Co-operative Associations Act Lo I Sur Les Associations Coopératives Prescribed Bylaws Regulations

R-094-2018

Northwest Territories — Regulations

Part II of the Northwest Territories Gazette. This consolidation and other G.N.W.T. legislation can be accessed on-line at https://www.justice.gov.nt.ca/en/browse/laws-and-leg islation/ La présente codification administrative ne constitue pas le texte officiel de la loi; elle n'est établie qu'à

titre documentaire par les Affaires législatives du ministère de la Justice. Seuls les règlements contenus dans les Règlements révisés des Territoires du Nord-Ouest (1990) et dans les parutions mensuelles de la

Partie II de la Gazette des Territoires du Nord-Ouest ont force de loi. La présente codification administrative et les autres lois et règlements du G.T.N.-O. sont disponibles en direct à l’adresse suivante : https://www.justice.gov.nt.ca/en/browse/laws-and-leg islation/

CO-OPERATIVE ASSOCIATIONS ACT LO I SUR LES ASSOCIATIONS COOPÉRATIVES PRESCRIBED BYLAWS REGULATIONS RÈGLEMENT SUR LES RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS PRESCRITS The Commissioner in Executive Council under

section 57 of the Co-operative Associations Act a n d every enabling power, makes the Prescribed Bylaws Regulations. La commissaire en Conseil exécutif, en vertu de l’article 57 de la

Loi sur les associations coopératives et de tout pouvoir habilitant, prend le Règlement sur les règlements administratifs prescrits. 1. The bylaws prescribed for the purpose of paragraph 21(1)(

a) of the Act are set out in the Schedule. 1. Les règlements administratifs prescrits pour l’application de l’alinéa 21(1)

a) de la loi sont énoncés à l’annexe. 49. Repealed, R-003-2019,s.2. 49. Abrogé, R-003-2019, art. 2. 50. Repealed, R-003-2019,s.2. 50. Abrogé, R-003-2019, art. 2. 1

SCHEDULE (

Section 1)

ANNEXE (

article 1)

INTERPRETATION DÉFINITIONS 1. In these bylaws, "Act" means the Co-operative Associations Act; (loi) "member" includes a joint member; (sociétaire) "present", in respect of a meeting, includes persons who attend or participate by technological means. (présent) 1. Les définitions qui suivent s’appliquent aux présents règlements administratifs. «loi» La

Loi sur les associations coopératives. (Act) «présent» Dans le cadre d’une assemblée ou d’une réunion, qualifie notamment les personnes qui assistent ou participent par le biais de moyens technologiques. (present) «sociétaire» Notamment un sociétaire conjoint. (member) MEMBERSHIP SOCIÉTARIAT Admission of Members Adhésion des sociétaires 2.

(1) A person wishing to become a member of the association shall complete and submit an application as required by the directors. 2.

(1) La personne qui désire devenir sociétaire de l’association présente une demande dûment remplie comme l’exigent les administrateurs.

(2) The application for membership must be accompanied by the annual membership fee or any other fee payable for the use of the association’s services or facilities.

(2) La demande d’adhésion s’accompagne du droit d’adhésion annuel ou de tout autre droit payable pour l’utilisation des services ou des installations de l’association.

(3) A person does not become a member of the association until his or her application for membership is approved by the directors.

(3) Une personne ne devient sociétaire de l’association qu’après l’approbation de sa demande par les administrateurs. Rights and Obligations of Members Droits et obligations des soci étaires 3.

(1) Every member of the association is entitled to take

part in all activities and to use all the services and facilities established by the association for the promotion of its objects, subject to (

a) the Act and the regulations; (

b) any rules that the directors may from time to time establish; and (

c) the payment of any additional fee that the directors may from time to time establish for specific activities. 3.

(1) Tout sociétaire de l’association peut prendre part aux activités et utiliser tous les services et les installations qu’établit l’association pour promouvoir ses objets, sous réserve, à la fois :

a) de la loi et des règlements;

b) des règles que fixent les administrateurs à l’occasion;

c) du paiement de frais supplémentaires que peuvent fixer les administrateurs pour des activités spécifiques.

(2) A member shall (

a) uphold and adhere to the objects and bylaws of the association; and (

b) pay an annual membership fee at the time and in the amount determined by the members at each annual general meeting.

(2) Le sociétaire :

a) défend et respecte les objets et les règlements administratifs de l’association;

b) acquitte le droit d’adhésion annuel à la date et selon les montants déterminés par les sociétaires à chaque assemblée 2

générale annuelle.

(3) Subject to subsection (4), each member has one vote at a meeting of the association.

(3) Sous réserve du paragraphe (4), chaque sociétaire a une voix aux assemblées de l’association.

(4) A joint member present at a meeting of members may vote in the absence of any other joint member, but if more than one joint member is present, those joint members only have one vote between them.

(4) Le sociétaire conjoint présent à une assemblée des sociétaires peut voter en l’absence des autres sociétaires conjoints; si plusieurs sont présents, ils votent comme un seul sociétaire. Transfer and Withdrawal of Membership Transfert d’adhésion et re trait du sociétaire 4.

(1) A member may transfer his or her interest or shares in the association to another person whose membership in the association is approved by the directors. 4.

(1) Le sociétaire peut tra nsférer son intérêt ou ses parts sociales dans l’association à une autre personne dont l’adhésion à l’association est approuvée par les administrateurs.

