Public Administration — 9 November 2016 (41st Legislature, 1st Session)

CAP 2016-11-09

Quebec — Committees

terminant, j'aimerais à souligner l'excellente collaboration des représentants

de la régie. Je tiens à assurer les membres de la Commission de

l'administration publique qu'ils peuvent compter sur mon entière collaboration.

Le Président (M.

Gaudreault) : Merci infiniment. Alors, Mme Morin, du côté de la

Régie du logement.

Mme Morin

(Anne) : Merci, M. le Président. Messieurs, madame, membres de la

commission, Mme la Vérificatrice générale du Québec et chers collègues, je vous

remercie de me donner l'occasion aujourd'hui de vous présenter les actions que

nous allons mener pour répondre aux recommandations du Vérificateur général du

Québec.

Permettez-moi, en

premier, de vous présenter les personnes qui m'accompagnent aujourd'hui :

à ma gauche, Me Anne Mailfait, vice-présidente aux activités du tribunal; à ma

droite, Mme Diane Mayrand, directrice générale de l'administration; à sa droite, M. Jean-Yves Benoit, directeur des

services organisationnels; et enfin, derrière, M. Robert Labrecque, qui

est directeur des services financiers, matériels et administratifs.

Régie du logement est l'un des tribunaux administratifs les plus achalandés au

Canada, comme en témoignent ces

quelques chiffres pour l'année 2015-2016. Plus de

67 000 demandes ont été introduites, plus de

73 000 audiences ont été tenues, plus de

45 000 décisions ont été rendues, plus d'un demi-million d'appels ont

reçu une réponse, plus de 143 000 entrevues

et visites à l'accueil, à nos bureaux, ont été enregistrées, et finalement près

de 2 500 000 consultations du site Web ont été recensées.

Cette

très forte affluence s'explique notamment par le type de causes soumises à la

Régie du logement et par la compétence

qui lui a été conférée.

Malgré un tel volume d'activité, la régie a connu une

diminution d'effectif de 15 % entre 2001 et 2016. Cette perte a

principalement affecté le secteur de l'information déployé dans nos

25 bureaux et trois points de service répartis sur l'ensemble du

territoire du Québec.

ailleurs, en termes de budget, en 1994-1995, la Régie du logement avait dépensé

15 233 000 $. Or, un tel budget en 1994-1995 équivaut à une somme supérieure à ce que la Régie du

logement a réellement dépensé au cours du dernier exercice financier, soit un montant de

21 746 638 $. Autrement dit, en quelque 22 ans, le budget

de la régie n'a pas évolué. Il a même régressé.

bureau du Vérificateur général du Québec a remis un rapport le

25 mai 2016 visant l'optimisation des ressources et portant

sur le traitement des demandes devant le tribunal. Vous le constaterez, de

nombreux défis nous attendent. Afin de

donner suite aux recommandations formulées, la régie a élaboré un plan d'action

dont voici les grandes lignes.

Nous

allons mettre en place des mécanismes pour que certains recours puissent être

entendus sur dossier afin de répondre

aux objectifs de célérité et d'accessibilité qui doivent prévaloir devant notre

tribunal. Nous allons également mettre

en place de nouvelles règles de fermeture de dossier. Nous allons aussi

élaborer un nouvel indicateur de gestion pour calculer le délai de

traitement total par demande.

Nous allons mettre en

place une cour de pratique. L'instauration de cette cour permettra la mise au

rôle de dossiers complets et un meilleur

contrôle des aléas procéduraux. Nous allons élaborer les règles et un processus

encadrant la mise au rôle. Nous allons

ajouter aux données actuelles de gestion les durées de rôle d'audience

planifiées, ce qui permettra de

comparer ce qui est planifié à ce qui est réellement observé. Nous allons

également mettre en place un mécanisme de contrôle de la qualité de la

mise au rôle. Nous allons instaurer des règles pour encadrer les demandes et

les actes de procédure déposés de façon tardive. Nous allons requérir des

parties d'informer le tribunal de certains changements affectant l'information pertinente à la mise au rôle. La mise au rôle de

dossiers contenant la preuve de signification, des documents essentiels à la preuve et l'intention du

défendeur de contester ou non permettra une meilleure évaluation du

temps d'audience requis.

