LOI SUR LES ARCHIVES RECORDS MANAGEMENT REGULATIONS RÈGLEMENT SUR LA GESTION DES DOCUMENTS O.I.C. 1985/017 DÉCRET 1985/017 Effective Date: January 24, 1985 Date d'entrée en vigueur : 24 janvier 1985

Records Management Regulations Règlement sur la gestion des documents ORDER-IN-COUNCIL DÉCRET Page ii YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON c O.I.C. 1985/017 DÉCRET 1985/017 ARCHIVES ACT

LOI SUR LES ARCHIVES RECORDS MANAGEMENT REGULATIONS RÈGLEMENT SUR LA GESTION DES DOCUMENTS Pursuant to subsection 12(1) of the Archives Act , the commissioner in Executive Council orders as follows: Conformément aux dispositions du paragraphe 12(1) de la

Loi sur les archives , le Commissaire en conseil exécutif décrète ce qui suit : 1. The annexed regulations respecting Records Management are hereby made and established. 1. Le Règlement sur la gestion des documents ci- joint est par les présentes établi. 2. The Access to Public Records Regulations are revoked. 2. Le Règlement sur l’accès aux documents publics est abrogé. 3. The Records Management Regulations are revoked. 3. Le Règlement sur la gestion des documents est abrogé. Dated at Whitehorse, in the Yukon Territory, this 24th day of January, A.D., 1985. Fait à Whitehorse, dans le territoire du Yukon, le 24 janvier 1985. Commissioner of the Yukon/Commissaire du Yukon

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Section

Article 1. c YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON Page 1 O.I.C. 1985/017 DÉCRET 1985/017 ARCHIVES ACT LOI S UR L ES ARCHIVES RECORDS MANAGEMENT REGULATIONS RÈGLEMENT SUR LA GESTION DES DOCUMENTS 1.

(1) These Regulations may be cited as the “Records Management Regulations”. 1.

(1) Titre du présent règlement : Règlement sur la gestion des documents. 2.

(1) In these regulations 2.

(1) Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement. (a) “Records Manager ” means the Records Manager so designated for the government;

a) « gestionnaire des documents » Personne désignée à ce

titre p our le gouvernement. “Records Manager” (b) “Departmental Records officer ” means the person designated by a department to ensure that records management procedures are followed by the personnel of that department.

b) « coordonnateur des documents du Ministère » Personne désignée par un ministère pour faire en sorte que les procédures de g estion des documents sont respectées p ar le personnel du ministère. “Departmental Records officer” 3.

(1) An inderdepartmental Records Management Committee comprising the following members is established; 3.

(1) Un comité interministériel de gestion des documents est établi et comprend les personnes suivantes : (

a) Archivist: Chairman;

a) l’archiviste : président; (

b) Records Manager: Vice -Chairman and Secretary;

b) le gestionnaire des documents : vice -président et secrétaire; (

c) Secretary to Cabinet;

c) le secrétaire du Cabinet; (

d) one representative from each of Systems and Computing Services, Department of Finance, and Department of Justice;

d) un représentant des Services informatiques, un représentant du ministère des Finances et un représentant du ministère de la Justice; (

e) such other public servants as are from time to time invited to attend either to advise the committee or to provide departmental input when matters affecting a particular department are being considered by the committee; and

e) tout autre fonctionnaire invité pour conseiller le comité ou intervenir au nom du ministère lorsque les questions touchant un ministère en particulier sont étudiées par le comité; (

f) nominees of any person mentioned in paragraphs (

a) to (

d) to act in their place.

f) les représentants désignés par l’une ou l’autre des personnes mentionnées au paragraphes

a) à

d) pour agir à leur place.

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Section

Article 4. Page 2 YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON c 4.

(1) The terms of reference for the Records Management Committee are: 4.

(1) Les fonctions et attributions du comité de gestion des documents sont les suivantes : (

a) to promote and develop records management within the government;

a) mettre en oeuvre et promouvoir la gestion des documents au sein du gouvernement; (

b) to initiate and approve r ecords management standards and guides;

b) élaborer et approuver des normes et des directives concernant la gestion des documents; (

c) to review and assess Records Schedules prior to implementation;

c) examiner et évaluer les calendriers des délais de conservation avant leur mise en application; (

d) to submit, from time to time, but not less than once a year, a report to Management Board.

d) présenter au moins une fois par année un rapport au Conseil de gestion. 5.

(1) A Records

Schedule shall: 5.

(1) Le calendrier des délais de conservation, préparé conjointement par le coordonnateur des documents du ministère, le gestionnaire des documents et l’archiviste, ou leur représentant respectif, décrit convenablement les séries de dossiers publics qui y so nt inscrits et fait état de leur période de conservation et de la date éventuelle de leur destruction. Il est utilisé aux fins suivantes : (

a) be used to authorize

a) autoriser (

i) the delivery of public records to the Yukon Archives earlier or later than thirty years from the date on which such public records cease to be in current use; (

i) la remise des documents publics aux Archives du Yukon avant ou après l’expiration d’une période de trente ans à compter du moment où ces documents publics cessent d’être d’usage courant; (ii) the destruction or other disposal of public records; (ii) la destruction ou l’élimination des documents publics; (

b) be developed jointly by the Departmental Records Officer, the Records Manager and the Archivist, or their designates;

b) servir à la conversion des documents de papier en microfilms. (

c) describe adequately the series of public records that are scheduled, including their retention periods and eventual disposition; (

d) be used for the conversion of paper records to microfilm. 6.

