation to follow the Canada Labour Code.

The question is whether these regional offices are following the Labour Code. If they are not and if we are talking about it and if we are aware, then what liability does the Senate have in allowing them to continue today? Le sénateur Quinn : Dans la note d’information, on dit que nous avons l’obligation de respecter le Code canadien du travail. Je me demande si ces bureaux régionaux respectent le Code du travail.

Si ce n’est pas le cas, j’aimerais savoir quelle est la responsabilité du Sénat à cet égard, puisque nous sommes au courant de la situation et que nous permettons à ces sénateurs de garder leurs bureaux ouverts. Ms. Hurtubise-Loranger: Yes. They are Senate workplaces where staff work day to day carrying out their duties. Our obligations under the Canada Labour Code apply to those workplaces. That’s the challenge. They are in different provinces. We can’t inspect those workplaces. If there were workplace injuries, there is a certain amount of liability because we don’t have access to those spaces.

Mme Hurtubise-Loranger : Oui. Le Sénat a des lieux de travail où le personnel réalise ses tâches au quotidien. Nos obligations en vertu du Code canadien du travail s’appliquent à ces lieux de travail. C’est là qu’est le défi. Ces bureaux se trouvent dans diverses provinces. Nous ne pouvons pas inspecter les lieux de travail.

En cas de blessure, il y aurait une certaine part de responsabilité, parce que nous n’avons pas accès à ces lieux. 28:6 Internal Economy, Budgets and Administration 9-11-2023

Senator Quinn: Are we willing to accept the liability while we make a decision, I guess? Le sénateur Quinn : Donc, sommes-nous prêts à assumer cette responsabilité pendant que nous prenons une décision? Ms. Hurtubise-Loranger: Yes. Mme Hurtubise-Loranger : Oui. The Chair: Any other questions on the matter? La présidente : Y a-t-il d’autres questions sur le sujet? [Translation] [Français] Senator Dalphond: I have a question just for my own information. The briefing note says that senators can rent a commercial office space after consulting with the Law Clerk and Parliamentary Counsel.

Does that mean the lease is with the Senate or with the senator? The way the note is written makes me think that it’s with the senator. Le sénateur Dalphond : J’ai une question d’information. La note dit que les sénateurs peuvent louer un local commercial après avoir consulté le légiste et le conseiller parlementaire. Est‑ce que je dois comprendre que le bail est avec le Sénat ou avec le sénateur? De la façon dont la note est rédigée, cela semble être avec le sénateur. The Chair: Does anyone know the answer? La présidente : Quelqu’un peut-il répondre? Ms.

Hurtubise-Loranger: I haven’t looked into that myself because, for commercial office space leases, we hire outside legal counsel in the province in question. I can check, but I believe the contract is with the senator directly. I believe that’s how it works. Mme Hurtubise-Loranger : Je n’ai pas étudié la question personnellement, parce qu’on embauche des conseillers juridiques externes dans la province pour les baux commerciaux. Je pourrais vérifier, mais je pense que le contrat est directement avec le sénateur. C’est ce qui me semble être la situation.

Philippe Hallée, Law Clerk and Parliamentary Counsel, Office of the Law Clerk and Parliamentary Counsel, Senate of Canada: I can confirm that. The lease is with the senator. We check that the Senator has legal support and everything is acceptable. When there is any doubt regarding the applicable law in the province — because it does fall under provincial law — we make sure to bring in local legal counsel in certain cases. They can review the lease and make sure everything is in order. It’s usually pretty simple, but that’s what we do.

Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire, Bureau du légiste et conseiller parlementaire, Sénat du Canada : Je le confirme : c’est avec le sénateur. On vérifie que le sénateur a un appui au plan juridique et que tout fonctionne. Quand il y a un doute concernant le droit applicable dans la province — car cela devient une question de droit provincial —, on s’assure à ce moment-là d’avoir, dans certains cas, un conseiller juridique sur place. Celui-ci peut vérifier si le bail est conforme. C’est généralement assez simple, mais c’est ce qu’on fait.

Yes, the lease is with the senator, and the rent comes out of the senator’s budget. Effectivement, le bail est avec les sénateurs et il est payé à même le budget du sénateur. Senator Dalphond: What’s the duration of the leases signed directly with senators? One year, two years, five years? Do we know? Le sénateur Dalphond : Ces baux personnels signés peuvent- ils être d’un an, de deux ans, de cinq ans? Est-ce qu’on connaît les durées? Mr. Hallée: We can check, but I’ve noticed that they tend to be for a year. They can be renewed most of the time, but they can vary from case to case.

The senator is free to choose in every case, but that is usually what I’ve seen so far. I’ve seen two one‑year leases, I believe. M. Hallée : On peut vérifier, mais généralement, j’ai constaté que c’était pour un an. Ces baux sont renouvelables la plupart du temps, mais ils peuvent varier d’une fois à l’autre. C’est libre à chacun chaque fois, mais généralement, c’est ce que j’ai vu jusqu’à présent. J’en ai vu deux d’une durée d’un an, je crois. Senator Dalphond: I have absolutely no reservations about changing the policy.

However, imagine a scenario where a senator signed a personal lease under which they were personally responsible, knowing that they were allowed to do so under the policy, and they had to pay $1,000 or $2,000 a month and $10,000 out of their own pocket to the landlord. That’s something I would want to be cautious about. Le sénateur Dalphond : Je suis d’accord pour faire le changement de politique sans aucune hésitation.

Par contre, si une sénatrice ou un sénateur a signé un bail personnel le tenant personnellement responsable alors qu’il ou elle savait qu’une politique le lui permettait, s’il se retrouve à payer 1 000 $ ou 2 000 $ par mois et s’il faut qu’il paie 10 000 $ de sa poche au locateur, je voudrais être prudent là-dessus. Senator Saint-Germain: That is why we’re recommending a grandparent clause. Generally, my understanding is that it’s a one-year lease that can be renewed. La sénatrice Saint-Germain : C’est pourquoi nous proposons une clause de droits acquis.

Généralement, d’après ce que j’ai compris, il s’agit d’un bail d’un an renouvelable. 9-11-2023 Régie interne, budgets et administration 28:7

Senator Dalphond: Thank you. Le sénateur Dalphond : Merci. [English] [Traduction] Senator Seidman: Perhaps to solve the issue or the uncertainty in that particular clause in our recommendations, until CIBA makes a decision on this matter, I would impose a moratorium on the opening of additional regional offices with a grandparent clause for the current four senators with regional offices in commercial spaces until their leases expire. That would clarify that the grandfather clause is only there until their leases expire. That might satisfy the comments around the table. I’m not sure, but I propose that.

La sénatrice Seidman : Pour dissiper l’incertitude autour de cet enjeu, et jusqu’à ce que le CIBA prenne une décision, ma solution serait d’imposer un moratoire sur l’ouverture de bureaux régionaux supplémentaires. Les quatre sénateurs qui ont présentement des bureaux régionaux dans des espaces commerciaux pourraient toutefois bénéficier d’une clause de droits acquis jusqu’à l’expiration des baux. Je pense qu’il s’agirait d’un compromis raisonnable dans les circonstances. Senator Plett: I would support that. Le sénateur Plett : Je suis d’accord avec cette proposition Senator Saint-Germain: It’s logical.

La sénatrice Saint-Germain : C’est logique. Senator Tannas: I support what Senator Plett said, but there’s a certain amount of sensitivity amongst senators for increasing amounts of dictation from this place on how they can spend their own budgets. Therefore, before we make a fast decision that we might be forced to climb down from, we should consult with our respective groups and then make a fast decision. Le sénateur Tannas : Je suis d’accord avec le sénateur Plett, mais je dois dire que plusieurs sénateurs sont préoccupés par le fait qu’on leur dicte de plus en plus la manière de gérer leurs propres budgets.

Par conséquent, avant de prendre une décision rapide sur laquelle nous risquons de revenir, je pense que nous devrions d’abord mener des consultations au sein de nos différents groupes. Nous prendrons ensuite une décision. I’d love to see this come back at the next meeting, having had members go back to their groups and ask the question, debate it and then be prepared to make a decision. That would be my suggestion. Thank you.

J’aimerais donc que les sénateurs puissent prendre le temps de discuter sereinement de ce dossier dans leurs groupes respectifs, puis nous pourrons prendre une décision lors de notre prochaine séance. C’est ce que je suggère. Je vous remercie de votre attention. The Chair: Thank you, Senator Tannas. La présidente : Merci, sénateur Tannas. Senator Saint-Germain: First, it’s not their own budgets; it’s taxpayer money. We have consulted with three, I think, out of four, and it won’t be a problem for them if we have this grandparent clause until the end of their commercial lease.

There’s still one, though, to be consulted with. La sénatrice Saint-Germain : D’abord, mettons les choses au clair : il ne s’agit pas de leurs propres budgets, mais de l’argent des contribuables. De mémoire, nous avons consulté trois des quatre sénateurs concernés, et ils sont d’accord avec l’idée du moratoire, tant qu’une clause de droits acquis peut leur être accordée jusqu’à l’expiration des baux. Il ne nous reste qu’à consulter le quatrième sénateur concerné. The Chair: Are there any other comments or questions? I’ll add my two cents. La présidente : Y a-t-il d’autres observations ou d’autres questions?

J’aimerais ajouter mon petit grain de sel. [Translation] [Français] I think the committee’s recommendation is excellent. As for the moratorium, I think we’ll need to look at the rules. If a senator wants to keep their regional office, we’ll have to put rules in place to oversee responsibility for workplace health and safety and harassment issues in regional offices. Selon moi, la proposition qu’a faite le comité est excellente.

Pour la question du moratoire, je pense qu’il serait important qu’on examine les règles, parce que si un sénateur veut continuer d’avoir un bureau régional, il faut que les règles pour le bureau régional soient mises en place de façon à ce que la responsabilité associée à la sécurité et au harcèlement en milieu de travail soit vérifiée. A much fuller commitment will be necessary. The senator will have to commit to abiding by the rules for health and safety, harassment and the disclosure of information to the Senate.

That Il faudrait un engagement beaucoup plus complet au moyen duquel le sénateur s’engagerait à respecter les règles qui sont associées à la santé et à la sécurité, au harcèlement et à 28:8 Internal Economy, Budgets and Administration 9-11-2023

way, the Senate will have the information regarding the duration of the lease, so the information we need for public reporting purposes. The senator would have to undertake to abide by the rules, inspections and anything else associated with the ability or the right to have a regional office. l’information qu’il doit divulguer au Sénat, pour qu’on ait l’information au sujet de la longueur du bail, c’est-à-dire l’information nécessaire pour qu’on puisse aussi divulguer cette information au public.