(2) A member may withdraw from membership in the association by notice in writing to the secretary.

(2) Le sociétaire peut se retirer de l’association par avis écrit au secrétaire. Withdrawal or Termination of Membership Retrait ou exclusion du sociétaire 5. If a member withdraws from membership in the association or if a member’s membership in the association is terminated by resolution of the directors, the membership fee paid by the member may, on resolution of the directors, be retained by the association and the member withdrawing or being terminated shall have no further claim to the fee paid. 5.

(1) L’association peut, sur résolution des administrateurs, conserver le droit d’adhésion qu’a versé le sociétaire qui se retire de l’association ou qui en est exclu par résolution des administrateurs; le sociétaire qui se retire ou est exclu n’a aucun droit de réclamation à l’égard du droit versé. MEETINGS ASSEMBLÉES First General Meeting Pre mière assemblée générale 6. The first general meeting of the association must be held within three months after the date of incorporation, and the business of the meeting must include the election of directors and the appointment of an auditor. 6.

La première assemblée générale de l’association se tient dans les trois mois qui suivent la date de constitution; elle prévoit notamment l’élection des administrateurs et la nomination d’un vérificateur. General Meetings and Notice Assemb lées générales et convocation 7.

(1) The association shall hold an annual general meeting in every calendar year, within four months after the end of the fiscal year at a place to be determined by the directors. 7.

(1) L’association tient une assemblée générale annuelle par année civile, dans les quatre mois qui suivent la fin de l’exercice, au lieu que fixent les administrateurs.

(2) Subject to subsection (3), notice of the annual general meeting shall be mailed to each member not less than 10 days before the date of the meeting at the address given in the register of members.

(2) Sous réserve du paragraphe (3), l’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle est posté à chaque sociétaire au moins 10 jours avant la date de l’assemblée, à l’adresse figurant au registre des sociétaires. 3

(3) If a resolution to enact, amend, repeal or replace a bylaw is to be presented at an annual general meeting, the notice of the meeting shall (

a) be mailed so as to give each member not less than 14 days notice; and (

b) include the proposed enactment, amendment, repeal or replacement.

(3) S’il est prévu de présenter à l’assemblée générale annuelle une résolution qui adopte, modifie, abroge ou remplace un règlement administratif, l’avis de convocation :

a) d’une part, est posté de manière à donner à chaque sociétaire un préavis minimal de 14 jours;

b) d’autre part, inclut l’adoption, la modification, l’abrogation ou le remplacement proposé. Notice of Special General Meetings Convocation aux assemblée gén érales extraordinaires 8.

(1) The directors (

a) may, at any time, call a special general meeting of the association; and (

b) shall, on the request of 10% of the members, call a special general meeting of the association. 8.

(1) Les administrateurs :

a) peuvent, à l’occasion, convoquer une assemblée générale extraordinaire de l’association;

b) à la demande de 10 % des sociétaires, convoquent une assemblée générale extraordinaire de l’association.

(2) Notice of a special general meeting, together with a statement of the purpose of the meeting, shall be mailed to each member not less than 10 days before the date of the meeting at the address given in the register of members.

(2) L’avis de convocation à l’assemblée générale extraordinaire, accompagné de l’énoncé du but de l’assemblée, est posté à chaque sociétaire au moins 10 jours avant la date de l’assemblée, à l’adresse figurant au registre des sociétaires.

(3) No business other than that specified in the notice shall be conducted at a special general meeting.

(3) Seules les affaires précisées dans la convocation font l’objet de l’assemblée générale extraordinaire. Special Resolution Résolution spéciale 9. If a special resolution is to be presented at a meeting of the association, the notice of the meeting shall (

a) be mailed so as to give each member not less than 21 days notice; and (

b) include the wording of the proposed special resolution. 9. S’il est prévu de présenter une résolution spéciale à une assemblée de l’association, l’avis de convocation :

a) d’une part, est posté de manière à donner à chaque sociétaire un préavis minimal de 21 jours;

b) d’autre part, inclut l’adoption, la modification, l’abrogation ou le remplacement proposé. Power of Members to Call Meetings Pouvoir des sociétaires de con voquer des assemblées 10. If the association fails to hold an annual general meeting or fails to hold a special general meeting when requested to do so by the members under paragraph 8(1)(b), any member may call a general meeting of the association. 10. Si l’association omet de tenir une assemblée générale annuelle ou omet de tenir une assemblée générale extraordinaire lo rsque les sociétaires le demandent en vertu de l’alinéa 8(1)b), tout sociétaire peut convoquer une assemblée générale de l’association. 4

Proceedings Not Invalidated Maintien de la validité 11. The non-receipt by a member of a notice of a meeting does not invalidate the proceedings at the meeting. 11. Le fait qu’un sociétaire ne reçoive pas d’avis de convocation à une assemblée n’a pas pour effet d’invalider la procédure à l’assemblée. Quorum at Meetings Quorum des assemblées 12.

(1) The quorum for a meeting of the association is the greater of (

a) four members; and (b) 10% of the members. 12.

(1) Le quorum à une assemblée de l’association est constitué, à la fois :

a) de quatre sociétaires;

b) de 10 % des sociétaires.

(2) Notwithstanding subsection (1), in no case shall the number of members which constitute a quorum be less than the number of directors plus one, except that where all members are directors a majority shall constitute a quorum.

