Bill 201 Private Member's Bill Projet de loi 201 Projet de loi d'un député 1st Session, 40 th Legislature, Manitoba, 61 Elizabeth II, 2012 1re session, 40 e législature, Manitoba, 61 Elizabeth II, 2012 BILL 201 PROJET DE LOI 201 THE PERSONAL INFORMATION PROTECTION AND IDENTITY THEFT PREVENTION ACT

LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET LA PRÉVENTION DU VOL D'IDENTITÉ Mrs. Taillieu Mme Taillieu First Reading / Première lecture : Second Reading / Deuxième lecture : Committee / Comité : Concurrence and Third Reading / Approbation et troisième le cture : Royal Assent / Date de sanction :

EXPLANATORY NOTE NOTE EXPLICATIVE This Bill governs the collection, use, disclosure a nd destruction of personal information by organization s in the private sector. It also establishes a duty for those organizations to notify individuals who may be affe cted when the personal information the organization has collected is lost, stolen or compromised. Le présent projet de loi régit la collecte, l'utili sation, la communication et la destruction de renseignements personnels par les organisations dans le secteur pr ivé.

Il oblige également les organisations à aviser les particuliers concernés lorsque les renseignements personnels qu'elles ont recueillis sont volés ou perdus ou que leur sécurité est compromise.

THE PERSONAL INFORMATION PROTECTION AND IDENTITY THEFT PREVENTION ACT

LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET LA PRÉVENTION DU VOL D'IDENTITÉ TABLE OF CONTENTS

Section TABLE DES MATIÈRES

Article

PART 1 INTRODUCTORY PROVISIONS 1

Definitions 2 Standard as to what is reasonable

PARTIE 1 DISPOSITIONS INTRODUCTIVES 1 Définitions 2 Critère de détermination du caractère raisonnable

PART 2 PURPOSE AND APPLICATION 3 Purpose 4 Application

PARTIE 2 OBJET ET CHAMP D'APPLICATION 3 Objet 4 Champ d'application

PART 3 PROTECTION OF PERSONAL INFORMATION 5 Compliance with Act 6 Policies and practices 7 Consent required 8 Form of consent 9 Withdrawal or variation of consent 10 Consent obtained by deception, etc. 11 Limitations on collection 12 Limitation on sources for collection 13 Notification required for collection 14 Collection without consent 15 Collection of personal employee information 16 Limitations on use 17 Use without consent 18 Use of personal employee information 19 Limitations on disclosure 20 Disclosure without consent 21 Disclosure of personal employee information 22 Disclosure respecting acquisition of a business, etc.

PARTIE 3 PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 5 Respect de la loi 6 Politiques et pratiques 7 Consentement requis 8 Consentement écrit ou verbal 9 Retrait ou modification du consentement 10 Consentement obtenu par tromperie 11 Limites assujettissant la collecte des renseignements 12 Restriction quant aux sources d'information 13 Avis à l'intéressé 14 Collecte sans consentement 15 Collecte de renseignements personnels liés à l'emploi 16 Limites assujettissant l'utilisation des renseignements 17 Utilisation sans consentement 18 Utilisation de renseignements personnels liés à l'emploi 19 Limites assujettissant la communication des renseignements 20 Communication sans consentement 21 Communication de renseignements personnels liés à l'emploi 22 Communication liée à l'acquisition d'une entreprise i

PART 4 ACCESS TO AND CORRECTION AND CARE OF PERSONAL INFORMATION 23

Definitions 24 Access 25 Right to request correction 26 How to make a request 27 Duty to assist 28 Time limit for responding 29 Contents of response 30 How access will be given 31 Extending the time limit for responding 32 Fees 33 Accuracy of information 34 Protection of information 35 Retention of information

PARTIE 4 ACCÈS, CORRECTION ET PROTECTION 23 Définitions 24 Accès 25 Droit de demander des corrections 26 Modalités de présentation des demandes 27 Obligation d'assister l'auteur de la demande 28 Délai imparti pour répondre 29 Contenu de la réponse 30 Modalités d'accès aux renseignements 31 Prorogation du délai imparti pour répondre 32 Droits payables 33 Exactitude des renseignements 34 Protection des renseignements 35 Conservation des renseignements

PART 5 PROFESSIONAL REGULATORY AND NON-PROFIT ORGANIZATIONS 36 Professional regulatory organizations 37 Non-profit organizations

PARTIE 5 ORGANISMES DE RÉGLEMENTATION PROFESSIONNELLE ET ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 36 Organismes de réglementation professionnelle 37 Organismes à but non lucratif

PART 6 GENERAL PROVISIONS 38 Protection of organization from legal actions 39 Protection of employee 40 Exercise of rights by other persons 41 Offences and penalties 42 General regulations 43 Review of Act 44 C.C.S.M. reference 45 Coming into force

PARTIE 6 DISPOSITIONS GÉNÉRALES 38 Immunité accordée aux organisations 39 Protection accordée aux employés 40 Exercice des droits par autrui 41 Infractions et peines 42 Règlements de nature générale 43 Révision de la loi 44 Codification permanente 45 Entrée en vigueur ii

BILL 201 PROJET DE LOI 201 THE PERSONAL INFORMATION PROTECTION AND IDENTITY THEFT PREVENTION ACT

LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET LA PRÉVENTION DU VOL D'IDENTITÉ (Assented to ) (Date de sanction : ) HER MAJESTY, by and with the advice and consent of the Legislative Assembly of Manitoba, enacts as follows: SA MAJESTÉ, sur l'avis et le consentement de l'Assemblée législative du Manitoba, édicte :

PART 1

PARTIE 1 INTRODUCTORY PROVISIONS DISPOSITIONS INTRODUCTIVES

Definitions 1(1) The following

definitions apply in this Act. "business contact information" means an individual's name, position name or title, business telephone number, business address, business e-mail, business fax number and other similar b u s i n e s s i n f o r ma t i o n . ( « c o o r d o n n é e s professionnelles ») "domestic" means related to home or family. (« domestique ») Définitions 1(1) Les définitions qui suivent s'appliquent à la présente loi. « bureau d'enquête privé » S'entend au sens de la

Loi sur les enquêtes relatives aux particuliers . ("personal reporting agency") « coordonnées professionnelles » S'entend du nom d'un particulier, du nom ou

titre de son poste, de ses numéro de téléphone, adresse, adresse électronique et numéro de télécopieur au travail, ainsi que d'autres renseignements professionnels analogues. ("business contact information") 1

"employee" means an individual employed by an organization and includes an individual who performs a service for or in relation to or in connection with an organization (

a) as an apprentice, volunteer, participant or student; or (

b) under a contract or an agency relationship with the organization. (« employé ») "investigation" means an investigation related to (

a) a breach of an agreement; (

b) a contravention of an enactment of Manitoba or Canada or of another province of Canada; or (

c) circumstances or conduct that may result in a remedy or relief being available at law; if the breach, contravention, circumstances or conduct in question has or may have occurred or is likely to occur and it is reasonable to conduct an investigation. (« enquête ») "legal proceeding" means a civil, criminal or administrative proceeding that is related to (

a) a breach of an agreement; (

b) a contravention of an enactment of Manitoba or Canada or of another province of Canada; or (

c) a remedy available at law. (« instance ») "minister" means the minister appointed by the Lieutenant Governor in Council to administer this Act. (« ministre ») "Ombudsman" means the Ombudsman appointed under The Ombudsman Act . (« ombudsman ») "organization" includes (

a) a corporation; (

b) an unincorporated association; « document » Document qui reproduit des renseignements sous une forme ou un support quelconque, manuscrit, imprimé, photographique, électronique ou autre. La présente définition exclut les logiciels électroniques et les mécanismes qui produisent des documents. ("record") « domestique » Relatif au foyer ou à la famille. ("domestic") « employé » Particulier travaillant pour une organisation. S'entend également d'un particulier qui fournit des services à une organisation ou se rattachant à cette organisation :

a) soit en qualité d'apprenti, de bénévole, de participant ou d'étudiant;

b) soit en vertu d'un contrat ou d'une relation de mandataire avec l'organisation. ("employee") « enquête » Enquête se rapportant, selon le cas :

a) à la rupture d'un contrat;

b) à une contravention à un texte provincial ou fédéral;

c) à des circonstances ou conduites susceptibles de donner ouverture en droit à une réparation ou à un recours, si la rupture de contrat, la contravention ou les circonstances ou conduites se sont produites, peuvent s'être produites ou vont vraisemblablement se produire et qu'il est raisonnable de mener une enquête. ("investigation") « instance » Procédure civile, criminelle ou administrative se rapportant, selon le cas :

a) à la rupture de contrat;

b) à une contravention à un texte provincial ou fédéral;

c) à un recours ouvert en droit. ("legal proceeding") « ministre » Le ministre chargé par le lieutenant-gouverneur en conseil de l'application de la présente loi. ("minister") 2

(

c) a union as defined in The Labour Relations Act ; (

d) a partnership as defined in The Partnership Act ; and (

e) an individual acting in a commercial capacity; but does not include an individual acting in a personal or domestic capacity. (« organisation ») "personal employee information" means, in respect of an individual who is an employee or a potential employee, personal information reasonably required by an organization that is collected, used or disclosed solely for the purposes of establishing, managing or terminating (

a) an employment relationship; or (

b) a volunteer work relationship; between the organization and the individual, but does not include personal information about the individual that is unrelated to that relationship. (« renseignements personnels liés à l'emploi ») "personal information" means information about an identifiable individual. (« renseignements personnels ») "personal reporting agency" means a personal reporting agency as defined in The Personal Investigations Act . (« bureau d'enquête privé ») "public body" means a public body as defined in The Freedom of Information and Protection of Privacy Act . (« organisme public ») "record" means a record of information in any form or in any medium, whether in written, printed, photographic, electronic or any other form, but does not include a computer program or other mechanism that can produce a record. (« document ») « ombudsman »

La personne nommée à ce

titre en application de la

Loi sur l'ombudsman . ("Ombudsman") « organisation » S'entend notamment :

a) des corporations;

b) des associations non constituées en corporation;

c) des syndicats au sens de la

Loi sur les relations de travail ;

d) des sociétés en nom collectif au sens de la

Loi sur les sociétés en nom collectif ;

e) des particuliers agissant dans le cadre de fonctions commerciales. Ne sont pas visés par la présente définition les particuliers agissant à

titre personnel ou dans le cadre de fonctions domestiques. ("organization") « organisme public » S'entend au sens de la

Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée . ("public body") « rapports mandant-bénévole » Rapports entre une organisation et un particulier dans le cadre desquels des services sont fournis à une organisation ou relativement à celle-ci par un particulier qui ag it en tant que bénévole ou à quelque autre

titre sans rémunération à l'égard de ces services. Sont également visés tous rapports analogues entre une organisation et un particulier dans le cadre desquels celui-ci est, à l'égard de ces rapports, un partici pant ou un étudiant. ("volunteer work relationship") « renseignements personnels » Renseignements concernant un particulier identifiable. ("personal information") 3

"volunteer work relationship" means a relationship between an organization and an individual under which a service is provided for or in relation to or is undertaken in connection with the organization by an individual who is acting as a volunteer or is otherwise unpaid with respect to that service and includes any similar relationship involving an organization and an individual where, in respect of that relationship, the individual is a participant or a student. (« rapports mandant-bénévole ») « renseignements personnels liés à l'emploi »

S'entend, relativement à un particulier qui est un employé ou un employé potentiel, des renseignements personnels qui sont raisonnablement requis par une organisation et qui sont recueillis, utilisés ou communiqués pour créer, entre l'organisation et le particulier, soit des rapports employeur-employé, soit des rapports mandant-bénévole, pour gérer de tels rapports ou pour y mettre fin. Ne sont pas visés par la présente définition les renseignements personnels sans lien avec ces rapports. ("personal employee information")

Interpretation: destruction of records 1(2) In this Act, a record is destroyed when it is physically obliterated in a manner that (

a) renders it (

i) illegible, in the case of a written record, (ii) unrecognizable, in the case of photograph, or (iii) useless or ineffective, in the case of a record that is recorded or stored in another manner; and (

b) makes it impractical to reconstruct the record o r any part of it. Sens de destruction de documents 1(2) Pour l'application de la présente loi, un document est détruit lorsqu'il est effacé de telle manière :

a) qu'il devient : (

i) illisible, dans le cas d'un document écrit, (ii) méconnaissable, dans le cas d'une photographie, (iii) inutile ou sans effet, dans le cas d'un document enregistré ou stocké de toute autre façon;

b) que sa reconstitution totale ou partielle est pratiquement impossible. Standard as to what is reasonable 2 Where in this Act anything or any matter (

a) is described, characterized or referred to as reasonable or unreasonable; or (

b) is required or directed to be carried out or otherwise dealt with reasonably or in a reasonable manner; the standard to be applied under this Act in determining whether the thing or matter is reasonable or unreasonable, or has been carried out or otherwise dealt with reasonably or in a reasonable manner, is what a reasonable person would consider appropriate in the circumstances.

