EVIDENCE TÉMOIGNAGES OTTAWA, Tuesday, June 14, 2022 OTTAWA, le mardi 14 juin 2022 The Standing Committee on Rules, Procedures and the Rights of Parliament met with videoconference this day at 9:02 a.m. [ET], in public, pursuant to rule 12-7(2)(a), to consider possible amendments to the Rules; and, in camera, to consider a draft agenda (future business). Le Comité permanent du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement se réunit aujourd’hui, à 9 h 2 (HE), en séance publique, avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(2)

a) du Règlement, pour étudier des amendements possibles au Règlement; et à huis clos, pour l’étude d’un projet d’ordre du jour (travaux futurs). Senator Diane Bellemare (Chair) in the chair. La sénatrice Diane Bellemare (présidente) occupe le fauteuil. [Translation] [Français] The Chair: Good morning. This is my first time chairing the Standing Committee on Rules, Procedures and the Rights of Parliament in Room B30. La présidente : Bonjour à tous. Il s’agit d’une première pour moi qui préside le Comité du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement à partir de la salle B30.

Participating in today’s meeting are Senator Lankin from Ontario, Senator Deacon from Ontario and Senator Boisvenu from Quebec, who are all here in the room, as well as Senator Ringuette from New Brunswick, Senator Wells from Newfoundland and Labrador, Senator Busson from British Columbia, Senator Batters from Saskatchewan and Senator Saint-Germain from Quebec, who are joining us online. Aujourd’hui, nous avons autour de la table la sénatrice Lankin, de l’Ontario, la sénatrice Deacon, de l’Ontario, ainsi que le sénateur Boisvenu, du Québec.

La sénatrice Ringuette, du Nouveau-Brunswick, le sénateur Wells, de Terre-Neuve-et- Labrador, la sénatrice Busson, de la Colombie-Britannique, la sénatrice Batters, de la Saskatchewan et la sénatrice Saint- Germain, du Québec, participent à la réunion en ligne. Since today’s agenda is quite full and we have only until 11 o’clock, we’re going to get started. We have two items on the agenda. First, we will go through the list of amendments to the Rules proposed by the Senate Administration. The committee is being asked to review rules that, as you will see, aren’t particularly controversial.

Puisque l’ordre du jour est assez chargé et que nous devrons terminer à 11 heures tout juste, nous allons commencer à l’instant. L’ordre du jour de la réunion d’aujourd’hui se compose de deux parties. Tout d’abord, nous passerons à travers la liste des modifications au Règlement suggérées par l’Administration du Sénat. On nous demande de revoir certains règlements qui, comme vous le constaterez, ne sont pas vraiment contentieux. We will spend the last half hour of the meeting discussing committees, their mandates and their structure. We will be reviewing proposals to help us prepare for work over the summer.

La dernière demi-heure de cette séance sera consacrée à une discussion au sujet des comités, de leur mandat et de leur structure. Nous traiterons de certaines propositions afin de nous préparer à travailler durant l’été. Now, without further ado, we will start with the first item on the agenda. Joining us are Gérald Lafrenière, Interim Clerk of the Senate and Clerk of the Parliaments, and Till Heyde, Clerk Assistant. They are accompanied by Adam Thompson, who can answer questions should the need arise. Sans plus tarder, passons à la première

partie de l’ordre du jour. Nous recevons aujourd’hui Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements intérimaire, et Till Heyde, greffier adjoint. Ils sont accompagnés d’Adam Thompson, qui pourra répondre à nos questions si nécessaire. You received the full list of proposed amendments to the Rules in both official languages. There are a total of 22, so we won’t go through all of them today. Let’s start with point 1. Vous avez reçu, dans les deux langues officielles, la liste complète des suggestions de modifications au Règlement.

Étant donné qu’il y en a 22, nous n’examinerons pas toutes les suggestions de modifications aujourd’hui, mais commençons tout de même avec le premier point du document. 14-6-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 9:1

[English] [Traduction] It is rule 2-8(

c) on smoking. I will read the paragraphs you have in front of you and ask if you are okay with the modifications. If it is not clear, we’ll ask the clerks to elaborate a little bit on each. This item says: Il s’agit de l’article 2-8c) sur l’interdiction de fumer. Je vais lire les paragraphes que vous avez sous les yeux avant de vous demander si vous approuvez les modifications. Si ce n’est pas clair, nous demanderons aux greffiers de nous fournir quelques précisions sur chacune d’entre elles. Ici, on lit : This rule prohibits smoking when the Senate is sitting.

In light of the provisions of the Non-smokers Health Act, first adopted in 1988, which prohibits smoking in federal workspaces, this rule is obsolete, and could be removed. Cet

article interdit de fumer au cours d’une séance du Sénat. Compte tenu de la

Loi sur la santé des non-fumeurs, d’abord adoptée en 1988, en vertu de laquelle il est interdit de fumer dans les espaces de travail fédéraux, cet

article est désuet et pourrait être supprimé. [Translation] [Français] Does the committee agree with removing this rule? Yes? All right, it will be removed. We are moving on to item 2. Est-ce que le comité est d’accord avec la suppression de cette règle? Oui? Nous allons supprimer cet élément.

Passons maintenant au point n o 2. [English] [Traduction] The second item deals with rule 5-1, which has to do with notices of inquiry: Le deuxième point a trait à l’article 5-1, qui porte sur les préavis d’interpellation : This rule refers to a senator who wishes to “raise an inquiry.” The language used in English sounds awkward. The committee may wish to change this wording and bring it in line with language used in rule 6-12(1) where the expression “initiate an inquiry” is used. No change would be required in French. Cet

article renvoie au sénateur qui souhaite « faire une interpellation ». En anglais, le libellé « raise an inquiry » semble étrange. Le comité souhaitera peut-être modifier cette formulation pour l’harmoniser avec le libellé utilisé dans l’article 6-12(1), dans lequel l’expression « initiate an inquiry » est utilisée. La version française n’aurait pas à être modifiée. [Translation] [Français] Does the committee agree with changing the verb in the English version? I see no objections, so the amendment is adopted. Êtes-vous d’accord pour modifier ce verbe dans la version anglaise?

Je vois que personne ne s’y objecte; c’est donc adopté. [English] [Traduction] Item 3 on our agenda is rule 5-5 on notice to consider messages from the Commons: Le troisième point à notre ordre du jour est l’article 5-5 sur les préavis en vue de l’étude d’un message des Communes : While rule 5-7(

h) allows a motion to consider messages from the Commons with amendments to a public bill to be moved either immediately or at a later time, without notice, we often receive questions about the notice requirements for consideration of other messages from Commons (e.g., to establish a special joint committee). This is covered under rule 5-5, which provides for one day’s notice as the default notice period. The committee may, however, wish to consider adding messages from the Commons not related to amendments to public bills to the list of items requiring one day’s notice for clarity.

Bien que l’article 5-7h) permette qu’une motion ayant pour objet l’étude d’amendements apportés par les Communes à un projet de loi d’intérêt public puisse être présentée immédiatement ou à une date ultérieure, sans préavis, nous recevons souvent des questions à propos des exigences de préavis pour l’étude d’autres messages des Communes, — par. ex., pour la mise sur pied d’un comité mixte spécial. Cette question est couverte par l’article 5-5, qui prévoit un préavis d’un jour comme période de préavis par défaut.

Toutefois, par souci de clarté, le comité pourrait envisager d’ajouter les messages des Communes qui ne sont pas liés aux amendements apportés aux projets de loi d’intérêt public à la liste des affaires qui exigent un préavis d’une journée. 9:2 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 14-6-2022

[Translation] [Français] This matter is covered under rule 5-5 which provides for one day’s notice as the default notice period. For clarity, however, the committee may wish to consider adding messages from the Commons not related to amendments to public bills to the list of items requiring one day’s notice. Cette question est couverte par l’article 5-5 du Règlement, qui prévoit un préavis d’une journée comme période de préavis par défaut.

Toutefois, par souci de clarté, le comité pourrait envisager d’ajouter les messages de la Chambre des communes qui ne sont pas liés aux amendements apportés aux projets de loi d’intérêt public à la liste des affaires qui exigent un préavis d’une journée. Does the committee agree with this proposal, or does anyone have any questions for the clerks? I have a question for Mr. Lafrenière. It says that you receive questions about notice requirements, but does it happen a lot? Êtes-vous d’accord avec cette suggestion ou avez-vous des questions pour les greffiers? J’ai une question qui s’adresse à M. Lafrenière.

Vous dites que vous recevez des questions à propos des exigences de préavis, mais est-ce que c’est fréquent? Gérald Lafrenière, Interim Clerk of the Senate and Clerk of the Parliaments and Chief Legislative Services Officer, Senate of Canada: The issue is that one of the rules mentions messages from the Commons, but the other does not, and that leads to confusion. I think Mr. Heyde is probably a better person to answer your question about the number of requests we receive.

Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements intérimaire, dirigeant principal des services législatifs, Sénat du Canada : L’enjeu, c’est que, dans une des règles, il est fait mention des messages de la Chambre des communes, alors que dans l’autre on ne les mentionne pas, ce qui porte à confusion. Pour ce qui est du nombre de demandes que nous recevons, je crois que M. Heyde serait plus en mesure de répondre à votre question.

Till Heyde, Clerk Assistant, Chamber Operations and Procedure Office, Senate of Canada: I would say that, almost every time we receive a message from the Commons not related to a bill, we receive questions from people looking for clarification, and that requires certain steps.

Till Heyde, greffier adjoint, Bureau de la procédure et des travaux de la Chambre, Sénat du Canada : Effectivement, je dirais que presque chaque fois que nous recevons un message de la Chambre des communes qui ne porte pas sur un projet de loi, nous avons des questions de la part de gens qui veulent obtenir des précisions, et cela nécessite certaines étapes. People think of what is set out in rule 5-7, where it is explicitly stated, so messages can be considered immediately without leave. However, in that situation, we have to explain that it pertains solely to messages relating to bills.

For messages that do not relate to bills, the default notice period covered under rule 5-5 applies, one day’s notice. Les gens pensent à la disposition que contient l’article 5-7 qui est explicite, donc on peut l’étudier sur-le-champ sans consentement. Cependant, dans cette situation, on doit leur expliquer qu’on parle uniquement des messages qui portent sur des projets de loi. Pour les messages qui ne portent pas sur des projets de loi, il faut se référer à la disposition par défaut, qui est l’article 5-5 et qui nécessite un jour de préavis. In those cases, people tend to be in a hurry.

They are looking for information and they refer to rule 5-7, but we have to explain to them that it’s actually rule 5-5 that applies. Dans cette situation, on est souvent pressé, les gens cherchent des informations et vont se tourner vers l’article 5-7, mais il faut leur expliquer que cela tombe plutôt sous l’article 5-5. It’s a minor amendment that would give us a reference point, so that we could advise people that they should actually be referring to rule 5-5(k), for instance. The change would allow for greater clarity.

C’est une petite modification qui nous permettrait d’avoir un point d’ancrage pour conseiller d’aller plutôt vers l’article 5-5 k), par exemple; ce serait plus clair. [English] [Traduction] The Chair: I clearly understand you want to change that as a matter of clarity. I think it is common sense. Do you have other questions? Do members of the committee have questions? If not, I guess there are no objections, so we agree. La présidente : Je comprends tout à fait que vous veuillez modifier l’article par souci de clarté. Je crois que cela va de soi. Avez-vous d’autres questions?

Les membres du comité ont-ils des questions? S’il n’y en a pas, j’imagine qu’il n’y a pas d’objections et que nous approuvons la modification. 14-6-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 9:3

Next is rule 10-3, on the introduction, first reading and printing of bills. Le prochain point est l’article 10-3, sur le dépôt, la première lecture et l’impression de projets de loi : This rule provides that a bill shall be printed immediately after first reading. We would recommend this be changed to “publish” to reflect that physical hard copies are not always printed, but are instead published electronically. Cet

article prévoit qu’un projet de loi est imprimé immédiatement après la première lecture. Nous recommandons de remplacer « imprimé » par « publié », afin de tenir compte du fait que les projets de loi ne sont pas toujours imprimés en format papier, mais qu’ils sont plutôt publiés en format électronique. [Translation] [Français] Are there any objections or questions? It makes sense to everyone, then. The amendment is adopted. Some explanation will still be necessary, though. Y a-t-il des objections ou des questions? Alors, c’est tout à fait sensé. C’est adopté.

Par contre, on va devoir l’expliquer un peu, tout de même. That brings us to item 5, which deals with rule 9-10 and the timing of deferred votes. Since it’s fairly lengthy, the clerks can summarize it for us in both languages. Passons maintenant au point n o 5 :

Article 9-10 – Jour et heure des votes reportés. Puisque c’est assez long, vous pourriez plutôt nous résumer ce point en anglais et en français, messieurs les greffiers. Mr. Lafrenière: The thing to keep in mind about this rule is that, when votes are deferred, they take place at 5:30 p.m. on the next sitting day. M. Lafrenière : Je pense que ce qu’on peut retenir de cette règle, c’est que lorsqu’il y a des votes qui sont reportés à une autre journée, le vote est prévu à 17 h 30. [English] [Traduction] Basically, what happens is deferred votes are deferred until 5:30 on the next sitting day.

