(Quinze heures sept minutes)

Président (M. Girard) :

Ayant constaté le quorum, je déclare la séance de la Commission de l'administration publique

ouverte. Je demande à toutes les personnes dans la salle de bien vouloir

éteindre la sonnerie de leurs téléphones cellulaires.

La commission

est réunie aujourd'hui afin de procéder à l'audition du Centre des

services partagés du Québec sur sa gestion administrative ainsi que sur les

chapitres 2 et 9 du rapport du printemps 2016 du Vérificateur général du Québec,

intitulés respectivement Vérification

particulière (partie 2) — Contrats d'achats regroupés en

technologies de l'information et Suivi d'une vérification

de l'optimisation des ressources — Centre de services

partagés du Québec : acquisitions de biens et de services .

M. le secrétaire, y a-t-il des remplacements ou

des membres temporaires?

Le Secrétaire : Oui, M. le

Président. M. Gaudreault (Jonquière) est remplacé par M. Leclair (Beauharnois).

Président (M. Girard) :

Merci. Nous débuterons par l'exposé de Mme la Vérificatrice générale du Québec.

Nous l'entendrons sur le résumé des rapports qu'on a mentionnés plus tôt. Par

la suite, nous entendrons les gens du Centre de services partagés, qui vont pouvoir nous exposer leur point de vue,

qui sera suivi par des échanges, des portions de dix minutes entre les

différents groupes parlementaires.

Je veux également

en profiter pour vous rappeler que le rôle de la Commission de l'administration publique en ait un de contrôleur de la gestion administrative des

ministères et organismes. J'invite donc tous les membres de la commission à

poser des questions dans cette perspective.

J'invite donc

la Vérificatrice générale à nous faire part du résumé de ses observations et à

nous présenter également les gens qui l'accompagnent.

Leclerc (Guylaine) : Merci, M. le Président. Alors, M. le Président,

MM. les membres de la commission, M.

le président-directeur général du Centre des services partagés du Québec, c'est

avec intérêt que je participe à cette séance de la Commission de

l'administration publique.

Tout d'abord,

permettez-moi de vous présenter les personnes qui m'accompagnent : M.

Serge Giguère, vérificateur général

adjoint; Mme Sarah Leclerc, directrice de vérification; et Mmes Caroline

Reny et Isabelle Fournier, chargées de projet.

Le Centre des

services partagés du Québec, le CSPQ, assume un rôle clé dans la gestion des

achats regroupés, lesquels sont mis

en place au bénéfice des ministères et des organismes publics qui ont des

besoins communs et récurrents.

Au printemps

2016, le Vérificateur général a produit deux rapports visant les acquisitions

effectuées par le CSPQ. Le premier est un suivi d'une vérification de

l'optimisation des ressources portant sur les acquisitions de biens et services. Le rapport initial avait été déposé en

juin 2014. Le second rapport fait suite à la demande du Conseil du trésor

de mener une vérification particulière à

l'égard de contrats en technologies de l'information. Il constitue la deuxième

partie de cette vérification et a porté précisément sur deux contrats

d'achats regroupés de biens informatiques.

Je vous

présenterai d'abord les conclusions des travaux de suivi quant à la mise en

oeuvre du plan d'action du CSPQ. Ensuite, je vous ferai part des

principaux constats formulés lors de la vérification particulière.

Pour répondre

à une demande de la commission figurant dans son rapport de juin 2015, nous

avons apprécié la mise en oeuvre du

plan d'action du CSPQ afin de nous assurer que celui-ci permet de remédier aux

déficiences relevées lors de la

vérification initiale. Nos travaux ont porté sur l'ensemble des recommandations

que nous avons formulées et sur les

six recommandations de la commission adressées au CSPQ. Nos recommandations

sont regroupées sous deux thèmes : le processus d'acquisition, pour 11 recommandations; et la gouvernance en

matière d'acquisition, pour neuf recommandations.