Critère de détermination du caractère raisonnable 2 Pour l'application de la présente loi, ce qu'une personne raisonnable considérerait comme approprié dans les circonstances de l'espèce constitue le critère applicable pour déterminer si quelque chose est raisonnable ou déraisonnable ou a été accompli ou traité raisonnablement ou d'une manière raisonnable lorsqu e, dans la présente loi, selon le cas :

a) quelque chose est qualifié de raisonnable ou déraisonnable;

b) quelque chose doit être accompli ou traité raisonnablement ou d'une manière raisonnable. 4

PART 2

PARTIE 2 PURPOSE AND APPLICATION OBJET ET CHAMP D'APPLICATION Purpose 3 The purpose of this Act is to govern the collection, use and disclosure of personal informat ion by organizations in a manner that recognizes both t he right of an individual to have his or her personal information protected and the need of organizations to collect, use or disclose personal information for purposes that are reasonable.

Objet 3 La présente loi a pour objet de régir la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels par les organisations d'u ne manière qui tienne compte à la fois du droit des particuliers à la protection de leurs renseignement s personnels et du besoin des organisations de recuei llir, d'utiliser et de communiquer de tels renseignements à des fins raisonnables. Application 4(1) Except as provided in this Act and subject to the regulations, this Act applies to every organization and in respect of all personal information.

Champ d'application 4(1) Sauf disposition contraire de la présente loi et sous réserve de ses règlements d'application, la présente loi s'applique à toutes les organisations et à tous renseignements personnels. Exemption re public body 4(2) Subject to the regulations, this Act does not apply to a public body or any personal informatio n that is in the custody of or under the control of a public body. Exemption applicable aux organismes publics 4(2)

Sous réserve de ses règlements d'application, la présente loi ne s'applique pas au x organismes publics ou aux renseignements personnels qui relèvent d'un tel organisme. Other exemptions 4(3) This Act does not apply to the following: (

a) the collection, use or disclosure of personal information if the collection, use or disclosure, a s the case may be, is for personal or domestic purposes and for no other purpose; (

b) the collection, use or disclosure of personal information if the collection, use or disclosure, a s the case may be, is for artistic or literary purpos es and for no other purpose; (

c) the collection, use or disclosure of personal information, other than personal employee information, that is collected, used or disclosed pursuant to sections 15, 18 or 21, if the collectio n, use or disclosure, as the case may be, is for journalistic purposes and for no other purpose; (

d) the collection, use or disclosure of business contact information if the collection, use or disclosure, as the case may be, is for the purposes of contacting an individual in that individual's capacity as an employee or an official of an organization and for no other purpose; Autres exemptions 4(3) La présente loi ne s'applique pas aux renseignements personnels et activités énumérés ci-après :

a) la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels qui est accomplie uniquement à des fins personnelles ou domestiques;

b) la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels qui est accomplie uniquement à des fins artistiques ou littéraires;

c) la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels — autres que des renseignements personnels liés à l'emploi recueillis, utilisés ou communiqués conformément à l'article 15, 17 ou 21 — qui est accomplie uniquement à des fins journalistiques;

d) la collecte, l'utilisation ou la communication de coordonnées professionnelles qui est accomplie uniquement dans le but de communiquer avec un particulier en sa qualité d'employé ou de dirigeant d'une organisation; 5

(

e) personal information that is in the custody of a n organization if The Freedom of Information and Protection of Privacy Act applies to that information; (

f) personal health information as defined in The Personal Health Information Act where that information is collected, used or disclosed by an organization for health care purposes, including health research and management of the health care system, but for the purposes of this clause health information does not include personal employee information; (

g) the collection, use or disclosure of personal information by an officer of the Legislature, if th e collection, use or disclosure, as the case may be, relates to the exercise of that officer's functions under an enactment; (

h) personal information about an individual if the individual has been dead for at least 20 years; (

i) personal information about an individual that is contained in a record that has been in existence for at least 100 years; (

j) personal information contained in any record transferred to an archival institution where access to the record was unrestricted or governed by an agreement between the archival institution and the donor of the record before the coming into force of this Act; (

k) personal information contained in a court file, a record of a judge of The Court of Appeal, the Court of Queen's Bench or The Provincial Court, a record of a master of the Court of Queen's Bench, a record of a sitting justice of the peace or a presiding justice of the peace under The Provincial Court Act , a judicial administration record or a record relating to support services provided to the judges of any of the courts referred to in this clause; (

l) personal information contained in a record of any type that has been created by or for (

i) a Member of the Legislative Assembly, or (ii) an elected or appointed member of a public body;

e) les renseignements personnels qui relèvent d'une organisation et auxquels s'applique la

Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée ;

f) les renseignements médicaux personnels au sens de la

Loi sur les renseignements médicaux personnels recueillis, utilisés ou communiqués par une organisation à des fins médicales, y compris la recherche médicale et la gestion du système de soins de santé, mais, pour l'application du présent alinéa, l'expression « renseignements médicaux » ne vise pas les renseignements personnels liés à l'emploi;

g) la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels qui est accomplie par une fonctionnaire de l'Assemblée législative dans l'exercice des fonctions qui lui incombent en vertu d'un texte;

h) les renseignements personnels concernant un particulier décédé depuis au moins 20 ans;

i) les renseignements personnels concernant un particulier qui figurent dans un document existant depuis au moins 100 ans;

j) les renseignements personnels figurant dans un document transmis à un établissement d'archivage et dont l'accès n'était assujetti à aucune restriction ou était régi par un accord entre cet établissement et le donateur du document avant l'entrée en vigueur de la présente loi;

k) les renseignements figurant dans les documents judiciaires, les documents d'un juge de la Cour d'appel, de la Cour du Banc de la Reine ou de la Cour provinciale, des conseillers-maîtres de la Cour du Banc de la Reine, des magistrats ou des juges de paix siégeant ou présidant en vertu de la

Loi sur la Cour provinciale , les documents concernant l'administration judiciaire et les documents ayant trait aux services de soutien fournis aux juges des tribunaux mentionnés dans le présent alinéa;

l) les renseignements personnels figurant dans tout type de document créé par ou pour, selon le cas : (

i) un député de l'Assemblée législative, (ii) un membre — élu ou nommé — d'un organisme public; 6

(

m) the collection, use or disclosure of personal information by a constituency association or a registered political party as defined in The Elections Finances Act ; (

n) the collection, use or disclosure of personal information by an individual who is a candidate for public office where the information is being collected, used or disclosed, as the case may be, f or the purposes of campaigning for that office and for no other purpose; (

o) personal information contained in a personal note, communication or draft decision created by or for a person who is acting in a judicial, quasi-judicial or adjudicative capacity.

m) la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels par une association de comté ou un parti politique inscrit au sens de la

Loi sur le financement des campagnes électorales ;

n) la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels qui est accomplie par un candidat à une élection accomplie uniquement pour faire campagne;

o) les renseignements personnels figurant dans des notes rédigées par ou pour des personnes exerçant des fonctions judiciaires ou quasi judiciaires ou dans des communications ou projets de décision de ces personnes. Previously acquired information 4(4) If an organization has under its control personal information about an individual that was acquired prior to the date upon which this Act come s into force, that information, for the purposes of this Act, (

a) is deemed to have been collected pursuant to consent given by that individual; (

b) may be used and disclosed by the organization for the identified purposes for which the information was initially collected; and (

c) after the coming into force of this Act, is to b e treated in the same manner as information collected under this Act. Renseignements acquis avant l'entrée en vigueur de la loi 4(4) Si l'organisation dont relèvent les renseignements personnels en cause les a acquis avant la date d'entrée en vigueur de la présente loi, pour l'application de celle-ci, ces renseignements :

a) sont réputés avoir été recueillis avec le consentement du particulier concerné;

b) peuvent être utilisés et communiqués par l'organisation aux fins précises auxquelles ils ont été recueillis initialement;

c) doivent, après l'entrée en vigueur de la présente loi, être traités de la même manière que les renseignements recueillis en vertu de celle-ci. Legal matters and obligations of lawyers 4(5) This Act is not to be applied so as to (

a) affect any legal privilege; (

b) limit the information available by law to a party to a legal proceeding; or (

c) limit or affect the collection, use or disclosure of information that is the subject of trust conditions or undertakings by which a lawyer is subject. Questions juridiques et obligations des avocats 4(5) Il est interdit d'appliquer la présente loi :

a) d'une manière qui porte atteinte à quelque privilège reconnu par la loi;

b) d'une manière qui limite les renseignements auxquels une

partie à une instance a accès en vertu de la loi;

c) d'une manière qui limite la collecte, l'utilisati on ou la communication de renseignements visés par des conditions ou engagements de nature fiduciaire auxquels est assujetti un avocat, ou qui porte atteinte de quelque autre façon à ces activités. 7

Conflict 4(6) If a provision of this Act is inconsistent or in conflict with a provision of another enactment, t he provision of this Act prevails unless (

a) the other enactment is The Freedom of Information and Protection of Privacy Act or The Personal Health Information Act ; or (

b) another Act or a regulation under this Act expressly provides that the other Act or a regulation, or a provision of it, prevails notwithstanding this Act. Conflit ou incompatibilité 4(6) En cas d'incompatibilité ou de conflit entre une disposition de la présente loi et une disposition d'un autre texte, la première l'emporte, sauf dans les c as suivants :

a) l'autre texte est la

Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée ou la

Loi sur les renseignements médicaux personnels ;

b) une autre loi ou un règlement d'application de la présente loi énonce expressément que l'autre loi ou un règlement, ou une disposition de l'un de ces textes, s'applique malgré la présente loi. Waivers and releases void 4(7) This Act applies notwithstanding any agreement to the contrary, and any waiver or release given of the rights, benefits or protections provided under this Act is against public policy and void. Renonciation inopérante 4(7) La présente loi s'applique malgré toute convention à l'effet contraire; toute renonciation a ux droits, avantages ou protections reconnus par la présente loi est contraire à l'ordre public et inopéra nte. 8

PART 3

PARTIE 3 PROTECTION OF PERSONAL INFORMATION PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DIVISION 1 COMPLIANCE AND POLICIES

SECTION 1 RESPECT DE LA LOI ET POLITIQUES Compliance with Act 5(1) An organization is responsible for personal information that is in its custody or under its con trol. Respect de la Loi 5(1) Chaque organisation est responsable des renseignements personnels qui relèvent de son autorité. Organization continues to be responsible 5(2) For the purposes of this Act, where an organization engages the services of a person, wheth er as an agent, by contract or otherwise, the organiza tion is, with respect to those services, responsible for that person's compliance with this Act.

Responsabilité de l'organisation 5(2) Pour l'application de la présente loi, l'organisation qui retient les services d'une personne, à contrat, comme mandataire ou autrement, est tenue d e veiller à ce que cette personne respecte la loi dans l'exécution de ces services. Designate individual responsible for compliance 5(3) An organization must designate one or more individuals to be responsible for ensuring that the organization complies with this Act.

Particulier responsable du respect de la loi 5(3) Chaque organisation désigne un ou plusieurs particuliers qu'elle charge de veiller au respect par l'organisation de la présente loi. Delegation by designated individual 5(4) An individual designated under subsection (3) may delegate to one or more individua ls the duties conferred by that designation. Délégation de responsabilité 5(4) Un particulier désigné en vertu du paragraphe (3) peut déléguer à un ou plusieurs autr es particuliers les fonctions qui lui ont été attribué es.