The challenges that we have is that often on Mondays the Senate does not start sitting until six o’clock, so right away we have an inconsistency between what’s in the Rules and the sitting times of the Senate. Essentiellement, les votes reportés le sont jusqu’à 17 h 30 le jour de séance suivant. Ce qui pose problème, c’est que les séances du Sénat ne commencent qu’à 18 heures le lundi; il y a donc dès lors une incohérence entre le Règlement et les heures de séance du Sénat.

We have established practice that the Speaker has indicated in this statement that when this occurs, the vote will occur at the beginning of Orders of the Day of that sitting. Again, the issue is that there are often questions about when the vote will occur and when senators need to be there. We think it would be worthwhile to clarify in the Rules which rules apply when the Senate sits after 5:30. La pratique établie, énoncée par le Président dans le paragraphe, veut que, lorsque c’est le cas, le vote ait lieu au début de l’ordre du jour de cette séance.

Ici encore, l’enjeu est qu’il y a souvent des questions à savoir quand le vote aura lieu et quand les sénateurs doivent être présents. Nous croyons qu’il serait utile de clarifier dans le Règlement quelles règles s’appliquent quand le Sénat siège après 17 h 30. With respect to Fridays, again, the issue we have is the Senate often adjourns at four o’clock on Fridays, so that’s the set adjournment time. If ever there was a vote at 5:30, the Rules at this time are not clear about what would occur. Would the Senate suspend for an hour and a half until 5:30? Could there be other rules in play in that sense?

So the idea here is to maybe set a bit of clarity. L’enjeu avec le vendredi, je le répète, est que le Sénat lève souvent la séance à 16 heures, ce qui correspond à l’heure d’ajournement. S’il devait un jour y avoir un vote à 17 h 30, le Règlement dans sa forme actuelle n’énonce pas clairement ce qui se produirait. Le Sénat suspendrait-il la séance pendant une heure et demie jusqu’à 17 h 30? D’autres règles interviendraient- elles? L’objectif vise à apporter un peu de clarté.

Usually on Fridays, what tends to happen is the vote is deferred once again to the next sitting, so we don’t often encounter that problem, but if ever there wasn’t a further deferral, there is a bit of inconsistency or at least a lack of clarity about how the vote would occur. Le vendredi, le vote est normalement reporté à nouveau jusqu’à la séance suivante. Le problème ne se pose donc pas souvent, mais s’il devait un jour ne pas y avoir de report supplémentaire, une petite incohérence ou à tout le moins un manque de clarté entourerait le déroulement du vote.

The Chair: If I understand properly, we would need to consider changing the Rules. La présidente : Si je comprends bien, il faudrait envisager de modifier le Règlement. 9:4 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 14-6-2022

Senator Batters: Thank you very much. My first question is regarding how it is described in the document that we have. It talks about Friday votes and saying that on Friday the normal time of adjournment would be four o’clock. With a deferred vote default of 5:30, that would leave a theoretical gap of one and a half hours. It gives a couple of different options for explicitly providing for the suspension of the sitting at four o’clock until the vote, which would be an hour and a half, or providing for the bells to ring at 4 p.m. La sénatrice Batters : Merci beaucoup.

Ma première question porte sur la façon dont les scénarios sont décrits dans le document fourni. Il aborde les votes le vendredi et indique que l’heure fixée pour la levée de la séance le vendredi est 16 heures. Si les votes étaient reportés par défaut jusqu’à 17 h 30, il y aurait un décalage théorique d’une heure et demie. Le texte donne deux options, soit de prévoir explicitement la suspension de la séance à 16 heures jusqu’à l’heure du vote — pendant une heure et demie —, soit de prévoir que la sonnerie se fasse entendre à 16 heures.

In that second option, are you talking about the bells ringing for an hour and a half, or for 15 minutes so that we would have a vote at 4:15? I’m looking for more clarity there. Par rapport à cette deuxième option, proposez-vous que la sonnerie se fasse entendre pendant une heure et demie ou pendant 15 minutes pour ainsi voter à 16 h 15? J’aimerais qu’on m’éclaire. When you are talking about the potential of maybe having votes changed to the end of Orders of the Day, can you indicate when that falls within the current agenda?

I know you can’t always predict it, but just so we can get more of a sense, approximately how long into the agenda would that occur? Vous mentionnez la possibilité que les votes aient lieu à la fin de l’ordre du jour; pouvez-vous nous indiquer à quel moment cela correspondrait dans le programme actuel? Je sais qu’on ne peut toujours prévoir le déroulement des séances, mais, simplement pour avoir une idée, environ combien de temps après le début de la séance les votes auraient-ils lieu? Mr. Heyde: Thank you very much, Senator Batters. These are just suggestions in terms of dealing with the gap.

As the clerk indicated, on a Friday this very rarely comes up in practice, but in theory if we got to 4 p.m. on a Friday, the Rules say we adjourn, so the Senate would normally adjourn automatically. Does the Senate at that point suspend on a Friday if there is a deferred vote? M. Heyde : Merci beaucoup, sénatrice Batters. Ce ne sont là que des suggestions pour combler le décalage. Comme le greffier l’a expliqué, ce scénario survient très rarement le vendredi, mais quand 16 heures sonnent le vendredi, le Sénat lève automatiquement la séance, comme le prévoit le Règlement.

Si un vote était reporté à un vendredi donné, le Sénat suspendrait-il sa séance? Senator Batters: You said Sunday. La sénatrice Batters : Vous avez dit dimanche. Mr. Heyde: Apologies. It is the end of the week. On a Friday at 4 p.m., the Senate would normally adjourn automatically. If there is a vote deferred until 5:30, what would happen in the meantime?

One of the two approaches we identified for your consideration — and it’s possible there will be others — would be to make it explicit that, at 4 p.m., the sitting would be suspended for an hour and a quarter and the bells would ring at 5:15; for a deferred vote, there is always a 15-minute bell. M. Heyde : Toutes mes excuses. Je pensais à la fin de la semaine. Normalement, le Sénat lève automatiquement la séance à 16 heures le vendredi. Si un vote était reporté jusqu’à 17 h 30, que se passerait-il entretemps?

L’une des deux approches que nous avons élaborées pour votre examen — et il pourrait y en avoir d’autres — expliciterait que, à 16 heures, la séance serait suspendue pendant une heure et quart et que la sonnerie se ferait entendre à 17 h 15; pour un vote reporté, la sonnerie se fait toujours entendre pendant 15 minutes. The second suggestion would be to avoid that hour and a quarter suspension and at 4 p.m. simply have the bells ring for 15 minutes and the vote itself would take place at 4:15.

In that second suggestion, Senator Batters, I think the clerk was still envisioning a 15-minute bell, which is the default, and the vote would be at 4:15. That way, once the vote is finished there is no need to wait around until 5:15, which would happen otherwise on a Friday. La deuxième suggestion prévoirait d’éviter cette suspension d’une heure et quart; à 16 heures, la sonnerie se ferait tout simplement entendre pendant 15 minutes et le vote aurait lieu à 16 h 15.

Dans cette deuxième suggestion, sénatrice Batters, je crois que le greffier entrevoyait toujours une sonnerie de 15 minutes, la durée par défaut, pour que le vote se déroule à 16 h 15. Ainsi, une fois le vote terminé, il ne serait pas nécessaire de patienter jusqu’à 17 h 15, ce qui se produirait normalement un vendredi. Are there any other questions on that? Y a-t-il d’autres questions à ce sujet? Senator Batters: Can you explain about the Orders of the Day and what the option is in that case?

La sénatrice Batters : Pouvez-vous expliquer la question de l’ordre du jour et l’option qui s’offrirait à nous dans ce cas? 14-6-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 9:5

Mr. Heyde: Particularly this has arisen on a Monday, as the clerk explained, when the Senate will usually sit at six o’clock. This case arose in 2014. At that time, Speaker Nolin indicated there was a conflict and so the vote would take place at the start of Orders of the Day. As a rule of thumb, we usually think that the initial business before Orders of the Day — that would be Senators’ Statements, Routine Proceedings and Question Period — is approximately an hour into the sitting. In that case, it would still be roughly 7 p.m. if the Senate started to sit at 6. M.

Heyde : Comme le greffier l’a expliqué, ce scénario s’est produit un lundi, quand la séance du Sénat commence habituellement à 18 heures. La situation est survenue en 2014. À l’époque, le Président Nolin a indiqué qu’il y avait un conflit d’horaire et que le vote aurait lieu au début de l’ordre du jour. En règle générale, les premiers travaux avant l’ordre du jour — les déclarations de sénateurs, les affaires courantes et la période des questions — durent environ une heure. Dans ce cas, l’ordre du jour commencerait aux environs de 19 heures, si la séance du Sénat avait commencé à 18 heures.

As you indicated, Senator Batters, that’s a very rough guideline. If Question Period was shortened, it would shorten that period, and if Routine Proceedings were lengthened, it would lengthen it, so it’s very roughly an hour into the sitting. Comme vous l’avez décrit, sénatrice Batters, c’est une indication très approximative. Si on écourtait la période des questions, le délai s’en verrait écourté; et si on prolongeait les affaires courantes, le délai s’en verrait prolongé. On peut donc estimer de façon très approximative que le vote aurait lieu une heure après le début de la séance.

Senator Batters: Why would Question Period ever be shortened? La sénatrice Batters : Pourquoi écourterait-on la période des questions? Mr. Heyde: It’s very rare, but it’s theoretically possible. M. Heyde : C’est très rare, mais c’est possible, en principe. Senator Wells: I think something like this should be anchored to an item on the Order Paper, like at the start of Orders of the Day, or even if we go through the full Order Paper right after the last item, just so that there is more efficiency in this instance.

Le sénateur Wells : Je pense qu’une telle chose devrait être liée à un point inscrit au Feuilleton, comme au début de l’ordre du jour, ou alors juste après le dernier point inscrit au Feuilleton. Voici ce que je propose aux fins d’efficacité. Senator Ringuette: I agree with what Senator Wells has just said. We do understand and have lived with 5:30 p.m. votes being very disruptive for committee work. Is it possible, Mr. Heyde, to have the deferred votes after a 30-minute bell following Question Period on a regular basis?

We have Question Period every day we sit, so if deferred votes could be right after Question Period at every sitting day, wouldn’t that resolve the issue? La sénatrice Ringuette : Je suis d’accord avec ce que le sénateur Wells vient de dire. Nous comprenons la situation et nous nous sommes accommodés des votes à 17 h 30 qui ont souvent perturbé les travaux de comités. Serait-il possible, monsieur Heyde, que les votes différés aient régulièrement lieu après des cloches de 30 minutes suivant la période de questions?

La période de questions a lieu chaque jour de séance; ne réglerions-nous pas le problème si les votes différés avaient lieu juste après la période de questions? Mr. Heyde: In this, senator, we were taking the approach of minimizing the changes to the Rules and basing it on the precedent that goes back to 2014. It was an issue that particularly arises in relation to Monday sittings, so we didn’t really analyze it from the perspective of what you are describing, by changing the entire system of timing of the bells, which would address both the Monday and Friday issues. We can certainly look into that. M.

Heyde : Notre approche visait à minimiser les changements apportés au Règlement et à nous baser sur les précédents qui remontent à 2014, madame la sénatrice. Le problème se posait particulièrement avec les séances du lundi, alors nous n’avons pas analysé la situation du point de vue que vous avez soulevé, c’est-à-dire que nous n’avons pas envisagé de changer tout le système de cloches, ce qui permettrait de s’attaquer au problème des séances du lundi et du vendredi. Nous pouvons certainement examiner cette question.

The normal default for a deferred vote is a 15-minute bell, but that’s because there is a set time. There could be some variability — say, 30 minutes. I see no reason you couldn’t have it timed in that way. That way, there is a consistent set time. As you and Senator Batters have both said, Question Period takes place early in the sitting, and it’s always called, so it’s going to happen. It is certainly something we could look at. We had just D’ordinaire, les cloches retentissent pendant 15 minutes pour un vote différé, mais c’est parce qu’il y a un délai fixe.

Il pourrait y avoir une certaine variabilité — disons 30 minutes. Je ne vois pas pourquoi ce serait impossible. Nous aurions ainsi un délai fixe cohérent. Comme la sénatrice Batters et vous l’avez dit, la période de questions a lieu au début de la séance, et elle a toujours lieu, donc ce genre de situation va se produire. Nous 9:6 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 14-6-2022

taken a minimalist approach based on precedent. This would be going somewhat beyond our initial approach, but it would certainly address the problems of both Mondays and Fridays. pouvons certainement examiner cette question. Nous avions simplement décidé d’adopter une approche minimaliste basée sur les précédents. Cela irait un peu au-delà de notre approche initiale, mais cela permettrait certainement de résoudre le problème des lundis et des vendredis. Senator Ringuette: It would address Monday and Friday. Also, I find that it would bring consistency.