À propos

du processus d'acquisition, les progrès accomplis ont été jugés satisfaisants

pour huit des 11 recommandations. À

cet égard, notons que le CSPQ a mis en place des procédures afin que la

préparation des appels d'offres soit faite de façon à maximiser le libre

jeu de la concurrence. De même, des moyens ont été pris pour que l'évaluation

des appels d'offres favorise le traitement

équitable des fournisseurs. Quant aux recommandations pour lesquelles les

progrès sont insatisfaisants,

mentionnons que les mécanismes permettant l'obtention d'une information de

gestion fiable et suffisante sur les

acquisitions ne sont toujours pas établis. Pour les neuf recommandations

relatives aux enjeux de gouvernance, les deux tiers ont donné lieu à des

progrès insatisfaisants.

le CSPQ a connu des progrès satisfaisants par rapport à sa compréhension des

attentes des clients et au développement du

savoir-faire de son personnel, ce n'est pas le cas pour plusieurs autres

éléments. Nommons l'établissement d'une

offre de services qui correspond aux besoins des clients et pour laquelle il

existe un potentiel d'économie, l'évaluation de sa performance ainsi que la mise en place d'une gestion intégrée des

risques. Par ailleurs, les progrès enregistrés pour deux des six

recommandations de la commission sont insatisfaisants. Tout comme pour nos

recommandations, ce sont les volets liés à la gestion des risques et à

l'information incluse dans le tableau de bord qui demeurent problématiques.

Concernant

la vérification particulière, nous avons choisi de traiter distinctement deux

contrats d'achats regroupés visés par

la demande du Conseil du trésor de mars 2015. En effet, ils étaient de

nature différente des autres contrats de services professionnels vérifiés lors de cette mission. Nous nous sommes

d'abord penchés sur la stratégie d'acquisition. Celle-ci n'a pas toujours donné les résultats escomptés. Ainsi, le CSPQ

n'a pas l'assurance que les ministères et organismes ont bénéficié de baisses de prix attendues ou

obtenu des modèles reflétant l'évolution technologique. Ensuite, les décisions

prises à certaines étapes, notamment lors de l'établissement de la stratégie et

au moment du suivi des questions des fournisseurs,

n'ont pas été suffisamment documentées. L'appel d'offres de micro-ordinateurs a

entraîné près de 400 questions et 22 addendas. Toutefois, aucun

document présentant l'argumentation et les recommandations du comité technique

à l'égard des modifications effectuées n'a été retrouvé.

D'autre

part, les contrôles permettant de suivre adéquatement les clauses

contractuelles sont insuffisants. À

titre d'illustration, les contrats prévoient que les fournisseurs peuvent

seulement proposer des diminutions de prix. Cependant, le prix de 40 options a augmenté au cours de la

période du contrat. Enfin, l'ajout d'un grand nombre d'options non obligatoires

rendu possible à la suite d'addendas à

l'appel d'offres de micro-ordinateurs permet aux entités de choisir un produit

précis. Cela contribue à limiter la concurrence et ne favorise pas

toujours l'obtention du meilleur prix.

En terminant,

j'aimerais souligner l'excellente collaboration des représentants du CSPQ. Je

tiens à assurer les membres de la commission qu'ils peuvent compter sur mon

entière collaboration.

Le Président (M. Girard) : Merci, Mme Leclerc. Maintenant, je vais inviter

M. Denys Jean, P.D.G. du CSPQ, à nous

présenter les gens qui vous accompagnent et à nous faire votre exposé. Vous

disposez d'un temps de 10 minutes.