(2) Malgré le paragraphe (1), le nombre de sociétaires qui constitue le quorum ne peut en aucun être inférieur au nombre d’administrateurs plus un; la majorité constitue toutefois le quorum lorsque tous les sociétaires sont des administrateurs. Adjournment Adjournement 13. If, within two hours after the time fixed for a meeting of the association, a quorum is not present, the meeting shall be adjourned until another day when a meeting is called again by the directors. 13.

En l’absence de quorum dans les deux heures qui suivent l’heure prévue d’une assemblée de l’association, l’assemblée est ajournée jusqu’à ce que les administrateurs la convoquent de nouveau. Meetings of the Directors Réunions des administrateurs 14.

(1) Regular meetings of the directors shall be held at such times as may be required by the business of the association. 14.

(1) Les réunions ordinaires des administrateurs se tiennent aux moments qu’exige l’expédition des affaires de l’association.

(2) The president (

a) may, at any time, call a special meeting of the directors; and (

b) shall, on the written request of a majority of the directors, call a special general meeting of the directors.

(2) Le président :

a) peut, en tout temps, convoquer une réunion extraordinaire des administrateurs;

b) à la demande écrite de la majorité des administrateurs, convoque une réunion générale extraordinaire des administrateurs.

(3) The directors shall, by resolution, set out the manner in which notice for regular meetings of the directors shall be given.

(3) Les administrateurs prévoient, par résolution, la façon de convoquer leurs réunions ordinaires.

(4) Unless otherwise provided by resolution of the directors, the secretary shall mail to each director, not less than five days before a special meeting, notice of the time, place and purpose of the special meeting.

(4) Sauf résolution contraire des administrateurs, le secrétaire poste à chaque administrateur, au moins cinq jours avant une réunion extraordinaire, un avis de convocation précisant l’heure, le lieu et le but de la réunion extraordinaire. 5

(5) If all directors are present at a meeting of the directors, however called or notified, the meeting is deemed to have been regularly and properly constituted.

(5) Si tous les administrateurs sont présents à une réunion des administrateurs, peu importe le mode de convocation ou d’avis, la réunion est présumée avoir été dûment constituée.

(6) The quorum for a meeting of the directors is a majority of the directors.

(6) La majorité des administrateurs constitue le quorum lors d’une réunion des administrateurs.

(7) Business arising at a meeting of the directors shall be decided by a majority vote.

(7) Les affaires soulevées à une réunion des administrateurs sont décidées à la majorité des voix.

(8) The president or other presiding officer may vote on any question, but shall not have a second or deciding vote in the event of a tie.

(8) Le président ou toute autre personne dirigeante peut voter sur toute question; toutefois, en cas de partage des voix, il n’a pas de second vote ou de voix prépondérante.

(9) A motion is defeated unless a majority of the directors present at the meeting vote in favour of it.

(9) Les prépositions qui ne recueillent pas la majorité des voix sont rejetées. ORDER OF BUSINESS AT MEETINGS ORDRE DES TRAVAUX AUX ASSEMBLÉES ET RÉUNIONS Annual General Meeting Assemblée générale annuelle 15. The order of business at the annual general meeting of the association shall be as follows: (

a) call to order by the president; (

b) approval of the minutes of the preceding annual general meeting; (

c) business arising from the minutes; (

d) reports of the president, directors, manager, treasurer and other officers; (

e) reports of the auditors and consideration of the financial statements; (

f) discussion, consideration and disposal of reports set out in paragraphs (

d) and (e); (

g) resolutions, recommendations and bylaws; (

h) election of directors; (

i) reports of special committees, and of delegates from the association to other co-operative organizations and reports of other co-operatives; (

j) unfinished business; (

k) election of auditors; (

l) new business; (

m) adjournment. 15. L’ordre des travaux à l’assemblée générale annuelle est le suivant :

a) ouverture par le président;

b) approbation du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle précédente;

c) affaires découlant du procès-verbal;

d) rapports du président, des administrateurs, du gérant, du trésorier et d’autres dirigeants;

e) rapports des vérificateurs et examen des états financiers;

f) discussion et examen des rapports visés aux alinéas

d) et e), et décision à leur sujet;

g) résolutions, recommandations et règlements administratifs;

h) élection des administrateurs;

i) rapports des comités spéciaux, et des délégués de l’association aux autres groupements coopératifs, et rapports d’autres coopératives;

j) affaires en suspens;

k) élection des vérificateurs;

l) affaires nouvelles;

m) ajournement. 6

Special General Meetings of Members Assemblées générales extraor dinaires des sociétaires 16. The order of business at a special general meeting of the association shall be as follows: (

a) call to order by the president; (

b) election of a chairperson if the president of the association or person who calls the meeting to order is not to be chairperson of the meeting; (

c) appointment of a secretary, if the secretary of the association is unable to act; (

d) reading of notice of meeting; (

e) consideration and disposal of the matter for which the meeting was called; (

f) adjournment. 16. L’ordre des travaux aux assemblées générales extraordinaires de l’association est le suivant :

a) ouverture par le président;

b) élection d’un président d’assemblée s’il ne s’agit pas du président de l’association ou de la personne qui ouvre l’assemblée;

c) nomination d’un secrétaire, si le secrétaire de l’association est dans l’impossibilité d’agir;

d) lecture de l’avis de convocation;

e) examen et règlement de l’affaire faisant l’objet de l’assemblée;