Organization must act reasonably 5(5) In meeting its responsibilities under this Act, an organization must act in a reasonable manne r. Attitude raisonnable 5(5) L'organisation doit agir d'une manière raisonnable dans l'exécution des obligations qui lu i incombent en vertu de la présente loi. Organization not relieved by designating individual 5(6) Nothing in subsection (2) is to be construed so as to relieve any person from that person's responsibilities or obligations under this Act.

Maintien de la responsabilité 5(6) Le paragraphe (2) n'a pas pour effet de dégager une personne des responsabilités qui lui incombent en vertu de la présente loi. Policies and practices 6 An organization must (

a) develop and follow policies and practices that are reasonable for the organization to meet its obligations under this Act; and (

b) make information about the policies and practices referred to in clause (

a) available on request. Politiques et pratiques 6 Chaque organisation :

a) établit et applique des politiques et pratiques raisonnables pour s'acquitter des obligations qui l ui incombent en vertu de la présente loi;

b) fournit, sur demande, des renseignements sur les politiques et pratiques visées à l'alinéa a). 9

DIVISION 2 CONSENT

SECTION 2 CONSENTEMENT Consent required 7(1) Except where this Act provides otherwise, an organization shall not, with respect to personal information about an individual, (

a) collect that information unless the individual consents to the collection of that information; (

b) collect that information from a source other than the individual unless the individual consents to the collection of that information from the other source; (

c) use that information unless the individual consents to the use of that information; or (

d) disclose that information unless the individual consents to the disclosure of that information. Consentement requis 7(1) Sauf disposition contraire de la présente loi, il est interdit à toute organisation :

a) de recueillir des renseignements personnels concernant un particulier sans le consentement de celui-ci;

b) de recueillir de tels renseignements d'une autre source que le particulier visé, sauf si celui-ci y consent;

c) d'utiliser de tels renseignements, sauf si le particulier visé y consent;

d) de communiquer de tels renseignements, sauf si le particulier visé y consent. Organization cannot require greater consent 7(2) An organization shall not, as a condition of supplying a product or service, require an individual to consent to the collection, use or disclosure of personal information about an individual beyond what is necessary to provide the product or service.

Renseignements nécessaires seulement 7(2) Il est interdit à toute organisation de subordonner la fourniture d'un produit ou service à un particulier à l'obligation pour celui-ci de consent ir à ce que l'organisation recueille, utilise ou communique plus de renseignements personnels le concernant que ce q ui est nécessaire pour lui fournir le produit ou servic e en question. Individual may limit consent 7(3) An individual may give consent subject to any reasonable terms, conditions or qualifications established, set, approved by or otherwise acceptable to the individual.

Consentement restreint 7(3) Le particulier qui donne son consentement peut assortir celui-ci des modalités, conditions ou réserves raisonnables qu'il établit, fixe, approuve o u juge acceptables. Form of consent 8(1) An individual may give his or her consent in writing or orally to the collection, use or disclosure of personal information about the individual. Consentement écrit ou verbal 8(1) Le particulier visé peut consentir par écrit ou verbalement à ce qu'on recueille, utilise ou communique des renseignements personnels le concernant.

Giving information may be deemed consent 8(2) An individual is deemed to consent to the collection, use or disclosure of personal informati on about the individual by an organization for a partic ular purpose if (

a) the individual, without actually giving the consent referred to in subsection (1), voluntarily provides the information to the organization for that purpose; and Communication valant consentement 8(2) Le particulier visé est réputé avoir consenti à ce qu'une organisation recueille, utilise ou communique des renseignements personnels le concernant à une fin donnée, si les conditions suivantes sont réunies :

a) sans avoir vraiment donné le consentement prévu au paragraphe (1), il a volontairement fourni à l'organisation les renseignements à cette fin; 10

(

b) it is reasonable that a person would voluntarily provide that information.

b) il est raisonnable qu'une personne fournisse volontairement les renseignements demandés. Notice in place of consent 8(3) Notwithstanding subsection 7(1), an organization may collect, use or disclose personal information about an individual for particular purpo ses if (

a) the organization (

i) provides the individual with a notice, in a form that the individual can reasonably be expected to understand, that the organization intends to collect, use or disclose personal information about the individual for those purposes, and (ii) with respect to that notice, gives the individual a reasonable opportunity to decline or object to having his or her personal information collected, used or disclosed for those purposes; (

b) the individual does not, within a reasonable time, give the organization a response to that notice declining or objecting to the proposed collection, use or disclosure; and (

c) having regard to the level of the sensitivity, if any, of the information in the circumstances, it is reasonable to collect, use or disclose the information as permitted under clauses (

a) and (b). Avis valant consentement 8(3) Par dérogation au paragraphe 7(1), toute organisation peut, à des fins données, recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels concernant un particulier, si les conditions suivant es sont réunies :

a) l'organisation : (

i) donne au particulier, sous une forme que celui-ci est raisonnablement censé comprendre, un avis lui indiquant qu'elle entend recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels le concernant à ces fins, (ii) accorde au particulier, relativement à cet avis, la possibilité raisonnable de refuser que l'on recueille, utilise ou communique les renseignements personnels le concernant à ces fins, ou de contester les mesures proposées;

b) le particulier visé ne réagit pas dans un délai raisonnable à l'avis de l'organisation en refusant qu'elle recueille, utilise ou communique les renseignements personnels le concernant, ou en contestant les mesures proposées;

c) compte tenu, le cas échéant, du caractère délicat des renseignements visés dans les circonstances, il est raisonnable de recueillir, utiliser ou communiquer ces renseignements en vertu de l'alinéa a) ou b). Information to be used only for purpose it was collected 8(4) Subsections (2) and (3) are not to be construed so as to authorize an organization to collect , use or disclose personal information for any purpos e other than the particular purposes for which the information was collected.

Limites de l'utilisation 8(4) Les paragraphes (2) et (3) n'ont pas pour effet d'autoriser une organisation à recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à d'autres fins que celles auxquelles ils ont été recueillis. Manner of giving consent 8(5) Consent in writing may be given or otherwise transmitted by electronic means to an organization if the organization receiving that transmittal produces or is able at any time to prod uce a printed copy, image or reproduction of the consent in paper form.

Communication du consentement écrit 8(5) Le consentement donné par écrit à une organisation peut lui être transmis électroniquement s i celle-ci produit ou est capable à tout moment de produire un imprimé, une image ou une reproduction sur support papier de ce consentement. 11

Withdrawal or variation of consent 9(1) Subject to subsection (5), on giving reasonable notice to an organization, an individual may at any time withdraw or vary consent to the collection, use or disclosure by the organization of personal information about the individual. Retrait ou modification du consentement 9(1)

Sous réserve du paragraphe (5), un particulier peut, en tout temps, moyennant un avis raisonnable à l'organisation, retirer ou modifier s on consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication par celle-ci de renseignements personnels le concernant. Information re withdrawing or varying consent 9(2) On receipt of notice referred to in subsection (1), an organization must, subject to subsection (3), inform the individual of the likely consequences to the individual of withdrawing or varying the consent. Conséquences du retrait ou de la modification du consentement 9(2)

Sous réserve du paragraphe (3), l'organisation qui reçoit l'avis prévu au paragraphe (1) informe le particulier des conséquences probables de sa décision de retirer ou modifier son consentement. If consequences of withdrawal reasonably obvious 9(3) An organization is not required to inform an individual under subsection (2) if the likely consequences of withdrawing or varying the consent would be reasonably obvious to the individual.

Conséquences raisonnablement évidentes 9(3) Une organisation n'est pas tenue d'informer un particulier conformément au paragraphe (2) si le s conséquences probables du retrait ou de la modification du consentement sont raisonnablement évidentes à ce dernier. Withdrawal or variation must be comply with 9(4) Except where the collection, use or disclosure of personal information without consent of the individual is permitted under this Act, if an individual withdraws or varies a consent to the collection, use or disclosure of personal informati on about the individual by an organization, the organization must, (

a) in the case of the withdrawal of a consent, stop collecting, using or disclosing the information; and (

b) in the case of a variation of a consent, abide by the consent as varied. Respect du retrait ou de la modification du consentement 9(4) Sauf dans les cas où la présente loi permet de recueillir, d'utiliser ou de communiquer des renseignements personnels sans le consentement du particulier concerné, si ce dernier retire ou modif ie son consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication par une organisation de renseignements personnels le concernant :

a) en cas de retrait du consentement, l'organisation cesse de recueillir, d'utiliser ou de communiquer les renseignements en question;

b) en cas de modification du consentement, l'organisation se conforme au consentement modifié. Effect where legal obligation between parties 9(5) If withdrawing or varying consent would frustrate the performance of a legal obligation, an y withdrawal or variation of the consent does not, unl ess otherwise agreed to by the parties who are subject to the legal obligation, operate to the extent that the withdrawal or variation would frustrate the performance of the legal obligation owed between those parties.

Existence d'une obligation légale entre les parties 9(5) Dans les cas où le retrait ou la modification du consentement ferait obstacle à l'exécution d'une obligation légale, sauf convention à l'effet contraire des parties assujetties à cette obligation, le retrait ou la modification ne s'applique pas dan s la mesure où il fait obstacle à l'exécution de l'oblig ation. Manner of giving notice of withdrawal or variation 9(6) A withdrawal or variation of consent by an individual may be given to an organization in the sam e manner as consent may be given.

Méthode de notification du retrait ou de la modification du consentement 9(6) Le particulier qui entend retirer ou modifier le consentement qu'il a donné à une organisation peut le faire de la même manière qu'il a donné son consentement. 12

Terms of withdrawal to be acceptable to individual 9(7) An individual may, subject to this section, withdraw or vary consent subject to any reasonable terms, conditions or qualifications established, se t, approved by or otherwise acceptable to the individual . Conditions acceptables pour le particulier 9(7)

Sous réserve du présent article, le particulier concerné peut assortir le retrait ou la modification de son consentement des modalités, conditions ou réserves qu'il établit, fixe, approuve ou juge acceptables. No obligations imposed by withdrawal or variation 9(8) Nothing in this

section is to be construed so as to empower (

a) an individual, as part of the withdrawal or variation of a consent, to impose an obligation or a liability on an organization, unless the organizati on agrees otherwise; or (

b) an organization, as part of the withdrawal or variation of a consent, to impose an obligation or liability on an individual, unless the individual agrees otherwise. Aucune obligation ou responsabilité 9(8) Le présent

article n'a pas pour effet d'habiliter :

a) le particulier qui retire ou modifie son consentement à imposer quelque obligation ou responsabilité à l'organisation concernée, sauf si celle-ci accepte une telle obligation ou responsabilité;

b) l'organisation concernée à imposer quelque obligation ou responsabilité au particulier qui ret ire ou modifie son consentement, sauf si celui-ci accepte une telle obligation ou responsabilité. Consent obtained by deception, etc. 10 If an organization obtains or attempts to obtain consent to the collection, use or disclosure of personal information by (

a) providing false or misleading information respecting the collection, use or disclosure of the information; or (

b) using deceptive or misleading practices; any consent provided or obtained under those circumstances is negated. Consentement obtenu par tromperie 10 Est nul tout consentement donné ou obtenu en vue de la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels dans les circonstances suivantes :

a) l'organisation fournit de l'information fausse ou trompeuse relativement à la collecte, à l'utilisatio n ou à la communication de ces renseignements;

b) l'organisation utilise des pratiques trompeuses ou induisant en erreur. DIVISION 3 COLLECTION OF PERSONAL INFORMATION

SECTION 3 COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Limitations on collection 11(1) An organization may collect personal information only for purposes that are reasonable. Limites assujettissant la collecte des renseignements 11(1) Une organisation ne peut recueillir des renseignements personnels qu'à des fins raisonnable s. Purpose determines if what collected is reasonable 11(2) Where an organization collects personal information, it may do so only to the extent that i s reasonable for meeting the purposes for which the information is collected.