Il y a donc un engagement à l’égard du respect des règles, des inspections et de tous les autres éléments qui pourraient entrer dans la capacité ou le droit d’avoir un bureau régional. A senator wouldn’t be prevented from having a regional office, but if they are allowed to do so, they would have to follow a set of rules to make sure that everything was in order. On n’empêcherait pas un sénateur d’avoir un bureau régional, mais, si on l’autorise, il faudra mettre en place toute une série de règles pour que tout soit conforme. Senator Forest: I’m a bit confused after what you just said.

I thought there was a consensus not to allow regional offices. Your comments make it seem as though we are allowing regional offices but with additional conditions. Is that correct? Le sénateur Forest : Je suis un peu confus à la suite de votre intervention. J’avais l’impression qu’il se dégageait un consensus et qu’on n’autorisait pas les bureaux régionaux. D’après votre intervention, c’est comme si on les autorisait, mais on le ferait avec d’autres conditions? The Chair: No. What I’m saying is that we are respecting the moratorium.

During the moratorium, we should explore putting rules in place if we want to keep allowing regional offices. I accept the grandparent clause, but I can’t make the decision right now and say that we are stopping senators from having regional offices. What I’m saying is that the moratorium is in place and we are going to examine all the rules. If we continue to allow regional offices, senators should have to sign an agreement to set up a regional office, follow certain rules and operate within a certain framework. La présidente : Non; ce que je dis, c’est qu’on respecte le moratoire.

Pendant le moratoire, on examine la possibilité de mettre des règles en place si on veut continuer d’avoir des bureaux régionaux. J’accepte la clause de droits acquis, mais je ne peux pas prendre la décision tout de suite et dire qu’on empêche les bureaux régionaux. Ce que je dis, c’est que ce moratoire existe et qu’on va étudier toutes les règles. Si on continue d’autoriser les bureaux régionaux, un sénateur devra signer une entente pour ouvrir un bureau régional, et il y aura des règles et un encadrement en place.

Senator Forest: It seems to me that the first decision we should be making is whether or not to allow regional offices. If we decide to allow them, then I see the merit in what you’re saying. I don’t think this discussion is really relevant until that decision is made. I say that with all due respect, of course. Le sénateur Forest : Il me semble que la première décision que l’on devrait prendre, c’est de savoir si on autorise ou non les bureaux régionaux. Si jamais on arrive à la conclusion qu’on les autorise, à ce moment-là, je trouve que votre intervention est très pertinente.

Entre le moment où l’on prend la décision et aujourd’hui, à mon avis, cet exercice est un peu superflu, selon moi, avec tout le respect que j’ai pour vous. The Chair: I know. Thank you. It’s fine. La présidente : Je le sais. Merci. Il n’y a pas de problème. Senator Saint-Germain: Senator Plett has some information to add further to your comment, about senators with regional offices committing to respect the law in force. I think it’s very important information.

La sénatrice Saint-Germain : Le sénateur Plett a un complément d’information à la suite de votre intervention, à savoir si les sénateurs qui ont un bureau régional s’engageront à respecter la loi en vigueur. Je trouve que c’est une information très importante. Ms. Hurtubise-Loranger: As of now, a health and safety representative has been designated for each regional office, which is legally required under the Canada Labour Code for workplaces with fewer than 20 employees. Measures have already been put in place in an effort to manage the health and safety challenges associated with the offices.

Those measures are in place. Mme Hurtubise-Loranger : En ce moment, effectivement, on a identifié un représentant responsable de la santé et de la sécurité pour chaque bureau régional, ce qui est légalement requis conformément au Code canadien du travail pour un lieu de travail comptant moins de 20 employés. On a déjà mis des mesures en place pour essayer de gouverner les enjeux de santé et de sécurité dans ces bureaux. Ces mesures sont en place. The regional offices are in contact with our health and safety officers at the Human Resources Directorate, so actions have been taken in an effort to manage the risk.

Il y a une communication entre les bureaux régionaux et nos agents de santé et de sécurité à la Direction des ressources humaines. Il y a donc des mesures en place pour tenter de gérer les risques. 9-11-2023 Régie interne, budgets et administration 28:9

[English] [Traduction] Senator Plett: First of all, as I said, I would be willing to support the proposal with the amendment that Senator Seidman suggested. I’m also happy to accept what Senator Tannas suggested, because I don’t know that this is so time sensitive that it can’t wait for two weeks. Le sénateur Plett : Tout d’abord, je suis prêt comme je l’ai dit à soutenir la proposition de la sénatrice Seidman. Je suis également favorable à la proposition du sénateur Tannas, parce que je pense que nous pouvons nous permettre de prendre deux semaines pour réfléchir à ce dossier à tête reposée.

Nevertheless, I’m fine with either of those, but I do have one further question. We’re doing this because of the Labour Code and so on. I do not have an employee, but are we also saying that if you have an office in your basement or in your house somewhere that you cannot hire somebody to work in that office? Does the same thing apply? We’re talking about renting office space, and if it’s about the Labour Code, that same Labour Code would apply if I have somebody coming into my house to work in my office. Quoi qu’il en soit, je suis d’accord avec ces deux propositions, mais j’ai une autre question.

Nous devons bien entendu respecter le Code canadien du travail. Je n’ai pas embauché d’employés, mais d’après ce que j’ai compris, un sénateur qui occupe un bureau dans son sous-sol ou dans une autre pièce de son domicile n’aurait pas le droit d’embaucher quelqu’un pour venir y travailler. Le Code canadien du travail s’applique-t-il vraiment dans le cas d’un employé qui viendrait travailler au domicile d’un sénateur? If that is the case, then I would get my back up a little more.

I don’t have one, but I really believe that some senators might find a good benefit to having a part-time staffer coming into their home to do this. Si tel est le cas, alors je trouve cette situation franchement problématique. Je peux très bien comprendre que certains de mes collègues trouvent avantageux de pouvoir embaucher un employé à temps partiel qui vienne travailler à leur domicile. I think perhaps Senator Quinn said this. Is this about cost savings or the Labour Code; what is it? Are we suggesting that I’m not allowed to hire somebody to bring them into my home?

Le sénateur Quinn se demandait s’il est principalement question d’une question d’économies de coûts, ou du Code canadien du travail. De quoi s’agit-il? Est-on vraiment en train de me dire que je n’ai pas le droit d’embaucher quelqu’un pour effectuer quelques tâches chez moi? Ms. Hurtubise-Loranger: Yes. Mme Hurtubise-Loranger : Oui, c’est cela. Senator Plett: So this is not just renting office space; this is not having anybody work. Then, chair, I think this needs a lot more discussion, if that’s the case.

Le sénateur Plett : Il ne s’agit donc pas d’une simple question de location de bureaux, mais d’un enjeu plus important lié à l’embauche. Si tel est le cas, madame la présidente, alors je pense que nous devons en discuter beaucoup plus longuement. The Chair: Thank you. From where we are at now, if I understood correctly from your last comment and also with the comments that came before, I would ask Senator Saint-Germain to bring forward the amended motion that she would be presenting.

From there, we can discuss maybe changing the motion a little bit, if you are comfortable with that, and then we’ll see where we land. La présidente : Je vous remercie. Pour faire suite à votre dernier commentaire et aux interventions de vos collègues, je demanderais maintenant à la sénatrice Saint-Germain de présenter sa motion modifiée. Nous pourrons ensuite discuter de la possibilité d’apporter certains changements à la motion, si cela vous convient, puis nous verrons où nous en sommes.

Senator Saint-Germain: I propose: La sénatrice Saint-Germain : Je propose ce qui suit : That CIBA amend the SOMP to eliminate the possibility of a regional office in a residential space; Que le CIBA modifie la PGBS pour éliminer la possibilité pour un sénateur d’installer un bureau régional dans un espace résidentiel; Agree to a grandparent clause for the four current senators with a regional office in a commercial space until the leases expire; and Que les quatre sénateurs qui disposent actuellement d’un bureau régional dans un espace commercial puissent bénéficier d’une clause de droits acquis jusqu’à l’expiration des baux; et Direct the Office of the Law Clerk and Parliamentary Counsel to draft the amendments to the SOMP and present them to CIBA for approval.

Qu’une demande soit présentée au Bureau du légiste et conseiller parlementaire pour rédiger les modifications à la PGBS et les présenter au CIBA pour approbation finale. 28:10 Internal Economy, Budgets and Administration 9-11-2023

The Chair: Are there any questions or comments on the motion that has been brought forward? La présidente : Y a-t-il des questions ou des observations sur la motion qui vient d’être présentée? Senator Quinn: I move the motion. Le sénateur Quinn : Je propose la motion. The Chair: Senator Saint-Germain moved the motion, but thank you. La présidente : La sénatrice Saint-Germain a déjà proposé la motion, mais je vous remercie.

Senator Plett: I would simply ask, in light of what I just heard at the end and in light of what Senator Tannas said, that we defer this to at least the next meet to go let us go back to our caucuses and discuss this further. Somebody saying that I can’t even hire somebody puts a different light on the motion entirely. I’m asking that we at least defer until the next committee meeting. Le sénateur Plett : À la lumière de ce que je viens d’entendre et du commentaire fait par le sénateur Tannas, je voudrais simplement demander que nous reportions cette question au moins à la prochaine réunion du comité.

Cela nous permettra d’en discuter plus en profondeur au sein de nos groupes respectifs. À

titre personnel, apprendre que je ne peux même pas embaucher un employé à domicile jette un éclairage complètement différent sur cet enjeu. Par conséquent, je demande que nous reportions la question au moins à la prochaine réunion du comité. The Chair: Colleagues, are we comfortable with deferring, or would you like to have a vote right now?

La présidente : Chers collègues, est-ce que tout le monde est d’accord pour reporter cette question à la prochaine réunion, ou préférez-vous tenir un vote dès maintenant? [Translation] [Français] Senator Forest: If I understand correctly, the motion on the table is in keeping with Senator Tannas’s desire to take the time to consider whether we are going to allow regional offices or not. That’s my understanding of the motion.

Le sénateur Forest : Si je comprends bien, ce qu’on a sur la table respecte la volonté du sénateur Tannas, à savoir qu’on se donne le temps d’étudier si on va autoriser ou non les bureaux régionaux. C’est ce que je comprends de ce qui est proposé. The Chair: Can you confirm that part of the motion, Senator Saint-Germain? La présidente : Sénatrice Saint-Germain, pouvez-vous confirmer cette

partie de la motion? Senator Saint-Germain: Actually, the motion, as I proposed it, would eliminate that possibility, but if the committee so wishes, I could add that part at the beginning and then read the whole thing over.