f) ajournement. Regular Meetings of Directors Ré unions ordinaires des administrateurs 17. The order of business at a regular meeting of the directors shall be as follows: (

a) call to order by the president or, in his or her absence, by the vice-president; (

b) approval of the minutes of the preceding meeting; (

c) business arising from the minutes; (

d) manager’s report on the condition of the business; (

e) discussion, consideration and disposal of manager’s report; (

f) reports of committees, if any; (

g) discussion, consideration and disposal of reports of committees; (

h) consideration of correspondence received; (

i) consideration and disposal of applications for membership; (

j) consideration and disposal of applications for transfer and notices of withdrawal of memberships; (

k) new business; (

l) adjournment. 17. L’ordre des travaux aux réunions ordinaires des administrateurs est le suivant :

a) ouverture par le président ou, en son absence, le vice-président;

b) approbation du procès-verbal de la réunion précédente;

c) affaires découlant du procès-verbal;

d) rapport du gérant sur l ’état des affaires;

e) discussion et examen du rapport du gérant, et décision à son sujet;

f) rapports des comités, le cas échéant;

g) discussion et examen des rapports des comités, et décision à leur sujet;

h) examen de la correspondance reçue;

i) examen des demandes d’adhésion et décision à leur sujet;

j) examen des demandes de transfert et des avis de retrait de sociétaires, et décision à leur sujet;

k) affaires nouvelles;

l) ajournement. Special Meetings of Directors Ré unions extraordinaires des administrateurs 18. The order of business at a special meeting of the directors shall be as follows: (

a) call to order by the president or, in his or her absence, by the vice-president; (

b) reading of notice of special meeting; (

c) consideration and disposal of the matter for which the meeting was called; (

d) adjournment. 18. L’ordre des travaux aux réunions extraordinaires des administrateurs est le suivant :

a) ouverture par le président ou, en son absence, le vice-président;

b) lecture de l’avis de convocation à la réunion extraordinaire;

c) examen et règlement de l’affaire faisant l’objet de la réunion;

c) ajournement. 7

VOTING VOTE Method of Voting Mode de votation 19.

(1) At any meeting of the association, a resolution put to a vote shall be decided by a show of hands unless a poll is demanded by at least three members. 19.

(1) Les résolutions soumises au vote aux assemblées de l’association sont décidées à main levée, à moins qu’au moins trois sociétaires ne demandent un scrutin.

(2) If a poll is demanded, it shall be taken by ballot, in the manner that the person presiding at the meeting directs.

(2) Si le scrutin est demandé, il se tient à l’aide de bulletins de vote, de la façon prescrite par la personne qui préside l’assemblée.

(3) The person presiding at the meeting at which a show of hands takes place or at which a poll is demanded, may vote on any question, but shall not have a second or deciding vote in the event of a tie.

(3) Lors d’un vote, à main levée ou par scrutin, la personne qui préside l’assemblée a le droit de vote; toutefois, en cas de partage des voix, elle n'a pas de second vote ou de voix prépondérante.

(4) A motion is defeated unless a majority of the members eligible to vote and present at the meeting vote in favour of it.

(4) Les prépositions qui ne recueillent pas la majorité des voix des sociétaires admissibles au vote et présents à l’assemblée sont rejetées. ELECTION OF DIRECTORS ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS Eligibility for Election Éligibilité 20. A member whose application for membership has been approved by the directors and has been allotted a share or has paid his or her membership fee, if any, is eligible to be elected to the board of directors of the association. 20.

(1) Le sociétaire dont la demande d’adhésion a été approuvée par les administrateurs et à qui une part sociale a été attribuée ou qui a payé ses droits d’adhésion, s’il en est, peut être élu au conseil d’administration de l’association. Nominations Mises en candidature 21.

(1) If a vacancy on the board of directors is to be filled, candidates for the position shall be nominated either by written or oral nomination at an annual general or special general meeting of the association. 21.

(1) Si une vacance au conseil d’administration doit être comblée, les candidats au poste sont proposés oralement ou par écrit à l’assemblée générale annuelle ou une assemblée générale extraordinaire de l’association.

(2) The president may, with the approval of the directors, appoint at or before the meeting three members as a nominating committee, who shall nominate one or more names for each vacancy, with provision being made for further nominations from the meeting.

(2) Le président peut, avec l’approbation des administrateurs, nommer, lors de l’assemblée ou avant celle-ci, un comité de mises en candidature formé de trois sociétaires, qui proposera un ou plusieurs noms pour combler chaque poste vacant, en prévoyant la possibilité d’autres mises en candidature par l’assemblée.

(3) The consent of a candidate to fill a vacancy on the board of directors shall be obtained orally or in writing before he or she is nominated for the position.

(3) Avant sa mise en candidature au poste, le candidat donne son consentement, oral ou écrit.

(4) Every election shall be by s ecret ballot.

(4) Les élections se tiennent au scrutin secret. 8

Method of Election Mode d’élection 22. Unless the members provide otherwise by resolution, the method of electing directors shall be by single ballot, with the candidate or candidates, as applicable, receiving the highest number of votes being declared elected. 22. Sauf résolution contraire des sociétaires, le mode d’élection des administrateurs est le suivant : lors d’un scrutin unique, les candidats qui recueillent le plus grand nombre de voix sont déclarés élus. Number of Candidates Nombre de candidats 23.