Ampleur de la collecte 11(2) Une organisation ne peut recueillir que le nombre raisonnable de renseignements personnels propre à permettre la réalisation des fins auxquell es ceux-ci sont destinés. 13

Limitation on sources for collection 12 An organization may without the consent of the individual collect personal information about an individual from a source other than that individual if the information that is to be collected is information that may be collected without the consent of the individual under

section 14, 15 or 22. Restriction quant aux sources d'information 12 Une organisation peut recueillir des renseignements personnels concernant un particulier d'une autre source que ce dernier si les renseignem ents devant être recueillis peuvent l'être sans son consentement, en vertu de l'article 14, 15 ou 22. Notification required for collection 13(1) Before or at the time of collecting personal information about an individual from the individual, an organization must notify that individual in writing or orally (

a) as to the purposes for which the information is collected; and (

b) of the name of a person who is able to answer on behalf of the organization questions about the collection. Avis à l'intéressé 13(1) Avant de recueillir auprès d'un particulier des renseignements personnels concernant celui-ci, ou au moment de le faire, l'organisation donne à ce particulier, par écrit ou de vive voix :

a) les fins auxquelles les renseignements sont destinés;

b) le nom d'une personne capable de répondre, au nom de l'organisation, aux questions touchant la collecte. If organization collects from another — with consent 13(2) Before or at the time personal information about an individual is collected from another organization with the consent of the individual, the organization collecting the information must notify the organization that is disclosing the information tha t the individual has consented to the collection of the information.

Collecte sur consentement auprès d'une autre organisation 13(2) L'organisation qui, avec le consentement du particulier visé, recueille des renseignements personnels concernant ce dernier auprès d'une autre organisation informe celle-ci, avant de recueillir u n renseignement ou au moment de le faire, que le particulier a consenti à la collecte.

If organization collects from another — without consent 13(3) Before or at the time personal information about an individual is collected from another organization without the consent of the individual, th e organization collecting the personal information mu st provide the organization that is disclosing the pers onal information with sufficient information regarding t he purpose for which the personal information is being collected in order to allow the organization that i s disclosing the personal information to make a determination as to whether such disclosure of the personal information would be in accordance with thi s Act.

Collecte sans consentement auprès d'une autre organisation 13(3) L'organisation qui, sans le consentement d'un particulier, recueille des renseignements personnels concernant ce dernier auprès d'une autre organisati on, fournit à cette autre organisation suffisamment d'informations à propos des fins auxquelles les renseignements sont destinés pour lui permettre de déterminer si la communication de ces renseignement s respecte la présente loi. Exception 13(4) Subsection (1) does not apply to the collection of personal information that is carried out pursuant to subsection 8(2).

Exception 13(4) Le paragraphe (1) ne s'applique pas à la collecte de renseignements personnels accomplie en vertu du paragraphe 8(2). 14

Collection without consent 14 An organization may collect personal information about an individual without the consent of that individual only if one or more of the following are applicable: (

a) a reasonable person would consider that the collection of the information is clearly in the interests of the individual, and consent of the individual cannot be obtained in a timely way or the individual would not reasonably be expected to withhold consent; (

b) the collection of the information is pursuant to an enactment of Manitoba or Canada that authorizes or requires the collection; (

c) the collection of the information is from a public body and that public body is authorized or required by an enactment of Manitoba or Canada to disclose the information to the organization; (

d) the collection of the information is reasonable for the purposes of an investigation or a legal proceeding; (

e) the information is publicly available and is specified by the regulations; (

f) the collection of the information is necessary to determine the individual's suitability to receive an honour, award or similar recognition or benefit, including an honorary degree, scholarship or bursary; (

g) the information is collected by a personal reporting agency to create a personal report where the individual consented to the disclosure to the personal reporting agency by the organization that originally collected the information; (

h) the information may be disclosed to the organization without the consent of the individual under

section 20; (

i) the collection of the information is necessary i n order to collect a debt owed to the organization or for the organization to repay to the individual money owed by the organization; (

j) the organization collecting the information is a n archival institution and the collection of the information is reasonable for archival purposes or research; Collecte sans consentement 14 Une organisation ne peut recueillir des renseignements personnels concernant un particulier sans le consentement de ce dernier que dans les circonstances suivantes :

a) une personne raisonnable jugerait que la collecte des renseignements est nettement dans l'intérêt du particulier visé et le consentement de ce dernier ne saurait être obtenu en temps utile ou raisonnablement refusé;

b) les renseignements sont recueillis conformément à un texte provincial ou fédéral qui permet ou exige leur collecte;

c) les renseignements sont recueillis auprès d'un organisme public qui est autorisé ou obligé par un texte provincial ou fédéral à communiquer les renseignements en question à l'organisation qui les recueille;

d) la collecte des renseignements est raisonnable pour les besoins d'une enquête ou d'une instance;

e) les renseignements sont publics et sont désignés par règlement;

f) la collecte des renseignements est nécessaire pour décider si le particulier concerné est admissible à un avantage, à une distinction ou à un prix, y compris un diplôme honorifique ou une bourse d'études;

g) les renseignements sont recueillis par un bureau d'enquête privé pour créer un rapport sur des particuliers et le particulier visé consent à ce que les renseignements personnels le concernant soient communiqués au bureau d'enquête privé par l'organisation qui les a recueillis initialement;

h) les renseignements peuvent, en vertu de l'article 20, être communiqués à l'organisation sans le consentement du particulier visé;

i) la collecte des renseignements est nécessaire pour permettre à l'organisation de recouvrer une somme qui lui est due ou de rembourser au particulier visé une somme qu'elle lui doit;

j) l'organisation qui recueille les renseignements est un établissement d'archivage et la collecte de ces renseignements est raisonnable à des fins d'archivage ou de recherche; 15

(

k) the collection of the information meets the requirements respecting archival purposes or research set out in the regulations and it is not reasonable to obtain the consent of the individual whom the information is about.

k) la collecte des renseignements respecte les conditions établies par règlement en matière d'archivage ou de recherche et il ne serait pas raisonnable d'obliger l'organisation à obtenir le consentement du particulier à l'égard duquel les renseignements sont demandés. Collection of personal employee information 15(1) Notwithstanding anything in this Act other than subsection (2), an organization may collect personal employee information about an individual without the consent of the individual if (

a) the individual is an employee of the organization; or (

b) the collection of the information is for the purpose of recruiting a potential employee. Collecte de renseignements personnels liés à l'emploi 15(1) Par dérogation aux autres dispositions de la présente loi mais sous réserve du paragraphe (2), une organisation peut, dans les cas suivants, recueillir sa ns le consentement d'un particulier des renseignements personnels liés à l'emploi le concernant :

a) le particulier concerné est un employé de l'organisation;

b) les renseignements sont recueillis à des fins de recrutement. Limited circumstances where consent not required 15(2) An organization shall not collect personal information about an individual under subsection (1) without the consent of the individual unless (

a) the collection is reasonable for the purposes for which the information is being collected; (

b) the information consists only of information that is related to the employment or volunteer work relationship of the individual; and (

c) in the case of an individual who is an employee of the organization, the organization has, before collecting the information, provided the individual with reasonable notification that the information i s going to be collected and of the purposes for which the information is going to be collected. Circonstances limitées 15(2) Une organisation ne peut recueillir des renseignements personnels concernant un particulier en vertu du paragraphe (1) sans le consentement de ce dernier que si les conditions suivantes sont respect ées :

a) il est raisonnable de recueillir les renseignements en question aux fins auxquelles ils sont destinés;

b) il s'agit uniquement de renseignements concernant le particulier et se rapportant à des rapports employeur-employé ou mandant-bénévole;

c) dans le cas d'un particulier qui est un employé de l'organisation, celle-ci lui a donné, avant de procéder à la collecte des renseignements, un préavis raisonnable de son intention de recueillir les renseignements et des fins auxquelles ils sont destinés. Disclosure of employee information without consent 15(3) An organization may disclose personal employee information about an individual without the consent of the individual where that information is being disclosed to an organization that is collecting that information under subsection (1).

Droit de communiquer sans consentement 15(3) Une organisation peut communiquer des renseignements personnels liés à l'emploi concernant un particulier sans le consentement de celui-ci dans les cas où les renseignements sont communiqués à une organisation qui les recueille en vertu du paragraphe (1). Exception 15(4) Nothing in this

section is to be construed so as to restrict or otherwise affect an organizati on's ability to collect personal information under

section 14. Exception 15(4) Le présent

article n'a pas pour effet de restreindre ou d'entraver de quelque autre façon la faculté d'une organisation de recueillir des renseignements personnels en vertu de l'article 14. 16

DIVISION 4 USE OF PERSONAL INFORMATION

SECTION 4 UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Limitations on use 16(1) An organization may use personal information only for purposes that are reasonable. Limites assujettissant l'utilisation des renseignements 16(1) Une organisation ne peut utiliser des renseignements personnels qu'à des fins raisonnable s. Purpose determines if use reasonable 16(2) Where an organization uses personal information, it may do so only to the extent that i s reasonable for meeting the purposes for which the information is used.

Étendue de l'utilisation 16(2) Une organisation ne peut utiliser que le nombre raisonnable de renseignements personnels propre à permettre la réalisation des fins auxquell es ceux-ci sont destinés. Use without consent 17 An organization may use personal information about an individual without the consent of the individual but only if one or more of the following are applicable: (

a) a reasonable person would consider that the use of the information is clearly in the interests of t he individual and consent of the individual cannot be obtained in a timely way or the individual would not reasonably be expected to withhold consent; (

b) the use of the information is pursuant to an enactment of Manitoba or Canada that authorizes or requires the use; (

c) the information was collected by the organization from a public body and that public body is authorized or required by an enactment of Manitoba or Canada to disclose the information to the organization; (

d) the use of the information is reasonable for the purposes of an investigation or a legal proceeding; (

e) the information is publicly available and is specified by the regulations; (

f) the use of the information is necessary to determine the individual's suitability to receive an honour, award or similar recognition or benefit, including an honorary degree, scholarship or bursary; Utilisation sans consentement 17 Une organisation ne peut utiliser des renseignements personnels concernant un particulier sans le consentement de ce dernier que dans les circonstances suivantes :

a) une personne raisonnable jugerait que l'utilisation des renseignements est nettement dans l'intérêt du particulier visé et le consentement de ce dernier ne saurait être obtenu en temps utile ou raisonnablement refusé;

b) les renseignements sont utilisés conformément à un texte provincial ou fédéral qui permet ou exige leur utilisation;

c) les renseignements sont recueillis auprès d'un organisme public qui est autorisé ou obligé par un texte provincial ou fédéral de communiquer les renseignements en question à l'organisation;

d) l'utilisation des renseignements est raisonnable pour les besoins d'une enquête ou d'une instance;

e) les renseignements sont publics et sont désignés par règlement;

f) l'utilisation des renseignements est nécessaire pour décider si le particulier concerné est admissible à un avantage, à une distinction ou à un prix, y compris un diplôme honorifique ou une bourse d'études; 17

(

g) a personal reporting agency was permitted to collect the information under clause 14(

g) and the information is not used by the personal reporting agency for any purpose other than to create a personal report; (

h) the information may be disclosed by an organization without the consent of the individual under

section 20; (

i) the use of the information is necessary to respond to an emergency that threatens the life, health or security of an individual or the public; (

j) the use of the information is necessary in order to collect a debt owed to the organization or for the organization to repay to the individual money owed by the organization; (

k) the organization using the information is an archival institution and the use of the information is reasonable for archival purposes or research; (

l) the use of the information meets the requirements respecting archival purposes or research set out in the regulations and it is not reasonable to obtain the consent of the individual whom the information is about.