La sénatrice Saint-Germain : En fait, la motion, comme je l’ai déposée, éliminait cette possibilité, mais si c’est le souhait du comité, je pourrais l’ajouter comme premier élément et je pourrais relire toute la motion. [English] [Traduction] I would say something like: La motion pourrait se lire comme suit : That CIBA investigate whether the practice of maintaining senators’ regional offices is appropriate and may make its decision before the end of November or December 2023.

Que le CIBA détermine si la pratique consistant à maintenir les bureaux régionaux des sénateurs est appropriée, et qu’il puisse rendre sa décision avant la fin du mois de novembre ou de décembre 2023. We will add a limit to make this decision. We have a time frame. Nous allons également fixer un échéancier pour prendre cette décision. Senator Quinn: I think we’re getting somewhat semantic here in the sense that we’ve talked about offices in our homes. Le sénateur Quinn : Je crois que nous sommes en train de nous perdre dans des détails d’ordre sémantique. I have an office in my home.

Also, the moment I hire somebody, to me it then becomes a Senate office, which is defeating the purpose of respecting the Canada Labour Code. We are playing around. J’ai aménagé un bureau à mon domicile. Ainsi, dès l’embauche d’un employé, cette pièce devient pour moi un bureau de sénateur, ce qui va à l’encontre du Code canadien du travail. 9-11-2023 Régie interne, budgets et administration 28:11

While I respect going back and consulting with people, I believe we are making a simple matter into something more complicated than it ought to be. Je suis favorable à la réflexion et aux discussions de groupe, mais je pense que nous sommes en train de compliquer inutilement un dossier qui devrait rester simple. I don’t know, looking around this room, if my colleagues have an office in their homes; if they do, perhaps they have somebody hired to work in their office. They would then be subject to the Canada Labour Code.

They would then be subject to incurring all the expenses associated with making sure that their office is covered and respectful of the Canada Labour Code. It would have nothing to do with the Senate. They could take it out of their office budget. That would be prohibitive, in many cases, in a private home especially where you have many other factors. J’ignore si mes collègues ont aménagé un bureau chez eux, et s’ils ont engagé du personnel. Si c’est le cas, ils devront alors demander un remboursement de certains coûts selon les dispositions du Code canadien du travail.

Ils devront prélever ces coûts sur leur budget de bureau, et cela n’aurait rien à voir avec le Sénat en tant que tel. Dans de nombreux cas, cela pourrait s’avérer prohibitif, car il y a beaucoup de facteurs à prendre en compte. I think we should vote on this. Je pense que nous devrions soumettre cette question au vote, et passer à autre chose. Senator Plett: The fact is, as Senator Quinn said, there are many factors, but let’s throw the factors out the window now and vote on it. I can’t understand that logic at all.

The fact that there are many factors should give us pause to at least think this through a little more carefully, because we have before us a proposal that says there are four senators who have regional offices. Le sénateur Plett : Le sénateur Quinn affirme que nous devons tenir compte de plusieurs facteurs, mais propose ensuite de passer au vote dès maintenant. J’avoue ne pas comprendre du tout cette logique. Le fait qu’il y ait de nombreux facteurs devrait logiquement nous inciter à réfléchir à ce dossier plus attentivement. Je rappelle que quatre de nos collègues occupent en ce moment des bureaux régionaux.

Clearly, from the discussion, 80 senators have not been asked — 82, 85, however many senators we have now — do you have a staffer in your home office? Why would we not at least ask that as well? Maybe this isn’t an issue. Maybe nobody has a staffer. D’après ce qui ressort de notre discussion d’aujourd’hui, personne n’a encore demandé à 80, 82, voire 85 sénateurs s’ils ont engagé un employé dans leur bureau à domicile. Pourquoi ne pas leur poser la question? Nous pourrions découvrir qu’en réalité, aucun de nos collègues n’a engagé d’employé dans leur bureau à domicile, et le problème serait réglé.

If somebody does, we are not just taking those four people who are renting office space; we’re also telling the other 3, 4, 5, 10 who have a staffer without even asking them. Par contre, si certains de nos collègues ont bel et bien engagé des employés à domicile, nous avons le devoir de leur demander leur avis. Senator Quinn: Senator Plett, I understand the discussion is to do with regional offices and they were going to grandfather those four who have a regional office now, and then, at the end of that, they are no longer able to renew it.

Le sénateur Quinn : Monsieur Plett, je crois comprendre qu’il était prévu d’accorder une clause de droits acquis aux quatre sénateurs qui disposent actuellement d’un bureau régional et qui, à l’issue d’un certain délai, ne pourront plus renouveler leurs baux. The moment you say we want to have an office, or anybody has an office in their home with a staff employee, that becomes a regional office. Dès qu’un sénateur aménage un bureau chez lui et embauche un employé, cette pièce sera considérée de fait comme un bureau régional. Senator Plett: Yes. Le sénateur Plett : En effet.

Senator Quinn: We have agreed we should eliminate them. Le sénateur Quinn : Nous nous sommes tous entendus pour éventuellement nous passer des bureaux régionaux. Senator Plett: That is why I support that we do not rent an office space. Now we are asking another question. Le sénateur Plett : C’est pourquoi je ne suis pas favorable à la location de bureaux. Mais là, il s’agit d’une autre question. You’re correct, Senator Quinn. It becomes a regional office.

That gives me pause to at least think this through more carefully than voting on something that has been presented to us and just Le sénateur Quinn a raison de dire que les bureaux à domiciles sont amenés à être considérés comme des bureaux régionaux. Je pense que nous devons vérifier combien de sénateurs ont engagé 28:12 Internal Economy, Budgets and Administration 9-11-2023

willy-nilly say, “Okay, this sounds like a good idea. I don’t have anybody. Let’s just vote on it.” des employés à leur bureau résidentiel, et réfléchir à la question avant de passer trop rapidement au vote. What is the harm in waiting two weeks? We have a CIBA meeting every two weeks. For 165 years, we have been able to do this. Now, in one meeting, let’s just get rid of it, instead of waiting two weeks. That is sober second thinking, Senator Quinn? Pourquoi ne pas attendre deux semaines avant de prendre une décision?

Nous avons une réunion du comité CIBA toutes les deux semaines, et nous avons procédé de cette manière depuis les 165 dernières années. Pourquoi s’empresser de régler ce dossier dès aujourd’hui, alors que nous pourrions prendre deux semaines pour y réfléchir? Devons-nous faire fi de notre traditionnel second regard objectif, sénateur Quinn? Senator Quinn: It is as much sober second thought as we have given to other issues in this room. Le sénateur Quinn : Nous avons déjà mené une réflexion approfondie sur ce sujet, comme pour d’autres sujets.

If you want to, and if my leader wants to have more time to go back to the groups, fine. Mais si vous insistez, et si le sénateur Tannas souhaite nous accorder plus de temps pour réfléchir à ce dossier en groupe, alors cela me va. Senator Plett: He asked for it. Le sénateur Plett : Le sénateur Tannas a effectivement demandé que le sujet soit discuté en groupe. Senator Quinn: I will go back and say be aware of the liability in the interim. Be aware of the liability that you would assume in your home.

Le sénateur Quinn : Je conclurai en rappelant aux sénateurs d’être conscients de la responsabilité qu’ils devront assumer au sein de leur bureau à domicile. Senator Saint-Germain: I will make an important clarification. It is in the report. As for offices in senators’ homes, I want to remind you that a senator’s personal home office or personal telework location is not considered a regional office, neither are any locations at which senators’ staff may conduct their telework. La sénatrice Saint-Germain : J’aimerais clarifier un point important qui figure dans le rapport.

Je tiens à rappeler à mes collègues que le bureau d’un sénateur ou son lieu de télétravail personnel n’est pas considéré comme un bureau régional. Le lieu de télétravail personnel des employés d’un sénateur n’est également pas considéré comme un bureau régional. You may have a staffer in your home province working from their place and this is not a regional office. This is a senator’s home office, or you have a teleworking employee. It’s not the same requirement from the Labour Code. This is different.

Il se peut qu’un employé dans votre province de résidence travaille depuis son domicile, et qu’il ne s’agisse pas d’un bureau régional. Le Code canadien du travail prévoit des exigences différentes pour un bureau de sénateur installé à domicile et pour l’espace de télétravail d’un employé. My understanding is that all senators have offices in their home. When we were in hybrid mode, we had to have offices. Some expenses are paid for our home offices. This is a very different question.

Si j’ai bien compris, tous les sénateurs disposent d’un bureau à domicile depuis l’avènement du mode hybride, et certaines dépenses liées à ce lieu de travail peuvent être remboursées. Il s’agit d’une tout autre question. If I may, you can have a meeting in your home office with one of your staffers. It would not be normal that one of your staffers works, generally, in your home. This is also a question that we have. Il est permis aux sénateurs d’organiser une réunion de personnel au sein de son bureau à domicile.

Par contre, il n’est pas conventionnel de permettre à un employé de travailler de manière régulière au domicile d’un sénateur. Voilà la nuance, et c’est une question dont nous devons discuter. Senator Plett: Thank you for that explanation, Senator Saint‑Germain. That is not what Ms. Hurtubise-Loranger said. She said it was the same, if we had one in our home, as if we rented one. That was my question. Now you are saying something different. Le sénateur Plett : Merci pour cette explication, sénatrice Saint-Germain.

Je note néanmoins que votre explication diffère de celle de Mme Hurtubise-Loranger, qui nous a dit qu’un bureau de sénateur à domicile était l’équivalent d’un bureau loué. C’était ma question. 9-11-2023 Régie interne, budgets et administration 28:13

I would ask again, Senator Saint-Germain, is this so time sensitive that we can’t do more investigation on that issue, talk to our colleagues in our caucuses and bring this back to the agenda two weeks from now? Je vous pose la question à nouveau, sénatrice Saint-Germain : notre temps est-il si limité qu’il nous est impossible d’approfondir cet enjeu, en discuter avec nos collègues au sein des différents groupes, puis le remettre à l’ordre du jour dans deux petites semaines? Senator Saint-Germain: It is reasonable that we do this in two weeks, you’re right.

