Public Administration — 11 April 2017 (41st Legislature, 1st Session)

CAP 2017-04-11

Quebec — Committees

Alors, Mme la

Vérificatrice générale, je vous demande de nous faire un résumé des

observations qui sont contenues dans votre rapport. Vous disposez

d'environ 10 minutes. Merci.

Mme Leclerc (Guylaine) : D'accord.

Alors, M. le Président, madame, MM. les membres de la commission, M. le président-directeur

général d'Hydro-Québec, c'est avec intérêt que je participe à cette séance de

la Commission de l'administration publique.

Tout d'abord,

permettez-moi de vous présenter les personnes qui m'accompagnent : M.

Alain Fortin, directeur principal d'audit, M. Denis Lacroix, directeur

d'audit, et Mme Rachel Mathieu, chargée de projet.

Ayant

effectué des achats de biens et services totalisant plus de 3 milliards de

dollars en 2015, Hydro-Québec est un acteur économique et un donneur

d'ouvrage de premier plan. Depuis 2011, les travaux et les services spécialisés

représentent le principal type d'actif

réalisé par la société d'État. Les travaux incluent tous les services de

construction, alors que les services spécialisés comprennent, entre autres,

l'élagage à proximité des lignes de transport ou l'affrètement d'hélicoptères. En 2015, les travaux et les

services spécialisés ont représenté 1,4 milliard de dollars, soit

46 % des achats de biens et de services effectués par Hydro-Québec.

Nos travaux

ont démontré qu'Hydro-Québec a un processus d'approvisionnement pour les

travaux et les services spécialisés qui s'aligne généralement sur les

bonnes pratiques et qui respecte la réglementation. Néanmoins, des améliorations sont nécessaires à diverses étapes

du processus. Voici les principaux constats que nous avons formulés lors

de nos travaux.

D'abord,

l'approvisionnement stratégique est en cours d'implantation. Hydro-Québec a

appliqué des stratégies d'approvisionnement à quatre des

12 dossiers d'acquisition analysés et elle aurait pu étendre ce genre de

stratégie à deux autres dossiers. Une des

stratégies d'approvisionnement possible est le regroupement des acquisitions.

Le moment où l'acquisition est

réalisée peut également être pris en compte dans une stratégie

d'approvisionnement. Par exemple, des contrats

pourraient être attribués durant les cycles les plus lents d'un secteur

d'activité afin d'obtenir les prix les plus faibles.

Par ailleurs,

la qualification des fournisseurs devrait être davantage encadrée. En effet,

Hydro-Québec n'effectue pas de

contrôle afin de s'assurer que les fournisseurs qualifiés continuent au fil du

temps de répondre aux exigences de qualification.

Pour ce qui

est de l'estimation des coûts des acquisitions, dans 54 % des cas, des

écarts de plus de 15 % ont été observés

entre la valeur estimée de l'acquisition et la soumission la plus basse. L'une

des raisons pouvant expliquer ces écarts est que les estimations sont

souvent basées sur des données provenant de contrats antérieurs.

Hydro-Québec

devrait raffiner l'estimation des coûts de certaines acquisitions, plus

particulièrement celles ayant une valeur ou un impact significatifs,

afin de faciliter l'évaluation de la justesse des prix soumis.

En ce qui

concerne les soumissions reçues par voie électronique, elles sont ouvertes à

des fins de validation et de classement

avant la date et l'heure fixées pour l'ouverture des plis, et leur contenu a pu

être examiné. Nous encourageons Hydro-Québec à se doter d'un système

pour assurer l'entière confidentialité des soumissions reçues.

En outre,

l'application des clauses relatives à la conformité des soumissions n'est pas

claire. En effet, une clause prévoit

qu'Hydro-Québec peut passer outre à tout vice mineur dans une soumission. Or,

la notion de vice mineur n'y est pas

définie, alors qu'une autre clause stipule que les soumissions incomplètes ou

non conformes ne sont pas acceptées.

Hydro-Québec

ne mentionne pas que certaines informations demandées dans la soumission

peuvent être transmises après l'ouverture

des plis. Ce manque de précision engendre des risques d'iniquité à l'égard des

efforts demandés aux fournisseurs pour déposer une soumission.