g) un bureau d'enquête privé était autorisé à recueillir les renseignements en vertu de l'alinéa 14g) et ceux-ci ne sont utilisés par le bureau d'enquête privé qu'à seule fin de créer un rapport sur des particuliers;

h) les renseignements peuvent, en vertu de l'article 20, être communiqués à l'organisation sans le consentement du particulier visé;

i) l'utilisation des renseignements est nécessaire pour intervenir en cas d'urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité d'un particulier ou du public en général;

j) l'utilisation des renseignements est nécessaire pour permettre à l'organisation de recouvrer une somme qui lui est due ou de rembourser au particulier visé une somme qu'elle lui doit;

k) l'organisation qui utilise les renseignements est un établissement d'archivage et l'utilisation de ces renseignements est raisonnable à des fins d'archivage ou de recherche;

l) l'utilisation des renseignements respecte les conditions établies par règlement en matière d'archivage ou de recherche et il ne serait pas raisonnable d'obliger l'organisation à obtenir le consentement du particulier à l'égard duquel les renseignements sont demandés. Use of personal employee information 18(1) Notwithstanding anything in this Act other than subsection (2), an organization may use person al employee information about an individual without the consent of the individual if (

a) the individual is an employee of the organization; or (

b) the use of the information is for the purpose of recruiting a potential employee. Utilisation de renseignements personnels liés à l'emploi 18(1) Par dérogation aux autres dispositions de la présente loi mais sous réserve du paragraphe (2), une organisation peut, dans les cas suivants, recueillir sa ns le consentement d'un particulier des renseignements personnels liés à l'emploi le concernant :

a) le particulier concerné est un employé de l'organisation;

b) les renseignements sont utilisés à des fins de recrutement. Purpose determines if use reasonable 18(2) An organization shall not use personal information about an individual under subsection (1) without the consent of the individual unless (

a) the use is reasonable for the purposes for which the information is being used; Caractère raisonnable de l'utilisation 18(2) Une organisation ne peut utiliser des renseignements personnels concernant un particulier en vertu du paragraphe (1) sans le consentement de ce dernier que si les conditions suivantes sont respect ées :

a) il est raisonnable d'utiliser les renseignements en question aux fins auxquelles ils sont utilisés; 18

(

b) the information consists only of information that is related to the employment or volunteer work relationship of the individual; and (

c) in the case of an individual who is an employee of the organization, the organization has, before using the information, provided the individual with reasonable notification that the information is going to be used and of the purposes for which the information is going to be used.

b) il s'agit uniquement de renseignements concernant le particulier et se rapportant à des rapports employeur-employé ou mandant-bénévole;

c) dans le cas d'un particulier qui est un employé de l'organisation, celle-ci lui a donné, avant de procéder à l'utilisation des renseignements, un préavis raisonnable de son intention d'utiliser les renseignements et des fins auxquelles ceux-ci seront utilisés. Exception 18(3) Nothing in this

section is to be construed so as to restrict or otherwise affect an organizati on's ability to use personal information under

section 1 7. Exception 18(3) Le présent

article n'a pas pour effet de restreindre ou d'entraver de quelque autre façon la faculté d'une organisation d'utiliser des renseignements personnels en vertu de l'article 17. DIVISION 5 DISCLOSURE OF PERSONAL INFORMATION

SECTION 5 COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Limitations on disclosure 19(1) An organization may disclose personal information only for purposes that are reasonable. Limites assujettissant la communication des renseignements 19(1) Une organisation ne peut communiquer des renseignements personnels qu'à des fins raisonnables. Purposes determine if disclosure reasonable 19(2) Where an organization discloses personal information, it may do so only to the extent that i s reasonable for meeting the purposes for which the information is disclosed.

Étendue de la communication des renseignements 19(2) Une organisation ne peut communiquer que le nombre raisonnable de renseignements personnels propre à permettre la réalisation des fi ns auxquelles ceux-ci sont destinés. When disclosure without consent permitted 20 An organization may disclose personal information about an individual without the consent of the individual but only if one or more of the following are applicable: (

a) a reasonable person would consider that the disclosure of the information is clearly in the interests of the individual and consent of the individual cannot be obtained in a timely way or the individual would not reasonably be expected to withhold consent; (

b) the disclosure of the information is pursuant to an enactment of Manitoba or Canada that authorizes or requires the disclosure; Communication sans consentement 20 Une organisation ne peut communiquer des renseignements personnels concernant un particulier sans le consentement de ce dernier que dans les circonstances suivantes :

a) une personne raisonnable jugerait que la communication des renseignements est nettement dans l'intérêt du particulier visé et le consentemen t de ce dernier ne saurait être obtenu en temps utile ou raisonnablement refusé;

b) les renseignements sont communiqués conformément à un texte provincial ou fédéral qui permet ou exige leur communication; 19

(

c) the disclosure of the information is to a public body and that public body is authorized or required by an enactment of Manitoba or Canada to collect the information from the organization; (

d) the disclosure of the information is in accordance with a provision of a treaty that (

i) authorizes or requires its disclosure, and (ii) is made under an enactment of Manitoba or Canada; (

e) the disclosure of the information is for the purpose of complying with a subpoena, warrant or order issued or made by a court, person or body having jurisdiction to compel the production of information or with a rule of court that relates to the production of information; (

f) the disclosure of the information is to a public body or a law enforcement agency in Canada to assist in an investigation (

i) undertaken with a view to a law enforcement proceeding, or (ii) from which a law enforcement proceeding is likely to result; (

g) the disclosure of the information is necessary t o respond to an emergency that threatens the life, health or security of an individual or the public; (

h) the disclosure of the information is for the purposes of contacting the next of kin or a friend of an injured, ill or deceased individual; (

i) the disclosure of the information is necessary in order to collect a debt owed to the organization or for the organization to repay to the individual money owed by the organization; (

j) the information is publicly available and is specified by the regulations; (

k) the disclosure of the information is to the surviving spouse, common-law partner or to a relative of a deceased individual if, in the opinion of the organization, the disclosure is reasonable;

c) les renseignements sont communiqués à un organisme public qu'un texte provincial ou fédéral autorise ou oblige à recueillir de l'organisation;

d) les renseignements sont communiqués conformément aux dispositions d'un traité autorisant ou prescrivant leur communication et signé en vertu d'un texte provincial ou fédéral;

e) les renseignements sont communiqués pour observer un subpoena, un mandat, une ordonnance ou un ordre émanant d'un tribunal, d'une personne ou d'un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements ou pour observer des règles de procédure se rapportant à la production de renseignements;

f) les renseignements sont communiqués à un organisme public ou à un organisme chargé de l'application de la loi au Canada pour prêter assistance, selon le cas : (

i) à une enquête menée dans le cadre d'une procédure d'exécution de la loi, (ii) à une enquête qui donnera vraisemblablement lieu à une procédure d'exécution de la loi;

g) la communication des renseignements est nécessaire pour intervenir en cas d'urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité d'un particulier ou du public en général;

h) les renseignements sont communiqués pour permettre de rejoindre le plus proche parent ou un ami d'un particulier blessé, malade ou décédé;

i) la communication des renseignements est nécessaire pour permettre à l'organisation de recouvrer une somme qui lui est due ou de rembourser au particulier visé une somme qu'elle lui doit;

j) les renseignements sont publics et sont désignés par règlement;

k) les renseignements sont communiqués au conjoint survivant, au conjoint de fait ou à un parent du défunt si l'organisation est d'avis qu'il est raisonnable de communiquer les renseignements; 20

(

l) the disclosure of the information is necessary to determine the individual's suitability to receive an honour, award or similar recognition or benefit, including an honorary degree, scholarship or bursary; (

m) the disclosure of the information is reasonable for the purposes of an investigation or a legal proceeding; (

n) the disclosure of the information is for the purposes of protecting against, or for the prevention, detection or suppression of, fraud, market manipulation or unfair business practices and the organization that is disclosing the information or to which the information is being disclosed is permitted or otherwise empowered or recognized under an enactment of Manitoba or Canada or of another province of Canada to carry out any of those purposes; (

o) the organization is a personal reporting agency and is permitted to disclose the information under The Personal Investigations Act ; (

p) the organization disclosing the information is an archival institution and the disclosure of the information is reasonable for archival purposes or research; (

q) the disclosure of the information meets the requirements respecting archival purposes or research set out in the regulations and it is not reasonable to obtain the consent of the individual whom the information is about.

l) la communication des renseignements est nécessaire pour décider si le particulier concerné est admissible à un avantage, à une distinction ou à un prix, y compris un diplôme honorifique ou une bourse d'études;

m) la communication des renseignements est raisonnable pour les besoins d'une enquête ou d'une instance;

n) les renseignements sont communiqués aux fins de prévention, détection ou répression de la fraude, de la manipulation, des marchés et des pratiques commerciales déloyales, ou de protection contre ces activités, et l'organisation qui communique ou reçoit les renseignements est autorisée ou autrement habilitée ou reconnue par un texte fédéral ou provincial à poursuivre la réalisation de ces fins;

o) l'organisation est un bureau d'enquête privé autorisé à communiquer les renseignements en vertu de la

Loi sur les enquêtes relatives aux particuliers ;

p) l'organisation qui utilise les renseignements est un établissement d'archivage et l'utilisation de ces renseignements est raisonnable à des fins d'archivage ou de recherche;

q) l'utilisation des renseignements respecte les conditions établies par règlement en matière d'archivage ou de recherche et il ne serait pas raisonnable d'obliger l'organisation à obtenir le consentement du particulier à l'égard duquel les renseignements sont demandés. Disclosure of personal employee information 21(1) Notwithstanding anything in this Act other than subsection (2), an organization may disclose personal employee information about an individual without the consent of the individual if (

a) the individual is or was an employee of the organization; or (

b) the disclosure of the information is for the purpose of recruiting a potential employee. Communication de renseignements personnels liés à l'emploi 21(1) Par dérogation aux autres dispositions de la présente loi mais sous réserve du paragraphe (2), une organisation peut, dans les cas suivants, recueillir s ans le consentement d'un particulier des renseignements personnels liés à l'emploi le concernant :

a) le particulier concerné est un employé de l'organisation;

b) les renseignements sont communiqués à des fins de recrutement. 21

When disclosure without consent permitted 21(2) An organization shall not disclose personal information about an individual under subsection (1) without the consent of the individual unless (

a) the disclosure is reasonable for the purposes fo r which the information is being disclosed; (

b) the information consists only of information that is related to the employment or volunteer work relationship of the individual; and (

c) in the case of an individual who is an employee of the organization, the organization has, before disclosing the information, provided the individual with reasonable notification that the information i s going to be disclosed and of the purposes for which the information is going to be disclosed. Caractère raisonnable de la communication 21(2) Une organisation ne peut communiquer des renseignements personnels concernant un particulier en vertu du paragraphe (1) sans le consentement de ce dernier que si les conditions suivantes sont respectées :

a) il est raisonnable de communiquer les renseignements en question aux fins auxquelles ils sont communiqués;

b) il s'agit uniquement de renseignements concernant le particulier et se rapportant à des rapports employeur-employé ou mandant-bénévole;

c) dans le cas d'un particulier qui est un employé de l'organisation, celle-ci lui a donné, avant de communiquer les renseignements, un préavis raisonnable de leur communication et des fins auxquelles ils vont être communiqués. Exception 21(3) Nothing in this

section is to be construed so as to restrict or otherwise affect an organizati on's ability to disclose personal information under

section 20. Exception 21(3) Le présent

article n'a pas pour effet de restreindre ou d'entraver de quelque autre façon la faculté d'une organisation de communiquer des renseignements personnels en vertu de l'article 20. DIVISION 6 BUSINESS TRANSACTIONS

SECTION 6 OPÉRATIONS COMMERCIALES

Definitions 22(1) The following

definitions apply in this section. "business transaction" means a transaction consisting of the purchase, sale, lease, merger or amalgamation or any other type of acquisition or disposal of, or the taking of a security interest in respect of, an organization or a portion of an organization or any business or activity or business asset of an organization and includes a prospective transaction of such a nature. (« opération commerciale ») "party" includes a prospective party. («

partie ») Définitions 22(1) Les définitions suivantes s'appliquent au présent article. « opération commerciale » Achat, vente, location, fusion ou tout autre type d'acquisition ou d'aliénation, ou constitution d'une garantie, visant une organisation, une

partie d'une organisation ou une entreprise, une activité ou un élément d'actif d'une organisation, y compris tout projet d'opération de cette nature. ("business transaction") «

partie » S'entend également d'une

partie potentielle. ("party") 22

Business transactions — collection, use and disclosure 22(2) Notwithstanding anything in this Act, other than this section, an organization may for th e purposes of a business transaction between itself a nd one or more other organizations collect, use and disclose personal information in accordance with th is section. Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels 22(2) Par dérogation aux autres dispositions de la présente loi mais sous réserve du présent

article , une organisation peut, pour les besoins d'une opération commerciale entre elle et une ou plusieurs autres organisations, recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels conformément au présent article. Disclosure respecting acquisition of a business, et c 22(3) Organizations that are parties to a business transaction may, (

a) during the period leading up to and including the completion, if any, of the business transaction, collect, use and disclose personal information about individuals without the consent of the individuals if (

i) the parties have entered into a written agreement under which the collection, use and disclosure of the information is restricted to those purposes that relate to the business transaction, and (ii) the information is necessary (