We would have the same measure on every day that we sit, instead of Monday and Friday being one thing and then something different Tuesday, Wednesday and Thursday. La sénatrice Ringuette : Cela réglerait le problème des lundis et des vendredis. Je pense aussi que cela nous permettrait d’avoir une certaine cohérence. Nous aurions la même mesure chaque jour de séance, plutôt que d’avoir une mesure distincte pour les lundis et les vendredis et une autre pour les mardis, mercredis et jeudis. Anyway, I find it would resolve the issue regardless of the sitting day. It would be consistent.

Cela réglerait le problème pour tous les jours de séance. Nous aurions une approche cohérente. Mr. Heyde: I would like to add one point not directly related to this. On Wednesdays, as you know, the Senate often has an order that it adjourns at 4 p.m. One factor of which I would like to remind senators — and I think it’s somewhat linked to your question, Senator Ringuette — is that under the default, even if we still adjourn at 4 p.m., we have the bells at 5:30 p.m., which would be horribly disruptive for committees even if they have the power to meet.

So that’s something you may want to keep in the back of your mind. When we do adopt motions that the Senate adjourn at 4 p.m., having the provision on the Wednesdays that the bells for the deferred vote — if we don’t have the system you described, Senator Ringuette — start at 4 p.m. means that the vote is done. The bells finish ringing at 4:15 p.m., and the vote is done by around 4:25 p.m., and that way you avoid disrupting committees. M. Heyde : J’aimerais ajouter une chose qui n’est pas directement liée à cette question.

Comme vous le savez, les mercredis, le Sénat a souvent l’ordre d’ajourner ses travaux à 16 heures. J’aimerais rappeler une chose aux sénateurs — et je pense que c’est un peu lié à votre question, sénatrice Ringuette —, et c’est que, par défaut, même si le Sénat ajourne ses travaux à 16 heures, nous avons tout de même des cloches à 17 h 30, ce qui perturberait grandement les travaux des comités, même s’ils ont le pouvoir de se réunir. C’est donc une chose que vous désirerez peut-être garder à l’esprit.

Lorsque nous adoptons des motions prévoyant l’ajournement du Sénat à 16 heures, le fait d’avoir une disposition les mercredis stipulant que les cloches pour le vote différé — si nous n’avons pas le système que vous avez décrit, sénatrice Ringuette — commencent à 16 heures signifie qu’il y aura un vote. Les cloches finissent de sonner à 16 h15, et le vote se termine vers 16 h 25, ce qui permet d’éviter de perturber les travaux des comités. We did have that in one recent session. I don’t know if it was last session or the session before, but it’s something to keep in the back of one’s mind.

Nous avons fait cela récemment. Je ne sais pas si c’était pendant la dernière session ou celle d’avant, mais c’est quelque chose à garder à l’esprit. Senator Ringuette: The situation you just described is another scenario. I would like us to aim for consistency — that all senators know there is a 15-minute bell after Question Period for deferred votes. Then it is always the same. That would be my preference, but I’m only one voice at this committee. La sénatrice Ringuette : Vous venez de décrire un scénario différent.

J’aimerais que nous visions la cohérence, et que tous les sénateurs sachent qu’il y a des cloches de 15 minutes après la période de questions pour les votes différés. Ainsi, ce serait toujours pareil. C’est ce que je préférerais, mais je ne suis qu’une voix du comité parmi d’autres. Senator Lankin: But yours is a very influential voice, Senator Ringuette. I agree with all the senators who have spoken, but particularly Senators Wells and Ringuette as they have proposed this option. I would like to ask that the clerks come back with a couple of options when they come back with actual wording.

I personally favour the option of the same time every day — a 15-minute bell at the end of Question Period. That way, at the beginning of Question Period, all senators have sufficient notice of when the bell will likely be and will be able to arrive in time. La sénatrice Lankin : Votre voix est très influente, cela dit, sénatrice Ringuette. Je suis d’accord avec tous ceux qui m’ont précédée, mais surtout avec le sénateur Wells et avec la sénatrice Ringuette qui ont proposé cette option. J’aimerais demander aux greffiers de proposer quelques options lorsqu’ils reviendront avec un libellé.

Personnellement, je suis pour l’idée d’avoir une heure fixe chaque jour, et d’avoir des cloches de 15 minutes après la période de questions. Ainsi, au début de la période de questions, tous les sénateurs auront suffisamment de préavis pour l’heure probable de la sonnerie et pourront donc arriver à temps. 14-6-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 9:7

Senator M. Deacon: I have been trying to appreciate the institutional history of this part of the report and urge, as my previous colleagues have said, consistency. With the number of people and changes and for a variety of reasons, it should be at the same place in our proceedings — Question Period is fine by me — so that regardless of the day of the week, we know when it is. Right now, it does cause confusion and — frankly — disrespects a lot of the things that are happening after 4:30 p.m. in the Senate precinct. La sénatrice M. Deacon : J’ai tenté de tenir compte de l’histoire institutionnelle de cette

partie du rapport, et comme d’autres collègues avant moi, j’insiste sur la cohérence. Avec le nombre de personnes et de changements pour diverses raisons, ce devrait toujours être à la même étape dans nos travaux — la période de questions me convient —, afin que nous sachions quand les cloches retentiront, et ce, peu importe le jour de la semaine. La méthode actuelle sème la confusion et, franchement, perturbe une grande

partie des travaux qui se déroulent après 16 h 30 au Sénat. The Chair: I think we’ll ask you to propose specific wording for this rule in both official languages for the next meeting of our committee. I think we are all aligned on the fact that we want consistency, and to have a vote after Question Period, even though it’s not sitting time, has consistency and predictability, so it makes sense. La présidente : Je pense que nous vous demanderons de proposer un libellé précis pour cette règle dans les deux langues officielles d’ici la prochaine réunion du comité.

Je pense que nous nous entendons sur le fait que nous voulons de la cohérence, et le fait d’avoir un vote après la période de questions, même si le Sénat ne siège techniquement plus, permettrait d’avoir une certaine cohérence et prévisibilité. Ce serait logique. [Translation] [Français] We now go to item 6, which concerns rule 10-10 and amendments to bills. Again, would you mind summarizing the issue in both languages, please? Nous allons maintenant passer au point no 6 :

Article 10-10 – Amendements aux projets de loi. Encore là, je vais vous demander de résumer ce point en anglais et en français, s’il vous plaît. [English] [Traduction] Mr. Lafrenière: The sixth item was brought forward at the request of the Office of the Law Clerk and Parliamentary Counsel. This rule is quite dated and refers to technical aspects of drafting legislation, which essentially is no longer followed by the Department of Justice and the Office of the Law Clerk and Parliamentary Counsel. The Standing Orders of the House of Commons have been modified to take into account these drafting changes.

The Office of the Law Clerk has asked us to bring this matter to the committee to ensure that, moving forward, the legislation as drafted by them is consistent with the Rules. M. Lafrenière : Le sixième point a été soulevé à la demande du Bureau du légiste et conseiller parlementaire. Cette règle est plutôt désuète et concerne les aspects techniques de la rédaction des projets de loi, qui ne sont essentiellement plus suivis par le ministère de la Justice et le Bureau du légiste et conseiller parlementaire. Le Règlement de la Chambre des communes a été modifié pour tenir compte des changements rédactionnels.

Le Bureau du légiste nous a demandé de soulever cet enjeu au comité pour veiller à ce que les projets de loi qu’ils rédigeront à l’avenir soient conformes au Règlement. I would also note that, with the passing of the Accessible Canada Act, there will be new measures put into place to make parliamentary text more accessible with respect to font and style. We think it would be worthwhile to have a rule that would allow some flexibility for future changes. J’aimerais également souligner qu’avec l’adoption de la

Loi canadienne sur l’accessibilité, de nouvelles mesures seront mises en place pour rendre les textes parlementaires plus accessibles en matière de police et de style. Selon nous, il serait utile d’avoir une règle qui permettrait une certaine flexibilité pour des changements futurs. [Translation] [Français] The proposal before you was drafted by the Office of the Law Clerk, which noted that the rule basically goes back to the 1920s. The way that the Department of Justice and the Office of the Law Clerk, in particular, draft bills today is no longer in line with the Rules of the Senate.

The legislative drafting process has undergone a few changes. The House of Commons amended its Standing Orders to reflect the new process. The Office of La demande que nous étudions a été préparée par le Bureau du légiste. Ils ont remarqué que la règle date essentiellement des années 1920. La façon dont les projets de loi sont rédigés aujourd’hui, surtout par le ministère la Justice et le Bureau du légiste, n’est plus conforme au Règlement du Sénat. Il y a eu des changements dans la façon de rédiger les projets de loi.

À la Chambre des communes, ils ont changé leur Règlement pour 9:8 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 14-6-2022

the Law Clerk has asked us to replicate the changes made by the House of Commons on the Senate side to provide a bit more flexibility. assurer une modernisation de ce côté-là. Le Bureau du légiste demande que l’on reproduise les dispositions de la Chambre des communes avec des modifications pour le Sénat afin d’assurer un peu plus de flexibilité. I just want to mention that the Accessible Canada Act, which Parliament passed a few years ago, will affect how bills are drafted to ensure that they are accessible to all Canadians.

In our view, the Rules should be flexible enough to allow for these types of changes without having to involve the committee every time. Je veux simplement mentionner que la nouvelle

Loi canadienne sur l’accessibilité, qui a été adoptée par le Parlement au cours des dernières années, aura des effets sur les projets de loi quant à leur rédaction et à leur accessibilité pour tous les citoyens canadiens. Nous pensons que les règlements devaient être assez flexibles pour permettre de faire ces changements sans devoir revenir devant le comité. Charles Feldman, from the Office of the Law Clerk, is here if you’d like more details. He can answer any specific questions about the bill drafting process. Si vous avez besoin de plus de détails, Charles Feldman, du Bureau du légiste, est ici.

Il pourrait répondre à des questions plus spécifiques sur la rédaction des projets de loi. The Chair: Thank you. This would require a specific proposal as well. I do have a question, though. Could this measure also include a way to notify parliamentarians, as deemed appropriate, of any amendments that the legislative drafters and clerks would make under their authority? The purpose would simply be to make parliamentarians aware of any changes. Do you think that would be necessary? La présidente : Merci. Encore là, on aurait besoin d’une proposition spécifique. Néanmoins, j’ai une question.

Dans cette pratique, est-ce qu’on pourrait prévoir également une façon d’informer, si vous le croyez nécessaire, les parlementaires des modifications qui ont été entreprises, selon les pouvoirs qui seraient accordés aux légistes et aux greffiers? Ce serait simplement pour les aviser de ce que nous avons fait. Croyez- vous que ce soit nécessaire? Mr. Lafrenière: I think I’ll ask Charles Feldman to answer that. He has a lot of experience at the Office of the Law Clerk and is well-versed in amendments made by the committee and the short turnaround times.

The window for submitting reports to the Senate is very tight, so typos and omissions can be made. Certainly, no changes of significance would be made. However, communicating changes is very important. I will ask Mr. Feldman to elaborate. M. Lafrenière : Je crois que je vais demander à M. Charles Feldman de répondre à la question. Il a une grande expérience au Bureau du légiste en ce qui a trait aux modifications qui sont faites en comité et le fait que le temps d’exécution est court.

On doit produire des rapports pour le Sénat dans des délais très courts, et il arrive qu’il y ait des fautes de frappe ou des omissions. Ce ne serait certainement pas des changements substantiels. Cependant, la communication des changements effectués est très importante. Je vais demander à M. Feldman de vous donner plus de détails. Charles Feldman, Parliamentary Counsel, Office of the Law Clerk and Parliamentary Counsel, Senate of Canada: Thank you, senator. Our proposal was to replicate House of Commons Standing Order 156.

Charles Feldman, conseiller parlementaire, Bureau du légiste et conseiller parlementaire, Sénat du Canada : Merci, madame la sénatrice. En fait, on a suggéré de faire un copier- coller de l’article 156 du Règlement de la Chambre des communes. Subsection (1) of the Standing Order refers to minor changes of an administrative or typographical nature, but subsection (2) reads as follows, and I quote: La première

partie de cet

article parle des changements administratifs mineurs techniques, mais au paragraphe 156(2) on indique ce qui suit, et je cite : The Law Clerk of the House shall report any corrections made under subsection (1) to the Clerk of the House, as the clerk may from time to time require. Sur demande du greffier de la Chambre, le légiste de la Chambre lui fait rapport des corrections effectuées au

titre du paragraphe (1). If the Senate replicates that provision, then, yes, corrections would have to be reported to senators. The wording could be adjusted to stipulate that all corrections be reported automatically to the Senate. Flagging the changes is no problem, if necessary. Si on fait un copier-coller, oui, on devra faire rapport pour informer les sénateurs. On peut changer le libellé pour dire que c’est automatique et que toutes les corrections doivent être déposées au Sénat. Ce n’est pas un problème de souligner ces changements si nécessaire. 14-6-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 9:9

The Chair: I think it would be a useful practice. That way, there would be no surprises. Are there any further questions or comments? La présidente : Je crois qu’il serait utile de le faire, de cette façon personne n’aurait de surprise. Y a-t-il des questions ou d’autres commentaires? [English] [Traduction] Senator Batters: I wanted to say that, yes, this is precisely the sort of suggestion to Rules changes that I was hoping to see in this suite of possibilities, so I thank all of those who brought this forward.