La sénatrice Saint-Germain : Je pense que vous avez raison, il serait raisonnable d’attendre deux semaines. Senator Plett: Thank you. Le sénateur Plett : Je vous remercie. Senator Moodie: The issue is whether we go back to the broader community of senators and ask them. As Senator Tannas has raised — and I have heard Senator Plett address it — it’s reasonable for us to delay this vote for two weeks. La sénatrice Moodie : La question est maintenant de savoir si nous devons consulter l’ensemble des sénateurs par rapport à ce dossier.

Comme le sénateur Tannas et le sénateur Plett l’ont souligné, il est raisonnable de reporter ce vote dans deux semaines. We should be consulting our colleagues on this, at least to warm them of an impending change. That’s a reasonable approach. Par ailleurs, nous devrions consulter nos collègues à ce sujet, au moins pour les informer d’un changement imminent. C’est une approche responsable. The Chair: Thank you, Senator Moodie. Ms. Legault will bring clarification to Senator Marshall’s question on the proactive disclosure. La présidente : Je vous remercie, sénatrice Moodie.

J’invite maintenant Mme Legault à préciser sa pensée sur la question de la sénatrice Marshall concernant la divulgation proactive. Ms. Legault: Yes. On proactive disclosure, I can confirm that we do have commercial office space lease disclosed in the contract awards category. All the expenses related to that contract is also disclosed within the senators’ office budget. Mme Legault : Oui. Je confirme que la location d’espaces de bureau est bel et bien divulguée dans la catégorie des attributions de contrats. Toutes les dépenses liées à ce contrat figurent également dans le budget des bureaux des sénateurs.

Senator Marshall: If you have it in your home, it’s just in with all of your other expenses, is it? La sénatrice Marshall : Si le bureau d’un sénateur est installé dans son domicile, fait-il

partie des autres dépenses? Ms. Legault: It would be, yes. Mme Legault : Je pense que oui. Senator Marshall: How many have commercial and how many have offices in their homes? There are four offices. We’re talking about four; is it split, two in commercial spaces and two — La sénatrice Marshall : Nous savons que quatre sénateurs ont installé un bureau à leur domicile. S’agit-il de deux locaux commerciaux et de deux... Ms. Legault: No. We have four commercial leases currently. Senators having offices in their homes, I don’t have information about that. Mme Legault : Non.

Nous comptons actuellement quatre contrats liés à des bureaux commerciaux, mais je ne dispose d’aucun renseignement concernant les sénateurs qui ont installé un bureau à leur domicile. Senator Marshall: That’s helpful. Thank you. La sénatrice Marshall : Voilà qui est utile, je vous remercie. Ms. Hurtubise-Loranger: We did ask that question of our Finance colleagues. There are no designated regional offices in a senator’s home, as far as we know. They need a designation. Mme Hurtubise-Loranger : Nous avons posé cette question à nos collègues du comité des finances.

Pour autant que nous le sachions, le domicile d’un sénateur ne peut pas être désigné comme un bureau régional. La démarche menant à une telle désignation n’a pas encore été faite. As Senator Saint-Germain pointed out, there is a difference between teleworking in your home versus having a designated regional office in your home. Comme l’a souligné la sénatrice Saint-Germain, il y a une différence entre le télétravail à domicile et le fait de posséder un bureau régional désigné à son domicile. Senator Marshall: Yes, okay.

La sénatrice Marshall : D’accord, je comprends. 28:14 Internal Economy, Budgets and Administration 9-11-2023

Ms. Hurtubise-Loranger: As far as we know, there are none. Mme Hurtubise-Loranger : À notre connaissance, aucun bureau à domicile n’a encore reçu ce type de désignation. Senator Marshall: Thank you very much. La sénatrice Marshall : Merci beaucoup. The Chair: Senator Saint-Germain, are you comfortable withdrawing your motion from the floor and coming back at the next CIBA meeting with more information? La présidente : Sénatrice Saint-Germain, êtes-vous d’accord pour retirer votre motion à ce sujet, et à nous présenter plus de renseignements lors de la prochaine réunion du CIBA?

Senator Saint-Germain: At the next meeting, yes. It’s reasonable. La sénatrice Saint-Germain : D’accord, je vais vous fournir davantage de renseignements lors de la prochaine réunion. The Chair: Are we all in favour? La présidente : Sommes-nous tous d’accord? Hon. Senators: Agreed. Des voix : D’accord. The Chair: Thank you very much. La présidente : Merci beaucoup. [Translation] [Français] Honourable senators, the next item is the communication protocol for significant cyberattacks. David and Élise, thank you for your work. Chers collègues, le prochain

article concerne le protocole de communication pour les cyberattaques significatives. Merci, David et Élise, pour votre travail. You will recall that when the committee met on September 28, we decided that the Information Services Directorate would consult our partners to develop a communication plan to make senators aware of cybersecurity attacks against the Senate. In your package, you’ll find a briefing note on the proposed communication protocol.

Vous vous souviendrez que, lors de la réunion du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration du 28 septembre dernier, il avait été décidé que la Direction des services d’information consulterait les partenaires pour élaborer un plan de communication visant à informer les sénateurs des attaques de cybersécurité subies par le Sénat. Vous trouverez dans votre trousse un document sur l’élaboration de ce protocole. David Vatcher, Director of the Information Services Directorate, is going to join us as a witness. As usual, senators will be able to ask questions after his presentation.

David Vatcher, directeur, Direction des services d’information, va se joindre à nous en tant que témoin. Comme d’habitude, cette présentation sera suivie d’une période de questions. David Vatcher, Director, Information Services Directorate, Senate of Canada: Thank you, Madam Chair. Good morning, honourable senators. As you know, I appeared before the committee a few weeks ago, and further to your request at that time, I am back this morning to seek your approval of a proposed communication plan for significant cyberattacks launched against the Senate.

David Vatcher, directeur, Direction des services d’information, Sénat du Canada : Merci, madame la présidente. Bonjour, honorables sénateurs. À la suite de ma comparution devant ce comité il y a quelques semaines et en réponse à la demande que vous aviez alors formulée, je suis de retour ce matin afin de soumettre pour approbation le plan de communication pour les incidences de cyberattaques significatives lancées contre le Sénat. We consulted our House of Commons colleagues, and we plan to coordinate our communications going forward.

Nous avons consulté nos collègues de la Chambre des communes, et nous harmoniserons nos communications à l’avenir. When an attack occurs, we will advise CIBA’s steering committee as well as the executive committee. We will then promptly send more information on the attack to all senators. Senate staff will also be notified if they are impacted by the attack. Lors d’une attaque, nous aviserons le comité directeur du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, ainsi que le Comité exécutif.

Nous communiquerons ensuite rapidement des informations plus complètes sur l’attaque à tous les sénateurs. Les employés du Sénat seront également informés s’ils sont touchés par ladite attaque. 9-11-2023 Régie interne, budgets et administration 28:15

Lastly, we will keep the steering committee and the executive committee abreast of any developments regarding the attack. Enfin, nous continuerons d’informer le comité directeur et le Comité exécutif de tout changement relatif à l’attaque. If approved, this change will mean that senators are informed before they hear about an attack in the news, as was the case in September. I believe this addition addresses your initial request. I will be happy to answer any questions you have. Thank you.

S’il est accepté, ce changement permettra aux sénateurs d’être informés avant d’entendre parler d’une attaque dans les médias, comme cela a été le cas en septembre dernier; je crois que cet ajout répond à votre demande initiale. Je serai heureux de répondre à vos questions. Merci. The Chair: Thank you, David. La présidente : Merci, David. [English] [Traduction] Senator Seidman: Thank you, Mr. Vatcher, for submitting this briefing note to us so quickly following our last meeting; I appreciate that, and the response.

La sénatrice Seidman : Monsieur Vatcher, je tiens d’abord à vous remercier de nous avoir fait parvenir votre mémo en un temps record suite à notre dernière réunion. C’est très apprécié. I just have one question for you. In the briefing note, in the proposed communication plan, there are five steps. Indeed, it says that as soon as a significant cyberattack is identified, a

summary of the situation is sent to the senators. However, in the follow up — in steps 4 and 5 — when there is a notable change in the cyberattack and the end of the cyberattack, I do not see the senators being notified — at least not in this briefing note. There is no notification. Je n’ai qu’une seule question pour vous. Le mémo que vous nous avez présenté contient un plan de communication en cinq étapes. En effet, le plan indique que dès qu’une cyberattaque importante est détectée, un résumé de la situation doit être envoyé à tous les sénateurs.

Toutefois, lors du processus de suivi, qui correspond aux étapes 4 et 5, rien n’indique que les sénateurs doivent être informés en cas de fin de la cyberattaque, ou de nouveaux renseignements par rapport à la cyberattaque. C’est comme si le processus ne prévoyait aucune notification de ce genre. If senators are notified of the cyberattack, and if everyone else — steering, executive, Director of Corporate security, issues management and Director of Communications — is notified of a change or the end, why wouldn’t senators also be notified of a change or the end?

Le processus prévoit que lorsqu’une cyberattaque prend fin, ou que de nouveaux renseignements nous parviennent, une notification doit être envoyée au directeur de la Sécurité institutionnelle, au conseiller en gestion des enjeux, au directeur des communications, ainsi qu’aux membres du comité directeur. Comment expliquer que selon le processus, les sénateurs ne recevront pas de telles notifications? Mr. Vatcher: Thank you for your question, senator. The goal is not to exclude senators per se. As a good practice in IT incident escalation, the goal is to really escalate changes and status of an incident going on.

Of course, if there is a significant change in the situation — let’s say senators could not do their work before and now they can — we would send that information out. However, as a standard best practice in escalations, we escalate changes and end of incident to whom we report. M. Vatcher : Merci de votre question, sénatrice. L’objectif n’est pas de tenir les sénateurs dans l’ignorance, mais de suivre à la lettre les bonnes pratiques de gestion des incidents en matière de TI.

Bien entendu, en cas de changement majeur dans la situation, les renseignements pertinents seront transmis à tous les sénateurs pour leur permettre de bien faire leur travail. Toutefois, nous devons respecter la bonne pratique qui consiste à établir certaines priorités en matière de communication. Senator Seidman: If I understand what you’re saying, there is nothing in this proposed policy, which you’re asking us to approve, saying that at the end of a cyberattack or a change, senators are informed. At least that’s not how I read it here.

La sénatrice Seidman : Si je comprends bien ce que vous dites, rien dans le texte de la politique proposée n’indique que les sénateurs doivent être informés en cas de fin d’une cyberattaque, ou de nouveaux renseignements par rapport à celle-ci. En tout cas, c’est mon interprétation. Mr. Vatcher: Correct. That is how we have written it so far. Of course, if you wish for us to send an email to all senators saying the incident or the cyberattack is over, we can do that, if it’s your wish. M. Vatcher : Votre interprétation est exacte, c’est effectivement ce que dit le texte sous sa forme actuelle.