If the number of candidates for election is less than or equal to the number of directors to be elected, all the candidates shall be declared elected. 23. Si le nombre de candidats à l’élection est inférieur ou égal au nombre d’administrateurs à élire, tous les candidats sont déclarés élus. Voting for Directors to be Elected Vote pour les administrateurs à élire 24. A member voting shall vote for the number of directors to be elected, and any ballot that contains the names of more or less than the number to be elected is void. 24.

Les sociétaires qui votent le font pour le nombre d’administrateurs à élire; les bulletins de vote qui contiennent plus, ou moins, de noms que le nombre à élire sont nuls. Term of Office for Directors M andat des administrateurs 25.

(1) Until the first general meeting of the association, the subscribers to the memorandum of association and bylaws are the directors of the association. 25.

(1) Jusqu’à la tenue de la première assemblée générale de l’association, les signataires de l’acte constitutif et des règlements administratifs sont les administrateurs de l’association.

(2) At the first general meeting of the association, (

a) three directors shall be elected in the case where the association has fewer than 10 members; (

b) six directors shall be elected in the case where the association has between 11 and 20 members; and (

c) nine directors shall be elected in the case where the association has 21 or more members.

(2) Lors de la première assemblée générale de l’association, sont élus :

a) trois administrateurs, quant à l’association qui compte moins de 10 sociétaires;

b) six administrateurs, quant à l’association qui compte de 11 à 20 sociétaires;

c) neuf administrateurs, quant à l’association qui compte 21 sociétaires ou plus.

(3) Of the directors elected at the first general meeting, (a) 1/3 of the directors shall hold office until the first annual general meeting; (b) 1/3 of the directors shall hold office until the second annual general meeting; and (c) 1/3 of the directors shall hold office until the third annual general meeting.

(3) Du nombre d’administrateurs élus lors de la première assemblée générale :

a) le tiers exercent leurs fonctions jusqu’à la première assemblée générale annuelle;

b) le tiers exercent leurs fonctions jusqu’à la deuxième assemblée générale annuelle;

c) le tiers exercent leurs fonctions jusqu’à la troisième assemblée générale annuelle.

(4) Subject to subsection (5), a director elected at an annual general meeting, other than at the first general meeting, shall hold office until the third annual general meeting following that director’s election.

(4) Sous réserve du paragraphe (5), l’administrateur élu à une assemblée générale annuelle autre que la première assemblée générale exerce ses fonctions jusqu’à la troisième assemblée générale annuelle qui suit son élection. 9

(5) If the members determine that three additional directors are required as a result of an increase in the membership of the association, (

a) the director elected by the fewest votes shall hold office until the next annual general meeting; (

b) the director elected by the second fewest votes shall hold office until the second general meeting following that director’s election; and (

c) the other directors elected by the third fewest votes shall, together with the other directors elected, hold office until the third annual general meeting following their election.

(5) Si les sociétaires déterminent qu’il est nécessaire d’avoir trois administrateurs supplémentaires en raison de l’augmentation du sociétariat :

a) l ’ a d m i n i s t r a t e u r q u i a r e ç u l e m o i n s d e voix exerce ses fonctions jusqu’à l’assemblée générale annuelle suivante;

b) l’administrateur qui, le deuxième, a reçu le moins de voix exerce ses fonctions jusqu’à la deuxième assemblée générale qui suit son élection;

c) l’administrateur qui, le troisième, a reçu le moins de voix, conjointement avec les autres administrateurs élus, exerce ses fonctions jusqu’à la troisième assemblée générale qui suit leur élection.

(6) If, at an annual general meeting, an election is required to fill one or more vacancies on the board of the directors, a [separate] election shall be held for each vacancy and a director elected to fill a vacancy shall hold office for the unexpired portion of the term of the vacancy.

(6) Si, à une assemblée générale annuelle, une ou plusieurs vacances au conseil d’administration doivent être comblées, une élection distincte est tenue pour chacune; l’administrateur élu pour combler une vacance poursuit le mandat jusqu’à son expiration. Remuneration Rémunération 26. The remuneration, if any, of the directors shall be fixed by the members of the association at the annual general meeting. 26. La rémunération, s’il y a lieu, des administrateurs est fixée par les sociétaires de l’association à l’assemblée générale annuelle.

DUTIES OF DIRECTORS FONCTI ONS DES ADMINISTRATEURS Transfer of Shares or Membership of a Director Transfert de part s sociales ou de certificats de sociétaire aux administrateurs 27. A director shall not vote respecting a transfer, redemption or repurchase of shares or membership certificates applied for by that director. 27. L’administrateur qui demande le transfert, le remboursement ou le rachat de parts sociales ou de certificats de sociétaire n'a pas le droit de voter à cet égard. Officers and Employees Dirigeants et employés 28.

The directors may appoint, define the duties of and fix the remuneration of the secretary-treasurer or secretary and treasurer, the manager and any other employee they consider necessary for carrying on the business of the association. 28. Les administrateurs peuvent nommer le secrétaire-trésorier ou le s ecrétaire et le trésorier, de même que le gérant et les employés qu’ils estiment nécessaires à l’expédition des affaires de l’association; ils peuvent définir leurs tâches et fixer leur rémunération. 10

Informing Members Information des sociétaires 29. The directors shall keep the members informed of the business of the association and encourage interest, discussion and support on the part of the members, with the objective of developing and fostering a sense of ownership and responsibility on the part of the members. 29. Les administrateurs tiennent les sociétaires au courant des affaires de l’association; ils stimulent leur intérêt, les discussions et leur appui afin d’établir et d’encourager un sentiment d’appartenance et de responsabilité parmi eux. COMMITTEES COMITÉS 30.