Aussi,

Hydro-Québec inclut des clauses standardisées dans ses contrats, qui ne peuvent

s'appliquer à toutes les situations.

Comme de telles clauses sont incluses dans les documents d'appel de

propositions, la lourdeur de celles-ci peut décourager certains

entrepreneurs.

Pour les dossiers

d'acquisition analysés, certaines clauses contractuelles n'ont pas été

appliquées de manière uniforme. Par exemple,

pour huit des 14 contrats, la liste des sous-traitants a été reçue en

retard ou elle était incomplète. Par ailleurs, l'application du

processus d'évaluation du rendement des fournisseurs n'est pas uniforme, et

l'utilisation des résultats n'est pas

formalisée. Parmi les 14 contrats analysés, deux évaluations ont été réalisées,

et une seule a été transmise au

fournisseur. Les résultats des évaluations ne sont pas pris en considération

lors de l'analyse des soumissions reçues pour des travaux ou des services spécialisés. Une telle pratique pourrait

être intégrée aux façons de faire d'Hydro-Québec. Cela se fait déjà pour

les services professionnels.

Également,

Hydro-Québec pourrait améliorer son information de gestion. Des erreurs ont été

recensées dans le système d'information lié aux acquisitions, et des

renseignements ne sont pas disponibles.

En terminant,

j'aimerais souligner l'excellente collaboration des représentants d'Hydro-Québec.

Enfin, je tiens à

assurer les membres de la Commission de l'administration publique qu'ils peuvent

compter sur mon entière collaboration.

Le Président (M.

Gaudreault) : Alors, merci, Mme Leclerc. Je cède maintenant la

parole à M. Éric Martel, président-directeur

général d'Hydro-Québec. Veuillez nous présenter les gens qui vous accompagnent. Vous

disposez également d'une dizaine de minutes.

M. Martel

(Éric) : D'accord. Alors, Éric Martel. Alors, M. le Président :

Mme Lise Croteau, qui est chef des affaires

financières chez nous, et M. Réal Laporte, qui est, entre autres, responsable... président de la division Équipement et, oui,

aussi a la responsabilité des achats pour le tout Hydro-Québec.

Alors,

permettez-moi peut-être, d'entrée

de jeu, je pense

que ça va un peu contextualiser qu'est-ce qu'on a fait... Et puis je remercie aussi l'équipe de la Vérificatrice générale, qui nous a offert un support aussi dans toute la

préparation et l'audit qui vient d'avoir lieu. Nous, je peux vous rassurer sur

une chose, c'est qu'on a approché ça avec un esprit constructif. Nous savions qu'on avait des choses à améliorer dans le

processus et on avait déjà enclenché un processus. Évidemment, les observations qui ont été faites

ici, dans ce rapport-là, ont été intégrées dans notre plan, et vient

bonifier, en fait, l'amélioration qui était déjà en place.

Peut-être

pour contextualiser, comme je disais, rapidement, d'abord, un peu, là, pour vous situer l'organisation

d'Hydro-Québec. On a évidemment un conseil

d'administration, le P.D.G. Et vous

voyez, en bas à droite, comme je disais, sous la responsabilité de M. Laporte, il y a Hydro-Québec

Innovation, équipement et services partagés, dans lequel notre groupe

d'achat est localisé. Ensuite de ça, dans le groupe de M. Laporte, vous avez

tout l'approvisionnement stratégique qui est situé dans son organisation, donc c'est une activité transversale et

de gouvernance, et l'approvisionnement des biens, et l'approvisionnement

des services. Alors, convergent dans cette unité-là toutes les acquisitions

qu'on va parler aujourd'hui pour Hydro-Québec.

Fait

à mentionner aussi, vous savez, on a présenté, d'ailleurs ici il y a quelques

mois, en commission, notre plan stratégique,

qui a été déposé et approuvé par l'Assemblée nationale, et on avait clairement

mentionné quatre grands objectifs qu'on

avait chez Hydro-Québec. Et, à l'intérieur de ça, dans nos stratégies, on avait

aussi d'améliorer notre productivité. Améliorer

notre productivité, il y avait aussi un volet important qui était d'ajuster nos

pratiques en matière d'acquisition de biens

et de services pour favoriser une création de valeur. Alors, on avait déjà

identifié ça dans notre plan stratégique comme un élément important.