(1) Records Schedules will be reviewed by the Records Management Committee. 6.

(1) Les calendriers des délais de conservation sont examinés par le comité de gestion des documents.

(2) The Archivist shall sign all schedules on behalf of the Records Management Committee.

(2) L’archiviste signe tous les calendriers au nom du comité de gestion des documents. 7.

(1) Every Records

Schedule shall be reviewed by the Departmental Records Officer, the Archivist and the Records Manag er, or their designates, at least once each five years. 7.

(1) Tous les calendriers de délai de conservation des documents sont examinés par le coordonnateur des documents du Ministère, par l’archiviste et par le gestionnaire des documents, ou par leurs représentants, au moins une fois tous les cinq ans.

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Section

Article 8. c YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON Page 3 8.

(1) Notwithstanding

section 7, a Records

Schedule shall be reviewed at the request of a Departmental Records Officer, the Archivist, or the Records Manager. 8.

(1) Par dérogation à l’article 7, un calend rier des délais de conservation des dossiers est examiné à la demande du coordonnateur des documents du Ministère, de l’archiviste ou du gestionnaire des documents. 9.

(1) Form I of these regulations, when completed and signed, shall constitute a Records Schedule. 9.

(1) Le formulaire I du présent règlement constitue un calendrier des délais de conservation lorsqu’il est rempli et signé.

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SCHEDULE

ANNEXE Page 4 YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON c

SCHEDULE (A NNEXE )

SCHEDULE

ANNEXE FORM I FORMULAIRE I RECORDS

SCHEDULE CALENDRIER DES DÉLAIS DE CONSERVATION 1.Schedule No. ___________________ 1.No du calendrier ____________________ 2.Schedule Date __________________ 2.Date du calendrier ___________________ 3.DEPARTMENT_______________________________________ 3.MINISTÈRE __________________________________________ 4.PROGRAM __________________________________________ 4.PROGRAMME _______________________________________ 5.LOCATION OF RECORDS ____________________________ 5.EMPLACEMENT DES DOCUMENTS ___________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ 6.Records Series Title ___________________________________ 6.Titre de la série de documents _________________________ 7.Outside Dates _______________________________________ 7.Dates extérieures _____________________________________ 8.Filing System ________________________________________ 8.Système de classification _____________________________ 9.Basic size of record cu.m. ____________________________ 9.Format de base du document m.cu. ___________________ 10.Estimated Annual Accumulation cu.m. _______________ 10.Quantité générée annuellement m.cu. ________________ 11.Security Classification: 11.Classification de sécurité : Exempt____ Confidential_____ Non-classified_____ Exclu ___ Confidentiel ___ Non classifié ___ 12.Logical Format of Records: 12.Disposition matérielle des documents : Files_________ Microfilm______ Dossiers _____ Microfilm _____ Cards________ Other ___________________________ Fiches _______ Autre ___________________________ Other Plans ________ ___________________________ Plans ________ _________________________________ Tapes________ Bandes magnétiques ______ 13.Records Retained By: 13.Mode de conservation des dossiers : Cal.

Year _________ Fiscal Yr._________ Par année civile ______ Par année financière ______ Cont. ____________ Other ______________________ Permanent ___________ Autre ____________________ 14.Records Series Purpose: 14.Objet de la série de documents : 15.Retention Period Original Records: 15.Délai de conservation des documents originaux : Active ____________________________ Période active ______________________ Inactive ___________________________ Période inactive ____________________ Total ______________________________ Total ______________________________ DISPOSITION DÉCLASSIFICATION Transfer to Archives __________________________ Versés aux archives ___________________________

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ANNEXE c YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON Page 5 Refer to Y.A. for selection _____________________ Renvoyés au A.Y. pour sélection _______________ Destroy _____________________________________ Éliminés _____________________________________ Microfilm and Destroy _______________________ Microfilmés et éliminés _______________________ Microfilm active __________________________ Microfilm actif _______________________________ Microfilm Inactive ________________________ Microfilm inactif _____________________________ Microfilm Disposition _____________________ Déclassification du microfilm __________________ 16.Records Series Description: 16.Description des séries de documents : 17.Archives Action: 17.Mesure prise par les archives : 18.Existing Authority 18.Autorisation actuelle 19.Continuing Authority Requested: 19.Autorisation permanente demandée : YES_____ NO_____ OUI _____ NON _____ 20.Departmental Deputy Minister 20.Administrateur général du Ministère ___________________________ _____________________ ____________________________ ____________________ Date Date 21.Territorial Archivist 21.Archiviste territorial ___________________________ _____________________ ____________________________ ____________________ Date Date