This seems like a good way to change things and make our work better in the chamber of sober second thought. Thank you. La sénatrice Batters : Voilà exactement le type de suggestion de changements apportés au Règlement que j’espérais voir, alors je remercie tous ceux qui l’ont proposée. Cela me semble être un bon changement, notamment pour améliorer notre travail dans la Chambre de second examen objectif. Merci. The Chair: Thank you. We will wait for you to come back with a proper description, and we will add that to the review that we are undertaking in the next session. La présidente : Merci.

Nous attendrons que vous reveniez avec une description en bonne et due forme, et nous l’ajouterons à l’examen que nous mènerons lors de la prochaine session. [Translation] [Français] That brings us to item 7. It concerns rule 11-3(1), which identifies the Principal Clerk, Committees, or another official appointed by the Clerk of the Senate to serve as Examiner of Petitions. In late 2020, the Committees Directorate was restructured to be headed by a Clerk Assistant. Passons maintenant au point n o 7.

Il s’agit de l’article 11-3(1), qui identifie le greffier principal des comités ou un autre fonctionnaire désigné par le greffier du Sénat pour remplir les fonctions d’examinateur des pétitions. À la fin de 2020, la Direction des comités a été restructurée et est maintenant dirigée par un greffier adjoint. This rule should be amended to reflect that change. Il conviendrait de modifier cet

article pour faire écho à ce changement. [English] [Traduction] This is something to assure conformity: Je souligne ceci aux fins de conformité : Rule 11-3(1) identifies the Principal Clerk, Committees, or another official appointed by the Clerk of the Senate, to serve as Examiner of Petitions. In late 2020, the Committees Directorate was restructured to be headed by a Clerk Assistant. This rule should be amended to reflect that change.

En vertu de l’article 11-3(1) du Règlement, [le] greffier principal des comités ou un autre fonctionnaire désigné par le greffier du Sénat remplit les fonctions d’examinateur des pétitions [...]. Fin 2020, il y a eu restructuration de la Direction des comités, afin qu’elle soit dirigée par un greffier adjoint. Cette règle devrait être modifiée pour refléter ce changement. [Translation] [Français] Are there any questions? Avez-vous des questions? [English] [Traduction] Senator Wells: My question is for Mr. Heyde or Mr. Lafrenière. Who appoints the Clerk Assistant?

If it’s the Clerk of the Senate, I don’t see any need for a change, because it says, “Principal Clerk, Committees, or another official appointed by the Clerk of the Senate,” so that other official could obviously be the Clerk Assistant who does the job now. Le sénateur Wells : Ma question s’adresse à M. Heyde ou à M. Lafrenière. Qui nomme le greffier adjoint? Si c’est le greffier du Sénat, je ne vois pas la nécessité de changer la règle, puisque le texte dit : « [le] greffier principal des comités ou un autre fonctionnaire désigné par le greffier du Sénat ».

Cet autre fonctionnaire pourrait très bien être le greffier adjoint qui fait le travail présentement. Mr. Lafrenière: The appointment of the Clerk Assistant is done by the clerk following competitions in the Senate. The only thing I would note is the title “Principal Clerk” has been used since the beginning of the Senate itself, and I believe it was M. Lafrenière : C’est le greffier qui nomme le greffier adjoint à la suite d’un concours au Sénat. La seule chose que je noterais, c’est que le Sénat utilise le

titre « greffier principal » depuis le début, mais les titres ont été changés il y a environ 9:10 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 14-6-2022

about three years ago that the titles were changed. I don’t predict any changes to Clerk Assistant moving forward. We have a new structure that will last us and will serve us well for many years to come, so this is basically just an update to the title. Right now, if I identify people, Shaila Anwar is the Clerk Assistant, and she has two principal clerks who work for her. Presently, the way the rule is written right now, it does not identify the right level. trois ans. Je ne prévois pas de changement pour le poste de greffier adjoint à l’avenir.

Nous avons une nouvelle structure qui nous servira pendant de nombreuses années. Il s’agit donc essentiellement d’un simple changement de titre. À l’heure actuelle, pour vous nommer les principaux concernés, Shaila Anwar est la greffière adjointe, et elle a deux greffiers principaux qui travaillent pour elle. Présentement, la règle telle que rédigée n’indique pas le bon niveau. Senator Wells: Thanks for that, but it still identifies “another official appointed by the Clerk of the Senate,” which is essentially what happens now.

Am I missing something, or is it just the words “Clerk of the Senate” versus “Principal Clerk?” Le sénateur Wells : Je vous remercie de votre intervention, mais la règle mentionne tout de même « un autre fonctionnaire désigné par le greffier du Sénat », ce qui décrit essentiellement la situation actuelle. Ai-je raté quelque chose, ou est-ce que la question porte simplement sur les mots « greffier du Sénat » par rapport à « greffier principal »? Mr.

Lafrenière: First of all, the way the rule is written right now, would allow me to appoint anybody I want to that position, but this is basically fixing the titles that have changed at committees. M. Lafrenière : Je dirais tout d’abord que la règle telle que rédigée présentement me permettrait de nommer qui je veux à ce poste. Il s’agit essentiellement de corriger les titres qui ont changé au sein des comités. Senator Wells: Is that the title of “Principal Clerk” versus “Clerk of the Senate?” Le sénateur Wells : Parle-t-on du

titre « greffier principal » par rapport à « greffier du Sénat »? Mr. Lafrenière: “Clerk Assistant.” M. Lafrenière : Je parle du

titre « greffier adjoint ». Senator Wells: I’m still missing it, then, because the Clerk Assistant is still “or another official appointed by the Clerk of the Senate.” Le sénateur Wells : Je ne comprends toujours pas, alors, parce que le greffier adjoint demeure un « autre fonctionnaire désigné par le greffier du Sénat ». Mr. Lafrenière: Yes. M. Lafrenière : Oui.

Senator Wells: I don’t see a need for a change, unless I’m missing something, because it identifies the “Principal Clerk . . . or another official appointed by the Clerk of the Senate” to serve as Clerk Assistant, and that’s currently what has happened, or what is happening, and that is proposed to be what’s happening. Le sénateur Wells : À moins que quelque chose ne m’échappe, je ne vois pas la nécessité d’un changement, puisque la règle stipule que le « greffier principal [...] ou un autre fonctionnaire désigné par le greffier du Sénat » peut servir à

titre de greffier adjoint, et c’est exactement ce qui s’est passé. C’est ainsi qu’on a décrit la situation actuelle. Mr. Lafrenière: I think the way rule was originally drafted was that part of the Principal Clerk’s — which is now the Clerk Assistant — job is to take on this responsibility. The idea of allowing the clerk to appoint another official, I believe, would be in cases where maybe there’s a vacancy, or an inability to act by the Principal Clerk.

It was to allow some flexibility, but historically, it has always been the head of the Committees Directorate who was appointed to take on this responsibility, and that title is now Clerk Assistant. M. Lafrenière : Je pense qu’à l’origine, la règle a été rédigée de sorte à stipuler qu’il revenait au greffier principal — désormais appelé le greffier adjoint — d’assumer cette responsabilité. Je crois que l’idée était de permettre au greffier de nommer un autre fonctionnaire en cas de vacance ou si le greffier principal se voyait dans l’incapacité d’agir.

C’était pour permettre une certaine flexibilité, mais, historiquement, c’est toujours le chef de la Direction des comités qui a été nommé pour assumer cette responsabilité, et le

titre que nous utilisons maintenant est celui de greffier adjoint. Senator Wells: Rule 11-3(1) already identifies that. Le sénateur Wells : L’article 11-3(1) du Règlement l’indique déjà. The Chair: What I understand, Senator Wells, is there have been changes in the names, and the Principal Clerk is below the Clerk Assistant. La présidente : D’après ce que j’ai compris, sénateur Wells, les titres ont changé, et le greffier principal est en dessous du greffier adjoint. 14-6-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 9:11

Senator Busson: I thought I understood this request for a change until Senator Wells started asking questions. The very fact is that most of us are not necessarily confused but not clear on what this rule is and where it’s going, so if we have an opportunity to scrub it and make it a little more elegant — so that everyone understands who is who and who is appointing who to what — then we should seize that opportunity. Thank you. La sénatrice Busson : Je pensais avoir compris cette demande de changement avant que le sénateur Wells se mette à poser des questions. Je parlerai pour la plupart d’entre nous.

Nous ne sommes pas nécessairement confus, mais nous ne comprenons pas clairement ce que stipule cette règle. Nous devrions saisir l’occasion de l’épurer et de la rendre un peu plus élégante — afin que tous comprennent qui est qui et qui nomme qui à quel poste — si l’occasion se présente. Merci. Senator Lankin: Senator Wells, as I understand it, this would simply remove the words “Principal Clerk” and replace them with “Clerk Assistant” and it would still maintain the opportunity as it does for the clerk to appoint someone else.

All it does is make it clear that this responsibility normally resides with the Clerk Assistant. I think the titles are confusing, because in English I personally think of a Principal Clerk as being higher in the hierarchy than a Clerk Assistant, and assistant clerk might be easier for me to understand in English. In any event, I know what you’re saying, Senator Wells, but I think this is simply a substitution of the two titles and still allows for someone else in the absence of that Clerk Assistant to be appointed by the clerk.

La sénatrice Lankin : D’après ce que j’ai compris, sénateur Wells, il s’agirait simplement de remplacer les mots « greffier principal » par les mots « greffier adjoint ». Le greffier pourrait toujours nommer quelqu’un d’autre. On ne ferait qu’énoncer clairement que la responsabilité revient d’ordinaire au greffier adjoint. Je crois que les titres sèment la confusion, parce qu’en anglais, personnellement, le

titre « greffier principal » me semble plus haut dans la hiérarchie que le

titre « greffier adjoint », et ce

titre m’est peut-être plus facile à comprendre en anglais. Tout cela pour dire que je comprends ce que vous dites, sénateur Wells, mais je crois qu’il s’agit simplement de changer deux titres. Le greffier pourrait toujours nommer quelqu’un d’autre en l’absence du greffier adjoint. Senator M. Deacon: Building on that, I was interested — as a result of Senator Wells’ questions — if you could give us feedback on how you would reframe that statement to make it reflect what 2022 is. La sénatrice M.

Deacon : Dans la même veine, après avoir entendu les questions du sénateur Wells, je me suis demandé si vous pouviez nous donner une suggestion de reformulation pour cet énoncé afin de refléter la situation en 2022. I am just trying to make sure I’m getting these names and titles that have been changed correct. How would you adjust this wording as it appears right now? J’essaie simplement de m’assurer de bien comprendre les différents titres et ceux qui ont été changés. Comment modifieriez-vous le libellé actuel? Mr.

Lafrenière: Right now, rule 11-3 says the Principal Clerk of Committees is the default person in the Senate that will take on that responsibility. M. Lafrenière : À l’heure actuelle, l’article 11-3 du Règlement stipule que, par défaut, le greffier principal des comités est la personne qui assume cette responsabilité au Sénat. The Principal Clerk of Committees in 2022 is now a middle manager as opposed to the head of the directorate. In 2019, we created the position of Clerk Assistant, which is consistent with what we have in other Westminster parliaments. It’s consistent with the titles at the House of Commons.

That’s why we restructured in that sense. En 2022, le greffier principal des comités est désormais un cadre intermédiaire et non plus le chef de la direction. En 2019, nous avons créé le poste de greffier adjoint, ce qui s’harmonise avec d’autres parlements de type Westminster. Cela s’harmonise aussi avec les titres utilisés à la Chambre des communes. Voilà pourquoi nous avons procédé à une restructuration. Yes, it may be confusing in the Senate about who is who. When we deal with other institutions, it makes it clearer for them who is at what level.

So the idea is just to change the Principal Clerk to Clerk Assistant so that that person is the default person to do this. Oui, cela peut prêter à confusion au Sénat. Il peut être difficile de savoir qui est qui. Cela dit, les niveaux de postes sont désormais plus clairs pour nos collègues d’autres institutions lorsque nous faisons affaire avec eux. L’idée serait donc simplement de remplacer le

titre « greffier principal » par celui de « greffier adjoint », afin que cette personne soit celle qui assume cette responsabilité par défaut. I would retain the right to appoint another official if ever I felt it was appropriate. Je conserverais le droit de nommer un autre fonctionnaire si jamais je le jugeais approprié. Senator M. Deacon: Thank you. That is in that first line? La sénatrice M. Deacon : Merci. Ces mots se trouvent dans la première ligne? 9:12 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 14-6-2022

Mr. Lafrenière: Yes. M. Lafrenière : Oui. Senator M. Deacon: Thank you. La sénatrice M. Deacon : Merci. Senator Batters: Thank you. I agree that the titles make it difficult to tell who’s who in the zoo. La sénatrice Batters : Merci. J’avoue qu’il est difficile de s’y retrouver avec ces titres. I agree, frankly, with Senator Wells and what he’s saying here.