A) for the parties to determine whether to proceed with the business transaction, and (

B) if they proceed with the business transaction, for the parties to carry out and complete the business transaction; and (

b) where the business transaction is completed, collect, use and disclose personal information about individuals without the consent of the individuals if (

i) the parties have entered into an agreement under which the parties undertake to use and disclose the information only for those purposes for which the information was initially collected from or in respect of the individuals, and (ii) the information relates solely to the carrying on of the business or activity or the carrying out of the objects for which the business transaction took place. Communication concernant l'acquisition d'une entreprise 22(3) Les organisations parties à une opération commerciale peuvent :

a) durant la période conduisant à l'opération commerciale, y compris au moment de la réalisation de celle-ci, recueillir, utiliser ou communiquer de s renseignements personnels concernant des particuliers sans le consentement de ces derniers s i les conditions suivantes sont réunies : (

i) les parties ont conclu une entente écrite précisant qu'il n'est permis de recueillir, d'utiliser et de communiquer des renseignements qu'à des fins se rapportant à l'opération commerciale, (ii) les renseignements sont nécessaires : (

A) pour permettre aux parties de décider s'il y a lieu de réaliser l'opération, (

B) pour accomplir et compléter l'opération si elles décident de la réaliser;

b) une fois l'opération commerciale complétée, recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels concernant des particuliers sans le consentement de ces derniers s i les conditions suivantes sont réunies : (

i) les parties ont conclu une entente écrite précisant qu'il n'est permis de recueillir, utilise r et communiquer des renseignements qu'aux seules fins auxquelles les renseignements ont été recueillis initialement auprès de ces particuliers ou à leur sujet, (ii) les renseignements se rapportent seulement à l'exploitation de l'entreprise ou de l'activité ou à la réalisation des objets en vue desquels l'opération commerciale a été accomplie. 23

Information must be destroyed or returned 22(4) If a business transaction does not proceed or is not completed, the party to whom the personal information was disclosed must, if the information is still in the custody of or under the control of tha t party, either destroy the information or return it to the party that disclosed the information. Destruction ou remise des renseignements 22(4) Si l'opération commerciale n'a pas lieu ou n'est pas complétée, la

partie qui a reçu communication des renseignements personnels est tenue, s'ils relè vent toujours d'elle, soit de détruire ces renseignements, soit de les remettre à la

partie qui les a communiqués. Consent may be obtained for other uses etc. 22(5) Nothing in this

section is to be construed so as to restrict a party to a business transaction from obtaining consent of an individual to the collection, use or disclosure of personal information about the individual for purposes that are beyond the purposes for which the party obtained the information under this section. Consentement visant d'autres fins 22(5) Le présent

article n'a pas pour effet d'empêcher une

partie à une opération commerciale d'obtenir d'un particulier qu'il consente à ce que des renseignements personnels le concernant soient recueillis à d'autres fins que celles visées par le présent article. Exception 22(6) This

section does not apply to a business transaction where the primary purpose, objective or result of the transaction is the purchase, sale, le ase, transfer, disposal or disclosure of personal information. Exception 22(6) Le présent

article ne s'applique pas aux opérations commerciales qui ont principalement pour but, objet ou résultat l'achat, la vente, la locatio n, le transfert, l'élimination ou la communication de renseignements personnels. 24

PART 4

PARTIE 4 ACCESS TO AND CORRECTION AND CARE OF PERSONAL INFORMATION ACCÈS, CORRECTION ET PROTECTION DIVISION 1 ACCESS AND CORRECTION

SECTION 1 ACCÈS ET CORRECTION

Definitions 23 The following

definitions apply in this Division. "applicant" means an individual who makes a written request in accordance with

section 26. (« auteur de la demande ») "organization" does not include any person acting on behalf of an organization. (« organisation ») Définitions 23 Les définitions suivantes s'appliquent à la présente section. « auteur de la demande » Particulier qui présente une demande en vertu de l'article 26. ("applicant") « organisation »

Ne sont pas visées par la présente définition les personnes agissant pour le compte d'une organisation. ("organization") Access 24(1) Subject to subsections (2) to (4), on the request of an individual for access to personal information about the individual and taking into consideration what is reasonable, an organization m ust provide the individual with access to the following: (

a) the individual's personal information, where that information is contained in a record that is in the custody or under the control of the organization; (

b) the purposes for which the personal information referred to in clause (

a) has been and is being use d by the organization; (

c) the names of the persons to whom and circumstances in which the personal information referred to in clause (

a) has been and is being disclosed. Accès 24(1)

Sous réserve des paragraphes (2) à (4), lorsqu'un particulier demande accès à des renseignements personnels le concernant, une organisation doit, compte tenu de ce qui est raisonnable, lui communiquer :

a) les renseignements personnels le concernant, lorsque ces renseignements figurent dans un document relevant de l'organisation;

b) les fins auxquelles les renseignements personnels visés à l'alinéa a) ont été et sont utilisés par l'organisation;

c) le nom des personnes auxquelles les renseignements personnels visés à l'alinéa a) ont été et sont communiqués, et les circonstances de la communication. Where access may be refused 24(2) An organization may refuse to provide access to personal information under subsection (1) if (

a) the information is protected by any legal privilege; (

b) the disclosure of the information would reveal confidential information that is of a commercial nature and it is not unreasonable to withhold that information; Possibilité de refuser l'accès 24(2) Une organisation peut refuser l'accès à des renseignements personnels visés au paragraphe (1) dans les cas suivants :

a) les renseignements sont protégés par un privilège juridique;

b) la communication de renseignements confidentiels de nature commerciale qu'il n'est pas déraisonnable de refuser de divulguer; 25

(

c) the information was collected for an investigation or legal proceeding; (

d) the disclosure of the information might result i n that type of information no longer being provided to the organization when it is reasonable that that ty pe of information would be provided; (

e) the information was collected by a mediator or arbitrator or was created in the course of a mediation or arbitration for which the mediator or arbitrator was appointed to act (

i) under an agreement, (ii) under an enactment, or (iii) by a court; or (

f) the information relates to or may be used in the exercise of prosecutorial discretion.

c) les renseignements ont été recueillis pour une enquête ou une instance;

d) la communication des renseignements pourrait avoir pour effet que ce genre d'information cesse d'être fournie à l'organisation, alors qu'il est raisonnable qu'elle le soit;

e) les renseignements ont été recueillis par un médiateur ou un arbitre ou créés dans le cours d'une procédure de médiation ou d'arbitrage pour laquelle le médiateur ou l'arbitre a été nommé : (

i) soit en vertu d'un accord, (ii) soit en vertu d'un texte, (iii) soit par un tribunal judiciaire;

f) les renseignements relèvent du pouvoir discrétionnaire de la poursuite. Where access must be refused 24(3) An organization shall not provide access to personal information under subsection (1) if (

a) the disclosure of the information could reasonably be expected to threaten the life or security of another individual; (

b) the information would reveal personal information about another individual; or (

c) the information would reveal the identity of an individual who has in confidence provided an opinion about another individual and the individual providing the opinion does not consent to disclosure of his or her identity. Obligation de refuser l'accès 24(3) Une organisation ne peut donner accès à des renseignements personnels visés au paragraphe (1 ) dans les cas suivants :

a) il est raisonnable de penser que la communication des renseignements mettrait en danger la vie ou la sécurité d'un autre particulier;

b) les renseignements révéleraient des renseignements personnels concernant un autre particulier;

c) les renseignements révéleraient l'identité d'un particulier qui a donné, sous le sceau de la confidentialité, une opinion au sujet d'un autre particulier et qui ne consent pas à la divulgation de son identité. Inaccessible information to be severed 24(4) If, in respect of a record, an organization is reasonably able to sever the information referred to in clause (2)(

b) or subsection (3) from a copy of the record that contains personal information about the individ ual who requested it, the organization must provide the individual with access to the record after the information referred to in clause (2)(

b) or subsection (3) has been severed. Prélèvement de renseignements ne pouvant être communiqués 24(4) Si une organisation peut raisonnablement prélever les renseignements visés à l'alinéa

(2) b) ou au paragraphe (3) d'un document contenant des renseignements personnels au sujet du particulier q ui a demandé accès au document, elle donne à ce particulier accès à ce document après en avoir prélevé les renseignements visés à l'alinéa

(2) b) ou au paragraphe (3). 26

Right to request correction 25(1) An individual may request that an organization correct an error or omission in the personal information about the individual that is under the control of the organization. Droit de demander de corrections 25(1) Un particulier peut demander à une organisation de corriger une erreur ou une omission dans des renseignements personnels le concernant qu i relèvent de cette organisation. Correction must be made 25(2) If there is an error or omission in personal information in respect of which a request for a correction is received by an organization under subsection (1), the organization must, subject to subsection (3), (

a) correct the information as soon as reasonably possible; and (

b) where the organization has disclosed the incorrect information to other organizations, send a notification containing the corrected information t o each organization to which the incorrect information has been disclosed, if it is reasonable to do so. Obligation d'apporter les corrections demandées 25(2) Si des renseignements personnels faisant l'objet d'une demande de correction reçue par l'organisation en vertu du paragraphe (1) comportent une erreur ou une omission, l'organisation doit , s ous réserve du paragraphe (3) :

a) corriger les renseignements dès qu'il est raisonnablement possible de le faire;

b) si les renseignements inexacts ont été communiqués à d'autres organisations, faire parvenir un avis faisant état des renseignements corrigés, s' il est raisonnable de le faire. Annotation of requested correction that is not made 25(3) If an organization is satisfied on reasonable grounds that a requested correction unde r subsection (2) should not be made, the organization must annotate the personal information under its control with the correction that was requested but not made .

Mention de la correction demandée 25(3) L'organisation qui, pour des motifs raisonnables, est convaincue qu'une correction demandée en vertu du paragraphe (2) ne doit pas être apportée inscrit sur les renseignements personnels relevant d'elle la correction demandée mais non apportée. Information corrected per notification 25(4) On receiving a notification under clause (2)(

b) containing corrected personal information, an organization must correct the personal information in its custody or under its control. Correction sur réception d'un avis 25(4) L'organisation qui reçoit un avis visé à l'alinéa

(2) b) corrige les renseignements relevant d'elle. Exception 25(5) Notwithstanding anything in this section, an organization shall not correct or otherwise alte r an opinion, including a professional or expert opinion . Exception 25(5) Par dérogation aux autres dispositions du présent article, une organisation ne peut corriger ou modifier de quelque autre façon une opinion, notamment une opinion émanant d'un expert ou d'un professionnel.

How to make a request 26(1) For an individual to obtain access to personal information about that individual or make a request for a correction to personal information ab out that individual, the individual must make a written request to the organization setting out sufficient detail to enable the organization, with a reasonable effor t, to identify the information in respect of which the written request is made.