Dans notre tête, là, c'est important pour... au bénéfice des clients

d'Hydro-Québec puis évidemment de notre actionnaire, c'est de s'assurer que,

quand on fait des achats, si on paie 1 $, on en a pour 1 $.

Alors,

on veut s'assurer que les choses sont bien faites. Et là-dessus on a mis en

place plusieurs... on a fait des... excusez-moi

l'anglicisme, mais des benchmarking de comparaison avec des entreprises aussi.

On avait un consultant qui a

travaillé avec nous, question de s'assurer qu'on intègre toutes les meilleures

pratiques en approvisionnement stratégique qui existent, qui sont

connues et pour s'assurer de générer des économies aussi dans le volet

productivité. Réviser la spécification des

biens et services pour nous assurer d'obtenir le juste prix, ça, je l'ai

mentionné, et aussi de nouer des relations

d'affaires durables avec nos fournisseurs était important. Alors, productivité

des achats, on veut avoir un groupe qui est performant, qui met en place

les meilleures pratiques qui sont reconnues un peu partout dans le monde.

Peut-être

juste pour vous donner un peu notre contexte d'affaires aussi, à Hydro-Québec,

là, parce que je pense que ça va de

soi, d'abord Hydro-Québec, puis on ne le dit pas assez souvent, on est le plus

gros investisseur au Québec : en

termes d'investissement, 3,5 milliards de dollars par année. Que ce soit

privé, public, tout confondu, on investit dans l'économie du Québec 3,5 milliards de dollars. Dans ça, il y a à

peu près 2,8 milliards de dollars qui sont des achats de biens puis de services en grande majorité au

Québec — je vais

revenir là-dessus. On a 20 000 employés, vous le savez, tout près. Et aussi, à travers ça, c'est qu'on a un bénéfice,

hein, Hydro-Québec génère des profits qui sont versés au gouvernement du

Québec. Et, si on rajoute aussi les taxes

d'eau qu'on paie, et tout ça, c'est à peu près une contribution d'environ

4 milliards de dollars à chaque année à l'État québécois.

Aussi, dans notre contexte d'affaires, important

de signaler, beaucoup, aussi, d'évolution, hein? Donc, on a un contexte qui

n'est pas fixe, on a un contexte qui est extrêmement dynamique, parce qu'il y a

beaucoup d'aspects réglementaires,

des nouveaux accords commerciaux, des obligations qui sont mentionnées, qui

viennent... attestations de Revenu du

Québec, aussi de l'ARQ, l'AMF aussi, l'obligation pour les soumissionnaires de

détenir une autorisation de contracter.

Alors, je ne vous fais pas l'énumération de tous ceux-là ici, mais il y a

plusieurs aspects de lois, d'ententes qui font évoluer nos pratiques d'achat, qui sont toujours revues évidemment

en fonction de ces nouvelles réglementations et accords là.

Peut-être important de mentionner... D'abord, il faut

réaliser ici, là : Hydro-Québec,

on le disait tantôt, on est le plus gros

investisseur au Québec et, vous pouvez voir ici, on fait environ 50 000 contrats

par année. Alors, évidemment, on a des

paramètres, des politiques, des façons qu'on gère ça, avec des processus qui

évidemment fonctionnent assez bien mais qui ont besoin d'être améliorés, puis on va en parler dans quelques

minutes. Mais, juste pour rationaliser ça, ça veut dire qu'on fait à peu près 200... si on dit qu'il y a

250 jours ouvrables, ça veut dire qu'on fait environ 200 contrats par

jour, alors c'est beaucoup, beaucoup de

volume. Et vous voyez un peu ici comment se répartissent ces contrats-là. Il y

a des contrats que c'est des travaux. Il y en a que c'est pour des

services spécialisés. Il y a des services professionnels, des locations de

biens et des biens.

Peut-être

juste pour cibler, donc, l'audit de la Vérificatrice générale, qui est des

travaux qui ont été audités,

Document details

Collection	Quebec — Committees
Citation	CAP 2017-04-11
Type	committee
Volume / chapter	en travaux parlementaires commissions cap 41 1 journal debats CAP 170411.html
Language	en
Format	html
Source	PROVINCIAL
Identifier	fa1fb098ac5aac1147421b036412dc35cb825aaf

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