Instead of saying, “identifies the Principal Clerk, Committees, or another official appointed by the Clerk of the Senate, to serve as Examiner of Petitions,” what it would propose to say is something like, “identifies the Clerk Assistant or another official appointed by the Clerk of the Senate to serve as Examiner of Petitions.” Pour être franche, je suis d’accord avec ce que le sénateur Wells a dit.

Plutôt que d’avoir « [le] greffier principal des comités ou un autre fonctionnaire désigné par le greffier du Sénat remplit les fonctions d’examinateur des pétitions », on propose de dire quelque chose comme « le greffier adjoint ou un autre fonctionnaire désigné par le greffier du Sénat remplit les fonctions d’examinateur des pétitions ». I agree with Senator Wells that the wording “another official appointed by the Clerk of the Senate” seems to just handle it fine and dandy and we don’t necessarily need to make a change.

À l’instar du sénateur Wells, j’estime que le libellé « un autre fonctionnaire désigné par le greffier du Sénat » est tout à fait approprié. Je ne crois pas qu’il soit nécessaire de le changer. Senator Wells: I understand it better now, identifying the clerk. Maybe it’s the way it’s worded. I better understand “Identifying the Clerk Assistant or another official appointed by the clerk to serve as Examiner of Petitions.” If that’s the intent, and if that’s the result, then I would be in agreement with this. Le sénateur Wells : Je comprends mieux, maintenant, en soulignant le greffier.

C’est peut-être la façon dont c’est formulé. Je comprends mieux « le greffier adjoint ou un autre fonctionnaire désigné par le greffier remplit les fonctions d’examinateur des pétitions ». Si c’est l’intention, et si c’est le résultat, alors cela me convient. But I also want to go back to something that Senator Busson said. I think it might serve us, as members of this committee, to have the full organizational chart of Chamber Operations, or what happens in the Senate, so we can see what jobs there are and the titles and jobs that hold those tasks under their control.

Cela dit, j’aimerais revenir à ce que la sénatrice Busson a dit. Je pense qu’il serait utile pour les membres du comité d’avoir l’organigramme complet des opérations de la Chambre, ou de ce qui se passe au Sénat, afin que nous puissions voir quels sont les titres, les postes et toutes les tâches qui y sont affiliées. Mr. Lafrenière: Thank you, Senator Wells. I’ll undertake to provide you with an organizational chart. M. Lafrenière : Merci, sénateur Wells. Je m’emploierai à vous fournir un organigramme.

Based on the fact that we’re before the Rules Committee today, I can provide an organizational chart of the procedural team; it would include Chamber Operations and committees. It would provide a more wholesome picture of everyone who works on procedure in the Senate. Étant donné que nous comparaissons devant le Comité du Règlement aujourd’hui, je peux vous fournir un organigramme de l’équipe de la procédure; il englobera les travaux de la Chambre et les comités. Cela vous donnera une image plus complète de tous ceux dont le travail est lié à la procédure au Sénat.

The Chair: We will end on that and return to it, or are we finished with that? I think it’s clearer the way that Senator Wells proposed to make the change; if we do it that way, it’s going to be understood, acknowledging that we know the charter of the Senate’s Chamber Operations. La présidente : Nous allons nous arrêter ici, et nous reviendrons sur ce sujet, ou en avons-nous terminé de cette question?

Je pense que la façon dont le sénateur Wells a proposé d’apporter le changement est plus claire; si nous procédons de cette façon, le changement sera compris, tout en reconnaissant que nous connaissons la charte des travaux de la Chambre du Sénat. Number eight is about the publication of rules respecting notice for private bills. Can you can explain this point to us? Le point no 8 concerne la publication des règles régissant les préavis relatifs aux projets de loi d’intérêt privé. Pouvez-vous nous expliquer ce point? 14-6-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 9:13

[Translation] [Français] Mr. Lafrenière: The Rules of the Senate require the Clerk to publish the rules respecting notices for applications for private bills in the Canada Gazette and in the official gazette of each province weekly. M. Lafrenière : Le Règlement du Sénat demande au greffier de faire publier chaque semaine, dans la Gazette du Canada et le journal officiel de chaque province, les règles régissant les avis de demandes de projets de loi d’intérêt privé. We looked into this practice, and it would appear that 1984 was the last time such notices were published in the Canada Gazette.

Another thing worth noting is that purchasing 40% of a page in the Canada Gazette costs approximately $150. If you add that to the cost of publishing notices in the official gazette of each province, you are looking at a cost of between $1,000 and $2,000 weekly during dissolutions and prorogations. On a fait la recherche sur ce point et, depuis 1984, ces avis ne sont plus publiés dans la Gazette du Canada . Une des choses que l’on a remarquée aussi, c’est que le fait d’acheter 40 % d’une page dans la Gazette du Canada coûte environ 150 $.

Si l’on additionne ces frais et les frais liés au fait de publier les avis dans le journal officiel de chaque province, on parle d’un coût de 1 000 $ à 2 000 $ par semaine pendant les dissolutions ou les prorogations. We are not sure who made the decision. We think it may have been the Standing Committee on Internal Economy, Budgets and Administration, along with the then Speaker, but these notices have not been published since 1984. On ne sait pas qui a pris cette décision.

On pense que ce serait peut-être le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, en collaboration avec le Président de l’époque, mais on ne publie plus ces avis depuis 1984. [English] [Traduction] The Rules require the clerk to publish weekly in the Canada Gazette and the official gazettes of each province the rules respecting notices for applications for private bills. I would note that this has not been done in the Senate since 1984.

Le Règlement exige que le greffier publie chaque semaine dans la Gazette du Canada et le journal officiel de chaque province les règles régissant les avis de demandes de projets de loi d’intérêt privé. Je tiens à souligner que cela n’a pas été fait au Sénat depuis 1984. We are not aware exactly who made the decision at that time; I would assume it would have been done in collaboration with either the Committee on Internal Economy or with the Speaker.

Nous ne savons pas exactement qui a pris la décision à ce moment-là; je suppose que cela a été fait en collaboration avec le Comité permanent de la régie interne ou avec le Président du Sénat. We would note that covering about two fifths of a page in the Canada Gazette costs $150 per week. If we were to take into consideration doing so in every province and territory, we would be talking about $1,000 to $2,000 per week as a cost for the Senate during dissolution and prorogation. Il convient de noter que la couverture d’environ deux cinquièmes de page dans la Gazette du Canada coûte 150 $ par semaine.

Si nous devions envisager de le faire dans chaque province et territoire, nous parlerions de coûts de l’ordre de 1 000 $ à 2 000 $ par semaine que le Sénat devrait assumer pendant la dissolution et la prorogation du Parlement. The Chair: Thank you very much. We recommend that this rule be repealed. Do you agree? Are there any objections, or does this make sense? Since 1984; I recommend that we adopt this change. La présidente : Merci beaucoup. Nous recommandons que cette règle soit abrogée. Êtes-vous d’accord? Y a-t-il des objections, ou cette recommandation est-elle sensée?

Depuis 1984, je recommande que nous adoptions ce changement. That brings us to item 9, which discusses the fact that the Selection Committee is neither a standing nor special committee. Can you elaborate on that for us? Cela nous amène au point n o 9, qui traite du fait que le Comité de sélection n’est ni un comité permanent ni un comité spécial. Pouvez-vous nous en dire plus à ce sujet? Mr. Lafrenière: The reason we have this on our list is that we would note that, going back to the first session of the Forty- second Parliament, there’s been an order adopted by the Senate to suspend this rule.

It’s happened several parliaments in a row. M. Lafrenière : La raison pour laquelle cette question figure sur notre liste, c’est que nous tenons à souligner que, depuis la première session de la 42 e législature, le Sénat a adopté un ordre visant à suspendre cette règle. Cette adoption s’est poursuivie pendant plusieurs législatures consécutives. 9:14 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 14-6-2022

What we’re suggesting is when we notice continually, session after session, the adoption of orders to suspend a rule, we just wanted to highlight that to find out whether senators feel it should be reviewed at this time. Ce que nous vous faisons observer, c’est que, lorsque nous remarquons l’adoption continuelle, session après session, d’ordres de suspension d’une règle, nous tenons à le souligner pour savoir si les sénateurs estiment que cette règle devrait être examinée à ce moment-là. The Chair: Are there any comments on this? What are the consequences of suspending this rule?

What are the bigger considerations? La présidente : Quelqu’un souhaite-t-il formuler des observations à ce sujet? Quelles sont les conséquences de la suspension de cette règle? Quelles sont les considérations plus importantes? Mr. Heyde: Until 2013, Senator Bellemare, the Committee of Selection was, by default, treated like a standing committee. The rule changes were made that year to make it a sui generis committee, which means it’s neither standing nor special; it is sort of a class of committee by itself.

Then, as the clerk indicated, since November 7, 2017, there have been orders adopted to regularly deem it to be a standing committee. M. Heyde : Sénatrice Bellemare, jusqu’en 2013, le Comité de sélection était, par défaut, traité comme un comité permanent. Des modifications ont été apportées au Règlement cette année-là pour en faire un comité de nature sui generis, ce qui signifie qu’il n’est ni permanent ni spécial; c’est en quelque sorte une catégorie de comité à part.

Ensuite, comme l’a indiqué le greffier, depuis le 7 novembre 2017, des ordres ont été adoptés pour le considérer régulièrement comme un comité permanent. The primary practical effect, I believe, will be in terms of remuneration of the chair and deputy chair. You would want to consult and consider that point, senators. Je crois que l’effet pratique principal se fera sentir au niveau de la rémunération du président et du vice-président du comité. Il faudrait donc que vous meniez des consultations pour examiner ce point, honorables sénateurs.

In practical terms, the notice requirements are the same for a report of the Committee of Selection, whether it falls under rule 12-2(4) or if it were treated as a special committee; it’s one day’s notice for its reports. The rules are currently explicit about that under rule 5-5 for a report of a standing committee or the Committee of Selection. En pratique, les exigences en matière de préavis sont les mêmes pour un rapport du Comité de sélection, qu’il relève du paragraphe 12-2(4) du Règlement ou qu’il soit traité comme un comité spécial; le préavis est d’un jour pour ses rapports.

Les règles à ce sujet sont en fait formulées explicitement à l’article 5-5 pour les rapports d’un comité permanent ou d’un comité de sélection. When we made the change back in 2013, we ensured that everything lined up so that the Committee of Selection continued, for procedural purposes, to generally have the requirements that had held before that time, which is to say the requirements for a standing committee.

Lorsque nous avons apporté le changement en 2013, nous avons veillé à ce que tout soit en place pour que, du point de vue de la procédure, le Comité de sélection continue d’être soumis aux mêmes exigences que celles qui prévalaient auparavant, c’est-à-dire les exigences d’un comité permanent. So I think the primary effect would be the one that I mentioned. Je pense donc que l’effet principal serait celui que j’ai mentionné. The Chair: What is the feeling of the members of the committee on this subject? La présidente : Quel est le sentiment des membres du comité à ce sujet?

Senator Ringuette: I would say that I like the flexibility of this rule. There may be a reason from one session to another to keep it as not a special committee or to build it as a standing committee. La sénatrice Ringuette : Je dirais que j’aime la souplesse de cette règle. D’une session à l’autre, il pourrait y avoir une raison de ne pas transformer le comité en comité spécial ou de le transformer en comité permanent. I understand that, since 2013, it has been a standing committee. I cannot remember why it was changed, but I find that it brings flexibility.

I don’t think there is any appetite right now to have it formally made a standing committee. That’s my perspective. Thank you. Je crois comprendre que, depuis 2013, le Comité de sélection est un comité permanent. Je ne me souviens pas pourquoi cela a été changé, mais je trouve que cela nous donne une certaine marge de manœuvre. Je ne pense pas qu’en ce moment, les sénateurs désirent qu’il devienne un comité permanent officiel. Voilà mon point de vue. Merci. 14-6-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 9:15

The Chair: Thank you. Are there any other comments? La présidente : Merci. Quelqu’un d’autre souhaite-t-il formuler des observations à ce sujet? Senator Wells: Thank you. I was appointed in 2013. I will defer to Mr. Heyde on this, but I believe it was — I don’t want to say “tradition” — the practice that the chair of the Committee of Selection would be the whip of the government. I know that during that time of increased scrutiny on expenditures of the Senate, it was disconnected from the whip’s job.

I think it was something like that; I’m just trying to remember the history when I first got here and I don’t know if I have it clear. Le sénateur Wells : Merci. Comme j’ai été nommé sénateur en 2013, je m’en remets à M. Heyde à ce sujet, mais je crois — je ne veux pas dire que la « tradition voulait », mais — qu’il était d’usage que le président du Comité de sélection soit le whip du gouvernement. Je sais qu’à l’époque où les dépenses du Sénat faisaient l’objet d’un examen approfondi, cette fonction n’était pas liée à celle de whip.

Je pense que la situation ressemblait à cela; j’essaie simplement de me souvenir de l’histoire qui circulait lorsque je suis arrivé ici, et je ne sais pas si je l’ai bien comprise. Mr. Heyde, do you have any recollection of how it was structured? Monsieur Heyde, vous souvenez-vous de la façon dont la situation était structurée? Mr. Heyde: Subject to possible variations, Senator Wells, by and large, you described the situation accurately. It was typically the government whip who was chair of the committee.