Modalités de présentation des demandes 26(1) Le particulier qui désire obtenir accès à des renseignements personnels le concernant ou faire corriger de tels renseignements présente à l'organisation visée une demande écrite suffisamment détaillée pour permettre à celle-ci, moyennant des efforts raisonnables, de trouver les renseignements faisant l'objet de la demande. 27

Applicant may request copy of information 26(2) The applicant may ask for a copy of the record, or ask to examine the record, that contains personal information about the applicant. Copie des renseignements 26(2) L'auteur de la demande peut solliciter une copie d'un document contenant les renseignements personnels le concernant ou demander à consulter ce document. Duty to assist 27(1) An organization must (

a) make every reasonable effort (

i) to assist applicants, and (ii) to respond to each applicant as accurately and completely as reasonably possible; and (

b) at the request of an applicant provide, if it is reasonable to do so, an explanation of any term, code or abbreviation used or referred to in any record provided to the applicant. Obligation d'assister l'auteur de la demande 27(1) Une organisation :

a) déploie tous les efforts raisonnables : (

i) pour assister l'auteur de la demande, (ii) pour répondre à chaque demande de façon aussi précise et complète qu'il est raisonnablement possible de le faire;

b) s'il est raisonnable de le faire, fournit à l'aut eur d'une demande, à la requête de celui-ci, des explications concernant les termes, codes ou abréviations utilisés ou mentionnés dans les documents remis à ce particulier. Creating record to be given to applicant 27(2) An organization must, with respect to an applicant's personal information, create a record for the applicant if (

a) the record can be created from a record that is in electronic form and that is under the control of th e organization, using its normal computer hardware and software and technical expertise; and (

b) creating the record would not unreasonably interfere with the operations of the organization. Création d'un document 27(2) Une organisation crée, à l'égard des renseignements personnels de l'auteur de la demande , un document à l'intention de celui-ci, si les condi tions suivantes sont réunies :

a) ce document peut être créé à partir d'un document électronique relevant de l'organisation et à l'aide du matériel, des logiciels et des compétences techniques ordinaires de celle-ci;

b) la création du document n'entraverait pas déraisonnablement le fonctionnement de l'organisation. Time limit for responding 28(1) Subject to this section, an organization must respond to an applicant not later than (a) 45 days from the day that the organization receives the applicant's written request referred to in

section 26; or (

b) the end of an extended time period if the time period is extended under

section 31. Délai imparti pour répondre 28(1)

Sous réserve des autres dispositions du présent article, l'organisation répond à l'auteur d e la demande au plus tard :

a) soit dans les 45 jours qui suivent la date à laquelle l'organisation a reçu la demande écrite visée à l'article 26;

b) soit au terme de la prorogation de délai fixée en vertu de l'article 31. Extension 28(2) An organization is not required to comply with clause (1)(

a) if the time period is extended u nder

section 31. Effet de la prorogation 28(2) L'organisation n'est pas tenue de se conformer à l'alinéa

(1) a) si le délai a été prorog é en vertu de l'article 31. 28

Time period for deciding extension not included 28(3) If an organization asks the Ombudsman under

section 31 for authorization to extend the ti me limit for responding, the 45-day period referred to in subsection (1) does not include the period from the start of the day in which the request is made under

section 31 to the end of the day in which a decision is made by the Ombudsman with respect to giving the authorization. Période d'examen non considérée 28(3) Si l'organisation demande à l'ombudsman, en vertu de l'article 31, l'autorisation de proroger le délai imparti pour répondre à la demande, la période qui s'écoule de la date de la présentation de la demand e à l'ombudsman jusqu'à la décision de celui-ci n'est p as comptée dans le délai de 45 jours prévu au paragraphe (1). Contents of response 29 In a response to a request made under

section 24, the organization must inform the applic ant (

a) as to whether or not the applicant is entitled to or will be given access to all or part of his or her personal information; (

b) if the applicant is entitled to or will be given access, when and where access will be given; and (

c) if access to all or part of the applicant's pers onal information is refused, (

i) of the reasons for the refusal and the provision of this Act on which the refusal is based, and (ii) of the name of the person who can answer, on behalf of the organization, questions about the refusal. Contenu de la réponse 29 La réponse à une demande présentée en vertu de l'article 24 doit indiquer à l'auteur de la demande, selon les cas :

a) s'il a un droit d'accès à tout ou

partie des renseignements personnels le concernant ou si on lui accordera accès à ceux-ci;

b) s'il y a lieu, les date, heure et lieu où il pour ra exercer son droit d'accès;

c) si on lui refuse accès à tout ou

partie des renseignements personnels le concernant : (

i) les motifs du refus et les dispositions de la

loi sur lesquelles le refus est fondé, (ii) le nom de la personne qui peut répondre, au nom de l'organisation, à ses questions au sujet du refus. How access will be given 30 Where an applicant is informed under

section 29 that access will be given, the organizati on must, (

a) if an applicant has asked for a copy of the applicant's personal information and the information can reasonably be reproduced, (

i) provide with the response a copy of the information or the record or part of the record relating to the information, or (ii) give the applicant reasons for the delay in providing the information or record; or Modalités d'accès aux renseignements 30 Lorsque l'auteur d'une demande est informé en vertu de l'article 29 qu'on lui donnera a ccès aux renseignements demandés :

a) s'il a demandé une copie des renseignements personnels le concernant et que ces renseignements peuvent raisonnablement être reproduits, l'organisation prend, selon le cas, l'une ou l'autre des mesures suivantes : (

i) elle joint à la réponse une copie des renseignements ou de tout ou

partie du document se rapportant aux renseignements, (ii) elle informe l'auteur de la demande des motifs pour lesquels elle ne fournit pas tout de suite les renseignements ou le document; 29

(

b) if an applicant has asked to examine the record relating to the applicant's personal information or if the record cannot reasonably be reproduced, (

i) permit the applicant to examine the record or part of the record, or (ii) give the applicant access in accordance with the regulations.

b) s'il a demandé à examiner le document se rapportant aux renseignements personnels le concernant ou si ce document ne peut être raisonnablement reproduit, l'organisation prend, selon le cas, l'une ou l'autre des mesures suivantes : (

i) elle lui permet d'examiner tout ou

partie du document, (ii) elle lui donne accès conformément aux règlements. Extending the time limit for responding 31(1) An organization may, with respect to a request made under

section 24, extend the time peri od for responding to the request by up to an additional 30 days or, with the Ombudsman's permission, to a long er period, if (

a) the applicant does not give enough detail to enable the organization to identify the personal information or the record relating to the information; (

b) a large amount of personal information is requested or must be searched; (

c) meeting the time limit would unreasonably interfere with the operations of the organization; or (

d) more time is needed to consult with another organization or with a public body before the organization is able to determine whether or not to give the applicant access to the requested personal information or record relating to the information. Prorogation du délai imparti pour répondre 31(1) Une organisation peut proroger le délai prévu pour répondre à une demande fondée sur l'article 24 pour une période supplémentaire d'au plus 30 jours ou, avec la permission de l'ombudsman, pour une période plus longue, dans les cas suivants :

a) la demande n'est pas suffisamment détaillée pour permettre à l'organisation de trouver les renseignements personnels ou le document se rapportant à ces renseignements;

b) une quantité considérable de renseignements personnels est demandée ou doit être cherchée;

c) le fait de respecter le délai entraverait déraisonnablement le fonctionnement de l'organisation;

d) l'organisation a besoin d'un délai plus long afin de pouvoir consulter une autre organisation ou un organisme public et d'être en mesure de décider si elle doit donner ou non à l'auteur de la demande accès aux renseignements personnels demandés ou au document s'y rapportant. Applicant to be informed of extension 31(2) If the time period is extended under subsection (1), the organization must inform the applicant of (

a) the reason for the extension; and (

b) the time when a response from the organization can be expected.

Avis de la prorogation du délai 31(2)

En cas de prorogation de délai fondée sur le paragraphe (1), l'organisation informe l'auteur de la demande :

a) de la raison du délai;

b) de la date à laquelle il peut s'attendre à une réponse. Fees 32(1) An organization may charge an applicant who makes a request under

section 24 a reasonable f ee for access to the applicant's personal information or a record relating to the information. Droits payables 32(1) Une organisation peut exiger de l'auteur d'une demande fondée sur l'article 24 le paiement d e droits raisonnables pour lui donner accès aux renseignements personnels le concernant ou au document s'y rapportant. 30

No fee for requested correction 32(2) Subject to the regulations, a fee is not payable by an applicant in respect of a request mad e under

section 25. Aucun droit payable pour les demandes de correction 32(2)

Sous réserve des règlements, l'auteur d'une demande fondée sur l'article 25 n'est pas tenu de payer des droits à cet égard. Fee to be estimated and deposit may be required 32(3) If an organization is intending to charge an applicant a fee for a service, the organization (

a) must give the applicant a written estimate of the total fee before providing the service; and (

b) may require the applicant to pay a deposit in the manner and amount determined by the organization. Estimation des droits et dépôt 32(3) L'organisation qui entend exiger de l'auteur d'une demande le paiement de droits à l'égard de services :

a) doit, avant de fournir le service, remettre à l'auteur de la demande une estimation du coût total de ces services;

b) peut exiger de l'auteur de la demande qu'il verse un dépôt, suivant le montant et les modalités qu'elle détermine. DIVISION 2 CARE OF PERSONAL INFORMATION

SECTION 2 PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Accuracy of information 33 An organization must make a reasonable effort to ensure that any personal information collected, used or disclosed by or on behalf of an organization is accurate and complete. Exactitude des renseignements 33 Une organisation déploie des efforts raisonnables pour faire en sorte que les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués par elle ou pour son compte sont exacts et complets.

Protection of information 34(1) An organization must protect personal information that is in its custody or under its control by making reasonable security arrangements against risk s such as unauthorized access, collection, use, disclosure, copying, modification, disposal or destruction. Protection des renseignements 34(1) Une organisation protège les renseignements personnels qui relèvent d'elle en prenant des mesures de sécurité raisonnables contre les ris ques tels l'accès, la collecte, l'utilisation, la communicatio n, la reproduction, la modification, l'aliénation ou l a destruction non autorisés.

Notice if control of information lost 34(2) An organization must, as soon as reasonably practicable and in the prescribed manner , notify an individual if personal information about t he individual that is in its custody or under its contro l is stolen, lost or accessed in an unauthorized manner. Avis 34(2) Une organisation doit, dès que possible et de la manière prescrite, aviser un particulier si de s renseignements personnels le concernant et qui relèvent d'elle sont volés ou perdus ou si ces renseignements font l'objet d'un accès non autorisé. 31

Exception re law enforcement agency investigation 34(3) The requirement to notify an individual under subsection (2) does not apply where (

a) the organization is instructed to refrain from doing so by a law enforcement agency that is investigating the theft, loss or unauthorized accessing of the personal information; or (

b) the organization is satisfied that it is not reasonably possible for the personal information to be used unlawfully. Exception — enquête faite par un organisme chargé de l'application de la loi 34(3) L'obligation d'aviser un particulier ne s'applique pas lorsque, selon le cas :

a) l'organisme chargé de l'application de la loi qui enquête sur le vol ou la perte des renseignements personnels ou sur l'accès non autorisé à ceux-ci ordonne à l'organisation de ne pas le faire;

b) l'organisation est convaincue que l'utilisation illégale des renseignements personnels est pratiquement impossible. Right of action 34(4) An individual may commence an action in a court of competent jurisdiction against an organization for damages arising from its failure t o (

a) protect personal information that is in its custody or under its control; or (

b) provide an individual notice under subsection (2), if it was not reasonable for the organization to have been satisfied that the personal information that was stolen, lost or accessed in an unauthorized manner would not be used unlawfully. Droit d'action 34(4) Un particulier peut intenter devant un tribunal compétent une action contre une organisati on relativement aux dommages qu'il a subis du fait que celle-ci :

a) n'a pas protégé des renseignements personnels qui relèvent d'elle;

b) ne lui a pas remis l'avis visé au paragraphe (2), si elle ne pouvait pas être raisonnablement convaincue que les renseignements personnels volés, perdus ou ayant fait l'objet d'un accès non autorisé ne serai ent pas utilisés illégalement. Other rights not affected 34(5) The right of action under this

section is in addition to any other right of action or remedy available at law. But where the court deems it just, damages awarded in an action under this

section may be take n into account in assessing damages in any other proceeding arising out of the failure of the organization to protect personal information in its custody or u nder its control. Maintien des autres droits 34(5) Le droit d'action visé au présent

article s'ajoute à tout autre droit d'action et à tout recours prévu par la loi. Toutefois, si le tribunal l'estime indi qué, il peut être tenu compte des dommages-intérêts accordés dans le cadre d'une action intentée en vertu du prés ent

article aux fins de l'évaluation des dommages-intérê ts devant être accordés dans toute autre instance découlant du défaut de l'organisation de protéger des renseignements personnels relevant d'elle. Retention of information 35 Notwithstanding that a consent has been withdrawn or varied under

section 9, an organizatio n may for legal or business purposes retain personal information as long as is reasonable. Conservation des renseignements 35 Même si un particulier a retiré ou modifié en vertu de l'article 9 le consentement qu'il avait a u préalable donné, une organisation peut, à des fins juridiques ou commerciales, conserver des renseignements personnels aussi longtemps qu'il est raisonnable de le faire. 32

PART 5

PARTIE 5 PROFESSIONAL REGULATORY AND NON-PROFIT ORGANIZATIONS ORGANISMES DE RÉGLEMENTATION PROFESSIONNELLE ET ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF Professional regulatory organizations 36(1) The following

definitions apply in this section.