Bien entendu, si vous souhaitez qu’un courriel soit envoyé à l’ensemble des sénateurs pour les tenir à jour en cas de cyberattaque, nous allons modifier le texte en ce sens. 28:16 Internal Economy, Budgets and Administration 9-11-2023

Senator Seidman: I only ask the question. I find it strange that we would be notified of an attack but not notified if there is a change or if it’s over. Again, I think that’s important information. I just leave it on the table for my colleagues to consider. La sénatrice Seidman : Pour l’instant, je ne fais que poser une question. Je trouve cela étrange que selon la politique proposée, les sénateurs doivent être avertis en cas de cyberattaque, mais qu’ils ne doivent pas être informés de l’évolution de la situation ni de la manière dont elle a été résolue.

Je pense qu’il s’agit là de renseignements très importants. Je vais laisser mes collègues étudier votre mémo et en tirer leurs propres conclusions. Senator Boehm: Thank you, Mr. Vatcher, for being with us today. I agree with what Senator Seidman just raised. I think it is important we know the duration of an attack. If an attack is sustained over a period of time, we should probably know when it’s over as well, since these attacks appear to be increasing. Le sénateur Boehm : Merci, monsieur Vatcher, d’être des nôtres aujourd’hui. J’appuie ce que vient de dire la sénatrice Seidman.

Je pense qu’il est important pour nous de connaître la durée d’une attaque. Si une attaque persiste pendant un certain temps, nous devrions sans doute également savoir quand elle se termine puisque le nombre de ces attaques semble augmenter. I have a couple of questions. They relate to questions I asked the last time we looked at this subject. In the definition of a “significant cyberattack,” do you define a “significant cyberattack” as something that is broad? Can it be focused and still be significant? J’ai quelques questions à poser.

Elles se rapportent aux questions que j’avais posées la dernière fois que nous avons examiné ce sujet. En ce qui concerne la définition de « cyberattaque significative », entendez-vous par là quelque chose de grande envergure? Une cyberattaque peut-elle être ciblée tout en étant significative? Mr. Vatcher: Thank you for your question. It really depends on the specifics of the attack. Of course, a broad attack — as you mentioned — would be communicated.

However, there have been significant attacks on individual senators in the past, and we have not shared that information broadly because only that senator was impacted. There is a need to restrain ourselves in the sharing of certain information to not make matters worse, basically. M. Vatcher : Je vous remercie de votre question. Cela dépend vraiment des particularités de l’attaque. Bien sûr, dans le cas d’une attaque de grande envergure — comme vous l’avez mentionné —, nous communiquerions l’information nécessaire.

Cependant, il y a eu des attaques significatives contre certains sénateurs dans le passé, et nous n’avons pas communiqué cette information à grande échelle parce que seul le sénateur concerné était touché. Nous devons faire preuve de retenue dans la diffusion de certains renseignements afin de ne pas aggraver la situation. Of course, this is different from the actual treating or facing the attack. That’s a different process. Our teams are always working to resolve each issue we meet. However, we do limit the information that is broadcast or shared with senators and Senate staff.

Bien entendu, cela n’a rien à voir avec le fait de repousser ou de contrer l’attaque. Il s’agit d’un processus différent. Nos équipes s’efforcent toujours de résoudre chaque problème qui se présente. Toutefois, nous limitons les renseignements qui sont diffusés ou communiqués aux sénateurs et au personnel du Sénat. Senator Boehm: My point was more definitional. If one individual senator is attacked in a cyber way, this would obviously be very significant for the individual. I’m assuming it would fall into your category of a significant attack.

It would not necessarily be broadcast to everyone that Senator X or a committee chair is being targeted. That was my question, which you answered. Le sénateur Boehm : Ma question portait davantage sur la définition. Si un sénateur subit une cyberattaque, ce sera évidemment très important pour lui. Je suppose que cela entrerait dans votre catégorie d’attaque significative. On n’enverrait pas nécessairement un message à tout le monde pour dire que le sénateur X ou le président d’un comité est visé. C’était là ma question, et vous y avez répondu.

The other question is around the fact that often the House of Commons could be attacked simultaneously or maybe not, or maybe in sequence. It could be government departments. I would like to know to what extent you have a network or some protocols in place where you could all notify each other or be in touch. I think you partially answered that the last time I asked. L’autre question porte sur le fait que la Chambre des communes peut souvent être attaquée simultanément ou encore successivement. Il peut s’agir de ministères.

J’aimerais savoir dans quelle mesure vous disposez d’un réseau ou de protocoles qui vous permettent de vous informer les uns les autres ou de rester en contact. Je pense que vous avez partiellement répondu à cette question la dernière fois que je l’ai posée. 9-11-2023 Régie interne, budgets et administration 28:17

Mr. Vatcher: Thank you for your question once again. We do consult with our colleagues from the House of Commons, which is why I say we would harmonize our communications as much as possible. Of course, some attacks could only be against the Senate or only against the House, and, of course, communications would be different then. M. Vatcher : Je vous remercie à nouveau de votre question. Nous consultons effectivement nos collègues de la Chambre des communes. C’est pourquoi je dis que nous harmoniserons nos communications autant que possible.

Bien entendu, certaines attaques pourraient ne viser que le Sénat ou la Chambre, et les communications seraient alors différentes. We do have strong partnerships with Canadian entities and have steady communications regarding different attacks or potential attacks against senators and the Senate. We do speak with colleagues in government and on the Hill concerning potential and ongoing attacks. Nous entretenons des partenariats solides avec des entités canadiennes et nous avons des communications régulières sur les différentes attaques ou les attaques potentielles contre les sénateurs et le Sénat.

Nous discutons avec nos collègues du gouvernement et de la Colline au sujet des attaques potentielles et en cours. Senator Boehm: Would you say that best practices are also evolving? Because the number of attacks is increasing — different malign actors, some of them international and some of them within Canada. Le sénateur Boehm : Diriez-vous que les pratiques exemplaires évoluent également? Il faut reconnaître que le nombre d’attaques augmente — il y a différents acteurs malveillants, certains situés à l’étranger et d’autres, au Canada. Mr. Vatcher: Yes, everything is evolving in this matter.

I would agree with you, senator. Our practices, tools and levels of awareness — everything — are forever evolving to face these growing attacks, both in number and sophistication. M. Vatcher : Oui, tout évolue dans ce domaine. Je suis d’accord avec vous, sénateur. Nos pratiques, nos outils et nos niveaux de sensibilisation — tous ces éléments — évoluent constamment pour que nous puissions faire face à ces attaques croissantes, tant en nombre qu’en complexité. Senator Boehm: Thank you very much. Le sénateur Boehm : Merci beaucoup. Senator Moodie: I have two things I would like to raise.

One is some concerns about the communication plan. I would like it follow up on the previous speaker’s comment about focused attacks. Do you take into account the potential for the spread of that focused attack? I come from a health care background. You could have one really bad bacteria hitting one person, but if it’s around, the rest of us need to know. That’s the best analogy I can give you. La sénatrice Moodie : J’aimerais soulever deux points. Le premier concerne le plan de communication. J’aimerais revenir sur l’observation faite par l’intervenant précédent au sujet des attaques ciblées.

Tenez-vous compte du risque de propagation d’une attaque ciblée? Je viens du secteur des soins de santé. Il se peut qu’une très mauvaise bactérie touche une personne, mais si elle se propage, tout le monde doit être mis au courant. C’est la meilleure analogie que je puisse faire. Is there a plan to share that information from a focused attack if there is significant potential for the rest of us to be affected in a similar way? That’s the first question. Y a-t-il un plan pour communiquer des renseignements en cas d’attaque ciblée s’il existe un risque important que nous soyons tous touchés de la même manière?

Voilà pour la première question. Mr. Vatcher: Thank you for your question, senator. Had you asked that question in French, I would have answered, “C. difficile.” I’m sorry. M. Vatcher : Je vous remercie de votre question, sénatrice. Je vous répondrai, à la blague : « C. difficile ». J’en suis désolé. Whenever any senator is attacked or targeted, we do make sure that whichever — I don’t want to say weakness — facet through which that senator was attacked is not made available for the attackers with other senators.

As I was mentioning to Senator Boehm, things are forever evolving and sometimes new vector attacks appear, and we always make sure that if something concerning one of your tools, practices or behaviours is at risk, we will spread that new way or new best practice to other senators and Senate staff accordingly. Chaque fois qu’un sénateur fait l’objet d’une attaque ou est pris pour cible, nous veillons à ce que l’élément — je ne veux pas utiliser le mot « faille » — à l’origine de l’attaque ne soit pas mis à la disposition des pirates pour éviter que d’autres sénateurs soient touchés.

Comme je l’ai dit au sénateur Boehm, les choses évoluent constamment et, parfois, de nouveaux vecteurs d’attaque apparaissent. Si un de vos outils, pratiques ou comportements est à risque, nous nous assurons toujours de transmettre, en conséquence, de l’information aux autres sénateurs et au personnel du Sénat sur les nouvelles façons de faire ou les nouvelles pratiques exemplaires. 28:18 Internal Economy, Budgets and Administration 9-11-2023

Senator Moodie: Thank you. La sénatrice Moodie : Je vous remercie. The concerns that I mentioned before are that in previous discussions, I made w the recommendation that CIBA as a whole committee had the responsibility to be informed and not just steering. I note that’s not there in

section 1. I would recommend that not just CIBA steering but CIBA members be informed as well. J’aimerais revenir sur les préoccupations que j’ai déjà mentionnées. Lors de discussions antérieures, j’ai recommandé que le comité CIBA, dans son ensemble, ait la responsabilité d’être informé, et pas seulement le comité directeur. Je constate que cela ne figure pas dans la première section. Je recommanderais que non seulement le comité directeur du comité CIBA, mais aussi les membres du comité CIBA soient informés. The second point was to support Senator Seidman’s point about ending the attack formally with senators.

It’s closing the loop. Par ailleurs, j’aimerais renchérir sur ce que la sénatrice Seidman a dit à propos de la nécessité d’informer officiellement les sénateurs de la fin d’une attaque. Il s’agit de boucler la boucle. Mr. Vatcher: Understood. M. Vatcher : C’est noté. Senator Moodie: Thank you. La sénatrice Moodie : Je vous remercie. Senator Plett: David, when we have a security threat — Le sénateur Plett : Monsieur Vatcher, lorsque nous avons affaire à une menace à la sécurité... The Chair: Sorry, may I ask that you be cautious on the kinds of questions you’re asking about security?