Under the current circumstances, that has changed quite significantly, so there was a variation starting in about 2015 where we moved away from previous practice. M. Heyde : Dans l’ensemble, vous avez décrit la situation avec précision, sénateur Wells, sous réserve de variations possibles. En général, le whip du gouvernement présidait le comité. Dans les circonstances actuelles, la situation a changé de manière assez significative; il y a donc eu une variation de la situation à compter d’environ 2015, date à laquelle nous nous sommes éloignés de la pratique précédente.

The Chair: I would suggest that we keep it like that for now and that we talk about it later on. We’ll be able to think it over during the summer as to what the better way is to treat this element. Is that okay? La présidente : Je suggère que nous gardions la règle telle qu’elle est pour l’instant et que nous en reparlions plus tard. Nous pourrons y réfléchir pendant l’été, afin de déterminer la meilleure façon de traiter cet élément. Est-ce que cela vous convient? Item 10 concerns rule 12-7 and the role of the Audit and Oversight Committee.

Le point no 10 concerne l’article 12-7 et le rôle du Comité de l’audit et de la surveillance. [Translation] [Français] Can you give us some information on this item, Mr. Lafrenière? Pouvez-vous préciser ce point, monsieur Lafrenière? Mr. Lafrenière: With respect to item 10, there have been some developments that we did not account for. The Standing Committee on Audit and Oversight is submitting a report in the next few days containing its proposed amendments to the Rules. We recommend that the committee wait to see what the Audit Committee brings forward. M.

Lafrenière : Pour le point no 10, nous suggérons que des éléments nous ont dépassés à ce sujet. Le Comité permanent de l’audit et de la surveillance va déposer un rapport au cours des prochains jours, qui porte sur les modifications au Règlement qu’il veut proposer. Nous recommandons au comité d’attendre de voir les travaux de ce comité. [English] [Traduction] To be clear, senators, we should probably defer discussion on point 10, because I have been informed that the committee is about to present a report in the Senate dealing with recommended rule changes that could then be considered by this committee.

This would be the proper approach to take at this time. When we drafted the letter, we were not aware the work was proceeding that quickly. Pour être clairs, honorables sénateurs, nous devrions probablement reporter la discussion concernant le point no 10, car j’ai été informé que le comité est sur le point de présenter un rapport au Sénat portant sur les modifications au Règlement qui sont recommandées et qui pourraient, par la suite, être examinées par le comité. Ce serait la bonne approche à adopter pour le moment.

Lorsque nous avons rédigé la lettre, nous ne savions pas que les travaux avançaient aussi rapidement. 9:16 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 14-6-2022

[Translation] [Français] The same goes for item 11. C’est la même chose pour le point n o 11. The Chair: We will discuss items 10 and 11 at a later time, and I think the same goes for item 12, regarding in camera proceedings in committee. We’ll have more information so we can have a more in-depth discussion when we come back in the fall. That also applies to item 13, which deals with rule 12-18(2) and committee meetings during extended periods of adjournment. La présidente : Nous allons discuter des points nos 10 et 11 plus tard. Je crois qu’il en va de même pour le point no 12 : Séances de comité à huis clos.

Nous aurons aussi d’autres informations afin d’en discuter plus en profondeur au retour à l’automne. C’est la même chose pour le point n o 13, qui traite de l’article 12-18(2) : Séances de comité en période d’ajournement prolongée du Sénat. [English] [Traduction] Members, you will note that this point is on the list of items we want to look at, but we won’t start today; we need to elaborate more on the issue. Chers membres du comité, vous noterez que ce point figure sur la liste des points que nous voulons examiner, mais nous ne commencerons pas cet examen aujourd’hui, car nous devons approfondir la question.

On our list, then, we are moving to item 14. Nous passons donc au point n o 14 sur notre liste. Mr. Lafrenière: On item 14, I would refer to the discussion we had on the first item, which is a reference to smoking in the Senate. I believe when we were dealing with that first item, senators agreed we would remove that reference. We’re making the same recommendation for item 14. M. Lafrenière : En ce qui concerne le point no 14, je me réfère à la discussion que nous avons eue au sujet du premier point, qui concernait le tabagisme au Sénat.

Je crois que lorsque nous avons abordé ce premier point, les sénateurs ont convenu de supprimer cette allusion. Nous faisons la même recommandation pour le point n o 14. [Translation] [Français] The Chair: We will remove that reference, then, as we did with item 1. La présidente : Nous allons donc abroger cet élément, comme nous l’avons fait au début pour le point n o 1. Item 15 deals with rule 12-22(6) and debate on a tabled report. Point no 15, qui a trait à l’article 12-22(6): Débat sur un rapport déposé. Mr. Heyde: This item deals with a more technical matter, Madam Chair.

In the case of tabled reports — rapports déposés in French — for which a decision on the Senate’s

part is not required, but optional, a provision exists so that the report can be debated without a motion to adopt it. Pursuant to rule 12-22(6), it is possible to move a motion to adopt the report once consideration of the report has begun. In that case, senators who have already spoken could speak again for no more than five minutes. M. Heyde : C’est un point plutôt technique, madame la présidente. Dans le cas de rapports déposés — tabled reports en anglais —, où une décision par le Sénat est facultative et non pas obligatoire, on a une disposition permettant de débattre du rapport sans en proposer l’adoption.

Conformément à l’article 12-22(6) du Règlement, on pourrait, au cours du débat, en proposer l’adoption. Dans ce cas, les sénateurs qui sont déjà intervenus pourraient intervenir encore une fois, mais seulement durant cinq minutes.

In reviewing the French version of the rule, we realized that, even though the marginal note makes clear that the provision applies only to tabled reports, the rule itself reads as follows: “Lorsqu’une motion portant adoption d’un rapport est présentée après que le débat….” The French version of the rule should instead read, “Lorsqu’une motion portant adoption d’un rapport déposé et présenté.... ” Dans la version française, en révisant le Règlement, on s’est rendu compte que même si la note marginale est claire sur le fait que cela touche les rapports déposés, le texte lui-même dit ceci: « Lorsqu’une motion portant adoption d’un rapport est présentée après que le débat [...] ».

Le texte devrait plutôt dire : « [...] portant adoption d’un rapport déposé et présenté [...] ». The French version lacks precision by not referring to tabled reports, as the English version does — to adopt a tabled report. It’s very much a technical point. Il manque une précision pour dire que cela ne touche que les rapports déposés qui figurent dans la version anglaise, to adopt a tabled report . C’est très technique. 14-6-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 9:17

The Chair: It’s a technical correction, but does it apply only to the French version? La présidente : C’est technique, mais c’est une correction à la version française? Mr. Heyde: Yes, it applies only to the French version to ensure the rule is consistent in both languages. M. Heyde : Oui, seulement à la version française, et simplement pour assurer une concordance entre les deux versions. The Chair: Great. Is everyone okay with that technical change? It’s agreed. La présidente : Parfait. Est-ce que tout le monde est d’accord avec cette modification technique? Adopté.

That brings us to the next item, which deals with rule 12-23(6) and the signing of amended bills. What does that have to do with? Cela nous amène au point suivant :

Article 12-23(6) – Signature du projet de loi amendé. Qu’en est-il de ce point? Mr. Heyde: Once again, thank you, Madam Chair. Pursuant to this rule, when a committee recommends amendments to a bill, the committee must attach to its report a copy of the bill containing the amendments. It then comes to us, at the Chamber Operations and Procedure Office. It doesn’t go anywhere; the whole thing is stored in the archives forever. The practice has gone on for years. M. Heyde : Merci encore une fois, madame la présidente. En vertu de cet

article du Règlement, lorsqu’un comité propose des amendements à un projet de loi, il faut annexer ces amendements à une copie du projet de loi qui accompagne le rapport du comité. Par la suite, nous le recevons au Bureau de la procédure et des travaux de la Chambre. Cela ne va nulle part et le tout reste dans les archives à perpétuité. La pratique s’est poursuivie pendant des années. [English] [Traduction] In 2006, we realized that the Federal Accountability Act — Bill C-2 — took an enormous amount of time to prepare the copy; I think it took two or three days.

These days, if we did that, it would take an enormous amount of time for some bills. En 2006, nous avons réalisé que l’impression d’une copie de la Loi fédérale sur la responsabilité — c’est-à-dire du projet de loi C-2 — exigeait énormément de temps; je pense que cela a pris deux ou trois jours. De nos jours, si nous imprimions des copies des projets de loi, ce travail serait très long pour certains projets de loi. [Translation] [Français] To avoid this unnecessary delay, the practice that has been adopted is simply to attach a copy of the report to a copy of the bill, which is then sent to my office.

It goes no further, merely ending up in the archives. Under the proposal before you, if you wish to avoid the practice, you can simply say that the committee’s report is available online or in hard copy, that it is read in the Senate Chamber or that it is debated by senators in the chamber. Afin d’éviter ce délai inutile, la pratique adoptée est simplement d’agrafer une copie du rapport à une version du projet de loi, qui est par la suite envoyé à mon bureau et qui se retrouve aux archives sans aller nulle part ensuite.

Dans la proposition que vous étudiez, si vous voulez simplement éviter cette pratique, vous pouvez simplement dire que le rapport du comité est disponible en ligne ou en version papier, qu’il est lu dans la salle du Sénat ou qu’il est débattu à la Chambre par les sénateurs. Instead of having all this paper floating around and ending up nowhere, you could just do away with the requirement to keep a copy of something that serves no purpose at the end of the day.

Au lieu de garder de petits morceaux de papier qui flottent ici et là et qui se perdent, on pourrait simplement éliminer cette obligation de conserver une copie de quelque chose qui ne sert à rien, en fin de compte. The Chair: Thank you, Mr. Heyde. La présidente : Merci, monsieur Heyde. [English] [Traduction] Senator Wells: Thank you, Mr. Heyde, for that explanation. This will be a general comment regarding things like this.

I look at the last line in item 16 where it is says, “This provision serves no purpose and should be removed.” There are a lot of things that we do that could be considered to serve no purpose other Le sénateur Wells : Je vous remercie, monsieur Heyde, de votre explication. Il s’agit d’un commentaire général sur des questions de ce genre. Je regarde la dernière ligne du point n o 16 où il est mentionné ce qui suit: « Cette disposition est inutile et devrait être supprimée ». Il y a de nombreuses mesures que nous 9:18 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 14-6-2022

than tradition or custom. We’re a place that has been around for 156 years and there is a rich history around it. This isn’t a comment directly on the signing of committee amendments. I still don’t think it’s a bad idea to have the imprimatur of the chair or deputy chair saying we have considered this and in the opinion of the committee we think these changes should be made. I don’t think it is a bad idea to have it signed.

I recognize it may serve no specific purpose other than its prima facie purpose, which is to say, “The committee has considered it, I speak for the committee and here is the document that references that.” prenons qui pourraient être considérées comme inutiles si l’on ne tient pas compte de la tradition ou de l’usage. Le Sénat existe depuis 156 ans et a une riche histoire. Ce commentaire ne concerne pas directement l’approbation des amendements du comité.

Je ne pense toujours pas que ce soit une mauvaise idée d’obtenir l’approbation écrite de la présidente ou de la vice- présidente, une approbation qui indique que nous avons examiné la question et que le comité est d’avis que ces changements devraient être apportés. Je n’estime toujours pas que l’idée de faire approuver ces modifications soit mauvaise. Je reconnais que cette approbation peut ne servir à rien d’autre qu’à son but premier, qui est de dire que le comité a examiné la question, que je parle au nom du comité et que le présent document fait allusion à cela.

I just don’t want to be too quick in removing some of the things we do for the history or the culture of the Senate. Je ne veux simplement pas supprimer trop rapidement certaines mesures que nous prenons pour respecter l’histoire ou la culture du Sénat. The Chair: Thank you, Senator Wells. That is a good point. La présidente : Merci, sénateur Wells. Vous faites valoir un bon argument. Mr. Lafrenière: Can I address Senator Wells’s point before we continue the discussion? I don’t think we would be proposing any changes that would fundamentally change the history of the Senate or important practices. M.

Lafrenière : Puis-je répondre à l’argument du sénateur Wells avant que nous poursuivions notre discussion? Je ne pense pas que nous proposerions des changements qui modifieraient fondamentalement l’histoire du Sénat ou des pratiques importantes. I will note that the report that is presented in the chamber with all of the amendments is signed by the chair of the committee. Basically, the reason we are arguing this rule is no longer required is everything used to be completely paper-based in the Senate. The only official records we had in the past were the records that were kept in the clerk’s office.

Now with the electronic world we live in, it is probably more efficient and more transparent to have these documents available electronically and available to everybody. Je tiens à souligner que le rapport présenté au Sénat et qui contient tous les amendements est signé par la présidente du comité. Essentiellement, la raison pour laquelle nous soutenons que cette règle n’est plus nécessaire, c’est que tout se faisait auparavant entièrement sur papier au Sénat. Les seuls documents officiels dont nous disposions dans le passé étaient ceux qui étaient conservés au bureau du greffier.