"member" means a member of a professional regulatory organization. (« membre ») "personal information code" means a code governing the collection, use and disclosure of personal information in a manner that is consistent with the purposes and intent of sections 1 to 35 of this Act. (« code régissant les renseignements personnels ») "professional Act" means an enactment under which a professional or occupational group or discipline is organized and that provides for the membership in and the regulation of the members of the professional or occupational group or discipline, including the registration, competence, conduct, practice and discipline of its members. (« loi professionnelle ») "professional regulatory organization" means an organization incorporated under a professional Act. (« organisme de réglementation professionnelle ») Organismes de réglementation professionnelle 36(1) Les définitions suivantes s'appliquent au présent article.

« code régissant les renseignements personnels » Code régissant la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels en conformité avec l'objet des articles 1 à 35 de la présente loi. ("personal information code") « loi professionnelle » Texte constitutif d'un groupe professionnel ou d'une discipline professionnelle qui pourvoit à l'adhésion à ce groupe ou à cette discipline et réglemente les activités des membres, notamment l'inscription, la compétence, la conduite, l'exercice et la discipline. ("professional Act") « membre »

Membre d'un organisme de réglementation professionnelle. ("member") « organisme de réglementation professionnelle » Organisme constitué en vertu d'une loi professionnelle. ("professional regulatory organization") Regulations re professional regulatory organizations 36(2) The Lieutenant Governor in Council may make regulations (

a) authorizing a professional regulatory organization to establish a personal information code; (

b) governing personal information codes established under this Part and the requirements to be met by those codes; (

c) establishing and governing or otherwise providing for an arrangement, plan or other type of program under which the minister may, subject to any terms or conditions imposed by the minister, Règlements du lieutenant gouverneur en conseil 36(2) Le lieutenant-gouverneur en conseil peut, par règlement :

a) autoriser un organisme de réglementation professionnelle à établir un code régissant les renseignements personnels;

b) encadrer l'établissement des codes régissant les renseignements personnels prévus par la présente partie, notamment en prescrivant les conditions auxquelles doivent satisfaire ces codes;

c) établir et régir un arrangement, régime ou autre type de programme — ou pourvoir de quelque autre manière à l'établissement et à la régie d'un tel arrangement, régime ou programme — en vertu duquel le ministre peut, sous réserve des modalités ou conditions qu'il impose : 33

(

i) grant an authorization to a professional regulatory organization authorizing the professional regulatory organization to collect, use and disclose personal information pursuant to a personal information code, and (ii) direct that, during the period that the code is in effect, (

A) the code, with respect to matters provided for under the code, is to operate in the place of sections 1 to 35, or any one or more of those provisions, insofar as the code provides for those matters, and (

B) compliance by the professional regulatory organization with the code, the terms or conditions, if any, imposed by the minister under subsection (3) is deemed to be in compliance with sections 1 to 35, or any one or more of those provisions, insofar as the code operates in the place of those provisions; (

d) governing the granting of, revoking of and varying of any authorization or direction and any terms or conditions provided for in clause (c); (

e) governing the coming into force of this Act or any provision of this Act with respect to a professional regulatory organization; (

f) providing that this Act or any provision of this Act commences to apply to a professional regulatory organization at a date that is later than the date upon which this Act is proclaimed into force; (

g) providing for and governing any transitional matter relating to the application of this Act to a professional regulatory organization. (

i) autoriser l'organisme de réglementation professionnelle à recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels conformément à un code régissant les renseignements personnels, (ii) ordonner que, durant la période de validité de ce code : (

A) les dispositions de celui-ci s'appliquent à la place de l'ensemble des articles 1 à 35 de la présente loi ou des dispositions de ces articles portant sur les mêmes sujets, (

B) le respect par l'organisme de réglementation professionnelle du code, ainsi que des modalités et conditions imposées par le ministre en vertu du paragraphe (3), vaut respect des articles 1 à 35 de la présente loi ou des dispositions de ces articles remplacées par le code;

d) régir les autorisations ou instructions données o u révoquées en vertu de l'alinéa c), ainsi que les modalités et conditions visées par cette disposition ;

e) régir l'entrée en vigueur, l'égard d'un organisme de réglementation professionnelle, de la présente loi ou de l'une ou l'autre ces dispositions;

f) préciser que la présente loi ou l'une ou l'autre de ces dispositions commence à s'appliquer à un organisme de réglementation professionnelle à une date postérieure à la date d'entrée en vigueur de la présente loi;

g) établir les règles transitoires régissant l'application de la présente loi à un organisme de réglementation professionnelle. Regulation my be general or specific 36(3) Any regulation made under this

section may be general or specific in its application. Champ d'application des règlements 36(3) Le champ d'application des règlements peut être général ou précis. Non-profit organizations 37(1) The following

definitions apply in this section. "commercial activity" means any transaction, act or conduct or any regular course of conduct that is of a commercial character and, without restricting the generality of the foregoing, includes the following: Organismes à but non lucratif 37(1) Les définitions suivantes s'appliquent au présent article. « activité commerciale » Opération, acte ou conduite qui, dans le cours normal des choses, possède un caractère commercial et, sans restreindre la généralité de ce qui précède, s'entend notamment des activités suivantes : 34

(

a) the selling, bartering or leasing of membership, donor or other fundraising lists; (

b) the operation of a private school as defined in The Education Administration Act . (« activité commerciale ») "non-profit organization" includes an organization that meets the criteria established under the regulations to qualify as a non-profit organization. (« organisme à but non lucratif »)

a) la vente, le troc ou la location de listes de donateurs ou autres listes servant à la collecte de fonds;

b) l'exploitation d'une école privée au sens de la

Loi sur l'administration scolaire . ("commercial activity") « organisme à but non lucratif » Sont compris parmi les organismes à but non lucratif les organisations qui satisfont aux critères réglementaires leur permettant d'être considérées comme des organismes à but non lucratif. ("non-profit organization") Exception re non-profit organizations 37(2) Subject to subsection (3), this Act does not apply to a non-profit organization or any personal information that is in the custody of or under the control of a non-profit organization. Exception applicable aux organismes à but non lucratif 37(2)

Sous réserve du paragraphe (3), la présente loi ne s'applique pas aux organismes à but non lucratif ou aux renseignements personnels qui relèvent d'un t el organisme. Act applies to commercial activity 37(3) This Act applies to a non-profit organization in the case of personal information th at is collected, used or disclosed by the non-profit organization in connection with any commercial activity carried out by the non-profit organization.

Application de la loi aux activités commerciales 37(3) La présente loi s'applique aux organismes à but non lucratif pour ce qui est des renseignemen ts personnels recueillis, utilisés ou communiqués par un tel organisme dans l'exercice d'activités commercial es. Regulations re non-profit organizations 37(4) The Lieutenant Governor in Council may make regulations (

a) establishing the criteria to be met by an organization to qualify as a non-profit organization; (

b) establishing the criteria to be met by non-profi t organizations to qualify as non-profit organization s that are restricted or otherwise limited in the sco pe of their operations and exempting those non-profit organizations from the operation of subsection (3); (

c) governing the coming into force of this Act or any provision of this Act with respect to a non-profit organization; (

d) providing that this Act or any provision of this Act commences to apply to a non-profit organization at a date that is later than the date upon which it is proclaimed into force; Règlements concernant les organismes à but non lucratif 37(4) Le lieutenant-gouverneur en conseil peut, par règlement :

a) fixer les critères auxquels doit satisfaire une organisation pour être considérée comme un organisme à but non lucratif;

b) fixer les critères auxquels doit satisfaire un organisme à but non lucratif pour être considéré comme un organisme à but non lucratif dont le champ d'activités est restreint ou assujetti à quelque autre limite et soustraire ces organismes à l'application du paragraphe (3);

c) régir l'entrée en vigueur, à l'égard d'un organisme à but non lucratif, de la présente loi ou de l'une ou l'autre de ses dispositions;

d) préciser que la présente loi ou l'une ou l'autre de ces dispositions commence à s'appliquer à un organisme à but non lucratif à une date postérieure à la date d'entrée en vigueur de la présente loi; 35

(

e) providing for and governing any transitional matter relating to the application of this Act to a non-profit organization.

e) établir les règles transitoires régissant l'application de la présente loi à un organisme à b ut non lucratif. Regulation may be general or specific 37(5) Any regulation made under this

section may be general or specific in its application. Champ d'application des règlements 37(5) Le champ d'application des règlements pris en vertu du présent

article peut être général ou pré cis. 36

PART 6

PARTIE 6 GENERAL PROVISIONS DISPOSITIONS GÉNÉRALES Protection of organization from legal actions 38 No action lies and no proceeding may be brought against an organization, or any person acting on behalf of or under the direction of an organization, for damages resulting from (

a) the disclosure of or failure to disclose, in goo d faith, all or part of a record or personal informat ion under this Act, or any consequences of that disclosure or failure to disclose; or (

b) the failure to give a notice required under this Act, if reasonable care was taken to give the required notice. Immunité accordée aux organisations 38 Les organisations et les personnes agissant pour leur compte ou sous leur autorité bénéficient de l'immunité pour les dommages résultant :

a) soit de la communication ou du refus de communication totale ou partielle de documents ou de renseignements, de bonne foi, dans le cadre de la présente loi ainsi que des conséquences qui en découlent;

b) soit de l'omission de donner les avis exigés par la présente loi dans les cas où ils ont fait preuve de diligence raisonnable pour les donner. Protection of employee 39 An organization shall not take any adverse employment action against an employee of the organization, or deny an employee a benefit, on account of or for any reason arising out of the situation w here (

a) the employee, acting in good faith and on the basis of reasonable belief, has disclosed to the Ombudsman that the organization or any other person has contravened or is about to contravene this Act; (

b) the employee, acting in good faith and on the basis of reasonable belief, has done or stated an intention of doing anything that is required to be done in order to avoid having any person contravene this Act; (

c) the employee, acting in good faith and on the basis of reasonable belief, has refused to do or stated an intention of refusing to do anything that is in contravention of this Act; or (

d) the organization believes that the employee will do anything described in clause (a), (

b) or (c). Protection accordée aux employés 39 Il est interdit à une organisation de prendre des mesures répressives liées à l'emploi contre un employé ou de lui refuser un avantage par suite de l'une ou l'autre des situations suivantes :

a) l'employé, agissant de bonne foi et sur la base d e motifs raisonnables, a révélé à l'ombudsman que l'organisation ou toute autre personne a contrevenu à la présente loi ou s'apprête à le faire;

b) l'employé, agissant de bonne foi et sur la base d e motifs raisonnables, a pris ou déclaré qu'il entendait prendre les mesures requises pour empêcher une personne de contrevenir à la présente loi;

c) l'employé, agissant de bonne foi et sur la base d e motifs raisonnables, a refusé ou déclaré qu'il entendait refuser de prendre quelque mesure contrevenant à la présente loi;

d) l'organisation estime que l'employé se trouve dans la situation décrite à l'alinéa a),

b) ou c). Exercise of rights by other persons 40(1) Any right or power conferred on an individual by this Act may be exercised (

a) if the individual is 18 years of age or older, by the individual; Exercice des droits par autrui 40(1) Les droits ou pouvoirs conférés à un particulier par la présente loi peuvent, selon le ca s, être exercés :

a) par le particulier, s'il est âgé d'au moins de 18 ans; 37

(

b) if the individual is under 18 years of age and understands the nature of the right or power and the consequences of exercising the right or power, by the individual; (

c) if the individual is under 18 years of age but does not meet the criterion in clause (b), by the guardian of the individual; (

d) if the individual is deceased, by the individual's personal representative if the exercise of the right or power relates to the administration of the individual's estate; (

e) if a committee or substitute decision maker has been appointed for the individual under The Mental Health Act or The Vulnerable Persons Living with a Mental Disability Act , by the committee or substitute decision maker if the exercise of the r