The reason is because we are in an open system. I’m not prevailing or thinking that you’re not going to ask a proper question. I’m just asking our colleagues to be cautious. La présidente : Pardon, puis-je vous demander d’être prudent quant au type de questions que vous poserez sur la sécurité? C’est parce que nous sommes en séance publique. Je ne prétends pas que vous allez poser une question inadéquate. Je demande simplement à nos collègues de faire preuve de prudence. Senator Plett: Would you like me to send you a note and tell you what my question is so you can approve?

Le sénateur Plett : Voulez-vous que je vous envoie ma question par écrit afin que vous puissiez l’approuver? The Chair: It’s just a word of caution because we can go in camera for this discussion also, if we want to do a deeper dive. La présidente : Ce n’est qu’une mise en garde parce que nous pouvons aussi siéger à huis clos pour tenir cette discussion, si nous voulons approfondir la question. Senator Plett: Let me tiptoe through this carefully. Le sénateur Plett : Je vais donc y aller avec prudence. The Chair: Thank you, senator. It should have been said at the beginning. I’m sorry.

La présidente : Merci, sénateur. J’aurais dû faire cette remarque au début. J’en suis désolée. Senator Plett: Yes, I agree that it should have been said at the beginning. Le sénateur Plett : Oui, je conviens que cela aurait dû être dit au début. David, we have had security threats here. I don’t think there’s any secret that we’ve had security threats. I don’t think we need to go in camera to tell you we’ve had security threats here. Monsieur Vatcher, il y a eu des menaces à la sécurité ici. Je ne pense pas que ce soit là un secret. Je ne crois pas qu’il soit nécessaire de siéger à huis clos pour en parler.

When we have had them and they are over, we get a note or an email saying the security threat is over. Why can’t we have the same thing from you? Julie Lacroix, or whoever, sends us a note saying the security threat is over. Quite simple. Why couldn’t you do the same thing with your type of threat? Une fois le problème réglé, nous recevons une note ou un courriel nous informant qu’il n’y a plus de menace à la sécurité. Pourquoi ne pouvons-nous pas recevoir quelque chose de semblable de votre part? Julie Lacroix, ou qui que ce soit d’autre, nous envoie un message disant que la menace à la sécurité est terminée.

C’est très simple. Pourquoi ne pourriez- vous pas faire la même chose pour le type de menace que vous gérez? 9-11-2023 Régie interne, budgets et administration 28:19

Mr. Vatcher: Thank you for your question, senator. I’m open to sending an email saying that a cyberattack is complete or that the brunt of it has been dealt with. I have no issue with that. I can easily add that to our communication plan. M. Vatcher : Je vous remercie de votre question, sénateur. Je suis ouvert à l’idée d’envoyer un courriel disant qu’une cyberattaque est terminée ou que le gros de l’attaque a été réglé. Cela ne me pose aucun problème. Je peux facilement l’ajouter à notre plan de communication. Senator Plett: I think you should, but you are in charge.

I’m not sure why you would need to get our approval to do the right thing. You’re not asking us to send around a memo saying that there is a threat; you do that on your own. You send a memo around — rightfully so, thank you — telling us there is a cybersecurity threat. But do you need our approval to tell us it’s over? I’m sorry. Fair enough. I would ask that, unless somebody here objects, in the future you tell us it’s over. Le sénateur Plett : Je pense que vous devriez le faire, mais c’est vous qui êtes aux commandes. Je ne vois pas pourquoi vous auriez besoin de notre approbation pour faire ce qui s’impose.

Vous ne demandez pas notre approbation pour envoyer une note de service disant qu’il y a une menace; vous le faites vous- même. Vous envoyez une note de service — à juste titre, d’ailleurs, et nous vous en remercions — pour nous informer de l’existence d’une menace en matière de cybersécurité. Mais avez-vous besoin de notre approbation pour nous dire que c’est terminé? Je suis désolé. C’est légitime. Je vous demanderais — à moins que quelqu’un ici ne s’y oppose — de nous informer à l’avenir lorsqu’une menace est écartée. The Chair: Duly noted, senator. Thank you for your question.

La présidente : Nous en prenons bonne note, sénateur. Merci de votre question. Senator Marshall: David, is there a downside to all of this communication? Your communication on this now is broadening, right? You’re including more people. There’s no downside, is there? La sénatrice Marshall : Monsieur Vatcher, toute cette communication entraîne-t-elle un inconvénient? L’étendue de vos activités de communication s’élargit, n’est-ce pas? Vous allez devoir inclure plus de gens. Il n’y a pas d’inconvénient, n’est-ce pas? Mr.

Vatcher: There are potential downsides in that if I send out an email to 105 senators, it will take me a little longer because I want to make sure the email is bilingual, that it’s nicely formulated. I’ll be very careful in what I say, of course. I will most likely get more questions — which is fine. I don’t mind answering questions. That will not distract the team from resolving the issue. Otherwise, I don’t see — M.

Vatcher : Il y a des inconvénients possibles; en effet, si j’envoie un courriel à 105 sénateurs, cela me prendra un peu plus de temps parce que je veux m’assurer que le courriel est bilingue et qu’il est bien formulé. Je ferai bien sûr très attention à ce que je dis. Il est fort probable que je reçoive davantage de questions, ce qui n’est pas un problème. Cela ne me dérange pas de répondre à des questions. En tout cas, cela n’empêchera pas l’équipe de résoudre le problème. Sinon, je ne vois pas... Senator Marshall: You’ll get more questions, but I’m okay with that.

At times, when we have had a security breach, we find out about it a week later, and I think, “Well, why didn’t we know earlier? Why didn’t somebody tell us?” But that’s fine. That’s the downside? La sénatrice Marshall : Vous recevrez plus de questions, mais c’est tant mieux. Parfois, lorsque nous avons eu affaire à une atteinte à la sécurité, nous l’avons appris une semaine plus tard, et je me suis dit : « Pourquoi ne l’avons-nous pas su plus tôt? Pourquoi personne ne nous l’a dit? » Alors, c’est pour le mieux. Est-ce là l’inconvénient? Mr. Vatcher: Correct.

I would like to add that, to my knowledge, we have not had any information breaches. M. Vatcher : C’est exact. Je voudrais ajouter qu’à ma connaissance, nous n’avons eu affaire à aucune atteinte à la confidentialité de l’information. Senator Marshall: That’s great. Thank you. La sénatrice Marshall : C’est très bien. Je vous remercie. [Translation] [Français] The Chair: Can I have a mover for the following motion? La présidente : Est-ce qu’un sénateur veut proposer la motion suivante : That the communication protocol for significant cyberattacks be approved.

Que le protocole de communication pour les cyberattaques significatives soit approuvé. 28:20 Internal Economy, Budgets and Administration 9-11-2023

In addition, as proposed by Senator Moodie, we would add CIBA members in step 1, and that the information is to be sent to all stakeholders or system users in step 5. De plus, comme l’a proposé la sénatrice Moodie, nous ajouterions à l’étape n° 1 les membres du Comité de la régie interne et à l’étape n ° 5, l’envoi à l’ensemble des intervenants ou des usagers du système. Can I have a mover for that motion?

Est-ce qu’un sénateur peut proposer la motion? [English] [Traduction] Senator Plett: I would like somewhere in there a notation or at least a promise that when a cybersecurity threat is over, that we have something coming out to us. Le sénateur Plett : J’aimerais qu’il y ait quelque part une note ou, au moins, une promesse comme quoi nous recevrons un message lorsqu’une menace en matière de cybersécurité est écartée. The Chair: Yes. That’s item 5. La présidente : Oui. C’est le cinquième point. Senator Plett: I apologize. Thank you. Le sénateur Plett : Pardonnez-moi. Merci. The Chair: Okay.

Is everyone comfortable with the information? La présidente : D’accord. Est-ce que tout le monde est à l’aise avec l’information? [Translation] [Français] Is everyone in favour? Shall the motion carry? Tous les sénateurs sont-ils en faveur de la motion? Hon. Senators: Agreed. Des voix : Oui. The Chair: I declare the motion carried. Thank you. La présidente : La motion est adoptée. Merci. [English] [Traduction] Item 4 is a letter from the Subcommittee on Long Term Vision and Plan.

Senators, it is my understanding that Senator Tannas will make opening remarks, and Josée Labelle, Director General, Property and Services Directorate, will assist with questions. Le quatrième point à l’ordre du jour porte sur une lettre du Sous-comité sur la vision et le plan à long terme. Chers collègues, je crois comprendre que le sénateur Tannas fera une déclaration préliminaire et que Josée Labelle, directrice générale de la Direction des biens et services, répondra aux questions. Senator Tannas, you may begin your presentation. Sénateur Tannas, vous pouvez commencer votre déclaration. Hon.

Scott Tannas: As I mentioned in the letter that was in your package, which I sent to the chair of CIBA, we have run into a little bit of a road block — a disagreement — between Parliament and the National Capital Commission as it relates to parking spaces around the Centre Block as part of the redevelopment. L’hon.

Scott Tannas : Comme je l’ai mentionné dans la lettre que j’ai envoyée à la présidente du comité CIBA, lettre qui se trouve dans votre liasse, nous nous sommes heurtés à un léger obstacle — un désaccord — entre le Parlement et la Commission de la capitale nationale en ce qui concerne les places de stationnement autour de l’édifice du Centre dans le cadre des travaux de réaménagement.

The position that has been put forward by PSPC, Public Services and Procurement Canada, based on resolutions at our subcommittee and, I presume, at the corresponding committee in the House of Commons, was that we needed the same number of parking spots that we had before, that we did not envision that people were going to somehow get to Parliament in a different way in the future than they have in the past. They might be using different engines in their cars to get here, but a number of people would still arrive here in cars. So we would need the same amount of parking that was there before.

Services publics et Approvisionnement Canada, ou SPAC, s’est appuyé sur les résolutions de notre sous-comité et, je présume, celles du comité correspondant à la Chambre des communes pour avancer la position selon laquelle nous aurions besoin du même nombre de places de stationnement qu’auparavant parce que nous ne prévoyons pas que les gens vont se rendre au Parlement d’une manière différente à l’avenir. Leurs véhicules seront peut-être dotés d’un moteur différent, mais un certain nombre de personnes se rendront toujours ici en voiture.