(1) The directors or members may establish those committees for conducting the business of the association as may be necessary from time to time. 30.

(1) Les administrateurs ou les sociétaires peuvent constituer les comités nécessaires, à l’occasion, à l’expédition des affaires de l’association.

(2) The directors or members may establish other committees for purposes such as carrying out programs for education, member relations and public relations.

(2) Les administrateurs ou les sociétaires peuvent établir d’autres comités aux fins telles l’exécution de programmes de formation, les relations avec les sociétaires et les relations publiques.

(3) The committees shall carry out the duties and functions assigned to them, subject to the general direction and control of the directors.

(3) Les comités exercent les fonctions qui leur sont conférées, sous la direction générale et le contrôle général des administrateurs.

(4) A meeting of a committee may be called by the president or the chairperson of the committee whenever he or she considers it necessary, but the directors or members may fix the minimum number of meetings to be held by the committee.

(4) Le président ou le président d’un comité peut convoquer les réunions du comité; les administrateurs ou les sociétaires peuvent fixer le nombre minimal de réunions que doit tenir le comité.

(5) Minutes of committee meetings shall be kept by the secretary of the association.

(5) Le secrétaire de l’association garde les procès-verbaux des réunions de comités. (6) Copies of the minutes of committee meetings and any committee reports shall be sent to the directors following committee meetings.

(6) Copies des procès-verbaux des réunions de comités et des rapports de comités sont envoyées aux administrateurs à la suite de ces réunions. OFFICERS DIRIGEANTS Election of Presiding Officers Élection des dirigeants 31.

(1) The directors shall meet within 14 days after the first general meeting of the association, and within 14 days after each annual general meeting after that, and shall select, for the current year, from their number, a president and one or more vice-presidents, and shall appoint a secretary-treasurer or secretary and treasurer, who is not required to be a member of the association. 31.

(1) Dans les 14 jours qui suivent la première assemblée générale de l’association, et par la suite dans les 14 jours qui suivent chaque assemblée générale annuelle, les administrateurs se réunissent et choisissent parmi eux, pour l’année courante, un président et un ou plusieurs vice-présidents; ils nomment en outre un secrétaire-trésorier ou un secrétaire et un trésorier qui sont ou non sociétaires. 11

(2) The directors may, at any time, remove the president or any other officer from the office he or she holds and may select or appoint, as the case may require, another person to fill the vacancy.

(2) Les administrateurs peuvent, en tout temps, destituer le président ou tout autre dirigeant et peuvent choisir ou nommer, selon le cas, quelqu'un d'autre pour combler le poste vacant. DUTIES OF PRESIDENT FONCTIONS DU PRÉSIDENT 32.

(1) The president shall, unless replaced by another member, preside at meetings of the association and of the directors. 32.

(1) À moins qu’un autre sociétaire ne le remplace, le président préside les assemblées de l'association et les réunions des administrateurs.

(2) The president is a member of every committee established by the association.

(2) Le président est membre de tout comité que constitue l’association.

(3) The president shall, with the secretary, sign, execute and deliver all deeds or conveyances of personal or real property, all agreements for sale or purchase of land, all mortgages, leases and other legal documents which the directors may order executed and shall sign all certificates of allotment of shares or membership certificates that are approved by the directors.

(3) Le président signe, passe et délivre, avec le secrétaire, tous les titres et actes de transfert de biens personnels ou réels, et tous les contrats de vente ou d’achat de biens-fonds, hypothèques, baux et autres documents juridiques dont les administrateurs ordonnent la passation; il signe aussi tous les certificats d’attribution de parts sociales ou les certificats de sociétaire approuvés par les administrateurs.

(4) Unless another person is authorized to do so by resolution of the directors, the president shall countersign all cheques, notes, bills of exchange and financial documents signed by the treasurer or secretary-treasurer on behalf of the association.

(4) Le président contresigne tous les chèques, billets, lettres de change et documents financiers signés par le trésorier ou le secrétaire-trésorier au nom de l’association, sauf si les administrateurs ont autorisé par résolution une autre personne à cette fin.

(5) The president shall submit, at the annual general meeting or as required at a special general meeting, the directors’ report of the affairs of the association.

(5) Le président soumet à l’assemblée générale annuelle ou, au besoin, à toute autre assemblée générale le rapport des administrateurs sur les affaires de l’association. DUTIES OF VICE PRESIDENT F ONCTIONS DU VICE-PRÉSIDENT 33.

(1) The vice-president shall discharge the duties of the president if the president is absent or unable to act. 33.

(1) En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le vice-président s’acquitte des fonctions de celui-ci.

(2) If the office of the president becomes vacant, the directors may select the vice-president or any other director to be president until the next annual general meeting.