Maintenant, compte tenu du monde électronique dans lequel nous vivons, il est probablement plus efficace et plus transparent de mettre ces documents à la disposition de tous par voie électronique. The idea that the chair signs the document before it goes into the chamber would not change. It would just be covered by a different rule. I’m going to go back to what Mr. Heyde said about the Federal Accountability Act that came in. I was clerk of the Legal Committee when we studied that bill. If I remember well, there were over 700 amendments to that bill.

We had to cut and paste every amendment into the bill and strike out text that had been removed. L’idée que la présidente signe le document avant qu’il ne soit transmis au Sénat ne changerait pas. Elle serait simplement couverte par une règle différente. Je vais revenir sur ce que M. Heyde a déclaré au sujet de la Loi fédérale sur la responsabilité qui a été présentée. J’étais greffier du Comité des affaires juridiques lorsque nous avons étudié ce projet de loi. Si je me souviens bien, il y avait plus de 700 amendements à ce projet de loi.

Nous avons dû couper chacun des amendements, les coller dans le projet de loi et rayer le texte qui avait été supprimé. After all that work had been done, Mr. Heyde reminds me of working 24 hours around the clock to get that ready. We then had to go to the chair’s office and the chair had to initial every single change that had been made in the bill. We think that the report that goes into the Senate and is presented by the chair covers that well. Après tout ce travail, M. Heyde m’a rappelé que j’ai travaillé pendant 24 heures consécutives pour que tout soit prêt.

Nous devions ensuite nous rendre au bureau du président, qui devait parapher chaque modification apportée au projet de loi. Nous pensons que le rapport qui est présenté au Sénat par la présidente couvre bien tous ces aspects. 14-6-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 9:19

Senator Lankin: Thank you, that’s a helpful explanation. This proposal would remove the requirement to have the amendments clearly written on a copy of the bill and would substitute the current practice of the signed committee report being the document that is put on file. La sénatrice Lankin : Merci. Votre explication est utile. Cette proposition supprimerait l’obligation d’inscrire clairement les amendements sur une copie du projet de loi et remplacerait la pratique actuelle, selon laquelle le rapport signé par le comité est le document qui est versé au dossier.

Following on Senator Wells’s concern, is there any reason not to have the rule amended to specify that the report is constituted by the signed report from the committee with the amendments attached? It would simply be to substitute your explanation of what the practice is for the actual rule. Pour donner suite à la préoccupation du sénateur Wells, y a-t- il une raison de ne pas modifier la règle pour préciser que le rapport est constitué par le rapport signé par le comité et les amendements annexés? Il suffirait de substituer votre explication de la pratique à la règle actuelle. Mr. Heyde: It would work, I think.

Quite frankly, these are copies that go nowhere and just end up in the archives in boxes and no one ever looks at them. This would certainly be clearer. If you want to keep the provisions of 12-22(6) to have the copies there, it would be clearer to explicitly recognize that. Like Mr. Lafrenière said, it took three people 24 hours to make the copy when we were strictly respecting the letter and there was a very long delay in proceedings in the Senate do that. M. Heyde : Cela fonctionnerait, je pense.

Très franchement, ce sont des copies qui ne vont nulle part et qui finissent dans les archives, entreposées dans des boîtes que personne ne regarde. Les choses seraient certainement plus claires ainsi. Si vous voulez conserver les dispositions du paragraphe 12-22(6) pour que les copies soient disponibles, il serait plus clair de le reconnaître explicitement. Comme l’a indiqué M. Lafrenière, il a fallu que trois personnes travaillent pendant 24 heures pour faire la copie, lorsque nous respections strictement la lettre des dispositions, et cela a entraîné un très long délai dans les procédures au Sénat.

Senators, you may want to think about what the purpose is of doing this altogether. We have the report. As Senator Wells addressed, the report is signed by the chair or the designate of the chair. That is the official copy. That is readily available now and is kept in the archives. We would never think of getting rid of that copy. But this copy, under 12-22(6), goes nowhere and does nothing. Maybe at one point it served a purpose in the 19th century, but it doesn’t nowadays. We archive them and they make their way over to Hull where the archives are.

Unless we want to look at them, which we never do, they sit there. Honorables sénateurs, vous devriez peut-être réfléchir à l’utilité de faire tout cela. Nous avons le rapport. Comme l’a indiqué le sénateur Wells, le rapport est signé par la présidente ou sa remplaçante. C’est la copie officielle. Elle est facilement accessible maintenant, et elle est conservée dans les archives. Nous n’envisagerions jamais de nous débarrasser de cette copie. Cependant, la copie, créée en vertu de l’article 12-22(6), ne va nulle part et ne sert à rien.

Peut-être qu’à un moment donné, elle a servi à quelque chose au XIXe siècle, mais ce n’est plus le cas aujourd’hui. Nous archivons ces copies, et elles se retrouvent à Hull, où les archives sont situées. Elles restent là à moins que nous ne voulions les consulter, ce qui n’arrive jamais. Senator Lankin: I’m fine with the recommendation to remove it, then. Thank you. La sénatrice Lankin : J’approuve alors la recommandation visant à supprimer ces dispositions. Merci. [Translation] [Français] Senator Petitclerc: I have nothing to add; the last few comments answered my questions.

Like Senator Wells, I wanted to mention that, generally speaking, we should be cautious about amending certain things that may very well be outdated through the lens of productivity, technology and efficiency but that are and remain meaningful and significant through the lens of tradition, history and a sense of decorum. La sénatrice Petitclerc : Je n’ai rien de plus à ajouter, car les dernières réponses ont bien répondu à mes questions.

Comme le sénateur Wells, j’avais envie d’exprimer, de façon très générale, un désir de prudence lorsqu’on modifie des choses, lesquelles — c’est bien vrai — ne sont plus d’actualité sur les plans de la productivité, de la technologie et de l’efficacité, mais qui sont et qui peuvent rester intéressantes et importantes pour ce qui est de la tradition, de l’histoire et d’un certain décorum. That said, I am filling in for another senator today, so that was just a general comment I had. Cela dit, je remplace un autre sénateur aujourd’hui et c’est simplement un commentaire général que je fais.

The Chair: I have a question. You may have wanted to say something first, but I have a question about all this. La présidente : J’ai une question. Peut-être vouliez-vous prendre la parole avant, mais je voulais poser une question liée à tout cela. 9:20 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 14-6-2022

My question, which has to do with the archives, is this: If this procedure is eliminated and the committee’s report is relied on for reference, shouldn’t the committee be required to list in its report all of the amendments that were proposed but not adopted? Ma question est la suivante et a notamment trait aux archives. Le fait d’éliminer cette procédure et de se reposer davantage sur le rapport du comité ne mériterait-il pas d’obliger le comité, dans son rapport, à comprendre la liste des amendements qui ont été proposés, mais pas adoptés? Mr.

Lafrenière: I’m going to come back to the matter of the archives, because I think it’s important. We are not saying that the document should no longer be held in the archives of the Senate. What we are saying is that it would no longer be attached to the bill necessarily. M. Lafrenière : Je vais revenir à la question des archives, car je crois que c’est important. Je ne pense pas que l’on veut indiquer que le document ne se trouvera plus dans les archives du Sénat. Ce qu’on dit, c’est que cela ne serait plus nécessairement joint au projet de loi.

Every Senate committee has its own archives, so the report containing all the amendments would be there. In other words, the records of the Senate would be protected and preserved. Under the current rule, the report is held in the archives in two places. Tous les comités du Sénat détiennent leurs propres archives, donc le rapport contenant tous les amendements se retrouverait là. Essentiellement, les documents du Sénat seraient protégés. Selon le règlement actuel, le rapport se retrouve deux fois dans nos archives. Committee reports have always focused on the decisions of the majority of committee members.

Think about committee proceedings, Hansard and the minutes of proceedings for committee meetings — which clearly list defeated amendments; they provide a historical record of all amendments that have been proposed. Reports that are tabled or presented in the Senate reflect the voice of the majority of committee members, so I don’t think it would necessarily be appropriate to include motions that were not adopted. Les rapports des comités ont toujours porté sur les décisions de la majorité des membres du comité.

Si on pense aux débats du comité, au hansard, ou si on regarde les procès-verbaux des réunions de comité où les amendements qui ont été défaits sont clairement identifiés, il y a une sauvegarde historique de toutes les propositions qui ont été faites. Les rapports déposés ou présentés au Sénat représentent la voix de la majorité des membres du comité; je ne pense donc pas qu’il serait nécessairement approprié d’inclure les motions qui n’ont pas été adoptées. The Chair: Thank you. That answers my question. La présidente : Merci, cela répond à ma question.

If no one else has any comments, we accept this recommendation. It’s agreed. There you have it. S’il n’y a pas d’autres commentaires, nous acquiesçons à cette recommandation. Voilà, c’est adopté. That brings us to item 17, which concerns rule 12-25 and payment of witnesses’ expenses. Point no 17 :

Article 12-25 – Remboursement des frais des témoins. [English] [Traduction] Mr. Lafrenière: For item 17, I would like to provide a bit of historical context. When the rule was first adopted, it allowed the Clerk of the Senate to pay for living and travel expenses for witnesses who come before a committee. M. Lafrenière : En ce qui concerne le point no 17, j’aimerais fournir un peu de contexte historique. Lorsque la règle a été adoptée pour la première fois, elle permettait au greffier du Sénat de payer les frais de subsistance et de déplacement des témoins qui comparaissaient devant un comité.

Over the years, the Committee on Internal Economy has authorized the clerk to cover other expenses when witnesses come to Ottawa. I’ll give you one example: During the pandemic, headsets for witnesses were covered to ensure the health and safety of interpreters. There have been decisions from the Committee on Internal Economy to allow the coverage of child care expenses under strict parameters. I think senators would be aware of the pilot project that was adopted by Internal Economy — I believe it was last week or two weeks ago — with respect to therapy support for witnesses who come before the committee.

Au fil des ans, le Comité de la régie interne a autorisé le greffier à assumer d’autres dépenses lorsque des témoins viennent à Ottawa. Je vais vous donner un exemple : pendant la pandémie, les casques d’écoute des témoins ont été couverts pour assurer la santé et la sécurité des interprètes. Le Comité de la régie interne a pris des décisions pour permettre la couverture des frais de garde d’enfants, selon des conditions très strictes.

De plus, je pense que les sénateurs sont au courant du projet pilote qui a été adopté par le Comité de la régie interne — je crois que c’était la semaine dernière ou il y a deux semaines —, en ce qui concerne le soutien thérapeutique des témoins qui comparaissent devant le comité. 14-6-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 9:21

Based on the fact that the rules are quite limiting in covering only travel and living expenses, it might be worthwhile for the rule to be updated to also cover any other expense authorized by that committee so it wouldn’t be left to me as the clerk to determine the appropriate expenses. It would be for Internal Economy to be authorized to make decisions with respect to the proper expenditure of Senate funds to make the list.

Étant donné que les règles sont assez restrictives, en ce sens qu’elles ne couvrent que les frais de déplacement et de subsistance, il pourrait être utile de mettre à jour la règle pour qu’elle couvre également toute autre dépense autorisée par le comité, de sorte que ce ne soit pas à moi, le greffier, de déterminer les dépenses qui sont acceptables. Le Comité de la régie interne serait donc autorisé à prendre des décisions et à établir la liste des dépenses, engagées à même les fonds du Sénat, qui sont acceptables. Senator Wells: Thank you, Mr. Lafrenière.

I see the cumbersome nature of what’s on your plate with respect to this because things come up that are beyond living and travel expenses. Le sénateur Wells : Merci, monsieur Lafrenière. Je constate la lourdeur des tâches qui vous incombent à cet égard, car des dépenses qui dépassent les frais de subsistance et de déplacement peuvent survenir. You mentioned child care, headsets and therapy. Would that include — and if it is given to Internal Economy, they would decide that — the witnesses’ time? And is that something we have paid for or normally pay for or occasionally paid for?

Vous avez mentionné les frais de garde d’enfants, les écouteurs et la thérapie. Est-ce que cela comprend — et si cette tâche est confiée au Comité de la régie interne, c’est lui qui en décidera — le temps des témoins? Et est-ce une dépense que nous avons assumée dans le passé, ou que nous assumons normalement ou occasionnellement? Mr. Lafrenière: No, I’m not aware of anybody receiving any honorarium to appear before a Senate committee. I’m not even aware of that necessarily being discussed. That would be something that I think would have to be brought forward at Internal Economy or here.

But it has not happened that I’m aware of. M. Lafrenière : Non, je ne sais pas si quelqu’un a déjà reçu des honoraires pour se présenter devant un comité du Sénat. Je ne sais même pas si cela a été discuté. Je pense que c’est une question qui devrait être soulevée auprès du Comité de la régie interne ou ici. Mais, à ma connaissance, cela ne s’est pas produit. Senator Wells: Thank you. This proposal would transfer the authority from the Clerk of the Senate to Internal Economy. Is that essentially what we are saying? Le sénateur Wells : Merci.