Il nous faudrait donc le même nombre de places de stationnement qu’auparavant. 9-11-2023 Régie interne, budgets et administration 28:21

That has been the position presented to the National Capital Commission, and they have rejected that. They would like us to take a little less than half of the parking stalls that were on Parliament Hill before and move the rest to a to-be-constructed underground parkade. The cost is outrageous and just not defendable. C’est la position qui a été présentée à la Commission de la capitale nationale, mais cette dernière l’a rejetée.

Elle voudrait que nous prenions un peu moins de la moitié des places de stationnement qui se trouvaient auparavant sur la Colline du Parlement et que nous déplacions le reste dans un parc de stationnement souterrain qu’il faudra construire. Le coût est exorbitant et tout simplement indéfendable. PSPC has come back to say that they are at a bit of an impasse, and they want to double-check with us to make sure that we’re firm on the fact that we need parking spaces the same as we had before.

SPAC est revenu à la charge pour dire qu’il se trouvait dans une impasse et qu’il voulait vérifier de nouveau auprès de nous pour voir si nous étions bien convaincus d’avoir besoin du même nombre de places de stationnement qu’auparavant. We will go ahead and write that letter, but we wanted to come here and make sure that nobody here had any ideas about where we might park if the National Capital Commission insisted.

Nous allons rédiger cette lettre, mais nous voulions d’abord nous assurer d’entendre vos idées, le cas échéant, sur l’endroit où nous pourrions nous stationner si la Commission de la capitale nationale devait insister. We are recommending — and I know that my counterpart over in the House of Commons will be working to get a similar letter from there — to say, “No, we need what we had before.

Thank you very much.” En ce qui concerne notre recommandation — et je sais que mon homologue de la Chambre des communes s’efforcera d’obtenir une lettre similaire de la part de ses collègues —, nous devrions répondre : « Non, merci, il nous faut le même nombre de places qu’avant. » Je vous remercie. Senator Saint-Germain: Thank you, Senator Tannas. It’s a very important question. Could you tell us the difference between the proposal that we want to refuse and the cost of what we are supporting? La sénatrice Saint-Germain : Merci, sénateur Tannas. C’est une question très importante.

Pouvez-vous nous expliquer la différence entre la proposition que nous voulons refuser et le coût de ce que nous appuyons? Senator Tannas: The numbers presented to us showed it would be a minimum of $1 million per parking space to do anything that would be in the parking structure. That was a couple of years ago, so there would be inflation, and that was really a rough estimate. Le sénateur Tannas : Les chiffres qui nous ont été présentés montraient qu’il faudrait au moins 1 million de dollars par espace de stationnement pour faire quoi que ce soit dans la structure de stationnement.

C’était il y a quelques années, ce qui signifie qu’il faudrait y ajouter l’inflation, et c’était vraiment une estimation approximative. Senator Saint-Germain: Thank you very much. La sénatrice Saint-Germain : Merci beaucoup. Senator Quinn: I agree 100% with what you’re saying. I just have a question for clarity. Will they still build a parkade underground? Le sénateur Quinn : Je suis tout à fait d’accord avec vous. Je voudrais simplement poser une question pour clarifier une chose. Va-t-on quand même construire un parc de stationnement souterrain? Senator Tannas: No, there were no plans to do that.

It was simply that we would restore parking, and the issue now is that we need to draw up landscaping plans now, and PSPC needs to know what the — Le sénateur Tannas : Non, ce n’était pas prévu. Il s’agissait simplement de remettre en état le stationnement, mais le problème est que nous devons maintenant élaborer des plans d’aménagement paysager, et SPAC doit savoir ce que... Senator Quinn: I agree. I was worried they would still build a parkade anyway. Le sénateur Quinn : Je suis d’accord. Je craignais qu’on ne construise un parc de stationnement malgré tout. Senator Boehm: Thank you, Senator Tannas.

I have a question for you. I would like to know where this proposed parkade would be because it seems to me that all of Parliament Hill is bedrock. When we see the big dig going on in front of the Centre Block, so we know that would require a lot of blasting. Of course, the environs would be affected as well. Was there any Le sénateur Boehm : Merci, sénateur Tannas. J’ai une question à vous poser. J’aimerais savoir où se trouverait le parc de stationnement proposé parce qu’il me semble que toute la Colline du Parlement repose sur un socle rocheux.

À voir les grands travaux de terrassement en cours devant l’édifice du Centre, nous savons qu’il faudra procéder à de nombreux 28:22 Internal Economy, Budgets and Administration 9-11-2023

sense of where this would be located? To my way of thinking, it would really delay the completion of the entire project. dynamitages. Bien entendu, cela toucherait également les environs. A-t-on une idée de l’emplacement? À mon avis, cela retarderait vraiment l’achèvement de l’ensemble du projet. Senator Tannas: I’m not sure that the NCC gave us any advice on where they would like to see an underground parkade. This was simply their response to us.

Le sénateur Tannas : Je ne suis pas sûr que la CCN — la Commission de la capitale nationale — nous ait donné un avis sur l’endroit où elle souhaiterait voir un parc de stationnement souterrain. C’est tout ce qu’elle nous a donné comme réponse. Senator Plett: Thank you, Senator Tannas. First of all, I agree with you entirely. Let’s be absolutely clear further to what Senator Boehm said — $1 million dollars a spot would not even touch it. If this is Rob Wright’s estimate, then we know it would be $3 million per a spot, not $1 million.

Nevertheless, I really shouldn’t have used a name, but Public Works and whoever is in charge. But maybe NCC should give us all of their parking spots if they do that. Le sénateur Plett : Merci, sénateur Tannas. Tout d’abord, je suis entièrement d’accord avec vous. Soyons tout à fait clairs sur ce qu’a dit le sénateur Boehm : 1 million de dollars par place, c’est loin d’être suffisant. S’il s’agit de l’estimation de Rob Wright, nous savons qu’il faudra compter 3 millions de dollars par place, et non 1 million de dollars.

Bon, je n’aurais pas dû citer de nom, autre que celui de Travaux publics ou de quiconque est chargé de gérer la situation. En tout cas, la CCN devrait peut‑être nous donner toutes ses places de stationnement si elle nous impose cela. What is their reason? They must have a reason. We’ve always had the parking spots. Why are they opposed to having parking spots, certainly as Senator Boehm said, for the environment. There’s nothing better than to leave it the way it is. We need parking. What are they suggesting, other than an underground parking spot? Quelle en est la raison? Il doit sûrement y avoir une raison.

Nous avons toujours eu des places de stationnement. Pourquoi la CCN s’y oppose-t-elle, surtout, comme l’a dit le sénateur Boehm, compte tendu de l’environnement? Il n’y a rien de mieux que de laisser les choses telles quelles. Nous avons besoin de stationnement. Que propose la CCN, à part un stationnement souterrain? Senator Tannas: We heard something about we should take more public transit, et cetera. Le sénateur Tannas : Nous avons entendu dire que nous devrions utiliser davantage les transports en commun, et cetera. Senator Plett: From Winnipeg? Le sénateur Plett : À partir de Winnipeg?

Senator Tannas: I’m not 100% sure we’ve got a more fulsome explanation. Le sénateur Tannas : Je ne suis pas entièrement sûr que nous ayons reçu une explication plus complète. Senator Plett: I would take it to Ottawa. Le sénateur Plett : J’aurais à faire le trajet jusqu’à Ottawa. Senator Tannas: We best know what parliamentarians need on the Hill. We’ll get there. We simply need to confirm that this is important to us, then we’ll go to work with the people at NCC to convince them as to why we need it.

Le sénateur Tannas : Nous sommes les mieux placés pour savoir ce dont les parlementaires ont besoin sur la Colline. Nous trouverons bien une solution. Nous devons simplement confirmer que c’est important pour nous, puis nous travaillerons avec les gens de la CCN pour les convaincre des raisons pour lesquelles nous en avons besoin. Senator Plett: Thank you. Le sénateur Plett : Je vous remercie. The Chair: Any other comments or questions on this? La présidente : Y a-t-il d’autres observations ou questions à ce sujet ?

Can I have a mover for the following motion: J’aimerais que quelqu’un propose la motion suivante : That the chair of the Subcommittee on Long Term Vision and Plan be authorized to respond on behalf of the Senate to the Public Services and Procurement Canada to reconfirm the Senate requirements related to parking. Que le président du Sous-comité sur la vision et le plan à long terme soit autorisé à répondre au nom du Sénat à Services publics et Approvisionnement Canada pour reconfirmer les besoins du Sénat en matière de stationnement. 9-11-2023 Régie interne, budgets et administration 28:23

Senator Plett: I would like to move that, please. Le sénateur Plett : J’en fais la proposition. The Chair: Senator Plett moves the motion. Is it your pleasure, honourable senators, to adopt the motion? La présidente : Le sénateur Plett propose la motion. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion? Hon. Senators: Agreed. Des voix : D’accord. The Chair: Carried, thank you. La présidente : La motion est adoptée, merci. The next item is concerning membership of the Advisory Working Group on Environment and Sustainability.

Senators, with the departure of Senator Black from the working group, there is a vacancy. As such, I understand Senator Saint-Germain would like to move a motion. Le prochain sujet à l’ordre du jour est la composition du groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable. Sénateurs, le départ du sénateur Black fait qu’il y a un poste vacant au sein de ce groupe. Je crois comprendre que le sénateur Saint-Germain souhaite présenter une motion à cet égard. [Translation] [Français] Senator Saint-Germain: I nominate Senator Rosa Galvez to join the working group.

La sénatrice Saint-Germain : J’aimerais proposer que la sénatrice Rosa Galvez devienne membre de ce groupe de travail. [English] [Traduction] The Chair: Are there any questions or comments? La présidente : Y a-t-il des questions ou des observations? Is it your pleasure, honourable senators, to adopt the motion? Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter cette motion? Hon. Senators: Agreed. Des voix : Oui. The Chair: Carried. La présidente : La motion est adoptée. [Translation] [Français] That brings us to “other matters” on the agenda.

As you recall, honourable senators, at our last meeting, we deferred the decision on temporarily increasing funding for parliamentary associations to see whether the House of Commons would support the request. Nous en sommes à la

section « autres affaires ». Vous vous souviendrez, honorables sénateurs, que lors de la dernière réunion, nous avions reporté la décision relative à l’augmentation temporaire du financement des associations parlementaires, afin de voir si la Chambre des communes serait favorable à cette demande. I want to let you know that the House of Commons turned down the request, which makes this a moot point. Je vous informe que la Chambre des communes a rejeté la demande; de ce fait, cet élément devient caduc. Senator Saint-Germain, do you have anything to add?