(2) S’il y a vacance à la présidence, les administrateurs peuvent choisir le vice-président ou un autre administrateur pour combler le poste jusqu’à l’assemblée générale annuelle suivante. DUTIES OF SECRETARY FONCTIONS DU SECRÉTAIRE Meetings Assemblées 34. The secretary shall (

a) attend all meetings of the association and its committees; (

b) keep accurate minutes of those meetings; 34. Le secrétaire :

a) assiste à toutes les assemblées de l’association et réunions de comités;

b) dresse les procès-verbaux exacts de ces 12

and (

c) provide the minutes to the directors. assemblées et réunions;

c) remet les procès-verbaux aux administrateurs. Signing Officer Signataire autorisé 35. The secretary shall, with the president, sign, execute and deliver all deeds and conveyances of real or personal property which the directors may order executed, and shall sign all certificates of allotment of stock or membership certificates, applications for which have been approved by resolution of the directors. 35.

Le secrétaire signe, passe et délivre, avec le président tous les titres et actes de transfert de biens réels ou personnels dont les administrateurs ordonnent la passation; il signe en outre tous les certificats d’attribution de parts ou les certificats de sociétaire dont la demande a été approuvée par résolution des administrateurs. Correspondence Correspondance 36. The secretary shall conduct the correspondence of the association and shall have charge of all records, books, papers and documents. 36.

Le secrétaire tient la correspondance de l’association et est responsable de tous les registres, livres, papiers et documents. DUTIES OF TREASURER FONCTIONS DU TRÉSORIER Deposits Dépôts 37.

(1) The treasurer shall receive and deposit in a chartered bank, a credit union, or trust company authorized to receive money on deposit, which the directors may determine, all moneys received by or paid to the association and shall give receipts for the moneys. 37.

(1) Le trésorier reçoit et dépose dans une banque à charte, une caisse de crédit ou une compagnie de fiducie autorisée à recevoir de l’argent en dépôt, selon les instructions des administrateurs, toutes les sommes versées à l’association ou reçues par elle, et donne des reçus pour ces sommes.

(2) If the association is a member of another incorporated co-operative association or co-operative organization, the treasurer may, with the consent of the directors, transfer the moneys to the incorporated co-operative association or co-operative organization.

(2) Si l’association est membre d’un autre organisme coopératif ou association coopérative constitué en personne morale, le trésorier peut, avec l’approbation des administrateurs, transférer les sommes à celui-ci.

(3) Moneys of the association shall not be deposited in a credit union in which the manager, treasurer or other person having custody of cash, books, and records of the credit union is also in charge of or has custody of cash, books, and records of the association.

(3) Les fonds de l’association ne peuvent être déposés dans une caisse de crédit dont le gérant, le trésorier ou la personne ayant la garde de l’argent comptant, des livres et des registres de la caisse de crédit est aussi responsable de l’argent comptant, des livres et des registres de l’association. Signing Officer Signataire autorisé 38. The treasurer shall, with the president or any other person authorized to do so, sign all cheques, notes, bills of exchange and other documents necessary to carry on the business of the association. 38.

Le trésorier signe, avec le président ou toute autre personne autorisée à cette fin, tous les chèques, billets,lettres de change et autres documents nécessaires à l’expédition des affaires de l’association. 13

Books and Accounts Livres et comptes 39. The treasurer shall keep a proper set of books consistent with generally accepted accounting principles and shall, on request, present to the directors a full and detailed account of all receipts and disbursements. 39. Le trésorier tient les livres appropriés conformes aux principes comptables généralement reconnus et, sur demande, présente aux administrateurs un relevé complet et détaillé de toutes les rentrées et sorties de fonds. Financial Statements États financiers 40.

The treasurer shall prepare or cause to be prepared for submission to the annual general meeting a complete statement of the financial position of the association and shall prepare interim financial statements for submission to any special general meeting for which submission is requested by the directors. 40. Le trésorier prépare ou fait préparer, pour présentation à l’assemblée générale annuelle, un état complet de la situation financière de l’association; il prépare aussi des états financiers périodiques pour présentation, à la demande des administrateurs, à une assemblée générale extraordinaire.

DUTIES OF SECRETARY-TREASURER F ONCTIONS DU SECRÉTAIRE-TRÉSORIER Duties Fonctions 41. The office of the secretary and treasurer may be held by one person to be known as the secretary-treasurer, whose duties are set out in sections 34 to 40 and 43. 41. Les postes de secrétaire et de trésorier peuvent être tenus par une même personne, désignée sous le nom de secrétaire-trésorier, dont les fonctions sont celles prévues aux articles 34 à 40 et 43. OTHER OFFICIALS AUTRES EMPLOYÉS Duties of Other Officials Fonctions d’autres employés 42.

The duties of the secretary and treasurer or secretary-treasurer may be modified or altered in keeping with the assignment of duties by the directors to the manager or other employees of the association. 42. Les fonctions du secrétaire et du trésorier, ou du secrétaire-trésorier, peuvent être modifiées en regard de l’attribution par les administrateurs de ces fonctions au gérant et à d’autres employés de l’association. SEAL OF THE ASSOCIATION SCEAU DE L’ASSOCIATION Custody and Use of Seal Garde et utilisation du sceau 43.

(1) The secretary shall have custody of the seal of the association. 43.

(1) Le sceau de l'association est sous la garde du secrétaire.

(2) The seal of the association shall not be affixed to any instrument except by the authority of a resolution of the directors and shall be affixed only by the president and secretary or other person as the directors may appoint, and the president and secretary or other persons shall sign every instrument to which the seal of the association is affixed in their presence.