Cette proposition permettrait de transférer certains pouvoirs du greffier du Sénat au Comité de la régie interne. Est-ce essentiellement ce que nous disons? Mr. Lafrenière: I think the proposal we are recommending is the rule is quite clear that, as the clerk, I can authorize the coverage of living and travel expenses for witnesses. But to modernize the rule, and the fact that Internal Economy has made several decisions over the years to broaden that, that we recognize the fact that the clerk is also signing off on expenses that have been authorized by Internal Economy.

It would just make reference to any authorized expenses from Internal Economy. M. Lafrenière : Je pense que la proposition que nous recommandons est liée à la règle qui indique très clairement qu’en tant que greffier, je peux autoriser la couverture des frais de subsistance et de déplacement des témoins. Mais pour moderniser la règle et tenir compte du fait que le Comité de la régie interne a pris plusieurs décisions au fil des ans en vue d’élargir cette couverture, nous reconnaîtrions le fait que le greffier peut approuver également les dépenses qui ont été autorisées par le Comité de la régie interne.

Il s’agirait simplement de mentionner toute dépense autorisée par le Comité de la régie interne. Senator Wells: I’m good with that. Thank you. Le sénateur Wells : Cela me va. Merci Senator Batters: I’m not sure why we would need to make a change given that the clerk has already been paying these amounts as they’re authorized by the Committee on Internal Economy. I’m wondering exactly what it would say. Are you proposing it would say something other than “living and travelling expenses?” Are you proposing a reasonable sum for their expenses as authorized by Internal Economy?

Or do you La sénatrice Batters : Je ne vois pas pourquoi nous devrions apporter un changement, étant donné que le greffier verse déjà ces montants autorisés par le Comité de la régie interne. Je me demande ce que nous pourrions dire exactement. Proposez-vous de dire autre chose que « frais de subsistance et de déplacement »? Proposez-vous une somme raisonnable pour leurs dépenses autorisées par le Comité de la régie interne? Ou 9:22 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 14-6-2022

want us to leave in the living and travelling? Given that one item you mentioned is just a pilot project, I don’t think that should be included because it’s just a pilot project right now. voulez-vous que nous laissions les frais de subsistance et de déplacement? Étant donné que l’un des éléments que vous avez mentionnés n’est qu’un projet pilote, je ne pense pas qu’il faille l’inclure, car il ne s’agit pour l’instant que d’un projet pilote. I’m surprised to hear that about the headsets because I have been part of the Legal Committee where we’ve had many witnesses who have had problems with their headsets.

You might want to make sure that people widely understand that’s a possibility for them to access. I have been part of many meetings where even people who I would have expected to have a good headset have not able to testify as witnesses, including the Commissioner for Federal Judicial Affairs at the Legal and Constitutional Affairs Committee. Je suis surprise d’entendre ce qui a été dit au sujet des casques d’écoute, car je fais

partie du Comité des affaires juridiques, et de nombreux témoins ont eu des problèmes avec leur casque. Vous devriez peut-être vous assurer que les gens comprennent bien qu’ils peuvent y avoir accès. J’ai participé à de nombreuses réunions dans lesquelles même des personnes dont je me serais attendue à ce qu’elles disposent d’un bon casque d’écoute n’ont pas pu témoigner, notamment le commissaire à la magistrature fédérale lors d’une réunion du Comité des affaires juridiques et constitutionnelles. The other comment I wanted to make is with respect to what Senator Wells was asking about — a witness’s time.

Certainly, we have not done that. If we did that, for example, at the Legal Committee, we would be spending a huge amount of money because lawyers — and I appreciate the fact that they do this — give of their time to prepare detailed briefs for us on complicated topics and they do that all just to help Canada have better laws. Certainly, that’s not something we have done and I don’t think we should do that. We haven’t had a call for it. We have relied on the very kind help these people have given us with their own time, taking away time they could be billing their clients.

Mon autre commentaire concerne ce que demandait le sénateur Wells — le temps accordé aux témoins. Nous ne le faisons pas. Si nous faisions cela, par exemple, au sein du Comité des affaires juridiques, nous dépenserions une énorme quantité d’argent parce que les avocats — et je les remercie de le faire — donnent de leur temps pour préparer pour nous des mémoires détaillés sur des sujets compliqués, et ils font tout cela uniquement pour aider le Canada à créer de meilleures lois. Nous ne le faisons pas et je ne pense pas que nous devrions le faire. Nous n’avons pas reçu de demande en ce sens.

Nous comptons sur l’aide très aimable que ces personnes nous ont apportée en prenant sur leur temps personnel, du temps qu’elles pourraient facturer à leurs clients. Mr. Lafrenière: Thank you, Senator Batters, for those questions and those comments. M. Lafrenière : Merci, sénatrice Batters, pour ces questions et ces commentaires. To be clear, the recommended change would not be to identify any list of expenses. That’s not what we are intending. It would be more to add general wording so that the rule is more a living tree rule; so any other expense as authorized by Internal Economy.

That way we are not limiting that committee in making decisions now or in the future; it would just be to set parameters on what is covered. Pour que les choses soient claires, le changement recommandé ne constituerait pas à dresser une liste des dépenses. Nous n’avons pas l’intention de le faire. Il s’agirait plutôt d’ajouter un libellé général pour que la règle soit plus évolutive; donc toute autre dépense autorisée par le Comité de la régie interne.

De cette façon, nous ne limiterions pas ce comité dans sa prise de décisions aujourd’hui ou à l’avenir; il s’agirait simplement de fixer des paramètres sur ce qui est couvert. With respect to the headsets, I understand the issue that not every witness who has appeared before the committee would be wearing one of our recommended headsets. We could have Ms. Anwar come and testify, but sometimes it’s a question of timing. Sometimes a witness is only confirmed a couple of days before they appear before the Senate, and we might not be able to get it to them beforehand.

It is but a recommendation; in the end, we can’t necessarily force the witnesses. We have had a few issues in that sense, too. I can assure you that the clerks do their utmost to ensure that as many witnesses as possible do wear those headsets, and it is communicated on several occasions with the witnesses before they appear at committee. En ce qui concerne les casques d’écoute, je comprends que le problème est que tous les témoins qui comparaissent devant le comité ne portent pas l’un des casques d’écoute recommandés.

Nous pourrions demander à Mme Anwar de venir témoigner, mais le problème vient parfois d’un manque de temps. Parfois, un témoin n’est confirmé que quelques jours avant sa comparution devant le Sénat, et il se peut que nous ne soyons pas en mesure de lui faire parvenir le casque d’écoute à l’avance. Il ne s’agit que d’une recommandation; en fin de compte, nous ne pouvons pas vraiment forcer les témoins. Nous avons également eu quelques problèmes à cet égard. Je peux vous assurer que les greffiers font tout leur possible pour s’assurer que le plus grand 14-6-2022 Règlement, procédure et droits du Parlement 9:23

nombre possible de témoins portent ces casques d’écoute, et que ces exigences sont communiquées à plusieurs reprises aux témoins avant leur comparution devant le comité. Senator Petitclerc: I’m curious; this proposed change will cover the support requirement for witnesses living with a disability; at least I think it does. As you said, it is not about having a list of

definitions, but I have seen, when we were studying Bill C-81, for example, witnesses with a disability having some very specific needs and even perhaps needing a support person with them. I just want to make sure this is covered for those witnesses. La sénatrice Petitclerc : Je suis curieuse de savoir si cette modification proposée couvrira l’exigence d’offrir un soutien aux témoins vivant avec un handicap; je pense que c’est le cas.

Comme vous l’avez dit, il ne s’agit pas d’avoir une liste de définitions, mais j’ai vu, lorsque nous avons étudié le projet de loi C-81, par exemple, des témoins handicapés qui avaient des besoins très spécifiques et qui avaient peut-être même besoin d’une personne de soutien avec eux. Je veux simplement m’assurer que ces soutiens sont couverts pour ces témoins. Mr. Lafrenière: Again, to be clear — and thank you, Senator Petitclerc, for the point — Internal Economy has authorized covering expenses for witnesses who need support to attend committee meetings. That is one of the covered expenses.

The list I provided you was not meant to be exhaustive. Maybe what I will undertake to do is work with the Committees Directorate to provide a list of the other covered expenses, just so that senators are clear with what they are. M. Lafrenière : Encore une fois, pour que les choses soient claires — et je vous remercie, sénatrice Petitclerc, pour ce point — le Comité de la régie interne a autorisé la couverture des dépenses des témoins qui ont besoin de soutien pour assister aux réunions des comités. Il s’agit de l’une des dépenses couvertes. La liste que je vous ai fournie ne se voulait pas exhaustive.

Je vais peut-être m’engager à travailler avec la Direction des comités pour fournir une liste des autres dépenses couvertes, afin que les sénateurs puissent savoir clairement desquelles il s’agit. [Translation] [Français] The Chair: If there are no further comments, I’ll conclude the discussion on that item and say that we are good with your coming back to us with a proposal we can consider at a future meeting.

La présidente : S’il n’y a pas d’autres commentaires, je conclurais sur ce point en disant que nous sommes d’accord pour que vous nous proposiez une modification à cet effet, c’est-à-dire un libellé que nous pourrons réexaminer lors d’une prochaine rencontre. We are now on item 18, which deals with rules 12-26(2) to 12-26(4) and the tabling of reports concerning committee’s financial expenditures. Passons au point no 18 : Articles 12-26(2) à 12-26(4) – Dépôt d’un rapport sur les dépenses d’un comité. Mr. Lafrenière: This is a more complex issue.

Should the committee decide to keep the requirement for committees to table financial reports, I want to flag a discrepancy between the English and French versions. The English text refers to “sitting days,”

whereas the French refers to “jours ouvrables.” If the committee wishes to maintain these rules, the French should be corrected to refer to “jours de séance du Sénat,” which is in line with “sitting days” in English. M. Lafrenière : C’est un point un peu plus complexe. Si l’on décide de garder dans le Règlement l’obligation pour les comités de déposer leurs rapports financiers, on remarquera qu’il y a une différence entre le français et l’anglais. En anglais, on parle de sitting days, et en français, de jours ouvrables.

On recommanderait, si l’on décide de conserver cette règle, de corriger le français pour s’assurer qu’on parle plutôt de jours de séance du Sénat. [English] [Traduction] The thing I would talk about with respect to this requirement is that the requirement for committees to table financial reports based on session goes back a long time. These requirements were put into place before the adoption of proactive disclosure for committees.

Under the federal legislation, committees are now required to proactively disclose on a quarterly basis all of the Ce que j’aimerais dire au sujet de cette exigence est que l’obligation pour les comités de déposer des rapports financiers fondés sur les sessions ne date pas d’hier. Ces exigences ont été mises en place avant l’adoption de la divulgation proactive pour les comités. En vertu de la législation fédérale, les comités sont désormais tenus de divulguer de manière proactive, sur une base 9:24 Rules, Procedures and the Rights of Parliament 14-6-2022

expenses related to a committee. I would also note that the Committees Directorate prepares an annual report where those expenses are covered by fiscal year. Everybody generally works by fiscal year. trimestrielle, toutes les dépenses liées à un comité. J’aimerais également souligner que la Direction des comités prépare un rapport annuel dans lequel les dépenses sont divulguées par exercice fiscal. Tout le monde utilise habituellement l’année fiscale. So the need for transparency and accountability for the Senate has gone up significantly over the years based on federal legislation.

We would note that the House of Commons never had a requirement for the committees to provide a detailed breakdown of their expenses the way we did in the Senate. We would argue this rule has been overtaken by our proactive disclosure requirements, which actually require committees to now be much more detailed in their financial reporting.

The fact that the rule requires the committees to table these reports in the Senate on a sessional basis also created a lot of confusion, because we would report on a quarterly basis and on an annual basis and then we were reporting on sessions that did not necessarily correspond to any fiscal year, depending on the session of Parliament. Le besoin de transparence et de responsabilisation du Sénat s’est donc considérablement accru au fil des ans compte tenu de la législation fédérale.

Notez que la Chambre des communes n’a jamais exigé des comités qu’ils fournissent une ventilation détaillée de leurs dépenses, comme nous l’avons fait au Sénat. Nous estimons que cette règle a été remplacée par nos exigences de divulgation proactive, qui exigent en fait que les comités fournissent désormais des renseignements beaucoup plus détaillés dans leurs rapports financiers.

Le fait que la règle exige que les comités déposent ces rapports au Sénat pour chaque session a également engendré beaucoup de confusion, parce que nous produisions des rapports trimestriels et annuels et parce que nous faisions rapport sur des sessions qui ne correspondaient pas nécessairement à un exercice financier, selon la session du Parlement. We would never come before the committee and argue that we should remove any transparency or accountability for financial reporting of committees. The point we are making here is the rule has been overtaken by other financial reporting requirements.

Nous ne nous présenterions jamais devant le comité pour faire valoir que nous devrions supprimer toute transparence ou responsabilité en matière de production de rapports financiers des comités. Ce que nous voulons dire ici est que la règle a été remplacée par d’autres exigences en matière de production de rapports financiers. [Translation] [Français] The Chair: If I understand correctly, you are recommending we make the English and French versions consistent, and consider removing certain elements. La présidente : Si je comprends bien, v