Nous

allons expédier les avis de

convocation à l'intérieur d'un délai minimal de 60 jours. Cette action

permettra de mieux tenir compte des remises,

désistements, ententes, en permettant d'effectuer en temps opportun des ajouts

dans les séances d'audience déjà planifiées. Ce délai minimal exclura

notamment les causes de non-paiement et les causes civiles urgentes.

Nous

allons définir un cadre opérationnel pour le service de conciliation. L'amélioration de ce service contribuera à diminuer le délai de traitement et l'inventaire

des demandes. Nous ferons en sorte que les parties soient obligées, dans

certaines circonstances et à certaines conditions, à utiliser le service de

conciliation. Nous allons également confier la tenue des séances de conciliation à des employés de niveau

professionnel. Actuellement, seuls les régisseurs dirigent ces séances de conciliation. L'assignation de cette

responsabilité à des employés de niveau professionnel, comme cela se

fait dans d'autres tribunaux, permettra donc

de libérer du temps de régisseurs. Cette action implique évidemment

l'embauche d'employés de niveau professionnel.

Plusieurs des mesures

prévues nécessiteront des modifications législatives. Elles ne pourront donc

être mises en place qu'après leur adoption.

Dans cette attente, la régie continuera à améliorer la mise au rôle afin

d'optimiser le temps d'audience. La régie effectuera donc une analyse

afin d'optimiser l'utilisation de la visioconférence pour la tenue des audiences

et d'en augmenter l'efficacité technologique et procédurale.

Le 25 mai 2016,

jour du dépôt du rapport, le mécanisme permettant d'ajouter des jours à la

banque de temps accordé aux régisseurs à la

suite de remplacements d'adjudicateurs absents a été aboli. Aucun autre ajout

ne peut donc être effectué. La

réserve de temps sera épuisée en raison de 10 jours par année par

régisseur. La régie s'engage à appliquer des critères d'évaluation au

processus d'évaluation des régisseurs, c'est-à-dire l'ensemble des critères

prévus par le règlement, et à effectuer les

rencontres individuelles avec chacun d'entre eux dans le cadre du processus

global d'évaluation. Nous allons

procéder de façon systématique à la transmission des attentes et à l'évaluation

de tous les maîtres des rôles. Nous

allons élaborer et mettre en place des effectifs encadrant le travail des

régisseurs, notamment en matière de disponibilité au travail et de

gestion des remplacements.

Nous allons également mettre en place un

mécanisme de contrôle de la qualité afin de vérifier le respect des directives et le suivi des processus de mise au

rôle. La régie dispose déjà de nombreuses données de gestion qui

permettent de suivre le traitement de ces

demandes. Comme le recommande le Vérificateur général, nous allons toutefois

ajouter quatre indicateurs de gestion pour répondre à la recommandation qui

nous a été formulée. Ainsi, nous allons prévoir le délai moyen de traitement total de la demande, la rotation de

l'inventaire des demandes, le nombre de rôles confectionnés et la durée

estimée des rôles.

Par ailleurs,

nous allons intégrer de nouveaux objectifs dans le plan

stratégique 2017-2020 et dans la Déclaration de services aux citoyens, à savoir :

l'amélioration du délai de traitement total, l'amélioration du règlement des

causes au moyen de la conciliation,

l'amélioration des procédures de convocation des parties ainsi que

l'amélioration du temps d'audience.

Nous avons vu dans les recommandations du

rapport du Vérificateur général des opportunités et des pistes de solution pertinentes pour poursuivre les travaux

de révision et d'amélioration de processus déjà amorcés. Nous sommes persuadés que l'ensemble de ces actions que je

viens de vous présenter permettront à la Régie du logement d'améliorer

la performance du tribunal, particulièrement en matière de délais de traitement

de demandes. Nous ferons évidemment état de

l'avancement de nos travaux dans nos prochains rapports annuels de gestion. Je

vous remercie de votre attention.

Président (M. Gaudreault) :

Alors, merci beaucoup, Mme Morin. Sans plus attendre, on va commencer

avec le premier bloc d'échange, celui du gouvernement, et le député de

Trois-Rivières.