(2) Le sceau de l’association ne peut être apposé à un instrument que sous l’autorité d’une résolution des administrateurs; il ne peut être apposé que par le président et le secrétaire, ou toute autre personne que nomment les administrateurs; le président, le secrétaire ou les autres personnes ainsi nommées signent en outre tous les instruments auxquels le sceau est apposé en leur présence. 14

FINANCES FINANCES Credit Transactions Opérations de crédit 44. The directors may authorize the use of credit cards for the purchase of any good or services of the association by its members or customers. 44. Les administrateurs peuvent autoriser l’utilisation de cartes de crédit pour l’achat de tout bien ou service de l’assocation par ses sociétaires ou ses clients. Surplus from Yearly Business Excédent d’opérations 45.

(1) No patronage refund shall be made or allocated to the members of the association so long as (

a) the association is unable to pay its liabilities as they become due; or (

b) the realizable value of the association’s assets are less than the total of (

i) its liabilities, and (ii) the amount that would be required to pay the holders of shares or membership interests who have a right to be paid on a redemption or liquidations. 45.

(1) Aucun ristourne ne peut être remise ou versée aux sociétaires tant que, selon le cas :

a) l’association est incapable d’acquitter son passif à échance;

b) la valeur de réalisation de l’actif de l’association est inférieure à la somme des éléments suivants : (

A) son passif, (

B) les sommes requises pour payer les détenteurs de parts sociales ou d’intérêts de sociétaire qui ont droit au paiement en cas de rachat ou de liquidation.

(2) The surplus arising from the yearly operations shall be apportioned (

a) by first applying the surplus against any deficit arising from the circumstances described in subsection (1) until the deficit is eliminated; (

b) by setting aside in the reserve fund the greater of the amounts required by the Act and by subsection 45(2); (

c) by paying interest on share capital at a rate not exceeding 5% for each year; and (

d) by apportioning any amount of the surplus remaining after fulfilling the requirements of paragraphs (

a) and (

b) and

section 30 of the Act, as payments in proportion to the patronage of the members.

(2) L’excédent des opérations annuelles est réparti comme suit :

a) l’excédent est d’abord imputé au déficit découlant des circonstances décrites au paragraphe (1) jusqu'à l’élimination du déficit;

b) le montant qu’exige la loi ou, s’il est supérieur, le montant exigé au paragraphe 45(2) est ensuite versé au fonds de réserve;

c) un intérêt d’au plus 5 % par année est versé sur le capital social;

d) enfin, tout excédent qui reste après avoir satisfait aux exigences des alinéas

a) et

b) et de l’article 30 de la loi est réparti à

titre de paiements proportionnels à l’apport commercial des sociétaires. Reserve Fund Fonds de réserve 46. If the reserve fund provided for by

section 30 of the Act is depleted or reduced as a result of losses being charged against it, the amounts to be placed in the reserve fund each year from the surplus arising from the business of the association, shall be not less than 20% of the surplus each year until the amount of the reserve fund has reached the amount that it stood at before losses were charged against it. 46.

Si le fonds de réserve prévu à l’article 30 de la loi est épuisé ou réduit suite aux pertes qui lui ont été imputées, au moins 20 % de l’excédent des opérations de l’association doit y être déposé chaque année, jusqu’à ce que le fonds de réserve atteigne le niveau qu'’il avait avant que les pertes lui soient imputées. 15

AMALGAMATION FUSION 47. If the association is considering amalgamation with another co-operative association, the following shall apply: (

a) the notice of the general meeting at which the proposed special resolution to authorize the amalgamation is to be considered shall include the proposed amalgamation agreement; (

b) the special resolution to authorize the amalgamation agreement shall specify the date on which it is proposed that the amalgamation would become effective; (

c) a financial statement and an operating statement of the association shall be prepared for the members containing information current to a date not more t h a n t w o m o n t h s b e f o r e t h e d a t e o f t h e meeting. 47. Si l’association envisage de fusionner avec une autre association coopérative :

a) l’avis de convocation à l’assemblée générale à laquelle sera examinée la résolution spéciale proposée en vue d’autoriser la fusion inclut le projet d’accord de fusion;

b) la résolution spéciale en vue d’autoriser l’accord de fusion précise la date projetée de prise d’effet de la fusion;

c) un état financier et un état des résultats d’exploitation de l’association sont établis à l’intention des sociétaires, renfermant des renseignements mis à jour au plus deux mois avant la date de l’assemblée. DISSOLUTION DISSOLUTION 48. If the association is to be dissolved under

section 32 of the Act, an audit of the association’s books, as at a date not more than two months before the meeting to consider dissolution, shall be made and the auditor’s report and financial statement showing the financial position at the time of audit, shall be read at the meeting. 48.

Advenant la dissolution de l’association en vertu de l’article 32 de la loi, une vérification des livres de l’association, à une date d’au plus deux mois avant la date de l’assemblée prévue pour examiner la dissolution, est établie; le rapport du vérificateur et l’état financier montrant la situation financière de l’association au moment de la vérification sont lus à l’assemblée. © 2019 Territorial Printer Yellowknife, N.W.T. © 2019 l'imprimeur territorial Yellowknife (T. N.-O.) 16

Document details

Collection	Northwest Territories — Regulations
Citation	R-094-2018
Type	bill
Volume / chapter	cooperative associations.r4
Language	en
Format	pdf
Source	TERRITORIAL
Identifier	f4fcae02ef874ba566792b4180c8f2a7e0d39710

Source file is stored in the law ingest library (pdf).