Jean (Denys) : M. le Président, bonjour. Bonjour aux membres de la

commission. Mes salutations à la Vérificatrice générale ainsi qu'au

secrétariat de la commission. Je voudrais effectivement vous présenter les gens

qui m'accompagnent : de mon extrême droite, Mme Caroline Drouin, qui est

vice-présidente aux ressources humaines et financières; à côté d'elle, M. Bernard

Bouret, qui est vice-président aux solutions d'affaires; M. Marc Landry,

qui est vice-président aux infrastructures

de technologies de l'information; et Mme Brigitte Guay, qui est vice-présidente

aux ressources matérielles et aussi aux moyens de communication; et

derrière moi j'ai la secrétaire générale du CSPQ, Mme Johanne Laplante; et la directrice de l'observance des règles

contractuelles et de l'audit interne, Mme Ginette Tanguay.

exposé, M. le Président, va se dérouler en deux temps, compte tenu du double

mandat que la commission s'est donné. La première

partie va porter sur

le Plan de transformation du centre, qui fait office de planification stratégique 2015‑2018 et pour lequel vous avez

formulé des préoccupations dans votre 35e rapport sur l'imputabilité des

sous-ministres et des dirigeants d'organisme

de décembre 2016. Dans la seconde partie, j'aborderai le suivi des

recommandations du rapport du

Vérificateur général à l'égard des contrats d'achats regroupés en technologies

de l'information et le suivi d'une

vérification de l'optimisation des ressources sur les acquisitions de biens et

services qui ont fait l'objet d'un rapport à l'Assemblée nationale en

mai 2016.

vais aller directement, M. le Président, à la page 4 pour aborder tout de suite

la question du contexte dans lequel on

a mis en place le Plan de transformation du centre. Donc, en décembre 2014, à

mon arrivée comme président-directeur général

du Centre des services partagés, le ministre d'alors, M. Coiteux, m'a confié le

mandat de repositionner le centre après

près de 10 ans d'existence et de revoir l'étendue et la pertinence de

certaines de ses activités. Le contexte, vous vous en rappellerez, ou la période, aussi qu'on

pourrait qualifier de difficile, puisque, dans les années 2013 et 2014, le

Centre des services partagés du

Québec faisait l'objet d'une importante attention médiatique, sans compter les

examens menés et les suivis réalisés

par le Vérificateur général du Québec... de telle sorte qu'en avril 2015

l'ancien ministre responsable de

l'Administration gouvernementale et de la Révision permanente des programmes et

président du Conseil du trésor, M.

Coiteux, rendait public le plan de transformation 2015‑2018 du Centre des

services partagés du Québec. L'élaboration de ce document stratégique avait nécessité quatre mois de travail et mis

à contribution plusieurs ressources, sans compter tous les efforts déployés pour mobiliser l'ensemble du

personnel du centre à la mise en oeuvre des priorités ciblées dans ce plan.

Pour

les autorités du centre, élaborer et rendre publics deux documents

d'orientation stratégique qui traitent des mêmes enjeux et des mêmes priorités organisationnelles risquait, selon

nous, d'engendrer de la confusion, tant à l'interne qu'à l'externe, quant à la direction que prenait

le centre, sans compter la complexité de reddition de comptes publique. Après des vérifications au sein de l'appareil

gouvernemental, nous avions pu constater qu'il y avait des situations où des

organisations publiques décidaient de

surseoir à l'élaboration d'un nouveau plan stratégique pour des raisons de

contexte organisationnel. Après

vérification auprès du Conseil du trésor, nous avons proposé aux membres du

conseil d'administration du centre

d'approuver le Plan de transformation comme planification stratégique. C'est

ainsi que ce Plan de transformation organisationnelle

d'avril 2015 est devenu la planification stratégique 2015‑2018 et qu'il a fait

l'objet d'une reddition de comptes dans le rapport annuel de gestion

2015‑2016.

À l'examen du

rapport annuel de gestion 2015‑2016, les membres de la commission ont soulevé

qu'il était difficile d'évaluer la

performance du centre selon les axes et les actions présentés, car il s'agit

d'actions concrètes et qu'il n'y a pas de mesure

de leur évolution ou de leur avancement. De plus, les membres constatent qu'il

sera difficile de comparer l'avancement des

travaux d'une année à l'autre. Enfin, comme le Pl