Girard : Merci beaucoup, M. le Président. Dans un premier temps, M. le

Président, je veux saluer votre retour à la Commission de

l'administration publique. C'est un plaisir de retravailler avec vous...

Une voix : On a voté pour ça.

M. Girard : Oui, ça a été un honneur

de voter pour vous à

titre de président.

Une voix : J'ai eu une bonne

organisation.

Girard : Mme la Vérificatrice générale et votre équipe, bienvenue.

Toujours un plaisir de travailler avec vous. Mme Morin et toute l'équipe

de la Régie du logement, merci d'être là aujourd'hui avec nous.

On va aller

directement aux faits. On sait, Mme Morin... On a rencontré le Vérificateur

général aujourd'hui sur le rapport. On a également fait une étude du

rapport annuel de gestion de la Régie du logement. Bon, je pense qu'il y a certaines lacunes. Il y a des choses à faire, il y

a des choses à effectuer. Je n'avais pas regardé votre allocution, là. Je

vois votre allocution aujourd'hui, je vous

ai écoutée attentivement, et, ce que je remarque, à partir de la page 3, on a

certains points et on parle : Nous

allons mettre en place, nous allons mettre en place, nous allons aussi

élaborer, nous allons mettre en place,

nous allons élaborer, nous allons ajouter, nous allons également mettre en

place, nous allons instaurer, nous allons requérir, nous allons

expédier. Bref, on a beaucoup de «nous allons», de «nous ferons» dans votre

allocution. Donc, oui, il y a un plan

d'action qui nous a été fourni. Ça fait beaucoup de choses à faire, beaucoup de

choses à mettre en place.

Je vais commencer

par deux questions. La première, c'est que... Pourquoi, aujourd'hui, on a des

«nous allons» et «nous ferons» sur à peu près quatre pages, alors que,

depuis plusieurs années, on a des choses à corriger? Et je veux aussi que... Je ne demande qu'à être convaincu,

mais je vais avoir besoin que vous me donniez un peu plus d'information

sur comment on va le réaliser. Parce que je regarde le plan

stratégique 2014-2017, dans le rapport annuel de gestion, où on avait

trois orientations, 10 objectifs, 12 indicateurs et 17 cibles.

10 objectifs — on

est quand même en 2016 avancé — aucun n'a été atteint. 17 cibles, une

seule est atteinte. Donc, je veux bien, «nous allons», «nous ferons»,

mais de ce que je vois, c'est que le plan

d'action 2014-2017, il y avait des belles choses, mais il n'y en a pas

beaucoup qui ont été réalisées. Donc,

comment allez-vous faire pour tout réaliser ces choses-là? Et pourquoi on n'a

pas commencé à travailler là-dessus avant?

Le Président (M. Gaudreault) :

Mme Morin.

Mme Morin (Anne) : Je vous remercie

de votre question. Écoutez, nous savons qu'il y a beaucoup de travail à effectuer. Écoutez, vous savez que je suis en

place depuis quand même assez peu longtemps et puis je connais quand même très bien le tribunal, ce que nous essayons

de faire actuellement, c'est d'implanter un cadre de gestion avec des

règles qui vont être précisées, notamment en

commençant par la mise au rôle, qui est quand même le droit d'entrée, là,

devant le tribunal, de manière à permettre

aux maîtres des rôles, et qui, quand même, ont mis l'année dernière

73 000 causes au rôle, de pouvoir effectuer le travail efficacement et

puis de mettre une pondération qui permet de tenir des séances

d'audience qui vont être en mesure d'optimiser la durée du temps lorsque les

régisseurs sont saisis d'un dossier.

J'aimerais aussi parler de la disponibilité des

régisseurs, en ce sens que nous souhaiterions que les régisseurs, lorsqu'il

Document details

Collection	Quebec — Committees
Citation	CAP 2016-11-09
Type	committee
Volume / chapter	fr travaux parlementaires commissions cap 41 1 journal debats CAP 161109.html
Language	en
Format	html
Source	PROVINCIAL
Identifier	4fd9b2d9118e2d68fa23b6a951632ae7b742622a

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