Sénatrice Saint-Germain, voulez-vous ajouter quelques commentaires à ce sujet? Senator Saint-Germain: No. As you said, it’s a moot point. La sénatrice Saint-Germain : Non. Comme vous l’avez dit, cet élément devient caduc. The Chair: Are there any other issues we should deal with in public? La présidente : Y a-t-il d’autres questions que nous devons aborder en public? [English] [Traduction] Senator Plett: I’m sorry; I’m monopolizing the conversation here today. Le sénateur Plett : Je suis désolé, je monopolise la conversation aujourd’hui.

We’re not going to discuss this today, because we need Julie Lacroix here for that. I want to briefly relay an incident about what happened to me yesterday. I’ve already reported it to Julie. Nous n’allons pas en discuter aujourd’hui, car nous avons besoin de Julie Lacroix pour cela. Je voudrais relater brièvement un incident qui m’est arrivé hier. Je l’ai déjà signalé à 28:24 Internal Economy, Budgets and Administration 9-11-2023

It’s not her responsibility. I would like to hear from her how we go about protecting ourselves here. We are getting less and less protection. In the 13 years that I have been here — Mme Lacroix. Ce n’est pas de son ressort. J’aimerais qu’elle me dise comment nous pouvons nous protéger ici. Nous sommes de moins en moins protégés. Depuis 13 ans que je suis ici... The Chair: Senator Plett, I just ask that this be dealt with in a closed session. Do you mind? La présidente : Sénateur Plett, si cela ne vous dérange pas, je demanderais que cette question soit traitée à huis clos?

Senator Plett: Actually, yes, I do mind. Le sénateur Plett : En fait, oui, cela me dérange. The Chair: It’s up to you. Go ahead. La présidente : C’est à vous de décider. Allez-y. Senator Plett: Actually, I do, because I think the public should be aware of this particular issue, I’m sorry. Le sénateur Plett : En fait, oui, parce que je pense que le public devrait être mis au courant de cette situation particulière, je suis désolé. The Chair: Okay, then go ahead. La présidente : D’accord, alors allez-y. Senator Plett: We don’t need to discuss it at length. We can do it at a later date, and that can be in camera.

Le sénateur Plett : Nous n’avons pas besoin d’en discuter longuement. Nous pouvons le faire à une date ultérieure, et cela peut se faire à huis clos. Yesterday, I drove to my Manitoba caucus meeting that I attend every Wednesday. I’m part of a national caucus. I went to the Manitoba caucus meeting. They meet at the Justice Building. I drove down Wellington. When I got to the entrance, turning onto Parliament Hill, there was a group of protesters already waving and going out onto Wellington blocking traffic but didn’t really bother me. They wanted to give me a pamphlet. I just said “no” and kept going.

Hier, je me suis rendu en voiture à la réunion de notre caucus manitobain, réunion à laquelle j’assiste tous les mercredis. Je fais

partie d’un caucus national. Je me suis rendu à la réunion du caucus du Manitoba. Le caucus se réunit à l’édifice de la Justice. J’ai descendu la rue Wellington. Lorsque je suis arrivé à l’entrée, en tournant vers la Colline du Parlement, il y avait déjà un groupe de manifestants qui faisaient des signes de la main et qui empiétaient sur Wellington, bloquant la circulation, mais cela ne m’a pas vraiment dérangé. Ils voulaient me donner un tract. J’ai simplement dit « non » et j’ai poursuivi mon chemin. Then I turned onto the street that goes to the Supreme Court.

I don’t know the name of the streets, but it is the street that goes to the Supreme Court. As I get to the stop sign, there’s a car in front of me that is stopped and probably 30 or 40 protesters around that car, not letting the car move. J’ai ensuite tourné sur la rue qui mène à la Cour suprême. Je ne connais pas le nom des rues, mais c’est celle qui mène à la Cour suprême. À l’intersection, il y avait devant moi une voiture entourée de 30 ou 40 manifestants, et ces manifestants lui bloquaient la route. I found out later on that they insisted the driver take a pamphlet.

Once the driver would take the pamphlet, they let the car go. They were stopped there. The driver had his or her window open. I pulled out in the left lane to pass, to go and park. As soon as I pulled in the left lane, they thought I was now trying to circumvent them. They left the car they were trying to block and all moved over to my car. J’ai appris plus tard qu’ils avaient insisté pour que le conducteur prenne un tract. Une fois que le conducteur a accepté d’en prendre un, ils ont laissé la voiture partir. Ils étaient stoppés là. Le conducteur ou la conductrice avait sa fenêtre ouverte.

Je me suis engagé dans la voie de gauche pour passer et aller me garer. Dès que j’ai fait cela, les manifestants ont cru que j’essayais de les contourner. Ils ont donc quitté la voiture qu’ils essayaient de bloquer et se sont tous déplacés vers la mienne. I very slowly kept on driving. They actually jumped onto my car. They were banging on my windows. They were lying on the hood of the car. They were trying to prevent me from moving. Of course, there were all kinds of cameras going off. I’m sure I’m on many pictures now in the Gaza Strip or wherever. Nevertheless, I just slowly kept on going.

There was no security around to help me. I felt very, very unsafe. J’ai continué à rouler très lentement. Ils ont sauté sur ma voiture. Ils frappaient sur mes vitres. Ils se sont allongés sur le capot. Ils essayaient de m’empêcher d’avancer. Bien entendu, toutes sortes de caméras se sont déclenchées. Je suis certain que de nombreuses photos de moi circulent désormais à Gaza ou ailleurs. Néanmoins, j’ai continué à avancer lentement. Il n’y avait aucun service de sécurité pour me venir en aide. Je ne me sentais pas du tout en sécurité. 9-11-2023 Régie interne, budgets et administration 28:25

I then went into my Manitoba meeting. Marty Morantz, who is of Jewish descent, had been walking there. Of course, he felt more unsafe than I had. Je me suis ensuite rendu à la réunion du caucus manitobain. Marty Morantz, qui est d’origine juive, s’y était rendu à pied. Bien sûr, il s’est senti encore moins en sécurité que moi. Later on, we heard further at our meetings that there were probably a dozen members of the House that had also been under attack.

When they had asked PPS over at the House why they weren’t being given any help, the answer was, “We don’t have enough staff.” Plus tard, lors de nos réunions, nous avons appris qu’il y avait probablement une douzaine d’autres députés qui avaient été attaqués. Lorsqu’ils ont demandé au Service de protection parlementaire de la Chambre pourquoi on ne leur fournissait aucune aide, la réponse a été : « Nous n’avons pas assez de personnel. » They seem to have enough staff to stop all hot tub parties and barbecues when we had some friendly protesters here.

Now, they don’t have enough staff when many of us feel very unsafe. I raise that here, chair. Il semble qu’ils avaient assez de personnel pour faire cesser toutes les fêtes de jacuzzis et les barbecues lorsque nous avions des manifestants amicaux ici. Aujourd’hui, alors que beaucoup d’entre nous ne se sentent pas en sécurité, ils n’ont pas assez de personnel. Je soulève cette question ici, madame la présidente. If we want to have the discussion at some other point in camera, that’s fine. I don’t think this is an issue that should be in camera.

The public should know what is happening here and how unsafe we, in fact, feel. I did raise it, as I say, with Julie Lacroix. She’s in charge over here. Si nous voulons avoir cette discussion ultérieurement à huis clos, c’est très bien. Je ne pense toutefois pas que cette question devrait être traitée à huis clos. Le public devrait savoir ce qui se passe ici et à quel point nous ne nous sentons pas en sécurité. Comme je l’ai dit, j’en ai parlé à Julie Lacroix. C’est elle qui est responsable ici. Sorry, Julie, I didn’t know you were sitting behind me. She is looking into it. I appreciate that.

Désolée, madame Lacroix, je ne savais pas que vous étiez assise derrière moi. Elle se penche sur la question. Je lui en suis reconnaissant. I’m happy for her to report at a different meeting, or later in camera. I did want to raise it in public, chair. Thank you. Je serai heureux de l’entendre nous faire son rapport lors d’une prochaine réunion, ou plus tard, à huis clos. Je tenais cependant à ce que la question soit soulevée en public, madame la présidente. Je vous remercie. The Chair: Thank you, Senator Plett. La présidente : Merci, sénateur Plett.

First, I would like to thank you for having raised this in “Other Matters.” I would like to ask all senators that when you have items you want to be looked at under “Other Matters,” that’s where it should go first. Thank you for doing it now. Tout d’abord, j’aimerais vous remercier d’avoir soulevé cette question à la rubrique « Autres affaires ». Je signale à tous les sénateurs qui auraient des questions qu’ils souhaitent voir examiner en tant qu’« Autres affaires » que c’est sous cette rubrique que ces questions doivent être présentées en premier. Merci de l’avoir fait maintenant.

The other thing is, when we do get these items, we bring them back to another meeting where we would have the proper people here to provide the information and decide, at that time, whether this information needs to be dealt with in public or in camera. Par ailleurs, lorsque nous recevons ces questions, nous les reportons à une réunion ultérieure. Cela nous permet de convoquer les personnes aptes à nous fournir des renseignements pertinents afin que nous puissions décider, à ce moment-là, si ces questions doivent être traitées en public ou à huis clos.

If you are comfortable with this, colleagues, we will take this — Si vous êtes d’accord, chers collègues, nous allons prendre cette... Hon. Senators: Agreed. Des voix : D’accord. The Chair: Thank you, colleagues. Anything else under “Other Matters”? La présidente : Merci, chers collègues. Y a-t-il autre chose sous « Autres affaires »? 28:26 Internal Economy, Budgets and Administration 9-11-2023

[Translation] [Français] We are going to suspend briefly so the clerk can make sure we transition to in camera proceedings. We’ll be discussing a request for proposals to purchase toner and contracts for signage in Senate buildings. Nous allons suspendre brièvement la séance pour que la greffière puisse s’assurer que nous sommes à huis clos. Nous discuterons à huis clos d’un appel d’offres pour l’achat d’encre et d’un contrat relatif à la signalisation dans les édifices du Sénat. Before we go in camera, I want to point out that, most of the time, CIBA meets in public.

We meet in camera only to discuss sensitive matters such as salaries, contracts and contract negotiations, labour relations, personal issues and security. The committee strives to be as transparent as possible about the important work it does. Avant de passer à huis clos, je voudrais rappeler que les réunions du Comité de la régie interne se déroulent en public la plupart du temps. Ce n’est que lorsque les points abordés sont des sujets sensibles, comme les salaires, les contrats et les négociations contractuelles, les relations de travail, les